管理沟通PPT课件第八章管理群体与会议沟通优秀PPT.ppt

Part 8 管理群体与会议管理群体与会议 学习目的：学习目的：了解组织中的群体沟通了解组织中的群体沟通明确会议的目的与类型明确会议的目的与类型驾驭有效会议的策略驾驭有效会议的策略第一节第一节 群体沟通群体沟通探讨探讨1 某某服服装装公公司司确确定定加加快快工工艺艺流流程程改改造造，并并进进行行工工艺艺重重组组。但但以以前前在在进进行行工工艺艺重重组组时时，工工人人的的反反应应特特别别猛猛烈烈，对对工工艺艺的的改改动动持持敌敌对对看看法法。为为了了实实施施支支配配的的改改革革，公司管理层接受了三种不同的策略：公司管理层接受了三种不同的策略：策策略略一一，与与第第一一组组工工人人实实行行沟沟通通的的方方式式，向向他他们们说说明明将将要要实实行行的的新新标标准准、工工艺艺改改革革的的目目的的及及这这么么做做的的必必要要性性和和必必定定性性，然后，给他们一个反馈的期限；然后，给他们一个反馈的期限；策策略略二二，告告知知其其次次组组工工人人有有关关现现在在工工艺艺流流程程中中存存在在的的问问题题，然然后后进进行行探探讨讨，得得出出解解决决的的方方法法，最最终终派派出出代代表表来来制制定定新新的标准和流程；的标准和流程；策略三，对第三组工人，要求每个人都探讨并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，犹如一个团队一样。结果令人惊异。虽然第一组工人的任务最为简洁，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；其次组工人在14天里复原到原来的生产水平，并在以后有确定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在其次天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。启示？启示？基于充分的沟通后，员工的自我基于充分的沟通后，员工的自我管理实力、创新实力、信息共享、管理实力、创新实力、信息共享、员工参与程度和工作绩效都比传员工参与程度和工作绩效都比传统的管理方式下的员工要好。统的管理方式下的员工要好。群体沟通指组织中两个或两个以上相互群体沟通指组织中两个或两个以上相互作用、相互依靠的个体，为了达到基于作用、相互依靠的个体，为了达到基于各自目的的群体特定目标而组成集合体，各自目的的群体特定目标而组成集合体，并在此集合体中进行沟通的过程。并在此集合体中进行沟通的过程。正式群体与非正式群体正式群体与非正式群体群体的不同阶段群体的不同阶段第一阶段：群体的形成第一阶段：群体的形成其次阶段：群体的震荡其次阶段：群体的震荡第三阶段：群体成熟第三阶段：群体成熟第四阶段：群体苍老第四阶段：群体苍老第五阶段：群体解散第五阶段：群体解散影响群体沟通的因素影响群体沟通的因素 (一）群体变量一）群体变量（二）环境变量（二）环境变量（三）任务变量（三）任务变量（一）群体变量（一）群体变量群体规模群体规模群体的凝合力和士气群体的凝合力和士气成员的身份和角色成员的身份和角色领导风格领导风格群体凝合力领导的要求与压力领导的要求与压力成员的共同性成员的共同性群体的规模群体的规模信息沟通的程度信息沟通的程度群体与外部的关系群体与外部的关系成员对群体的依靠性成员对群体的依靠性群体的地位群体的地位目标的实现目标的实现群体士气群体士气对组织目标的认同对组织目标的认同合理的经济酬劳合理的经济酬劳对工作的满足感对工作的满足感优秀的管理者优秀的管理者同事间和谐的关系同事间和谐的关系良好的沟通良好的沟通嘉奖方式得当嘉奖方式得当良好的工作心理环境良好的工作心理环境群体沟通中成员的角色群体沟通中成员的角色1、工作维护性角色（以任务为中心）、工作维护性角色（以任务为中心）2、组织维护性角色（以结构为中心）、组织维护性角色（以结构为中心）3、自我维护性角色、自我维护性角色（二）环境变量（二）环境变量群体自然位置（群体自然位置（个人空间与人际状况个人空间与人际状况）群体在组织等级制度中的位置群体在组织等级制度中的位置群体间的关系群体间的关系（三）任务变量（三）任务变量任务的性质、难度、任务要求任务的性质、难度、任务要求群体决策群体决策优点优点：产生更多的承诺产生更多的承诺 产生更好的决策产生更好的决策缺点缺点：时间和效率时间和效率 群体压力：从众心理群体压力：从众心理 专家和领导压力专家和领导压力 推卸责任：说而不做推卸责任：说而不做群体决策的模式群体决策的模式头脑风暴头脑风暴-尽可能多的创建性尽可能多的创建性德尔菲法德尔菲法其次节其次节 组织和参与会议组织和参与会议 为什么会议如此重要为什么会议如此重要?为什么会议会失败为什么会议会失败?如何在会前作充分的准备如何在会前作充分的准备?如何支配会议如何支配会议影响会议成效的因素有哪些？影响会议成效的因素有哪些？什么是有效会议沟通的策略？什么是有效会议沟通的策略？常常困惑人们的会议沟通问题常常困惑人们的会议沟通问题群体或组织中相互沟通看法的一种形式，它是一种常见的群体活动。群体或组织中相互沟通看法的一种形式，它是一种常见的群体活动。普遍性普遍性目的性目的性组织性组织性集体性集体性一、会议的定义一、会议的定义不开会的原则不开会的原则假如已经有每周的例会假如已经有每周的例会假如会议的成本过高假如会议的成本过高假如还有比开会更好的方法假如还有比开会更好的方法 假如没什么特殊重要的事假如没什么特殊重要的事假如你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理假如你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人的人假如必需把信息同是传达给很多人假如必需把信息同是传达给很多人假如须要当众表扬或指责一些人假如须要当众表扬或指责一些人假如要让多些人参与决策的问题假如要让多些人参与决策的问题假如须要听取部门汇报工作假如须要听取部门汇报工作假如要给小组委派任务假如要给小组委派任务开会的原则开会的原则二、明确会议目的二、明确会议目的沟通信息沟通信息通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工。同时，管理者也可以从他们那里刚好得到反馈及获得工。同时，管理者也可以从他们那里刚好得到反馈及获得其他方面的有关信息。其他方面的有关信息。给与指导给与指导企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。解决问题解决问题会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的学问会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的学问和技巧来解决问题。和技巧来解决问题。作出决策作出决策会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者供应共同参与和会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者供应共同参与和共同探讨的机会，最终作出良好的决策。共同探讨的机会，最终作出良好的决策。三、三、Type of meeting 谈判谈判目的是解决双方在利益上的冲突，接受互动的方式探讨，力求达成一目的是解决双方在利益上的冲突，接受互动的方式探讨，力求达成一样的看法。样的看法。通知通知目的是为了传播信息，实行单项的方式，一般没有探讨。目的是为了传播信息，实行单项的方式，一般没有探讨。解决问题解决问题目的是为了利用团体的力气解决问题。通常，要将待解决的问题摆在目的是为了利用团体的力气解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。决策决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出选择。与会者不仅会探讨和目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出选择。与会者不仅会探讨和决策，而且还要遵守会议的决议。决策，而且还要遵守会议的决议。沟通沟通目的是在于集思广益，常接受目的是在于集思广益，常接受“头脑风爆法头脑风爆法”探讨，即支配探讨，即支配5-7人，每人，每一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启一位与会者都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。这类会议激励探讨。发，激发灵感，产生创意。这类会议激励探讨。四、会议沟通模式四、会议沟通模式谁发言谁发言?历时多久历时多久?他他(她她)对谁讲话对谁讲话?与谁交谈与谁交谈?其后会有谁发言其后会有谁发言?有几人有几人?五、确定与会者构成五、确定与会者构成同质性和相异性的平衡同质性和相异性的平衡竞争性和合作性的平衡竞争性和合作性的平衡任务导向和过程导向的平衡任务导向和过程导向的平衡 六、明确与会者角色职责六、明确与会者角色职责自我检测自我检测 依据你所了解的群体沟通性质，你认为作为依据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于你怎样能够受益于会议和其他小组成员的探讨会议和其他小组成员的探讨?会议主席角色会议主席角色情形一：情形一：某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担当会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的担当会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内以巩固国内市场为主市场为主”转向转向“以开拓国际市场为主以开拓国际市场为主”。他希望他的设想。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对看法，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实对看法，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如接受力不够，如让其全面开花，还不如接受“各个击破各个击破”的方略，的方略，先在国内市场取得确定优势地位。结果双方争论得不行开交。先在国内市场取得确定优势地位。结果双方争论得不行开交。假如你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，假如你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决你准备如何解决?假如最终须要你就这次分析会议作总结，你假如最终须要你就这次分析会议作总结，你又如何对又如何对“市场营销的重点市场营销的重点”问题作总结问题作总结?会议主席角色会议主席角色情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十中国二十一世纪的管理教学发展趋向一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行的研讨会。会议进行期间，就期间，就MBAMBA教化的发展方向问题，不同的与会者教化的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为提出了不同的看法，有的认为MBAMBA教学应当以教学应当以“案案例教学例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培育为为主；有的则认为应以理论修养的培育为主；也有的主见像美国哈佛商学院那样接受大量的主；也有的主见像美国哈佛商学院那样接受大量的案例教学，甚至可以取消传统的老师讲解的形式；案例教学，甚至可以取消传统的老师讲解的形式；这些不同观点在探讨过程中，争论得比较激烈，这些不同观点在探讨过程中，争论得比较激烈，眼看探讨时间将近尾声，但与会代表为了充分表达眼看探讨时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主见，很难自己的主见，很难“刹车刹车”。假如现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同假如现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主见分立的局面，你如何应付这种局面主见分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何你又如何就研讨的问题作总结就研讨的问题作总结?会议主席的职责 会议限制会议限制确定探讨主题；确定探讨主题；明确探讨范围；明确探讨范围；确保人们围绕主题依次发言；确保人们围绕主题依次发言；公正，尽全力避开与会者的争论；公正，尽全力避开与会者的争论；确保其他成员了解会议进展状况。确保其他成员了解会议进展状况。会议引导会议引导识别主题识别主题/问题；问题；交换和开发建议；交换和开发建议；评价不同方案；评价不同方案；选择行动支配（选择行动支配（5W1H5W1H）。）。会议主席的职责会议主席的职责 促进探讨促进探讨 探讨，提问探讨，提问处理不同看法处理不同看法澄清观点；澄清观点；分析分歧缘由；分析分歧缘由；了解协调的可能性；了解协调的可能性；绽开全面的探讨，把会议引向深化；绽开全面的探讨，把会议引向深化；若分歧难以弥合，那就短暂放下；若分歧难以弥合，那就短暂放下；作出确定作出确定 会议起先会议起先 常用的介绍方法：常用的介绍方法：自我介绍自我介绍 相互介绍相互介绍 主席介绍主席介绍 名片介绍名片介绍 会议中可应用的技巧：会议中可应用的技巧：造成造成“我群感我群感”；深究全部与会者参与会议的，归类；深究全部与会者参与会议的，归类；处理好会议的显在目标与潜在目标的关系；处理好会议的显在目标与潜在目标的关系；利用与会者的阅历、专长；利用与会者的阅历、专长；对与会者的错误实行宽容看法。对与会者的错误实行宽容看法。得分为27分或27以下，您的会议主持得很好得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题2.其他其他与会者的角色与会者的角色 确定是否须要出席会议确定是否须要出席会议准备准备准时与会准时与会就某些疑点或模糊问题征询清晰说明就某些疑点或模糊问题征询清晰说明给出信息时，力求精准确题给出信息时，力求精准确题倾听倾听支持他人支持他人确保公允参与确保公允参与反对要有依据反对要有依据以能提高团队绩效的方式行事以能提高团队绩效的方式行事七、会议的组织准备工作七、会议的组织准备工作1.确定会议主题和目标确定会议主题和目标2.制订会议活动支配制订会议活动支配3.制订会议议程制订会议议程4.发放会议举办通知发放会议举办通知5.会场布置支配会场布置支配会场的选定会场的选定会场内设备的准备会场内设备的准备会场的布置会场的布置八、会议议程八、会议议程“议程议程”一词来源于拉丁文，意一词来源于拉丁文，意为为“必需做的事必需做的事”，一般也就把，一般也就把会议议程定义为会议议程定义为“在会议上要考在会议上要考虑的事务虑的事务”会议时间会议时间(起先时间、结束时起先时间、结束时间间)和地点和地点会议目的会议目的会议议题的依次会议议题的依次表表7.4 会议议程实例会议议程实例 M计算机公司计算机公司 一号项目检查会议一号项目检查会议 日期：日期：2001年年12月月4日，星期五日，星期五 时间：下午时间：下午2：303：45 地点：地点：B大厦其次会议室大厦其次会议室 会议目的：探讨一号项目进展状况会议目的：探讨一号项目进展状况 议程议程 1公司第四季度销售状况；公司第四季度销售状况；2上次会议记录；上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；上次会议记录中提出的问题；4关于关于CPU进展报告；进展报告；5关于关于Case设计进展报告；设计进展报告；6关于软件进展报告；关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。下次会议日期、时间、地点。附件附件1软件进展报告，第软件进展报告，第7号；号；2Case设计进展报告，第设计进展报告，第2号；号；3关于软件问题的短文。关于软件问题的短文。议程设计的原则明确议题明确议题确定主次确定主次留意实效留意实效适时调整适时调整供应背景资料供应背景资料会议记录充分了解会议主题、目的和议程充分了解会议主题、目的和议程可以接受多种方式记录可以接受多种方式记录记录时要紧跟会议进程记录时要紧跟会议进程刚好确认要点，澄清模糊不清的观点刚好确认要点，澄清模糊不清的观点避开夹杂自己的主观看法避开夹杂自己的主观看法会后校对会后校对会议记录会议记录（表（表7.5会议记录形式会议记录形式实例）实例）M计算机公司计算机公司一号项目第一号项目第6次检查会议纪录次检查会议纪录时间、地点：会议于时间、地点：会议于2001年年12月月4日日(星期五星期五)在在B大厦其次会议室实行，下午大厦其次会议室实行，下午2：30起先。起先。出席状况：出席会议者包括：钟楚义，周出席状况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席主席)，无故缺席，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的精确记录。上次会议的精确记录。上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参与会议。参与会议。同意的行动：目亦梅在有关客户度同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后归来后邀他们参与会议。邀他们参与会议。完成的时限：下次会议前。完成的时限：下次会议前。进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成其次版。然而，目标之列，可望在三月底前完成其次版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。决问题。完成的时限：完成的时限：2001年年12月月21日日下次会议的时间，地点：下次会议：下次会议的时间，地点：下次会议：2001年年12月月25日，星期五，下午日，星期五，下午2：30在在B大厦其次会大厦其次会议室实行。议室实行。有效会议的组织有效会议的组织会议效果的影响因素：会议效果的影响因素：会议目的不明确会议目的不明确会议持续太久会议持续太久简洁问题困难化简洁问题困难化发言者过于健谈发言者过于健谈组织有效会议的策略：组织有效会议的策略：不搞形式主义不搞形式主义明确会议的目标明确会议的目标提前分发会议备忘录提前分发会议备忘录选择适合的与会者选择适合的与会者限制会议进程限制会议进程发给会议简报发给会议简报探讨题：探讨题：1 1、策划以下三种具有代表性的会议，说明你、策划以下三种具有代表性的会议，说明你应当考虑哪些问题来保证会议的有效性。可以应当考虑哪些问题来保证会议的有效性。可以从以下问题来考虑：从以下问题来考虑：（1 1）会议应在哪里召开？（）会议应在哪里召开？（2 2）座位、房间怎）座位、房间怎样布置？（样布置？（3 3）会议前应当通知哪些事项？何）会议前应当通知哪些事项？何时发出通知？（时发出通知？（4 4）会议前和会议间你准备为）会议前和会议间你准备为会议成员供应哪些资料？会议成员供应哪些资料？三种会议分别是：三种会议分别是：（1 1）新近组成的小组每周召开一次）新近组成的小组每周召开一次例行会议，探讨下一个星期的工作例行会议，探讨下一个星期的工作支配支配。支配支配。（2 2）组织内部将实施一项新政策，）组织内部将实施一项新政策，召开由你的下属参与的会议，告知召开由你的下属参与的会议，告知新政策的内容，并探讨对新政策的新政策的内容，并探讨对新政策的反应。反应。（3 3）全体成员参与的会议已支配就）全体成员参与的会议已支配就绪，你将代表本系统各部门在会上绪，你将代表本系统各部门在会上发言。在参与这个会议之前，你必发言。在参与这个会议之前，你必需先召开由本系统各部门人员参与需先召开由本系统各部门人员参与的会议，探讨有关事项。的会议，探讨有关事项。作为主持人，你将如何处理以下逆境？作为主持人，你将如何处理以下逆境？1、小张宠爱拖拉，开会总迟到、小张宠爱拖拉，开会总迟到2、小王在会上默不做声、小王在会上默不做声3、小李和老陆在会议上争吵起来、小李和老陆在会议上争吵起来4、在探讨中，与会者缺乏参与意识、在探讨中，与会者缺乏参与意识5、大家探讨得很热情，但在会议结束时，、大家探讨得很热情，但在会议结束时，5个议题只完成了个议题只完成了2个个