XX培训学校学员档案及文件管理规定.docx

XX培训学校学员档案及文件管理学员档案和学校文件是学校重要的资源，不可或缺，因此档 案和文件管理流程必须标准化，完善化。一份完备的档案能够为 日常工作的开展提供诸多的方便，也就对一名档案管理员提出了 严格的要求。一、档案管理员应具备三心：耐心，细心，热心，对档案管 理具有高度的责任感和严谨求实的工作态度；二、指导学员填写原始档案表，各栏目填写清楚，如有特殊 情况另行注明，不得马虎了事；三、如有转班转学学员，需填写新的原始档案表，注明从哪 个班级或分校转入，转入金额，完备相关项目；四、将已报名学员档案表分类归档，填入学员一览表中相关 班级，插班，转班，转校特别注明。不得出现漏登，错登，或登 记不全的情况；五、开课前填写好学员考勤表，并督促老师认真填写，课后 收回。如有转班，插班，转校生，应及时在考勤表上注明，不得 漏登；六、如有学员未报满全期，应在考勤表上注明有效期（在表 上结课期标注）,并转告教务处，以便考勤。一经发现有未注明 的情况，或此类学员未续费仍继续上课，将追究相关人员责任；七、如有学员办理停课，及时在停课记录登记清楚，并在考 勤表和学员一览表上予以登记，不得出现漏记，以免给以后工作 造成麻烦；八、如有学员退费，协助财务做好有关工作，可劝其转班或 停课；如学员执意退费，完备相关手续后，在原始档案表，学员 一览表，考勤表中标注，不得漏记；九、每月3日前上交上月招生人数统计表，在校学生及班级 数量统计表，按规定填写，不得虚报，错报，漏报。八、定期整理学员档案，将已结课班级相关档案表，未结课 班级学员原始档案表上交档案室，不得长期累积，以免造成档案 遗失。九、学校下发的各类文件在主管签收后，须统一保管，不得 携带回家，不得随便转借他人，更不能随意散放，以防学校重要 信息泄露。十、档案管理员应严格按照以上制度执行，如出现重大问题， 档案管理员将承担相关责任。