归档文件材料质量的检查.docx

归档文件材料质量的检查检查已归档文件材料的质量应注意以下几项:01收文的正件与附件是否齐全完整。02收文与收文阅办处理单是否齐全完整。收文阅办处理单应与收文一并归档，收文阅办处理单是 收文传递过程的真实记录，载有领导针对来文做出的有关批 示，在履行传递职能过程中充分起到了传达领导意图、明确 职责的作用，避免相互推诿、扯皮，提高工作效率。因此，两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件 传递活动情况的历史原貌，保持文书处理工作的延续性、继 承性和规律性。03发文的定稿与正本是否齐全完整。文件的定稿与正本 （即打印件）应一并归档，因为一份文件的定稿和正本是密不 可分的整体，定稿指单位领导签发的最后定稿，它反映了文 件形成的过程及有关人员在文件中所负的责任，是正本的依 据，正本是收发文机关或执行部门开展工作的依据，具有法 定的实际效用。定稿和正本各有各的作用，缺一不可。所以，国家档案 局发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规 定中规定：“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件 处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，国家档案局发 布的中华人民共和国行业标准归档文件整理规则 > （DA/T22-2000）中进一步规定：“归档文件的整理单 位.文件正本与定稿为一件”，河南省档案局归档文件 整理规则实施细则中规定：“归档文件以'件'为单位进 行整理.正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 稿）作为一件“。计算机输出的文件定稿也不例外，除正式文件由责任领 导人在发文稿纸上签发意见外，大部分的一般文稿都是在 “原汁原味”的机读文稿（即最后定稿）上直接签发意见后再 印制或输出正式文件。凡属计算机输出的定稿，一是要附发文处理签、二是要 加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证 性，确实发挥文件的法定效力，但不必重新抄写，否则就破 坏了文件的原貌同时也失去了办公自动化的优势。检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有 单位印章，定稿与正本是否残缺不全等，凡手续不全或缺页 的文件应补齐。本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本 机关的批复是否齐全完整。如达不到齐全完整，可依照下列几种方法处理：A.对有批复缺请示的处理。一般来讲，有批复肯定有请 示，如缺请示文件，应认真查询。一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请 示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。B.对有请示缺批复的处理。此类情况有以下几种处理方 式：a、有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拨经费的批复文件，一 般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划 拨、添置手续，办理完毕后将批复原件和凭证一起归入会计 档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交 文书处理人员归档，并提供批复的复制件与会计凭证一并归 档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或 经办人员直接取回后留存，对此应要回原件归档。b、电话批复、口头批复未形成文字，或未批复但实际 上已经办理，既成事实。此类请示文件在归档之前，应由承 办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归 档。c、直接在请示原件上批复的文件将此份请示文件直接 归档即可。d、一个问题或一件事情经多次请示才予批复的，将批 复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示 文件可不归档。e、未批复也未办理的请示文件属于正在办理过程中的 文件，可暂不归档但必须妥善保管以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整 理。