3、记录控制程序.docx

石油天然气兰州工程质量监督站兰州石油化工特种设备检验检测中心甘肃实华工程检测有限公司M79 00-03-2008记录控制程序(第1页共9页)1范围1.1总则本程序规定了记录的控制内容和方法，以保证记录的证实作用和可追朔性，满足管理体系有效地运行。1.2应用本程序适应于所有与管理体系有关的记录，包括来自供方的记录。2引用文件质量职业健康安全环境管理手册3定义、术语和缩略语本程序采用下列标准规定的术语质量管理体系基础和术语 (GB/T19000-2000)、职业健康安全管理体系 规范(GB/T 280012001)、环境管理体系要求及使用指南(GB/T24001-2004)健 康、安全与环境管理体系 第1部分：规范(Q/SY1002. 1-2007)和健 康、安全与环境管理体系第2部分：实施指南(Q/SY 1002. 2-2008)的定义和术语。编制许勇GB/T19001-20004. 2. 4记录控制版本/修改A/0GB/T28001-20014. 5. 3记录和记录 管理审核常尚维2008年12月12日批准GB/T24001-20044. 5. 4记录控制批准马耀文2008年12月22日实施Q/SY1002. 1-20075. 6. 5记录控制4职责1技术质量科为记录的归口管理部门。负责协调、检查和管理本程序 执行情况。4.2各部门负责本部门建立或产生的记录，从设计、编制、标识、编目、 收集、归档、储存、查阅、修改、保管和处理的控制。5程序和内容1记录分类5.1.1 原始记录：产生于现场，是管理活动过程最原始的凭证资料。要 求符合生产实际，具有极强的可操作性，记录要正确、及时、清楚、真 实。如监督、检验、检测记录、计量检定记录、环境监测记录和员工健 康体检记录等。4. 1.2基础性记录：主要包括各种经过初步整理、汇总的记录或反映管 理状况和各种管理活动的数据、文字资料。如台帐、分析报告单、产品 合格证、供需合同、监督、检验、检测记录台帐、会议记录和合同评审 记录等。综合性记录：主要指各类报告、报表，也包括培训、审核和管理 评审形成的记录等。这些报告比较完整的记录了某项管理活动过程。要 求有记载、有数据、有过程、有分析、有结果，必要时还可提出改进建 议或方案等内容。如内部管理体系审核报告、管理评审报告、合格供方 评审报告、技术报告、设备仪器检定报告、不符合报告、顾客满意度调 查报告、员工培训计划等记录。5.2 记录编制（或设计）记录由产生（或使用）记录的部门编制，报技术质量科审查证实 性、可追溯性和操作适用性。批准后进行编号印刷。5.2.1 记录的格式和内容不要求有统一的模式，编制部门依据程序文件 和工艺要求确定格式和内容。表格要适用，要尽量避免出现空格或一表 多用。5.2.2 记录的名称要统一规范，采用法定计量单位。5.3 记录的编号5. 3. 1记录的编号形式如下：R 79 X X X X/X版本号 顺序号部 门 编 号 监督站单位代码记 录 标 识5. 3. 2记录的编号形式由技术质量科负责编排、分配号码。6. 3. 3编号打印在记录的右上角，要有明显的“R”标识和编号。版本号 表示该记录编制或设计的版本，以英文字母A、B、C、顺序表示， 不随时间变化，当重新设计该记录后要改为新的版本号。5.4记录的管理技术质量科和记录的使用部门都要确定人员负责记录的管理工 作。1）各部门确定一名管理（或技术）人员负责记录从设计、编制、标 识、编号、收存、保管、修改和处理，填写记录目录汇总表，并报 技术质量科认可；2）各部门对建立或产生的记录进行管理和审查，并将部门的记录 目录汇总表报技术质量科，对记录每年进行一次清理和重新确认，将 确认的记录目录汇总表报技术质量科。5. 4.2记录的空格处理：1）对于记录的空格，采取在栏目内用划单斜杠“/”表示；2）记录中“备注”栏、“重要记事”栏目，有事则记，无事可以空 白，不须处理；3）记录由监督、检验、检测的执行人员进行填写并签字，由审核人 检查记录是否正确、真实后签字。5. 4.3记录的差错控制记录严禁涂改，发生差错时按下列要求控制：1）发生书写错误，可将错误的文字或数字用单水平杠“一一”划去 原内容，但须确保原有字迹仍可辨认，然后在其上方或适当位置另行填 写正确的文字或数字，同时加签更改人签名及日期；2）对于错误的数字，要全额划线更正，不得只更正其中的错误字码。 个别文字差错，可只划去错误部分。5. 4. 4记录的保存1）记录依据产品寿命周期、重要性和使用需要，由各部门确定保存 年限。原始记录与产品报告同期保存，基础性记录保存一年或一年以上, 综合性记录保存三年或三年以上至永久，记录保存期限应在记录目录汇 总表中规定；2）记录（包括来自供方记录）由产生记录的部门妥善保管，储存在 指定的地方，便于查阅或证实，严防损坏、变质和丢失；3）采用电子版储存的记录，保存部门要经常备份，防止数据丢失， 确保储存数据安全，便于查阅；4）借阅记录要办理借阅手续。一般情况不许外借，若要外借须经记 录主管领导同意后方可办理借阅手续。各部门要建立记录的借阅登记记 录；5）如果合同有要求，在商定期内，记录要保证可提供评价时查阅和 证实的需要。生产计划科要及时向相关部门反馈合同有关记录要求的信 息；6）记录保存期过后，需要销毁时，由保管记录的部门整理出过期的 记录，填写记录销毁登记表，提出申请，经主管领导批准，由技术 质量科进行销毁。5. 4. 5记录格式的更改1）由记录的使用单位提出记录的更改申请，并附更改后的格式设计 清样。在申请中陈述更改记录的理由或依据。由技术质量科审查批准、 备案；2）使用新记录的同时，要将原旧记录全部收回，不允许在使用场所 新旧记录交替使用。6相关文件1文件控制程序M 79 -00-02-2008 7记录R 79 - 04-07/AR 79 - 04-08/AR 79 04-09/A7.1 记录目录汇总表（保存期三年）记录销毁登记表（保存期三年）7.2 记录借阅登记表（保存期三年）各部门记录编号序号部门名称记录编号1监督站002综合办公室013财务科024生产计划科035技术质量科046安全管理科057工业监督科068民用监督科079检验一所0810检验二所0911无损检测室1012材料检测室111314环境检测室 项目部1213R 79 - 04-07/A记录目录汇总表序 号记录名称编 号保存年限负责部门实施部门备注审核人登记人登记部门R 79 - 04-08/A记录销毁登销毁日期:被销毁记录名称记录编号记录期限备注批准人:监督人:销毁人:记录销毁部门:R 79 - 04-09/A记录借阅登记表审核人登记人登记部门借阅记录名称及编号借阅时间借阅人归还时间接收入备注