【行政管理】会议管理工作指引.docx

XX公司会议管理工作指引第一章总则第一条本指引旨在规范公司会议工作、明确会议管理职责，提高 会议工作水平。第二条本指引适用于公司会议工作管理全过程。第三条术语及注释本指引中所称“管理总部”指xx公司管理总部。本指引中所称“公司”指XX公司。本指引中所称“部门”指xx公司各部门。第二章管理职责第四条 行政与人力资源部负责管理公司办公楼会议室，包括会 议室预订、会场准备、会议设备保管及调试等。会议室钥匙由行政与 人力资源部专人保管，无会议安排时，不予开放。第五条公司会议的筹办由行政与人力资源部负责，包括拟写会议 议程（附件三）、收集汇总会议材料、工作计划草案、决议决定草案; 落实会场、奖品及纪念品；通知与会人员（附件二）；做好会议记录 （附件四）、会议签到、会议拍照录像、会议纪要传阅、会议资料存 档、交通及食宿安排、费用支付等。第六条除公司会议外，其它会议的筹办均由各发起部门负责，筹办事项同第五条所列。第七条在控股或公司以外召开会议，若需行政与人力资源部预定 场地、安排交通食宿的，须提前填写会议申请表（附件一），行 政与人力资源部协助场地预订和餐饮住宿安排，相关费用由会议筹办 部门支付。第三章计划与预算管理第八条行政与人力资源部按规定的时间提交下一年度会议费用 计划，报公司和管理总部审核、地产控股审批。第九条行政与人力资源部对会议费用实行控制，当支出达到公司 年度预算额度的80%时，财务部将提出预警。第十条当业务需要增加预算外的会议费用时，必须报管理总部和 地产控股审批，审批同意后执行。第四章会议分类第十一条 公司会议分为四类：公司会议：主要包括总经理办公（扩大）会，公司年中（终）总 结会议、年度计划任务书签约仪式、年度务虚会、公司员工大会等。专业会议：主要包括公司性的技术、业务综合会（如施工项目分 析会、销售分析会及项目策划分析会等）。部门工作会：各部门召开的工作例会。其它：管理总部层面各项会议，上级或外单位在本公司召开的会 议（如现场会、报告会、办公会等）或外际业务会（如联营洽谈会、 客户座谈会等）。第五章会议管理第十二条会议安排例会的安排：为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律 纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。专业会议的安排：均须于会议召开前由召集部门报分管领导批准 后，方可召开。部门会议由部门经理组织召开。其它会议由各对口部门报相关领导核准后召开。第十三条在安排会议时，应坚持小会服从大会、局部服务整 体的原则，各部门会议不得与公司会议同期召开（与会人员与地点不 发生冲突时除外）。第十四条各部门召开会议前，须填写会议申请表（附件 一），经部门领导签字后，由行政与人力资源部予以安排场地及设备。第十五条 行政与人力资源部有权根据会议重要程度及会议室 使用情况临时调整会议室，各部门应服从调整安排。第十六条 会议结束后会议主办部门应及时通知并协助行政与 人力资源部清理会场。第六章会议工作流程图申请部门行政与人力资源部分管领导财务部申 请准备准备组织第七章附则第十七条 本指引由行政与人力资源部负责制订、解释和修订。第十八条 本指引经公司总经理办公会审核通过后颁布实施， 并自颁布之日起生效。第十九条 本指引施行前制定的规章制度和其他文件与本指引不一致的，以本指引为准。附件一：会议申请表XX公司会议申请表申请部门申请人会议名称会议时间会议地点与会人数会场配备口视频 口投影口电脑 口茶水 口水果口鲜花口横幅 口音响口桌牌 口白板 照相/摄像机部门负责人：行政与人力资源部：备注：附件二：会议通知会议通知召开谨定于 年 月 日 午 时 分，在 会议，请准时参加。部门:日期:附件三：会议议程表会议议程时 间:地 点:会议主持:参加人员:序号时间议程责任人12345678910111213141516附件四：会议记录表会议纪要主 题时间主 持地点出 席缺席主 送抄 报签 发签发日期才以 稿核 稿会议内容责任人