学院采购、维修及基建工程内控管理制度.docx

学院采购、维修及基建工程内控管理制度为加强学校后勤管理，保障采购、维修、基建等工程能以合 理之价格购进适质、适量的设备、仪器、书刊、水电及基建材料 等物品，本制度之适用范围，包括教育园区内采购、维修及基建工程 等从立项、招标、合同、采购及（工程）实施、验收、报销整个 流程。包括但不限于施工类、设计勘察类、营销类、财务投融类、 装修类、消防类、检测检验类、前期开发报建类、行政类、租赁 类、物业管理类等。内控管理机构（一）内控管理部门内控管理部门由经办部门、采购处、物管处（含水电工程及 基建工程）、资产处（验收、核库存及领用）、集团成本控制中心、 财务处、法务专员（资质预审、合同会审）组成。（二）内控管理小组内控管理小组由经办部门（采购处或物管处）负责人、资产 处负责人（核实是否有库存，确认是调配、维修还是采购，以及 采购物品的验收）、集团成本控制中心（核价，采购或工程方案 建议），后勤分管领导、财务处负责人组成；单个项目估算价在20万元人民币以下的，由内控管理小组 审批（达到5万以上均需走合同审批流程）；（三）内控管理委员会内控管理委员会由内控管理小组及学校管理层组成，学校管 理层包含：财务总监、分管校领导、校长、副总或总经理等，重 大项目或专业性较强的项目视情况外聘专家。单个项目（合同）估算价在20万元人民币以上，200万元人 民币以内的合同，由内控管理委员会决策审议，报校长、副董事 长核准；单个合同估算价在200万元人民币以上的由内控管理委员 会决策审议，视实际情况由副董事长决定是否需报董事长或董事 会核准；单个合同估算价在1000万人民币以上的由内控管理委员会 决策审议，报董事会核准。三、管理流程根据项目金额及性质，分四级审批流程：简易程序、立项审 批程序、立项及合同审批程序、立项招标及合同审批程序。（一）简易程序：适用简易程序的项目包括：1 .年度预算内且总额5000元以下消耗品（教学、办公、文 印、食品、活动用品、维修材料等）或维修工程等；.紧急维修或抢修工程，先抢修，后补办相关手续;2 .年度预算内且总额3万以下的经常性采购（相对固定价格的特约供应商长期采购）；特约供应商长期报价采购：凡经常使用、添置，且采购量和 金额较大的物资材料，例如水电耗材、办公用品、油品等，采购 部门应协同使用部门择定1-3家特约供应商，特约供应商的合同 期为1-2年，特约供应商由内控管理小组遴选推荐，报法务专员 （资质审查、合同），相关分管领导审批。3 .年度预算内且已签年度合同约定了固定金额结算的项目 （如绿化承包费、清洁及保卫等物业费、医疗承包、垃圾清运等 项目）。（二）立项审批程序1 .项目估算总额在5000-50000元之间的消耗品（教学、办 公、文印、食品、活动用品、维修材料等）或维修及小型安装工 程等；2 .非经常性项目（采购类三3万，工程类21万），需先立项 （或申请报告）后采购或实施。（三）立项及合同审批程序.项目估算总额在520万之间的项目；1 .特殊情况虽不达5万，但需双方通过合同约定的项目。2 . 4立项招标及合同审批程序.单个项目估算价在20万元以上；1 .单价较高（三5000元）的物品，且属批量采购（N10）；.年度合作类项目等，如特约供应商、外包服务等。（一）采购处1 .按制度归口管理各项请购、立项（含年度采购计划）、询 价、采购或招投标工作。2 .汇总各部门年度采购计划，并按制度执行采购或招投标。3 .建立供应商资源库、建立经常性采购物品的价格资源库。4 .组织相关部门进行实地考察有意向的投标单位。5 .根据招标立项的批准文件，编制经济标招标文件。6 .发起投标单位资质预审（法务专员关注是否符合法律规定, 避免发生法律纠纷），向合格单位发放招标文件，收集招标答疑 问题，组织相关部门进行解答。7 .接收投标资料，按要求时间组织开标及评标。8 .组织并参与采购类合同会审工作（法务专员关注合同中违 约条款的约定）。9 .进行采购及招投标资料的整理归档。（二）物业管理处1 .发起水电或基建维修工程类项目的勘察、立项、估价、邀 标或招标。2 .制定或汇总年度水电或基建维修工程类计划，每年4-6月 制订，由分管校领导审批后，报财务处下达年度预算，大项建设 应尽量在寒暑假期间实施完成。3 .根据招标立项的批准文件，落实技术标准，注明现场施工 条件及工期要求等要素，包括施工组织设计、施工技术方案等, 并负责发起招标文件，以及组织招标、评标等。4 .发起投标单位资质预审，参与投标单位资格审查、实地考 察，向合格单位发放招标文件，招标答疑及并对投标单位提出建 议。5 .组织并参与工程类合同会审，对拟签订的合同提出会审意 见。（三）资产处1 .核实请购物品是否有库存，是否可调配，是否可维修再用 还是建议重新采购。2 .参与年度教学仪器及实验室建设计划的审核、建议及验收 入库。3 .登记实物资产验收领用出入库及台账，并定期盘点。4 .参与评估工作，以及关于教学条件（房产、土地及教学仪 器设备）的数据的填报以及核查工作。5 .参与水电或基建维修工程类项目的勘察、立项、核价、测 量验收及实地考察，并对考察单位提出建议。6 .根据立项招标文件，参与开标、评标。7 .负责办公用品、水电维修材料出入库及领用管理。8 .汇总复核各单位学期性或年度性添置或维修基建计划，每 年12月中旬或5月底以前报分管校领导审核后，报财务处审批，年度计划还须报董事长或授权人审批。（四）集团成本控制中心.参与各项目价格成本审查及方案建议。1 .参与立项审核及招标立项文件的审核、建议等。2 .参与建立及完善供应商资源库、经常性采购物品或经常性 工程项目的价格资源库。3 .参与招标、开标、评标。4 .参与监督检查采购或工程执行情况。（五）财务处.采购及基建维修工程年度计划及预算的审批、下达、控制。1 .参与立项、招标、开标、评标、合同等文件审核或建议。2 .参与各经济类合同会审，关注财务、税务、债务等风险。3 .负责收取投标单位缴纳的标书费、投标保证金、押金或质 保金等，并开具收据；.配合经办部门退还投标保证金、押金或质保金。4 .参与大宗采购及较大工程项目验收（5万以上设备或工程）, 监督、审查流程规范、手续齐备，予以结算支付。（六）法务部门（行政综合）1 .根据经办部门发起的投标单位资质预审，关注是否符合法 律规定，避免发生法律纠纷。2 .各类合同条款的审查工作。3 .对于经常性的采购、工程或外包服务合同，提供范本合同 模版。五、年度计划各经办部门于每年的4-6月提交下一学年度固定资产及教 育仪器设备采购或各类维修建设工程计划，给分管校领导审批后 报财务处进行汇总，并报董事长或授权人核准。年度计划经审批 后，下发给各经办部门遵照执行。六、招标管理具体细则参照集团公司招标采购签约管理办法执行。超过20 万元的项目由集团公司主导完成招标。七、立项及审批流程（一）修订现行0A请购单模版及审批流程，增加集团公司 成本审核环节。（详见附件三）（二）在0A审批流程增加立项审批表单（详见附件二）。八、业务主导原则（一）超过20万元的项目由集团公司主导完成招标。（二）预算等级5-20万的项目，如果是学校常规采购或维 修的项目，有相对固定合作方的，由学校后勤相关业务部门主导 完成；如属非常规的项目，且单位价值较高，财务可根据实际情 况建议由集团公司直接主导完成。（三）预算等级W5万元的，由学校后勤相关业务部门主导九、价格资源管理（一）建立供应商资源库，有过合作或经评定较优秀的供应 商可列入较为固定的合作伙伴，同类型产品的供应商应保持2-3 家以上，主管部门需对长期合作的供应商2-3年考核一次，如存 在违约违规违法或被投诉属实的供应商应及时剔除或列入黑名 单。（二）建立价格资源库，对经常性维修项目及采购的报价要 建立价格资料信息库，原则上报价不高于库内信息价格，如有合 理差异的浮动需说明原由相关部门认可。较大浮动或没有合理原 由的上调价格，需由报成控部和财务部审批。（三）经办部门需对较多合作的供应商及施工方的资格资料 建档备查。十、资料存档（一）业务经办部门（采购处、物业管理处、资产处）的档 案资料不得随意毁坏，必需整齐有条理地存放于固定位置。（二）年度采购计划、请购单俣存3年及以上。（三）采购中心台账、供应商资料卡片至少保存5年。（四）业务合同正本交文管中心统一管理。H、附则本制度自发布之日起实施。