【行政管理】印章管理指引.docx

XX公司印章管理指引第一章总则第一条 本指引旨在规范公司印章使用。第二条 本指引适用于公司行人部管理的各级印章，公司各部门 的印章使用办法参考本指引实施。第三条 公司印章使用严格遵循“授权用印、使用登记”的原则。第四条术语及注释本指导书中所称“公司”是XX公司。第二章印章使用的审批权限第五条 公司印章分两级管理，第一级为公司级印章（指公司公 章、公司财务章、公司合同章、总经理签名章）。除财务章和总经理 签名章外的印章，由公司行人部统一管理、确认审批权限及使用。公 司财务章由公司财务部统一管理、确认审批权限及使用；总经理签名 章由总经理本人管理、确认审批权限及使用。第二级为部门级印章（指 各部门章、现场业务用合同章等），由公司各部门管理、确认审批权 限及使用。第六条公司不设除总经理外其他领导的私人签名章。第七条 公司级印章使用的审批权限范围为（用印审批人）：公司领导、各部门负责人。第八条 部门级印章使用的审批权限范围为（用印审批人）：各部门负责人。第九条 公司印章使用的审批程序遵循用印文件经办人、印章保 管人、用印审批人三方分离的原则。第三章印章使用分类及程序第十条 公司各部门或其他业务相关单位需使用公司级印章的， 用印文件经办人须先填写“用章申请”，经用印审批人审批后到印章 保管人处盖章，或凭0A系统文件会签审批单到印章保管人处盖章， 并由印章保管人存留文件会签审批面单及文件正本一份存档。具体有 以下几项：（一）公章1、以公司名义发布的公文，凭公文拟稿签面单上公司领导签字 盖章，面单原件及正式发文件留行人部存档。2、工程招标书文件及其它相关文件等，凭标书审定会签单或其 它合同会签面单上公司领导签字盖章。面单原件及用印文件正本一份 留存于部门档案管理员处，并定期向公司档案管理员移交。3、土地协议书、土地合作意向书或以公司名义签发的其他协议 书、意向书、标书、委托书等，有文件会签面单的文件凭公司领导签 字盖章；没文件会签面单的文件，须填写“用章申请”，由用印审批 人审批后盖章。行人部存档会签面单原件及正本一份。4、法人授权委托书证明书，详细填写要授权的事项、权限及有 效期限，由公司法人签字确认后盖章。法定代表人证明书及介绍信，须填写“用章申请”经用印审批人审批后盖章。5、员工试用通知、入职通知、劳动合同，凭入职审批面单上领 导签字盖章，审批面单及用章原件留存人事档案管理员处。6、私人证明类文件，如公司人员证明、收入证明、出国证明等， 须填写“用章申请”，由用印审批人审批后盖章，行人部存档文件复 印件。7、营销中心的房屋买卖合同，须填写“用章申请”，由用印审批 人审批后盖章。8、其他需盖公章的单据、表格、银行承兑汇票、代开发票、报 建的文件资料等，均须填写“用章申请”，由用印审批人审批后盖章, 盖章文件无须存档。（二）合同章1、合同文件凭合同审定会签面单上公司领导签字盖章，配合领 导签字章使用，合同章、领导签字、骑缝章、日期应齐全，面单原件 及合同正本两份留存于部门档案管理员处，并定期向公司档案管理员 移交。（三）不符合以上两条者，原则上不予用印。如出现特别紧急的 函件或资料需加盖公司级印章，而用印授权人因出差等原因无法马上 签字授权的情况，经用印授权人口头授权，用印申请人填写口头授 权保证书（附件3）,部门负责人签字证明后，由印章保管人再次 向印章授权人确认后方可用印，且用印申请人在最短的时间内补填 用章申请。（四）.公司其他业务相关联单位需盖公司公章的，凭经用章单 位经营班子成员签名的公司用章（用证）申请单，经用章授权人 审批后方能盖章。第十一条公司印章使用的审批流程:用印文件经办人用印授权人印章保管人审批登记存档拟稿制作审核面单审批/多级审批 签名经授权的用章申请 或经签发的审批面单办理盖章V存档第四章印章刻制第十二条 公司级印章的制作须经公司总经理审批后，由行人部 负责完成政府相关管理部门的审批、备案程序，进行印章刻制。第十三条随公司注册成立时已刻制的公司公章的更新由行人部 具体办理。随公司注册成立时已刻制的财务章的更新，经公司总经理 审批后，由财务部自行办理，印章正式启用时，必须先到所办公室留 存印签备案。第十四条 部门级印章的制作须先在0A进行签报，相关领导审批通过后，由各部门负责刻制，并打印签报交行人部专人归档。印章正 式启用时，必须先到所行人部留存印签备案，未经留样备案的，一律 不准自行使用。第五章印章保管第十五条 公司级印章统一由行人部指定专人管理。部门级印章 由印章所属部门指定专人管理。公司必须提供确保安全的保险柜给印 章保管人，以防出现因保管设备简陋而被盗用的情况。第十六条 印章保管人因出差、休假等原因无法保管印章的，须 交由本部门负责人指定替代人保管，不得随意转交他人。第十七条 用印部门需携带印章（证件）外出办事的，须填写借 章申请，经正常审批程序审批后，到印章（证件）保管人处办理登 记手续，注明印章（证件）带出时间。印章（证件）送返时，由印章 （证件）保管人签名确认并注明印章（证件）送返时间。第十八条 需携带印章（证件）外出办事的用印部门原则上须同 时委派两名以上人员用印办事。第六章 印章使用责任及销毁规定第十九条 各级印章保管人有权监督各部门用印文件内容、核对 审批程序，对不符合公司用印管理程序及审批程序的用印文件有权拒 绝办理。第二十条各级印章保管人须严格依照印章使用审批权限的规定及审批程序使用印章，不得擅自使用。第二十一条 各级印章保管人须妥善保管印章（证件），如有遗 失，须第一时间报告本部门负责人和行政部负责人。第二十二条 如违反审批权限擅用印章而给公司造成损失的，由 公司对违纪者予以行政处分。造成严重经济损失或情节严重的，公司 可追究违规人责任并移送司法机关处理。第二十三条因业务需要终止使用的公司级印章，须由公司总经 理审批后，行人部负责人及印章保管人共同签名封存印章。第七章附则第二十四条 本指引由公司行人部负责解释。第二十五条 本指引自颁布之日起生效。用章（用证）申请表用章（用证）单位用 章 类 型用章（用证）文件 名称收 件 单 位事由经办人审核人管员 案档理签人-普日期:用印人:借章申请表日期:借章单位借章类型借章文件名称收件单位事由使用时间年 月 日 时至 年 月 日 时经办人审核人委派同 行人员授权签 字人公章借条借出 章，办理 事宜，委派 同行，借出时间为 年 月 日 时至 年 月 日 时。借出日期： 年 月 日时借章人签字：印章保管人签字：归还日期： 年 月 日 时借章人签字： 印章保管人签字:用印口头授权保证书本人急需盖章办理 事宜，盖章文件名称为：保证用印授权人 已经确认以上需盖章文件，并已经口头授权用印。证明人（部门负责人）：保证人：年 月 日用印人：