合同订单评审流程[模板].docx

合同/订单评审流程文档密级： 内部公开合同/订单评审流程1. 目的通过对合同/订单签订前进行评审，旨在提高合同/订单评审效率，规范合同/订单评审流程，防范合同/订单中存在的各种潜在风险。2. 概述本流程描述了合同/订单评审及签订的路径，各项活动的工作内容及角色职责，实施对合同/订单评审的有效控制。名称定义合同订单是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。订购货物的合同、单据。是企业采购部门向原材料、燃料、零部件、办公用品等的供应者发出的定货单。是指接到客户产品需求或订单以后，为了确认能够保质保量地完成订单，对生产能力和物料进行合同/订单评审确认，扫除生产过程中的不确定因子，避免因生产过程中出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间的一项活动。3. 术语4. 角色与职责2022-04-26第4页, 共7页角色名称职责1. 负责客户的最终合同洽谈，新产品开发时的最终报价确认及异常订单的市场Leader最终裁决;2. 批准合同/订单签订业务主管1.进行客户信息搜集并汇总；2. 与客户商谈合同/订单草案；3. 主导合同评审，参与订单评审；4. 与客户签订合同/订单并监督执行；5. 接收传递客户合同/订单变更信息（识别客户订单/合同要求，负责客户订 单商务方面的评审，包括价格、工艺、月结天数，对帐要求、产品的 HSF 要求等方面。转化客户订单合同给内部生产）；6. 在客户合同/订单执行过程中，如遇紧急情况（例如火灾、自然灾害、停电、IS/IT 中断、政变、劳资纠纷等），对客户利益造成损失， 业务人员负责主导对受损情况进行评定，并及时与客户反馈、沟通，主导内部制定出紧急处理方案，提报客户，监督执行，汇报进度； 项目担当1.主导新项目评审、第一次生产/试产订单的评审；2. 参与合同评审；3. 样品是否得到确认；4. 样品资料是否齐全；对应职位/岗位营销副总业务经理/商务经理项目工程师5.工艺是否得到确定。交管CQE1. 主导老项目、改模、售后返工订单的评审；2. 参与合同评审；3. 是否有该订单成品库存；4. 物料供应是否满足要求；5. 交期是否能满足客户需求参与合同/订单评审跟单员、计划员客服工程师PE参与合同/订单评审制造工程师5. 流程图5.1、PDF文档5.2、原始可编辑文档清晰版本见如下附件：活动编码活动名称活动内容角色输入输出捕捉客户信息并洽 搜索客户对公司同类产品的需求信息，1-01业务主管市场信息客户需求2-01-1主导合同评审、参与订单评审内部进行评审，以确定所接洽项目我司技术、质量、生产、服务等能力是否能满足客户的要求；2.将客户的订单、合同信息整理汇总后，填写客户合同/订单内部评审记录表传递给内部进行评审；1.主导新项目的评审（项目部依新品开发管理流程之下的项目评审要求组业务主管合同草案/订单评审意见2-01-2参与合同评审、主导试产订单评审项目担当合同草案/订单评审意见6. 流程说明谈并进行初步沟通1-02汇总客户信息对意向客户相关信息进行汇总业务主管客户需求客户信息1-03-1商谈合同草案商谈合同条款细节，包括质量要求、技术要求、交期、环保要求、数量、价客户产品需求合同草案格、违约责任等方面1-03-2商谈合同草案与客户商谈合同条款细节，包括质量要求、技术要求、交期、环保要求、数业务主管客户需求合同草案量、价格、违约责任等方面1.重点关注产品价格、付款、运输方式等 ； 2将客户的新项目信息、资料传递给2-01-32-01-42-01-5织开展评审工作）、主导第一次生产/ 试产订单进行评审;2. 参与合同评审、将评审意见回馈在评审记录表内；3. 重点关注技术要求1.组织老项目、改模、售后返工订单评审；参与合同评审、主 2.参与合同评审、将评审意见回馈在评导老项目订单评审 审记录表内；3.重点关注交期、生产能力、运输等要求参与合同/订单评审、将评审意见回馈参与合同/订单评在评审记录表内；重点关注质量、HSF审等方面要求参与合同/订单评审、将评审意见回馈参与合同/订单评在评审记录表内，重点关注生产技术、审工艺流程方面要求1. 新项目评审完成后，由项目提供新项目评审报告给市场部。交管CQEPE合同草案/ 订单合同草案/ 订单合同草案/ 订单评审意见评审意见评审意见3-01-13-01-2新项目评审意见收集合同/订单评审意见收集2. 业务主管就评审中的问题点与客户进行谈讨、检讨、商议，以确定我司各项能力是否能与客户的要求达成一致； 1合同/订单的评审结果由计划部收集后反馈给市场部。 2合同评审时若发现客户特殊要求无法实现时，由营销商务部根据当时情况及时与客户进行联络、沟通，并将联络结果记录在订单上，若无法解决，则请示营销副总裁决。业务主管评审意见评审意见业务主管评审意见评审意见3-01 新项目批准、确立 对评审通过的新项目进行批准市场部下达立项单通知项目部新项目投放；对于客户特殊要求的保密项目或信息业务Leader新项目及评审结果批复意见3-01-1 新项目立项 （如客户名称、项目名称等），营销中心在进行内部信息释放时，应转化成数字或字母符号等以代码形式，转递到内部业务主管批复意见立项通知单合同草案/3-02 合同/订单签订与客户签订合同/订单市场部释放合同/订单生产信息、计划业务主管订单合同/订单各制程生产任务3-02-1释放合同/订单业务主管分解各制程任务单给各相关生产单位监督相关单位按合同/订单约定执行：合同/订单单4-01合同/订单履行监控1. 新项目开发进度，则依新品开发管理流程执行；期间各进度由市场及项目主导，并与客户反馈交流进度、要业务主管合同/订单执行情况合同/订单评审流程文档密级： 内部公开2022-04-26第9页, 共7页4-02 接收变更信息4-02-1 变更信息转化求等2. 合同/订单的履行，则由计划部进行生产协调，并由生产计划控制流程执行、掌控各制程进度及异常，并及时客户进行信息反馈及交流、回复客户关于交期的相关问题3. 在新项目、合同/订单履行过程中的重大异常或是客户抱怨、投诉，市场部参与内、外部的协调、处理。接收并传递客户提出合同/订单变更信息1. 当交货的日期、数量、方式等信息的变更，商务部将客户变更信息转化成客户订单变更通知单告之内部进行评审，若可接受，则由计划变更各制程生产任务单通知各生产单位进行生产变更。2. 当客户的工程技术、产品质量标 准、有害物质控制等要求需要更改时， 则按设计工程变更控流程进行 3由客户原因变更造成的呆滞若其他费用的产生，由市场部与客户洽谈相关承担及处理问题。业务主管变更信息变更信息7. 此流程下所涉及情景合同/订单评审流程下所涉及的情景，按如下指引来执行： 7.1售后、返工等订单的合同评审对于售后、返工等类别的订单/合同，参照上述流程的基础上，营销中心释放售后、返工需求。售后类由计划部判定此单需求是否还存尚未生产完的量产订单/合同，若有即安排生产指令随量产订单一起生产完成， 并评估回复交期；若无则评佑是否适当放大各工序损耗（售后订单通常量小）一次性生产出来满足客户的需求数量，经计划总监审核批准后，下发各工序指令单安排生产；返工类订单/合同，则依客户需求、标准由项目工程、品质共同商讨评估重工方案，将确立可行的方案通报给计划部， 再由计划安排生产进行重工作业。7.2 对于客户已确立项目的产能评审及备料需求评审对于客户已投放的项目，业务与客户了解确认该项目的产量规划、生命周期、需求峰值、工艺要求等信息，结合公司现有资源，评估项目产能。并以此为依据，与客户商议项目复制模具的开发数量及方案。接到客户书面的备料通知后，业务经理与客户确认备料需求，正式订单/合同到达时间，评估其风险后开具备料通知单经营销副总签批审核后，下达给计划，安排备料申购及生产，以满足客户需求。另，客户有释放预测，业务经理结合生产、项目特性、评估风险后，可对项目的特殊采购物料及长周期物料（如原料、五金等）进行备料申请，经营销副总签批审核后，下达计划，安排备料。营销中心负责跟进客户其正式订单/合同下达。接到客户正式订单/合同信息后，下达给计划，以按正式需求将产品交付给客户。7.3 对于公司现有资源产能评审及客户周期性预测需求的评审计划部每月底对公司现有设备、人力等现有资源状况进行统计分析，做出现有资源的产能评估，以做为营销业务接洽投放客户项目及需求的依据。营销业务收集客户周期性（月、季度、年度等）预测需求，并对需求进行统计汇总，分析响应客户预测需求所需的内、外部资源及所存在风险，召集计划、营运会议商讨，针对现有产能负荷、资源配备（场所、设备、采购供应资源等）、人力配备、技术支持等方面进行评估分析，商讨应对措施，对于现有产能、资源不能满足客户预测需求的方面、问题点，汇总呈报总经办请求指示。业务主导整个预测需求的信息归总、分析、评估、跟进、执行，并与客户保持信息反馈、措施沟通、结果交流。7.4口头订单的处理公司原则上不接受口头订单，若有急单时，计划员、商务员可先进行登记交市场部业务经理批准后，再给至计划部进行排单生产，口头订单的有效期为12小时，若超过12小时客户仍未补订单时，计划有权停止生产。7.5 紧急订单的处理客户有紧急订单需求时，计划部在接到合同/订单12小时内回复交期，在24小时内安排生产、及相关物料请购，并回复客户具体交货排程。7.6 合同/订单履行过程中非制程异常的评估、反馈在客户合同执行过程中，如遇紧急情况如火灾、自然灾害、停电、IS/IT中断、政变、劳资纠纷等非制程异常，对客户利益造成了损失，则按如下来处理：在紧急情况发生后，营销中心业务人员在3小时内通过电话、辅助邮件，必要时通过公司书面联络函的方式知会客户（包含客户采购、质量、工程等人员）；业务人员负责对客户项目/合同造成的延误及损失状况进行统计、评定，主导公司内部制定相应客户项目/订单生产恢复的紧急处理措施，提报客户，与客户商定应对方案。并将确认好的方案传达给同部执行；生产计划部根据营销部所下达的应急处理方案，主导生产系统进行措施执行，包含所涉及的所有外协合作物料。营销部负责监督方案的执行进度，并向客户汇报进度，保持与客户的信息互通，直到应急处理方案的完成；由于紧急情况造成的其余资源的恢复计划，则由紧急预案小组主导制定，具体处理按应急准备和响应控制程序执行，为客户合同的生产恢复提供相应的内外部支持。流程起点客户释放产品需求流程终点合同/订单履行监控输入客户需求信息输出合同/订单8. 流程范围指标名称销售合同/订单签订满意率设置目的提高合同/订单评审质量，降低合同/订单履约风险，提升企业经营效益指标定义公司对签订销售合同/订单的满意程度计算公式合同/订单签订满意率=1不满意合同/订单数/签订销售合同/订单总数100%测 量 点合同/订单履行监控计量单位%统计周期季说明无9. 流程绩效指标序号文件名称无10. 支持文件11. 流程接口描述流程名称无1） 对应的上层流程：2） 输入的流程接口描述：序号流程接口输入流程流程要求备注无无无序号流程接口输出流程流程要求备注无无无3） 输出的流程接口描述12.记录的保存记录名称移交责任人保存责任人保存场所归档时间保存期限到期处理方式客户订单内部评审记录表市场主管文控人员市场部移交时5年销毁13. 补充说明无版本拟制/修订责任人拟制/修订日期修订内容及理由批准人14. 文件拟制/修订记录