养老机构文件管理制度.docx

L0总则为规范养老机构质量管理体系的管理，以保证文件的适 宜性和充分性，并确保各部门及场所使用有效版本，特制定 本制度。2.0适用范围本制度适用于所有养老机构及下属各公寓、医院。3.0职责权限1.1 各部门负责本部门文件的编写、使用和保管。1.2 行政管理部为本制度的归口管理部门，负责对体系 文件的分发与回收，负责与体系有关文件的收集、整理和归 档。3. 3总经理负责体系文件的审批。4.0工作内容4.1 文件分类及管理4.1.1 质量方针、质量目标、质量手册、制度文件、作 业指导书、质量记录、外来文件等，由行政管理部归档保存。4. 2文件的编写、审核、批准文件在发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。4.1.1 质量方针、质量目标由总经理主持制定并批准发 布。4.1.2 质量管理手册、制度文件由标准化小组及 相关部门编写，小组组长进行审核，总经理负责批准。4.1.3 三级文件（制度、规范、记录表单）由相关部门 负责人组织编写，管理者代表审核，总经理审批收发布。4. 3文件发放与管理4.1 . 1经批准的文件，由质量控制管理部列入受控文 件清单，并对文件进行动态管理，原件归档保存，存入计 算机的文件均须备份。4.2 .2文件发放前，质量控制管理部确定文件的发放范 围，标明发放号和受控状态。受控状态分“受控”和“非受 控”。4. 3. 3文件发放由质量控制管理部填写文件发放/回收 记录表，由领取部门签字后领取。文件的发放，应确保使 用处能获得适用文件的有效版本。4. 3. 4收到文件后，各职能部门编制部门文件清单， 包括发放给部门个人的文件，此清单作为本部门文件管理的 主要依据。4. 3. 5外来文件（含各种适用的法律、法规，及体系以外 的上级文件）由各职能部门负责收集，报质量控制管理部备 案，由质量控制管理部编制外来文件清单识别其适用性, 使用原编号予以登记，然后经质量控制管理部加盖“受控” 印章后，控制分发或借阅，以确保其有效。文件信息载体可以采用任何形式（纸张、软盘、 光盘、声像等），但所有的质量体系文件均应有备份。4. 3. 7医护类文件管理依据医护文件管理规范执行。4. 4文件的修订4. 4.1当发现文件的规定不充分或不适宜时，可组织相 关人员对文件进行修改。4. 4.2有关人员可填制文件更改申请单，明确更改原 因、具体更改内容，并经原文件的审批人进行审核、批准后, 由质控部实施更改。更改方式可包括修改、换页和换版。（1）文件可采取修改方式，但应在文件中注明日期并 签字。（2）当页面修改量大影响清晰阅读时，应更换新页， 并做好标识。在发放新页时，应收回作废页，以确保文件受 控有效。（3）当通过上述方式不能保持文件清晰时，应对文件 进行换版，并做好版本标识。在发放新版时，应收回作旧版。4. 4. 4文件修订后，在文件的修改栏作好记录。5. 5文件的作废及销毁5.1.1 文件经多次更改或大幅度修改时，应该换版，原 版文件作废。5.1.2 作废文件需要销毁，质量控制管理部填写文件/记录销毁登记表，由管理者代表签字同意后，由质量控制 管理部统一销毁。4. 5.3因任何原因需将作废文件保留时，应经管理者代 表同意，并盖“作废保留”章以示区别。