行政工作方案.pdf

行政工作方案行政工作方案第一章第一章目目的的为确保公司在发展的过程中，提升执行力，规范工作流程，提高工作效率和工作标准，降低运营成本。明确和确定各项服务工作的内容和要求，行政部将从“物、车、安、卫、餐”五个方面提供保障服务，建立规范化的后勤服务体系。特指定此工作方案。第二章第二章 工作内容工作内容一、前台监管一、前台监管行政部负责前台轮流值班制监管工作。1、前台礼仪领导或来宾进出入，需微笑并起立接待/送别；来宾接待、登记及基本引导工作；基本礼貌用语使用。2、前台日常工作规范值班期间需着正装；严禁空岗。如长时间离开前台时，须自行找人员暂替；如因公司或个人工作安排导致不能及时值班，需自行联系他人进行串班值班；第 1 页 共 7 页电话接听要认真理解对方意图，应三思而后行，不可向对方透露投标相关等重要信息。其他重要事项及需要回复的电话应及时准确记录；相关信息记录、各项表格填写应整洁完整；自觉维护前台工作秩序及公司良好形象。二、办公用品采购工作原则、采购流程与办公设施维修二、办公用品采购工作原则、采购流程与办公设施维修各类办公物品的供应、办公设施的建设管理、办公设施设备的维护等。1、办公用品采购工作原则、采购流程及额度、采购规定采购范围办公用品原则：采购办公用品应坚持品质优良、合理控制成本的原则，综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；办公室用品采购流程及采购额度审核规定：工作所需办公物品等单笔请购预估在人民币 500 元以下，由部门内部员工申请，经部门领导核准，经经理审批；超过此数额的，由部门经理汇总申请，经理核准，总经理审批；由办公室主任指派人员进行采购工作；采购范围：办公文具用品、办公耗材、办公设备、日杂百货、食堂原材料等；2、办公设施维修协助解决办公设备在保修期内或非保修期内出现的故障，包括联系厂家或供应商，尽快排除故障，完成修理，保证使用；办公设备使用要严格遵守办公设备的操作规范，行政部人员对第 2 页 共 7 页其进行监管。三、公务车辆管理三、公务车辆管理加强公司公务车辆的管理，与车辆使用的工作流程监管。公务车辆未经允许不得私自使用或外借。按照“谁使用、谁管理、谁负责”的原则,严格落实公务车辆管理责任。1、车辆档案车辆有关证照、手续、保险资料保管。2、车辆钥匙保管公司公务车辆钥匙由办公室主任保管，暂放前台，由前台人员进行监管。3、车辆相关事项及费用车辆的保险费、检车：由办公室按时组织进行年度审验，及时办理保险等有关手续；车辆的维修：定期进行保养检查、油料使用、车辆状况检查；车辆需要维修时，驾驶员事先应征得办公室主任同意，维修好后并由办公室主任对车辆进行查验。未经批准擅自进行修车、自行购买车辆零配件或在非指定的厂家修车，其费用不得报销。因个人驾驶原因导致车辆受损，其费用自理；车辆因公使用产生的费用。包括油费、过路费、泊车费及其他因公使用产生的费用应整理好票据，按照公司规章制度，由财务人员根据出车记录进行复核、检验后方可报销；第 3 页 共 7 页车辆违章：因公外出车辆驾驶员如由交通违章（如闯红灯、违章停放车辆等），造成的罚款不予报销。由违规驾驶员个人承担责任，并准时交纳罚款。四、四、办公环境安全办公环境安全安全是公司每位员工和管理部门的共同职责。规范员工的安全行为，增强安全意识，提高自我管理、自我约束、自我防范的能力是行政部的工作职责所在。1、消防安全下班前应关闭好个人电脑等办公设备及公司门窗水电气等；长假前办公室人员需提醒全员做好放假前的准备工作（包括落实贵重物品的妥善管理工作，提示消防安全注意事项、门窗水电气关闭的注意事项等）；禁止在办公区内存放易燃、易爆物品；灭火器由办公室专人管理，定期进行月检以确保随时可用，并在灭火器检查表上及时填写检查时间及相关事项。所有存在问题的灭火器应立即更换。办公区消防器材固定存放位置，任何人员不得擅自动用或损坏消防器材，周围不准堆放物品。2、保卫安全不得在办公场所吸烟；公司钥匙由办公室主任进行统一管理、发放。公司钥匙的使用第 4 页 共 7 页直接关系到员工个人及公司内部安全。公司钥匙仅限本人使用，不得外借；所有外来人员包括但不限于送餐、快递、客户、办公用品供应商业务均在前台统一办理。非内部工作人员不得进入办公区域。3、资料安全加强公司内部的保密工作，各部门要对相关保密资料进行严格管理、控制，防止发生泄密现象，尤其对涉及保密内容的废弃复印纸、打印纸要加强管理，随意销毁，不得随意丢弃。公司的一切物品、票据、重要材料、文件等，非经允许，不得私自携出。4、紧急情况预防办公室内应加强用电管理，工作完毕关闭电脑、离开房间切断电源、养成随手关灯的好习惯。安全用电，防止用电事故，一旦发生电器或线路故障及时做好应急处理并及时向办公室主任、总经理汇报；公司各部门负责人和员工都有维护公司消防安全、保护消防设施、预防火宅及防盗、报告险情的责任和义务。五、后勤五、后勤一个干净、整洁、舒适的办公环境，会增强员工对公司的责任感和归属感。持续办公室内优雅整洁的环境，全体人员应自觉维护公共卫生，养成良好的卫生习惯。第 5 页 共 7 页1、办公区域环境卫生每一天由后勤人员负责办公区域公共卫生，每一位公司成员有义务予以配合、维护；每日做到纸屑入篓、地面清洁；公司成员不得在办公区域抽烟，持续空气清新；公共区域卫生由办公室负责管理和监督；适时浇花，保持花草的生命力，花叶无灰尘；公司公用卫生间每日至少打扫一次，做到干净、整洁，无溢水、无污物、无异味。2、个人环境卫生个人办公区域桌、椅、资料柜等整洁无灰尘，办公桌面上除紧急办公文件、材料及必要的办公用品外，不乱堆其他东西，做到物品摆放有序、美观；个人办公地面应做到无灰尘、无污渍、无纸屑等杂物；上班前 5 分钟打扫个人办公区域卫生，整理文件及物品，持续办公桌及桌面上、个人柜物品整洁整齐。3、食堂食堂工作人员应全力保障公司员工工作用餐及公务招待；食堂餐具每天实行“一洗二消毒三保洁”，严禁使用不洁餐具；厨房、餐厅卫生要求做到墙面洁白、无蛛网、浮灰，厨房无油污，桌面、凳子无油迹，地面光亮；严把采购质量关，预防和杜绝病从口入，不得采购霉变、腐败、第 6 页 共 7 页虫蛀、有毒、超过保质期的或卫生法禁止供应的其他食品，防止食物中毒；食堂库房应整齐清洁，分类存放，防暑防潮；熟练操作厨房用具，掌握厨房各类用具的操作方法；接待用餐：有来客安排接待用餐时，由办公室主任通知厨房人员用餐标准、用餐人数、注意事项。二二一年四月二十六日第 7 页 共 7 页