信息交流管理程序.docx

1 .目的为有效收集内外信息，建立良好畅通的沟通渠道，创造和谐工作环境，达成工作共识，特制定本管理程序。2 .范围适用于本公司之内外联络沟通活动。包括客户、相关方及公司内部各层级领导及员工皆属之。3 .定义3.1 内部沟通：指公司内横向、纵向的信息传递和交流活动。3 . 2外部沟通：指公司与客户、供应商之间进行的信息传递和交流活动4 .权责4.1 业务销售(商务、业务营销等部门)：负责与客户的沟通。4.2 采购部：负责与供应商的沟通。4.3 行政部/人力资源部/全面质量管理中心(QM)：负责与政府机关及社会大众之相关方事务的沟通。4.4 各部门：负责本部门工作范围内的信息传递与沟通。5 .作业内容5.1信息交流管理程序流程图责任 部门输入过程重点提示输出文件/表单卜沟通方式 各部门沟通方式1 .口头方式：口头知会、电话、面谈。2 .书面方式：如【内部联络单】等形式。3 .会议3.1 权责单位需进行个案会议沟通时，可发出会议通 知召集相关人员召开会议。3.2 参会人员须针对会议主题检讨，分析原因，拟订 具体处理措施，落实责任归属，并制成【会议签到表】 及【会议记录表】或报告等，分发相关部门，作为议 决事项之追踪依据。4 .意见箱、提案改善制度。5 .媒介方式：电子邮件、内部办公系统、声像资料等。6 .各种广告、文宣工具。【内部联络单】【会议签到表】【会议记录表】1相关 部门沟通机时1 .内部沟通1.1 质量、环境、职业健康安全方针、目标与管理方案 有重大修正时。L 2公司组织架构、经营环境、市场环境发生重大弯化, 探讨应对策略时。沟通事项和内容1.3 影响重大之质量、环境物质管理、环境与职业健康 安全管理体系或客诉，需各部门互动检讨对策时。1.4 管理当局有重大决策或政令需布达周知，意见征集。1. 5相关文件规定的及其它临时性需内部沟通事项。2.外部沟通1 .1与客户之双向沟通，业务销售依订单评审管理程 序和客户投诉管理程序和客户满意度管理程序 等处理，确保与客户沟通渠道的完善与需求传达。2 . 2与供应商之双向沟通，采购部依供应商管理程序 和采购管理程序等处理。确保采购信息和采购需求 能准确传达。3 .3与国家机关及社会大众之沟通（包括劳动、健康安 全、卫生、消防、环保等），行政部/人力资源部依法 律法规及其它要求管理程序和相关方控制管理程序 等处理。4 . 4其它需外部沟通的事项。如QM与认证机构的沟通等。相关 部门信息 分类 及 处理1 ,按信息处理方式的不同分为：公布传达的信息和采取 对策的信息。2 .一般（正常类）信息，各部门依相关文件进行传达及 处理。3,全体员工对质量、环境物质管理、环境与职业健康安 全管理体系运行状况有任何建议，可以通过本部门负责 人或直接将自己的意见反映到管理者代表。职业健康安 全可与员工代表直接沟通。4 .在进行危险源识别、风险评价及决定控制措施、职业 健康安全目标建立与审查、职业健康安全事件调查、任 何工作条件改变影响员工职业健康安全时，部门负责人 需要邀请员工代表参与和咨询。5 .外部承包商和访客在厂公共区域的安全交流由行政部 负责；工作区域安全交流由接待部门负责。6,环境与职业健康安全方面的信息获取途径，由行政部/ 人力资源部定期更新并通告，以确保各种途径的有效性 和准确性。7 .各部门有责任和义务将信息处理结果，向相关部门传 达、上级组织汇报或对外发布。信息处理 方式GIT)8.管理者代表对各部门提交的质量、环境物质管理、环 境与职业健康安全的信息进行分析判断，指示相关部门 作出相应对策，依纠正措施与预防措施管理程序处 理。各部 门记录 保存各单位之相关联络证据，权责人员依记录管理程序妥 善存档以备查核。记录存档7 .参考文件7.1 1记录管理程序QEP-0027.2 供应商管理程序QEP-0207.3 3采购管理程序QEP-0197.4 客户投诉管理程序QEP-0237.5 5订单评审管理程序QEP-0227.6 客户满意度管理程序QEP-0247.7 7法律法规及其它要求管理程序QEP-0057.8 相关方控制管理程序QEP-0147.9 纠正措施与预防措施管理程序QEP-0138 .相关表单8.1 【会议签到表】FPO16-01保存部门：会议主持部门保存期限：2年8.2 2【会议记录】FP016-02保存部门：会议主持部门保存期限：6年8.3 【内部联络单】FP016-03保存部门：发出部门保存期限：6年