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公文写作常见错误例析_公文写作常见错误辨析 尽管国务院、国电公司的公文处理方法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规章等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还常常存在各种各样的错误。究其缘由，主要有：对上述规定、标准不熟识，也没有好好学习，基本上是个门外汉；对最新的规定、标准不了解，仍旧沿用旧的、不规范的写法；写作态度不够仔细，没有严格根据规定、标准的要求去做；文字表达力量较差，又没有反复推敲仔细修改。明确了错误缘由，就可以依据自已的详细状况，有的放矢地加以解决，避开写作错误的产生。 下面，对公文写作中一些常见错误及其改正方法作一简要介绍： 一、文种不明 即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如"关于接待德国公司总裁访问的事'这一标题，就没有表明是"函'，是"请示'，还是"通知'；而国家行政机关公文处理方法明确规定："公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。'又如"汇报电力标准化工作'这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应当依据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的"（发文单位）关于电力标准化工作的报告'，或者改为事务类的"（发文单位）电力标准化工作总结'。 二、生造文种 一种状况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如"关于的请示报告'；另一种状况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把"方案'、"支配'、"总结'、"制度'、"细则'等直接作为公文印发。 第一种状况简单改正，只要依据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。其次种状况则应这样处理：假如这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采纳"通知'文种，用以下方式行文： （1）规章制度类文书以"印发'形式行文。如省电力有限公司关于印发省电力有限公司公文处理规章的通知，把发布的规章作为通知的附件，一起行文。（又，国家电力公司公文处理方法第十六条规定："公司内部规章制度，以国电内规 字号印发，由法律事务部审核编号。'据此，规章制度类文书也可以不用"通知'文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。） （2）事务文书以"转发'或"批转'的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用"转发'，下级单位上报的则用"批转'）。如关于转发电业局2023年工作方案的通知，将2023年工作方案作为通知的附件行文。 假如是上行公文，可用"报告'行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。 三、错用文种 错用文种的状况更为常见，大致有以下几种： （1）把"请示'误为"报告'。例如关于电厂国有资产评估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用"请示'，却误用为"报告'。 （2）滥用"通知'。即把本该用"打算'、"规定'、"方法'、"通报'的误为"通知'。 （3）滥用"请示'。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些恳求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种"函'，特地用"请示'这一上行文种，认为这样做是敬重对方，好办事。这种做法破坏了行文规章，必需改正。 （4）"批复'误用为"通知'或"函'。对下级的"请示'，必需用"批复'这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复的通知（或函），应改为关于的批复。 （5）"函'误用为"批复'。某些业务主管部门在答复不相隶属单位恳求审批的有关事项时，本该用平行文"函'，却写成关于（单位）（事项）的批复。 （6）误用处分事项公文文种。"打算'和"通报'均可用于处分事项。处分"打算'是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案；批判性"通报'主要起训练警醒作用，不装入档案。批判性"通报'可以带附件（即关于大事或事故的调查报告），处分"打算'不能带。处分"打算'一般让有关人员知晓即可；批判性"通报'要 发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应当依据处分事项详细状况正确选用，以避开误用文种四、越级行文 国家行政机关公文处理方法规定："一般不得越级请示和报告'。因此，除了特殊紧急的状况，上行文都应按隶属关系向上一级机关（单位）行文，逐级上报。即使因特珠状况必需越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关（单位）。但是在有些基层单位，所写的公文还常常出现越级上报的问题，必需坚决订正。 五、格式不全 公文格式中规定的各个组成部分，有很多是每一份公文都不行缺少的要素。假如在某一份公文的详细写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全（如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等）。订正这类错误的唯一方法就是仔细检查，看究竟有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。 六、发文字号混乱 发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号" '括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加"第'字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整；年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号"( )'、方括号" '括入；序号加"第'字或编虚位。对这类错误，要依据详细状况一一改正。 七、标题不精确 详细表现在：公文标题没有精确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文；标题太长，甚至超过了50字；有的则过简，致使题意不清；标题中随便使用标点符号，而实际上按规定"公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号'；长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。全部这些公文写作中常见的标题方面错误，必需依据规范要求予以改正。 八、主送单位不规范 主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起；若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格；各单位名称中间用顿号，最终个单位名称后标全角冒号；若涉及多方面机关单位，同级的按.、政、军、群的挨次排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范；各单位排列挨次混乱；多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。对这些错误的标识方法，应留意订正。 九、抄送单 位不规范 抄送单位的名称及多单位排列挨次与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位（即空4字而非空1字处）对齐，各单位间用逗号隔开，最终一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的"对上用抄报，对下用抄送'的标识法，这也是不规范的，须统一改为"抄送'。 十、成文日期不规范 最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，"o'误标为"0'或"零'，年份不用全称，标识位置不规范等等。应依据国家行政机关公文格式（见本书附录三）的相关规定仔细改正。 十一、序号、数字、计量单位不规范 公文中的序号按规定分四个层次"一'、"（一）'、"1'、 "（1）'，若层次较少可省略"（一）'而直接用"1'作为其次层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识（详见本书附录三、附录八两个国家标准）。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采纳中文，且全文前后要统一。全部这些规定，很多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。