【行政管理】车辆使用及管理指引.docx

XX公司车辆使用及管理指引1.流程图1. 1无2 .指引概况指引目的旨在规范公司车辆管理,有效调度和使用车辆，保证公务用车需要及使用效率， 并加强车辆的安全管理。适用范围适用于XX公司。定义1. “公司”系指XX公司；2. “各部门”系指XX公司各部门及项目部；3. “城市公司行政与人力资源部”系指XX公司行政与人力资源部，以下简称“行人部”；4. “公务用车”系指由公司行人部直接管理和调度，为公司有关行政公务服 务和业务需要使用的车辆，包括分配到部门的车辆；5. “专职司机”系指公司配备的专职司机；6. “驾驶员”：指除公司专职司机外，因工作需要，经公司领导和相关部门负责人审批同意，并在行人部备案的指定车辆驾驶人；7. “城市总经理”系指XX公司总经理；8. “部门负责人”系指职级为XX公司部门正职或主持工作的部门副职、主 持工作的部门助理。指引主导部门城市公司行政与人力资源部指引参与部门财务部部门指引中承担职责城市公司行政 与人力资源部1 .负责公务用车的直接管理和调度；2 .车辆的购置、保管、保养；3 .办理车辆的年检，缴纳养路费、车船使用税、保险等税费；4 .汽车维修、用油、配置、车辆费用的控制管理等；5 .公车借用审批及备案；6 .负责办理私车油补申请及备案手续；7.负责解释、修订该指引。城市公司行政1.负责审批车辆维修费用预算；与人力资源部2.负责审核公车借用申请；分管领导3.负责审批私车油补申请。财务部1.负责审批、支付各项招聘费用。1.负责审批经行人部分管领导审核通过的车辆维修费用预算；城市总经理2.负责审核经行人部分管领导审核通过的公车借用申请；3.负责审批经行人部分管领导审核通过的私车油补申请。3 .车辆的使用管理公务用车由行人部统一管理，具体包括：车辆的购置、保管、保养、调度、维修和更新 （分配到部门的车辆使用管理详见第3. 4）；行人部专人统一办理车辆的年检，缴纳养路费、车船使用税、保险等税费；汽车维修、用油、配置、车辆费用的控制管理等，并 负责保管相关资料。3.1 公务车派车顺序。公司公务用车调度由行人部指定专人负责。公车派车原则上根据预约 先后时间顺序，优先安排重要接待用车、领导工作用车，其次为其它业务用车。普通员 工前往非广州地区公干，若能当天返回广州，3人以上可予派车，若当天不能返回的， 原则上公司不予派车。3.2 使用公车须由用车人提前一天向车管员申请，未按要求提前申请的用车要求，原则上行 人部可不予受理。专职司机由车管员调度出车，每次出车后专职司机需按要求清楚填写 用车登记表（见附件1）,用车后须将车辆停放在指定区域，并将证件及钥匙交回司 机室，完成用车登记表。3.3 分配到部门的公车，由所在部门负责人安排车辆的使用和安全，行人部进行监管，除特 殊情况外，原则上行人部不再为已分配部门用车的部门提供用车服务。在公司需要时， 行人部可调用部门公车。3.4 公司所有车辆的油卡和粤通卡由行人部统一办理。油卡实行定点定量一车一卡制（公车油卡必须在公司指定加油站加油，原则上每天限加油一次），行人部每月定期按规定的 用油标准充值。3.5 办公时间以外，所有车辆应停放在公司指定停车位置（领导专用车除外）；如因公务需 要，在办公时间以外时间段用车的，须由所在部门负责人和行人部负责人审批，车辆在 此期间发生的损坏或遗失,超出保险公司赔偿部分由车辆保管者承担，并负责办理索赔、 维修等善后工作。3.6 严禁公车私用，杜绝使用公车练习驾车等现象。如经发现，第一次提出口头警告，第二 次将考虑酌减或取消私车油补；发生车辆损坏、违章或者其他事故的，将追究相关人员 责任。3.7 部门业务用车由部门或项目负责人负责，指定专人（可多人）担任驾驶员，遵守相关工 作要求并接受行政部统一的培训、考核。驾驶人须持有效驾驶证件，且驾驶技术娴熟, 并确保车辆仅用于公务。3.8 公司员工因公事需要借用公车外出，原则上里程100公里以上须指派专职司机驾驶。 公司车辆除专职司机外，其他人员自驾公司车辆须经部门分管领导和行人部分管领导审 批同意。3.9 公司员工借用公车，需清楚填写借车申请单（详见附件2）,经公司相关领导审批 完成后提交行人部备案。值班司机经与车管员确认并填写车辆钥匙领用登记表（详 见附件7）,由借车人签名确认后方可提供车辆钥匙。期间车辆如有丢失或损坏，借车 人承担超出保险公司赔偿部分的费用，并负责办理索赔、维修等善后工作。3.10 为加强节假日期间车辆的安全管理，节前须收回所有公车入库。原则上非专职司机节 假日期间不得使用公车，确有业务需要在节假日期间用车，须由用车人提前填报用车申 请，经本部门负责人、部门分管领导和城市总经理审批，报行人部审核确认方可派车。3.11 驾驶人员须本着安全驾驶原则，遵守国家交通法规。因驾驶失误或技术原因等造成车辆损坏的，由当事人承担相关经济损失；杜绝酒后驾车、超速行车，确保安全行车，凡由于违反交通规则产生的罚款、事故、甚至被追究民事或刑事责任的，由当事人自行承 担全部后果，同时公司将酌情进行处罚。3.12 专职司机应定期维护和保养车辆，包括车辆清洁，出车前、行车中、收车后的例行检 查以及周期性的例行检查和保养等。3 . 14如发生交通事故，驾驶人员应立即采取合法处理程序，包括报警、保护现场、通知保 险公司等，并第一时间知会公司专职司机，按照专职司机指引办理保险理赔及车辆维修 事项。4 .15公司车辆由行人部建档，记录各种车辆年检、换证、缴费、保养、维修情况等。4 .车辆的维修与费用管理公司所有车辆须送至指定的维修点进行维修和保养。车辆维修点由行人部负责人、车管 员和专职司机考察维修点的综合服务能力后确定。车辆需要维修时，由专职司机填写车 辆维修申请单（详见附件3）,维修费用2000元以下由行人部负责人审批，维修费用 2000元及以上需由行人部分管领导及城市总经理审批，未经批准擅自送修，费用不予 报销。4.1 公司车辆如需新装或更换车载设施设备时，须由申请人提出书面的申请，详细说明申 请原因及费用预算。预算费用2000元以下的由行人部负责人审核，预算费用2000元及 以上需由行人部分管领导及城市总经理审批后，方可执行。4.2 严格控制报销费用，非因公用车产生的路桥费、停车费、燃油费、出车补助费等费用一 律不予报销。4.3 对于分配到各部门的用车，公司原则上不予报销超过油卡标准的油费。因特殊情况在非 指定油站加油时，须由部门负责人、行人部负责人审批后方可办理报销手续。5 .专职司机的职责及加班管理5.1 专职司机的工作职责1）牢固树立“安全第一”的思想，认真落实各项安全措施、保障行车安全;2）工作态度端正，有强烈的工作责任心和服务意识；3）根据出车安排准时出车；4）做好分管车辆的日常保养、定期维护、故障维修、证件保管、年审等工作，参与公司新 车的购置及车辆处置等事宜；5）不迟到、不早退，遵守国家交通法规和公司有关规定，保障安全行车；6）不得擅自将车辆交给他人驾驶，不得公车私用；7）须保持全天候通讯畅通。5. 2 因公务需要安排专职司机在规定工作时间以外出车的，按公司规定支付专职司机的 加班工资和误餐补助。法定节假日加班按照实际加班时间的3倍支付加班工资；周 六、H加班按照实际加班时间的2倍支付加班工资；工作日加班按照实际加班时间 的1.5倍支付加班工资。在广州市内出车，中午不能回公司用餐的，发放与公司员 工相同标准的午餐费；在广州市外出车，每人每天的餐费补助为100元。5.3 专职司机于每月月底填写司机加班时间登记表（详见附件4）,车管员根据派车情 况、加班记录核对加班时间和误餐补助，报行人部负责人、行人部分管领导、城市 总经理审批。6.私车油费补助及管理6.1 油费补助的申请及发放. 1.1员工入职转正后，根据工作需要，若员工自购的车辆部分用于公务时，可申请车辆的 油费补助。6 .1.2申请油费补助的员工需满足以下条件之一：（1）因业务工作需要经常性地外出联络或公务，且不方便搭乘公共交通工具；（2）公司公务车辆、部门现有的业务车辆无法满足公务需要；（3）员工所在部门负责人或业务分管领导认为有需要予以补助的情况。6.2 油费补助的基本标准为（按97#汽油计）：1）控股部门正职级，为150升/月;2）控股部门副职级及部门助理级，为120升/月；3）控股高级经理级/城市公司部门正职级，100升/月；4）城市公司部门副职及以下人员，为80升/月；5）报建和发展人员，不超过200升/月。6.3 申请程序及办理：6.3.1 员工填写私车油补申请表（详见附件5）,经部门负责人审批后，交行人部负责人 审核并核定补助标准，呈城市总经理审批后，交行人部备案。6. 3. 2油费补助自批准之日起生效。每月15日（含15日）前批准的从当月计发，15日之后 批准的，从下月开始计发。行人部归档备案，并及时向财务部更新油费补助信息（包 括人员名称、补助标准、补助开始时间等）。6.3 . 3油费补助主要通过加油卡进行发放，并实行月度结算，即每月1日至10日期间由行 人部为油卡统一充值。行人部根据油费补助标准及人员清单在定点加油站充值。员工 加油卡仅限用于已在公司登记备案的号码匹配车辆。6.4 油费补助的取消及标准调整6. 4.1当员工离职时，相应取消其享受的私车油费补助并收回加油卡（加油卡内余额由公司收回）。行人部每月定期核对，确认油补人员名单变更。6. 4.2 行人部每月根据员工的职务或岗位变动情况，相应调整员工的油补标准。员工因工 作需要申请调整油补标准时，须填写私车油费补助调整表（详见附件6）,审批流程 结束后，再根据审批结果调整员工的油费补助标准。6. 4. 3 由于员工的职务或岗位变动发生油补标准变更，新批准的油费补助标准高于原标 准，并在每月15日（含15日）前审批完毕的，若在15日前已按原标准发放了补助的, 在下个月给予补偿；如果新批准的油费补助标准低于原来标准，则在下个月给予扣回。 新油补标准在15日之后批准的，从下月份开始按新标准发放补助。6.5员工的责任与义务6. 5.1 享受私车油费补助的员工，公司不再提供用车服务；如和同事共同在广州地区办事, 必须使用个人车辆，并有义务载乘同行的同事。6. 5.2 享受私车油费补助的员工，若无特殊原因，违反规定使用公司车辆的，扣除当月的 油费补助；若员工在一个月内违反规定使用公司车辆三次以上（含三次），除扣除油费 补助外，将取消油费补助资格一年，一年期满后，员工须重新提交油费补助申请。6. 5. 3 因工作原因需自驾车外出广州地区所产生的油费、过路费、过桥费、高速公路费等, 可凭出差申请单和用车申请单经行人部审核金额后贴票报销。6.6享受私车油费补助的员工，不再另外发放交通补助费用。7. 附贝!7.1 本指引由行人部负责制订、解释和修订。7. 2本指引施行前制定的规章制度和其他文件与本指引不一致的，以本指引为准。7. 3本指引自颁布之日起生效。附件：1、用车登记表2、借车申请单3、车辆维修申请单4、司机加班时间登记表5、私车油费补助申请单6、私车油费补助调整表 7、车辆钥匙领用登记表