XXXXX大学科学技术档案管理办法.docx

XXXXX大学科学技术档案管理办法XX大办字202161号第一章总则第一条为规范和加强学校科学技术档案（以下简称科研档案）管理工作，依据 中华人民共和国档案法科学技术档案工作条例高等学校档案管理办法等法律法 规规定，结合学校实际，制定本办法。第二条 科研档案是指在科学研究活动中形成的，具有归档保存价值的文字、图 表、数据、照片、声像等各种形式载体的文件材料，是科研活动的真实记录。第三条学校科研档案由学校档案馆集中统一管理，各学院及科学技术处设专人负 责学校科研档案收集、整理及归档工作。各学院科研档案管理工作由学院分管领导负 责，安排专人负责本单位科研档案管理工作。第四条 科研档案管理应与科研立项、课题执行、结题验收和成果管理等工作紧密 结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理：即下达任务与提出科研文件材料的 归档要 求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收科研成果与验 收科研档案 材料同步：上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研项目归档情况证 明材料同步。第二章科研档案归档范围第五条 科研档案归档范围包括科研准备、项目实施、总结验收、成果和奖励申报 、推广应用等五个阶段的材料及其他应当归档的文件材料等。（一）科研准备阶段：科研课题、科研平台等有关的申报通知、审批文件、项目申 请书、可行性研究报告、研究计划任务书、说明书、委托书，开题报告，调研报告， 方案论 证和协议书、合同，上级部门批示、批复等。（二）项目实施阶段：经过整理的具有使用保存价值的试验记录、测试和观测的 数据资料和各种实物标本及样品等，包括各种载体的重要原始记录，仪器设备的总体 外型照片或运行录像，试验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、 图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等，试验中取得成功的材料或失败和中断 试验的材料，项目建设运行有关的建设任务书，年度报告，施工、监理等全套技术档 案材料等。（三）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单.， 技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料，竣工验收及绩效评价报告等。（四）成果和奖励申报阶段：发表论文、专著的手稿或打印稿：成果和奖励申报 材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。（五）推广应用阶段：推广应用方案、总结，生产定型鉴定材料，转让合同、协议等 O第三章科研档案归档要求第六条 实行项目（课题）组负责人或平台主任归档责任制。科研项目（包括中断 或取得负结果的项目）及科研平台建设工作完成或某部分结束后，项目（课题）组负 责人或平台主任必须对所形成的科研文件材料加以系统整理，由所在单位审查验收。第七条科研档案的材料必须字迹工整、图样清晰，资料填写应打印或使用黑色钢笔、 签字笔等易于长期保存的字迹书写。第八条 一般科研项目在结题验收或成果评价之日起两个月内归档，重大科研项目 可 分阶段归档；理论研究项目在论文、著作定稿后归档；中断和取得负结果的重要项 目，在 批准停止研制时归档：科研平台在竣工验收和绩效评价时归档。第九条多个单位合作的项目或科研平台，由主持或牵头单位负责立卷归档，保存 一套完整的档案。合作单位保存自己所承担部分任务中所形成的科研档案，并复制一 套送交主持或牵头单位保存。涉及合作单位或该单位科研人员合法权益的，应在协议 书或委托书中明确科研档案的归属，合作单位应将承担项目或科研平台的档案目录提 供给主持单位。第四章科研档案归档程序第十条科研任务确定后，由科研项目（课题）组负责人或平台主任提出科研档案 的归档计划，逐条落实到具体成员。第十一条科研任务完成后，由立卷人将已形成的科研档案相关材料，按照归档要 求形成归档卷，并提交至所在单位汇总、审查、归档。第五章科研档案收存管理第十二条 科研档案的收存管理，实行校院二级管理体制，各学院与科学技术处负 责各自工作范围内的科研档案收取、整理、审查和归档工作；学校档案馆负责科研档 案工作 的业务指导、检查监督和档案的移交接管工作。第十三条 移交至学校档案馆的科研档案，其保管期限、科研密级、借阅等相关事宜, 由档案馆按有关规定执行。第六章附则第十四条本规定未涉及的其他事宜按学校有关规定执行。第十五条木办法自公布之日起施行，由科学技术处负责解释，原科学技术档案管 理规定(XX大办字(2010) 48号)同时废止。