职业技术学院公文处理办法.docx

职业技术学院公文处理办法一、目的公文是学院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定 效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策, 公布学院规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问 题，报告、通报和交流情况等的重要工具。为使学院的公文 处理规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理的效率、 质量，根据国家党政机关公文处理办法，结合学院实际 情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于学院各职能部门公文处理工作。三、职责权限1、学院综合办公室是学院公文处理的主管部门，负责 学院的公文处理、督查，并指导各职能部门的公文处理工作。2、各职能部门负责本部门的公文处理及督办。四、公文处理(-)定义1、公文处理指公文的草拟、办理、管理、整理(立卷)、 归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2、督查工作指对学院各职能部门内部公文、对外发文、 外部来文办理情况的督促检查。（二）行文规则1、凡是制度性的、关系学院层面的重要决定、决议、 纪要、公告、通告、通报、通知以及上行文等文件，需学院 法人代表签发、以院字文号行文。2、凡是学院行政各职能部门开展的工作安排、活动通 知等，均以学院红头文件形式并编制专门字号经分管院领导 签发后向学院内部下发（如：教字xxx号；人字xxx号等）， 职能部门行文文号由学院统一规范，各部门行文字号分别为: 综合办（办字）、教务处（教字）、学工部（学字）、人事 处（人字）、财务处（财字）等。部门原则上不能对外行文， 确需对外行文的，须报综合办审核，以学院名义对外发布。 教学各系部无论内部行文或是对外行文（通知、报告、请示、 函等），均不得使用红头文件。3、向上级机关行文，原则上主送一个上级机关，根据 需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（三）公文种类1、决定一一适用于对重要事项或重大行动做出安排， 对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。2、决议一一适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的 事项。3、通告、通知（或公告）一一适用于公布规章制度、 转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公 章）通报一一适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。报告一一适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、 提出申请或建议。请示一一适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、 批复的事项。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公 文中夹带请示事项函一一适用于不相隶属单位之间联系商洽工作、通报情 况、征求意见、询问或答复问题、请求批准和答复审批事项。规定（或办法）一一适用于对特定范围内的工作和事务 制定具有约束力的行为规范、规章制度。会议纪要一一适用于记载、督办、传达会议情况和议定 事项。（四）公文格式1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、 发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日 期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分 组成。（注：内部行只需发文单位标识、发文字号、标题、 主送单位、正文、附件、成文日期、拟文部门、份数和印发 日期即可，上行文和对外行文需添加签发人，印制文头时， 上行文文头需印上“签发人”字样）(1)涉及学院秘密的公文应当标明密级。(2)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、 “急件”。(3)发文单位标识应当使用发文部门全称或者规范化 简称，统一使用标宋字体。(4)发文字号应当包括发文单位代字、年份、序号。(5)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容， 并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法 规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(6)主送单位或部门指公文的主要受理单位，应当使 用全称或者规范化简称、统称。(7)成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以 最后签发人签发日期为准。(8)对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的 对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位或 部门加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章 (部门文件除外)。(9)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。(10)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的 其他单位(个人)，应当使用全称或者规范化简称、统称。2、公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。 张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。（五）发文办理及督查1、发文办理指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、 审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。2、公文拟稿、发文（1）以学院名义拟发的文件，先由学院综合办审核， 经学院院长或党委书记签发后，由学院综合办按发文规则编 号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草 部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中 末说明的其它要求。（2）以学院行政各部门名义拟发的文件，经部门负责 人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、分发。3、签发时限根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急 件限时办理。（1）平件应于拟稿之日起（不包括拟稿日，下同）2个 工作日内签发。（2）急件应于拟稿当日签发。（3）特急件应在拟稿完成后随报随签。4、以学院名义发送的电子文件，由综合办用相关途径 发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要 求及签发时限要求进行转发或办理，并向综合办反馈办结情 况；以学院部门名义发送的电子文件，由文件拟发部门负责 发送至文件主送单位，主送单位收到文件后根据文件发送要 求及签发时限要求进行转发或办理，并向文件印发部门反馈 办结情况。(六)收文办理及督查收文办理指对学院收到内部、外部来文的办理过程，包 括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡 外来文件，均由综合办统一运转；对于学院内部来文，由文 件制发单位、部门按审批管理权限自行运转；对于收到的密 级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。1、签收。综合办对收到的文件进行签收清点，如发现 问题应及时向发文单位查询，必要时可采取相应的处理措施。 各部门收到综合办下发、转发的文件后要签收，电子版文件 要回复接收情况。2、登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单 位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。3、拟办。对于外部来文，由综合办按文件内容和缓急 程度填好收文处理单，综合办负责人提出拟办意见，上报相 关领导阅批。具体程序如下：(1)对于一般性文件，由综合办负责人提出拟办意见， 报分管领导阅批。(2)对于外部来文及重要性文件，由综合办负责人提 出拟办意见，经分管领导审阅后，报学院院长或党委书记阅 批。(3)对于涉及有关各职能部门内容的文件，由综合办 负责人提出转办意见，职能部门负责人提出办理意见，报分 管领导审阅后，报学院院长或党委书记阅批。4、批办时限。综合办根据文件要求的时限在收文处理 单上标明缓急程度。(1)平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。(2)急件应于文件送达当日内阅批。(3)特急件应随送随阅批。(4)对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重 大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。5、传阅。综合办根据相关领导的阅批意见，按一定的 程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件 要求及文件办理时限阅览并签署意见。综合办要随时掌握文 件去向，避免漏传、误传、横传。6、承办。综合办按相关领导的批示，将文件送达有关 部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办 人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。7、催办。综合办按规定的时间提前向承办部门询问办 理结果，以保证公文及时办理完毕。（七）公文归档1、公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档， 发文的拟稿纸、正式文件原件、修改稿原件全部存档，个人 不得保存应当归档的公文。2、联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、 归档。（A）公文管理1、公文由综合办、各部门的专（兼）职档案人员统一 收发、审核、用印、归档和销毁。2、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院 负责人或相关部门批准，可以销毁。3、销毁涉秘公文应当按照有关规定履行审批登记手续, 到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。4、如有职能部门合并，全部公文应当随之合并管理； 部门撤销时，将需要归档的公文整理后，移交综合办档案室。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用 的公文移交、清退。（九）附则本办法自发文之日起执行，由学院综合办负责解释。