职业技术学院采购管理内部控制制度.docx

职业技术学院采购管理内部控制制度目录第一章总则第二章管理机构及其职责分工第三章采购预算管理第四章采购计划管理第五章采购实施管理第六章采购验收、履约与备案管理第七章监督检查和法律责任第八章附则第一章总则第一条为进一步规范职业技术学院（以下简称“本院”） 采购行为，加强本院采购管理工作，有效防控采购业务活动 风险，提高采购业务的规范性、科学性和准确性，依据政 府采购法、政府采购法实施、招标投标法、招 标投标法实施等相关规定，结合本院实际与采购业务管控 要求，特制定本制度。第二条本制度所称政府采购是指本院范围内，各部门 使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者 采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。所称采购, 是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购 有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之 十。第三十二条合同备案。当年合同在当年年末统一交由 院档案室存档。第七章监督检查和法律责任第三十三条 监察部门应当加强对政府采购活动及集中 采购机构的监督检查。监督检查的主要内容是：（一）有 关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况；（二）采 购范围、采购方式和采购程序的执行情况；（三）政府采 购人员的职业素质和专业技能。第三十四条 监察室应当对采购部门的采购规范、价格、 服务质量、信誉状况、有无违法行为等事项进行监督监察。第三十五条有下列情形之一的，责令限期改正，给予警 告，可以并处罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任 人员给予处分，并予通报：（一）应当采用公开招标方式而 擅自采用其他方式采购的；（二）擅自提高采购标准的；（三） 委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购事务的;（四以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇 的；（五）在招标采购过程中与投标人进行协商谈判的；（六） 中标通知书发出后不与中标供应商签订采购合同的；（七） 拒绝有关部门依法实施监督检查的。第八章附则第三十六条本制度与上级有关部门制度相抵触的，以 上级部门制度为准。院内其他制度与本制度相抵触的，以本 制度为准。第三十七条本制度由后勤管理处负责解释。第三十八条本制度自发之日起施行。买、租赁、委托、雇用等。采购管理是对本院采购预算编制、 采购组织形式及采购方式、采购执行、验收、备案、监督检 查等环节的全面管控。第三条政府采购采用采购预算批复的采购方式及组织 形式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、 单一来源采购、询价采购以及政府采购监督管理部门认定的 其他采购方式。公开招标作为政府采购的主要采购方式。第四条采购管理内部控制的主要任务。（一）严防廉政风险。针对政府采购岗位设置、流程设 计、主体责任等重点问题，细化廉政规范、明确纪律规矩，形 成严密有效的约束机制。（二）控制法律风险。切实提升本院采购部门的法治观 念，依法依规组织开展政府采购活动，切实防控政府采购执 行的法律风险。（三）落实政策功能。准确把握政府采购领域政策功能 落实要求,严格执行政策规定。（四）提升履职效能。落实精简、统一、效能的要求, 科学确定事权归属、岗位责任、流程控制和授权关系，推进 政府采购流程优化、执行顺畅，提升政府采购整体效率、效 果和效益。第五条本制度适用于本院的采购业务管理工作。第二章管理机构及其职责分工第六条 采购业务管理组织体系包括采购决策机构、采 购日常管理机构、采购需求机构和采购监督机构。第七条本院设立基建与采购领导小组，作为采购管理 的决策机构，负责对本院采购政策、制度、采购事项进行决 策。如遇重大采购项目、重大工程均需由院长办公会议进行 讨论决策。基建与采购领导小组由院长任组长，分管副院长 任副组长，纪委监察室、党政办公室、财务处及后勤处相关 负责人等成员组成。其主要职责有：（一）审定本院采购政 策，研究规范和固化采购程序；（二）审定本院重大采购项 目；（三）审定重大采购项目的采购预算、采购需求；（四） 审定采购工作中认为有必要讨论的采购事项。第八条后勤管理处作为采购日常管理机构，主要负责 采购过程中的联系协调及采购领导小组授权的日常性工作 的开展。其主要职责有：（一）根据国家、省、市有关政府 采购的管理规定，拟定本院采购政策、单位内部采购目录、 标准等规范性文件；（二）汇总审核各系、部门编制的采购 计划，办理本院采购计划的报批程序；（三）初步审核采购 需求、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见；（四） 审定本院货物类、服务类30万元以下（工程类60万元以 下）项目的采购（招标）文件；审核采购合同；审定单位自 行（组织）采购相关事项；（五）组织参与政府采购验收工 作；负责组建自行采购评标、验收小组，组织评审、验收工 作；（六）负责采购文档的归档与报备工作；（七）督查、 指导采购法律法规的贯彻执行，加强对采购经办人员的业务 培训；（八）本院基建与采购领导小组和上级主管部门交办 的其他采购工作。第九条 评标、验收小组为采购业务临时机构。具体由 后勤处根据采购项目的评标、验收要求组织成立。第十条 各系、部门为采购业务活动的需求机构，负责 提出采购需求或编制采购预算，参与采购项目验收等事项。 各系、部门设立采购经办人员，采购经办人员应具有依法办 事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念，熟悉有关政府采 购法律、法规和财会等相关专业知识。第十一条院监察室作为采购监督机构，行使监督检查 职权，其主要职责有：（一）对采购法律法规遵循情况进行 督察，采购过程中人员的舞弊嫌疑及违法违规行为进行查处; （二）负责对采购管理全过程的合法性、合规性进行监督、 审查，并独立发表意见；（三）参与采购中有关质疑、投诉 问题的处理；（四）受理供应商提出的回避申请，并按照回 避制度对相关人员进行审核。第三章采购预算管理第十二条采购预算编制要求。（一）在年度预算内使 用财政性资金采购符合政府集中采购目录及政府采购限额 标准的货物、工程和服务，后勤处按照上级业务部门预算 编制格式和要求，负责编制本院下一年度政府采购预算。年 度采购预算编制按教学条线（教务处负责）和行政条线（党 政办负责）分别进行，由后勤处审核汇总后报基建与采购领 导小组审批，然后报上级业务主管部门。（二）各系、部门 编制政府采购预算时，应当全面、详细、准确，应将拟采购 的货物、工程和服务的名称、数量、单价、采购金额、新增 及更新等情况逐项填报。第十三条调整、追加政府采购预算。各系、部门需要 调整、追加政府采购预算的，需提交后勤处调整、追加政府 采购预算的书面申请，由后勤处审核汇总报基建与采购领导 小组审批后按程序报批。第十四条采购预算编制的程序。（一）年度政府采购 预算的编制分为二个部分，分别是教学物资与行政物资。教 学物资的编制由教务处负责向各系部收集、审核、论证及汇 总；行政物资的编制由党政办负责向各部门收集、审核、论 证并汇总。汇总资料由后勤处整合并上报院基建与采购领导 小组审核；审核通过的年度预算由后勤处上报上级相关部门 进行审核。（二）专项经费预算由经费使用部门进行编制、论证。 汇总资料由后勤处上报院基建与采购领导小组审核；审核通 过的专项经费预算由后勤处上报上级相关部门进行审核。第四章采购计划管理第十五条采购计划编制要求。（一）完整反映预算。 应当根据市财政主管部门、下达的政府采购预算编制政府采 购计划，并完整反映政府采购预算。政府采购计划中的项目 数量和资金来源应当与政府采购预算中的项目数量和资金 来源相对应，不得编制资金尚未落实的政府采购计划。政府 采购预算包括部门预算中的政府采购预算和年度追加预算 中用于政府采购项目的预算。（二）合理确定进度。后勤处 应当根据工作需要和预算资金的安排情况，合理确定政府采 购预算的实施进度，编制具体政府采购项目的实施计划。（三） 体现规模效益。编制政府采购计划应当注重政府采购的规模 效益，对当年同类采购品目尽可能编入同一项采购计划，以 降低采购成本，提高采购效益。公开招标应当作为政府采购 的主要方式，不得人为将达到公开招标数额标准的项目肢解 为非公开招标采购项目。（四）落实政策功能。编制政府采 购计划应当贯彻落实政府采购有关法律法规和政策规定，维 护国家利益和社会公共利益。第十六条 采购计划的申报形式及内容。（一）后勤处 应当将上级业务部门审核通过的采购计划通过电子化政府 采购平台的形式向财政部门报送，特殊项目也可以采用纸质 表格政府采购计划申请表形式报送。（二）政府采购计 划编制的内容主要包括：品目类别、品目名称、计量单位、 采购数量、预算单价、预算总价、资金来源构成、采购方式、 组织形式、资金支付方式等。确定采购项目实施计划的预算 金额。第十七条 采购方式及组织形式确定。（一）达到公开 招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。（二） 非公开招标方式。因特殊情况需要采用公开招标以外的采购 方式的，采购管理部门应当按规定向财政主管部门政府采购 科提出申请并经审批同意后方可执行。第十八条政府采购计划调整。政府采购计划一经下达, 原则上不作调整。计划执行过程中，确需追加采购计划的, 应当按照政府采购计划编制程序重新申报。如发生采购项目 变更、终止或减少采购计划的，需求部门应当提出书面申请, 经后勤处汇总后向市财政主管部门作出书面说明。第十九条政府采购计划实施。本院按照市财政主管部 门业务科室审核确定的政府采购计划组织实施政府采购活 动。第五章采购实施管理第二十条 凡达到当年政府集中采购限额标准的项目， 包括其他需政府代理机构进行招投标的项目一律交由政府 指定的代理机构执行。限额标准以下的小额项目采购，由本 院采购日常管理机构后勤管理处根据内控制度严格执行。第二十一条本院日常主要采购方式为政府定点采购、网 上商城采购及询价采购。第二十二条凡是需在政府定点供货单位采购的货物、 服务及工程等项目必须严格按照政府文件的规定执行。第二十三条凡是市政府网上商城（以下简称商城）品 目内有的商品原则上在商城购买。如线上与线下价格差距过 大可在线下购买，但须在发票后附商城价格截图作对比。第二十四条 不在政府定点采购目录及商城品目内的货 物、服务及工程采购用询价采购的方式执行。（一）采购金 额在5万元以下的货物、服务、工程类项目，可通过对不少 于三家单位进行电话询价、电子报价、现场比价等方式确定 供货单位。（二）采购金额大于等于5万元并小于30万的 货物、服务、工程类项目，需书面向上级主管部门提交采购 申请，审批通过后在校园网招投标板块发布询价公告，公告 时间不少于三天，投标单位不少于三家。（校园网上发布招 标公告如发生2次流标现象，需报基建与采购领导小组商议, 根据商议结果对采购方式或采购清单进行变更。）如遇时间 紧急，存在不可抗力因素需紧急采购（如疫情、自然灾害、 教学急需等）的情况，报院基建与采购领导小组商议后决定 采购方式。第六章采购验收、履约与备案管理第二十五条采购验收是对供应商履约结果进行检验、 核实、评估的重要依据。第二十六条 零星物资、教学用耗材的验收以使用部门 为主要验收方，各使用部门主要负责人为验收负责人，具体 负责验收货物的性能和主要参数等，后勤处有关人员只对货 物数量、规格、型号等进行核实，以使用部门签收单为主要 验收依据。第二十七条 项目验收参照政府采购验收管理暂行办 法实施。（一）采购金额小于50万元的由需求部门主要 负责人为验收主要负责人。需求部门主要负责人、使用老师 等三人组成验收小组。（二）采购金额大于50万元（含50 万元）由需求部门负责人、使用老师、校外专家等五人（或 以上的单数）组成验收小组。第二十八条 监察人员与后勤处工作人员参与并配合验 收，但不作为验收小组成员，在验收过程中不得发表带有任 何偏向性的意见。第二十九条校外专家参与验收劳务费由本院承担。第三十条采购合同管理要求。（一）学院与中标供应 商应当在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确 定的事项草拟并签订采购合同。（二）中标通知书对学院 和中标供应商均具有法律效力。中标通知书发出后，改变中 标结果或者放弃中标项目的行为，都应当依法承担法律责任。第三十一条 合同履约。政府采购合同履行中，如需追 加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同 其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所