用友软件最全ERP流程图.pdf

业务编号流程适用范围、销售部分:（一）销售合同管理流程:SA-001SA-001业务名称销售合同管理所有的销售业务必须以审核后的合同签审单作为业务起点相关岗位及权限具/、体工流程岗位销售助理总调室财务项目核算员销售订单增加、审核存货目录、产品结构项目目录系统操作权限录入、审核、关闭录入、审核录入相关部门或岗位销售助理总调室调度人员财务项目核算员销售业务员存货项目增加存货、产品结构增加存货档案、产品结构客户签订销售合同增加项目目录产品是否存在Y Y-录入销售订单作1 1发货审核销售订单1 1T物料需求关闭销售订单1 1销售部门销售业务员 签订销售合同（参见公司合同审批流程）。所有的销售订单必须填写销售合、同审批单（见表：PR-SA-01PR-SA-01），进行各部门审批。总调室调度人员在接到销售合同审批单后，根据 订单内容、存货情况、产品技术设计情况在【物料需求计划】模块增加存货档案并建立相关的产品结构；根据 销售合同审批单 上总调室增加的存货档案、产品结构情况【总账】模块增加成本对象项目的项目目录；财务部门项目核算人员 在销售助理根据审批后的销售合同审批单在【销售管理】录入完毕后检查无误后，销售助理在2 2模块中录入 销售订单（见表：PR-SA-02PR-SA-02），、【销售管理】模块对 财务部门项目核算人员 根据销售合同审批单 在【总账】模块增加成本销售订单进行审核;对象项目的 进行项目的统计核算；3 3、总调室调度人员根据审核后的 销售订单在【物料需求计划】模块安排 生产完毕后，4 4、项目目录，以便生产计划及采购计划；产品总调室调度人员根据销售订单预发货日期进行组织发货。操作要点:1 1、销售类型（按照产品项）分为五种：车体改装销售机加产品销售 多媒体商品销售 材料销售系统集成销售重点提示：根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型，五种分类中进行选择。2 2、销售业务类型（按照结算情况界定）为三种：从以上普通销售业务：无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结 算）的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作见普通销售业 务处理流程分期收款业务：当月完成发货后（含多次发货）程。直运销售：销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务（例，需分次、跨月进行结算、开发票，分批结转收入成本的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为：分期收款。具体操作见分期收 款业务处理流女口：商品代购业务），在增加销售订单时选择业务类型为：直运销售。具体操作见直运销售 业务处理流程。重点提示：根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的业务类型，三种分类中进行选择。因为三种业务的核算处理方式不同，所以在增加销售订单时一定要区分清楚。从以上（二）普通销售流程:SA-002SA-002业务名称普通销售业务编号：号 PR-SA-002PR-SA-002:业务编号流程适用范围相关岗位及权限具/体工无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含多次结算）的销售业 务岗位销售助理系统操作销售管理模块中录入销售订单、销售开票通知权限录入、审核、复核总调室调度人员库房记账人员材料成本会计应收往来会计销售管理模块中录入发货单库存管理模块中销售岀库审核确认存货核算模块中记账、制单应收账款模块中结转收入、应收往来核算增加、审核审核记账、制单审核、核销、制单相关部门或岗位销售助理总调室调度人员库房记账员材料成本会计/往来 会计客户收货审核岀库护填写销售订单合同签定,相关项目及存货目录已增加完毕。销售发票通知结转销售1 1成本参照销售订单生成发货通知销售岀库单审核销售订单、复核现结应收账款收款收款单制单1 1、销售业务员与客户签订销售合同,销售订单并审核。2 2、产品生产完毕完工入库后，（见表：PR-SA-03PR-SA-03）；流销售助理依据签审完毕的 销售合同审批单 在【销售管理】模块录入总调室调度人员在【销售管理】模块根据 销售订单生成销售发 货通知单3 3、销售助理根据客户开票需求，查询销售发货通知单 审核状态，对已审核的|销售发货通知单 在【销售管理】模块中根据 销售发货通知单 生成销售开票通知单（见表：PR-SA-04PR-SA-04），进行 复核处理；4 4、财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知单，手工开具销售专用发票、销售普通 发票，并在【应收账款】模块中对 销售开票通知单 进行审核处理，形成应收账款往来；5 5、【销售管理】模块中审核后的 销售发货单通知单 自动传递到【库存管理】模块生成销售出程描库单。实物出库后，库房记账人员根据将销售出库单（见表：PR-SA-05PR-SA-05）（一式三联，库房 保管人员、库房留存、材料成本会计）进行打印留存，在【库存管理】模块对|销售出库单述进行审核，材料成本会计在【存货核算】模块对 销售出库单 进行单据记账，系统自动结转 销售出库成本，材料成本会计进行制单生成销售成本结转凭证。操作要点:1 1、销售发货分三种情况：机加产品发货：由总调室调度人员 先发组装通知到机加工程部，机加工程部从仓库领取散件进行 组装。组装完成后，凭 总调室调度人员下达的销售发货通知单 由机加工程部发货。总调室调度人 员在【销售管理】模块根据销售订单生成销售发货通知单，进行打印，一式六联财务部、总调室、销售部、机加工程部、客户（代出门证），分别由财务部确定是否已经收款；由 机加车间工程部进行发货，实物出库后，机加车间工程部在销售发货通知单上进行签字确认；销售发货通知单回执给销售部门作为索要欠款的依据；给 客户作为出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确 认后回执的销售发货通知单，在【销售管理】模块中对|销售发货通知单-进行审核;车体改装、系统集成设备产品发货：车体改装项目、系统集成产品完工后，总调室调度人员在【销售管理】模块根据 销售订单生成销售发货通知单，进行打印，一式五联财务部、总调室、销售 部、客户（代出门证）、生产车间，由财务部确定是否已经收款；总调室进行通知发货，在销售发货通知单上进行签字确认；销售发货通知单 回执给销售部门作为索要欠款的依据；给 客户作为 出门依据。总调室调度人员依据经各部门签字确认后回执的中对销售发货通知单进行审核；材料、商品销售发货：总调室调度人员在【销售管理】模块根据 销售订单生成销售发货通知单，进 行打印一式五联，财务部、总调室、销售部、客户、库房保管调室通知库房保管人员发货出库，实物出库后，,由财务部确定是否已经收款;总库房保管人员在销售发货通知单 上进行签字确认；销售发货通知单，在【销售管理】模块销售发货通知单 回执给销售部门作为索要欠款的依据：给 客户作为岀门依据。总调室调度人员依据 经各部门签字确认后回执的 销售发货通知单，在【销售管理】模块中对 销售发货通知单进行审核；2 2、在填制销售发货通知单时，对于销售类型为车体改装的业务单据，需要在表体录入对应成本对象项目（合同号）。重点提示：。销售部不进行收款结算，所有的开票通知无论是否收款，销售部门都直接在【销售管理】模 块内进行复核处理，系统将自动转入应收管理模块（挂应收账款）款模块依据财务收款流程进行结算处理。对于客户不要发票的销售业务，销售部也需要在【销售管理】模块中做开票通知处理，由财务部根据收款情况在应收账销售发货通知单普通销售业务财务核算处理:业务流程销售发货系统操作销售发货通知单进行审核财务核算处理借：产品销售成本-二级科目同步流转单据发货通知单商品销售成本-二级科目贷:库存商品销售开票销售开票通知进行复核，应收账款进行审核。借:应收账款-xx-xx客户开票通知单贷:产品销售收入-二级科目商品销售收入-二级科目应交税金-应交增值税-销项业务编号业务流程简述流程适用范围相关岗位及权限（三）、分期收款销售业务:编号：PR-SA-003PR-SA-003SA-003SA-003业务名称分期收款销售业务分期收款销售业务管理对于当月产品发岀或跨月多次发岀后，本月不能全部结算，需要跨月分期进行开票、结转收入成本岗位销售内勤总调库房财务成本核算财务往来系统操作销售订单录入、销售开票通知发货单录入销售岀库审核确认记账、制单计收入账，进行收款权限录入、审核、复核增加、审核审核结转销售成本结转收入、收款客户收货4销售内勤总调室库房财务审核销售岀库.填写销售订单合同签定，相关项目及存货目录已增加完毕。销售发票通知审核销售订单参照销售订单生成发货通知销售岀库单发出商品账/、体工作流程具结转销售成本列收入账、开票、收款结算销售助理依据签审完毕的 销售合同审批单 在【销售管理】模块1 1销售业务员与客户签订销售合同，、录入销售订单并审核；销售发货和销售开票流程同普通销售业务的流程。2 2分期收款销售发货单 进行记账，将发出的商品核算成本财务材料成本会计在【存货核算】模块对、库存商品转到发出商品进行管理。销售助理根据实际的收到款项比例在【销售管理】模 块分次开3 3客户根据约定的付款条件进行分期付款。、具销售开票通知单并进行复核处理，通知财务部门进行开 财务往来会计根据票销售助理复核后的销售开票通知单 完。成后在【应收账款】模块中对 销售开票通知单 进行审核处理，形成销售收入；在【应收账款】模块填制收款单，手工开具销售专用发票、销 售普通发票4 4、进行收款核账，生成冲销往来账款业务。财务材料成本会计 在【存货核算】模块根据 销售助理开具的分期收款销售开票通知单 结转对应的 销售成本。5 5、操作要点：重点提示：分期收款业务下销售订单的业务类型必须选择为“分期收款”0对于一次开票，分期收款的业务不适用本范围，而应当采用普通销售流程。分期收款业务下销售开票通知，成。分期收款业务下需要根据开票金额占合同总金额比例量。（用开票金额十合同总金额）作为开票数必须参照销售发货通知单生成，不允许手工或参照销售订单生分期收款销售业务财务核算处理：业务流程销售发货系统操作分期收款发货单在存货核算模块进行记账，将库存商品转到发出商品账。销售开票销售开票通知进行复核，应收账款进行审核。财务核算处理借：发出商品贷：库存商品借：应收账款-xx-xx 客户贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入-二级科目应交税金-应交增值税-销项分期收款开票通知单同步流转单据分期收款发货单结转成本在存货核算管理系统根据分期收款开票通知单进行记账借：产品销售成本-二级科目商品销售成本-二级科目贷：发出商品（四）、直运销售业务编号：PR-SA-04PR-SA-04SA-004直运销售业务业务名称业务编号业务流程简述直运销售业务管理（多媒体部门）销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售业务流程适用范围岗位系统操作权限相关岗位及权限销售内勤销售订单录入、销售开票通知录入、审核、复核财务往来记收入账，进行收款结转收入、收款相关部门或岗位客户销售内勤采购部财务总调室.参照销售订单 生应付账款成采购订单具/、体工作流程合 同签疋，相 关项 目及 存货 目录 已增 加1 1审核订单采购发票填写销售订单采购成本结转销售成本销售发票通知挂账、开票、收款结算宀完销售助理依据签审完毕的 销售合同审批单在【销售管理】模块1 1销售业务员与客户签订销售合同，、录入销售订单并审核；对于直运的物品需要销售部门通知采购部门进行直运业务处理。采购部门根据销售订单生成采购订单，由总调室调度人员进行审核后执行；2 2、客户货物收到后，由 销售助理在【销售管理】模块根据销售订单生成开票通知，进行复核处理；采购部门从供应3 3商处取得相关的 采购发票，在【采购管理】模块录入；款】模块根据采购发票进行应付账款核算处理；财务往来会计在【应付账 财4 4、在【存货核算】核算采购成本；财务材料成本会计在【存货核算】模块结转直运业务销售成本。务材料成本会计在【采购管理】进行采购结算，5 5、重点提示:。直运销售业务无采购入库、销售发货的处理过程（多媒体商品部分业务可以使用此种处理）订单的业务类型必须选择为“直运销售”。直运业务可以拷贝直运销售订单直接生成直运采购订单，采购订单的类型为“直运采购”，销售直运销售业务财务核算处理：业务流程销售完成系统操作直运销售发票进行复核处理应收账款进行审核。财务核算处理借：应收账款-xx-xx 客户贷：产品销售收入-二级科目 商品销售收入-二级科目 应交税金-应交增值税-销项结转直运采购成本在存货核算管理系统根据 采购发票记账借：库存商品应交税金一应交增值税一:贷：应付账款同步流转单据开票通知单采购发票 进项结转销售成本在存货核算模块对直运 销售发票进行记账借：商品销售成本 贷：库存商品（五）、销售退货业务:销售退货业务SA-005SA-005业务编号业务名称业务流程简述销售退货业务处理销售退货业务处理流程流程适用范围岗位系统操作相关岗位及权限销售助理销售订单、销售退货总调退货审核销售岀库单（红字）库房财务成本核算记账、制单财务往来进行冲款相关部门或岗位具/、体操作流程编号：PR-SA-05PR-SA-05权限录入增加、审核审核结转退货成本往来核销销售助理总调室调度人员库房财务销售发货*销售退货*审核红字销售岀退货成本红字销售发票冲销收入销售订单或发货通知，合同数额较大时 销，单生成销售退货单（见表 PR-SA-06PR-SA-061 1退货业务需要严格的审批程序，销售助理在【销售管理】模块参照原、式五联，经总调、财务、库房）需要总裁批准；审批完成后，货物退回公司后，由售助理对销售退货单进行审核处理。如果是已开发票的退货，销售助理在【销售管理】模块根据 销售退货单开具红字开票通知，进行复核处理。2 2、财务往来会计在【应收账款】模块冲销客户欠款或付款；块核算退货成本。3 3、材料成本会计在【存货核算】模操作要点:1 1 未开票前退货：填制退货单，【销售管理】一【业务】一【发货】一【销售退货单】销售退货单参照销售发货单生成，参照发货单生成的退货单自动冲减发货单的未开票数量。开票时参照发货单即可，开票数量为冲减后的数量。2 2、开票后退货处理：填制退货单，【销售管理】一【业务】一【发货】一【销售退货单】填制红字发票，【销售管理】一【业务】一【开票】一【红字销售普通发票】参照原有合同录入退货单，根据退货单开具红字销售发票，冲原有应收账款。对冲应收账款，【应收账款】一【业务】一【日常处理】一【转账】-【红票对冲】财务往来 会计在应收账款进行红蓝票对冲，自动对冲开票后的退货。3 3、退货退票退款处理：开票后的退货，参照原有合同进行退货单录入，根据退货单开具红字销售发票。退款时，可以对红字销售普通发票进行现结处理，也可在应收账款中进行付款处理。4 4、返利与换票业务退补业务：只是涉及销售金额的调整，没有销售产品的出入库管理，即在添加销售开票通知 单时在表体“退补标志”选择“退补”处理。标记为金额并不生成销售出库单。对于返利的业务，可直接根据返利额开具红字发票并标记为对于需要换开的发票，可先开具与原票金额相反的发票将其冲销，然后再开具内容正确的发票，并标记为退补”。退补”。并标记为 退补”;退补”标志的发货、发票记录只会调整销售退货业务财务核算处理：业务流程销售退回系统操作红字销售发票进行复核处理应收账款进行审核。财务核算处理借：应收账款-xx-xx 客户贷：产品销售收入-二级科目商品销售收入-二级科目应交税金-应交增值税-销项同步流转单据红字开票通知单结转销售退货成本在存货核算模块对红字销售发票进行记账借：商品销售成本退货单贷：库存商品、采购部分（一）采购计划编号：号 PR-PU-06:PU-001米购计划编制业务名称业务编号业务流程简述总调室根据审核确认后的销售订单、物资需求订单，综合考虑库存结存、损耗率等运算因素，进行 规划生产计划，采购计划，进行下达生产订单。流程适用范围采购计划、生产订单编制相关岗位及权限岗位系统操作权限车间设计员需求录入总调室规划运算录入、审核、记账车间主管审核确认相关部门或岗位库房记账车间设计员总调室销售部门具/、体工作流程1 1、销售业务员在与客户达成协议后，手工填写销售合同审批单进行各部门合同会审。总调室调生产订单（见表：度员接到销售订单后，对车体改装项目直接在【物料需求计划】中录入PR-PU-02PR-PU-02），同时给车间下达任务通知单（见表：PR-PU-01PR-PU-01）（预测项目用料）。2 2、车体改装项目的生产是以订单生产方式，订单确认后需由车间设计人员计算每个项目的物料需求。车体改造车间、系统集成车间主任在接到总调室调度人员的任务通知单后，车间设计人员计算项目生产所需的物料，手工填制 用料预测单（见表：PR-PU-03PR-PU-03），经部门经理审批 后二总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入 用料预测单。3 3、机加产品生产需求，由总调度室根据库存量进行管理。总调室在描 运算，对低于库存量的产品，总调下达生产任务，直接在机加车间接到生产订单后，由车间进行算料，手工填制总调室调度人员在【物料需求计划】模块中录入【物料需求计划】系统中进行【物料需求计划】中录入生产订单。用料预测单,经部门经理审批后，交用料预测单。4、生产车间日常消耗品需求统一报库房（工具库），库房管理人员根据实际的库存量提岀采购请 购，补充库存需要。库房管理人员手工填制请购单，交总调室，经总调室审核后，由采购人述 员在【采购管理】模块填制 采购请购单（见表：PR-PU-04PR-PU-04），直接作为采购的依据，不参加 MRPMRP 运算。5 5、总调室调度人员以车间设计人员提出的用料预测、库房提出补库申请、已经确认后的销售订单作为 MRPMRP 需求来源，综和考虑库存管理模块存货库存现存量、存货安全库存量、存货置前 期、定额损耗率等因素，在【物料需求计划】模块进行6 6、总调人员根据系统规划产生的MRPMRP 运算，由系统进行规划展开。采购计划（见表：PR-PU-05PR-PU-05）进行适当调整，经部门经理审核（半成品、产成品），系统根（车体改装部分手工规划生【物料需求计划】模块将生确认后，进行打印下发采购部门进行采购；具有自制属性的存货据提前期、产品结构自动规划生产计划，安排产品及其子件的生产 产任务）。7 7、总调室调度人员根据各生产车间实际工作负荷情况，安排生产，在产计划进行下达生成 生产订单，进行打印后下发，作为各生产车间完工入库、材料领用的依 据。重点提示：鉴于目前公司目前生产的产品多为项目式生产，大部分产品没有准确的产品结构，而系统MRPMRP运算对产品结构的准确性和完整性要求比较严格，否则规划产生的采购计划、生产计划会造成成倍 的放大效应造成数据规划的错误；因此在物料需求计划的应用上先对机加产品进行辅助规划，作为 手工规划的辅助手段，随着数据的逐步完善和准确，可以以系统规划数据为准；对于生产车间的紧急用料（价值较小使用较特殊的物料）购，根据采购发票、使用部门签字直接在财务部列项目成本费用处理。由车间进行提出采购需求，直接进行采（二）普通采购业务编号：PR-PU-07PR-PU-07PU-002PU-002普通采购业务处理适用于原材料、委外加工（包工包料）、多媒体产品的采购结算。业务编号业务流程简述流程适用范围相关岗位及权限具/、体工作流程业务名称米购业务岗位采购内勤总调库房财务成本核算财务往来采购订单、采购到货订单审核采购入库单记账、制单进行付款系统操作录入权限增加、审核填加、结转采购成本往来付款相关部门或岗位检验库房财务采购员采购任务采购订单审核米购合同到货单审核订单暂估处理进行质检入库单入库成本采购发票结算付款处理采购计划进行调整，打印后经部门经1 1总调室调度人员在【物料需求计划】模块对系统规划的、理签字确认，在【物料需求计划】模块对采购计划进行审核，将 采购计划|下发采购部门执行；采购部门根2 2据总调室调度人员下发的采购计划，进行对外的询价、订货，在【采购管理】模 块参照采购计划生成采购订、单；采购订单（见表：PR-PU-06PR-PU-06）经手工的合同审批手续（具体审批流程参考公司相关采购合同管理规定）内对采购订单进行审核。3 3、供应商材料送到后，由 采购部门在【采购管理】模块中填制 到货单通知单（见表：PR-PU-07PR-PU-07）进行打印（一式三联分别传递到质检部门、库房管理人员），库房管理人员根据到货通知单查收货物，并进行签字确认；质量检验人员依据到货单通知单 进行入库检验。4 4质量检验人员对入库材料进行质量检验，检验后填写质检单（见表：PR-PU-08PR-PU-08）;根据经确、认的到货通知单和质检单，库房记账人员在【库存管理】模块参照 采购到货单生成采购入库 单，（见表：PR-PR-PU-09PU-09）打印（一式 5 5 联，财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收 实物后手工在采购入库单上进行签字确认，由仓库主管在【库存管理】模块内对采购入库单完毕后，由总调室调度人员在【采购管理】模块进行审核，财务材料成本会计核算采购成本。5 5、采购发票（货物增值税专用发票、货物普通发票、运费发票、港杂费）（见表：PR-PU-10PR-PU-10）收到后，采购部门在【采购管理】模块进行录入；所有的 采购发票到齐后，财务往来会计在【采 购管理】模块进行采购结算，核算材料入库成本，根据采购发票在【应付账款】模块作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估入库。操作要点:1 1、对于所有的采购业务必须有采购订单，对紧急采购可以先行入库领用，再进行补入库手续的处 理。2 2、对于生产车间的五金、备件、工具，由各生产车间根据生产需要到库房进行领料，库房管理人 员根据实际的库存量、及安全库存量提出采购申请，采购后手工填制入库单，根据库房的采购入 库单和采购发票，采购部门到财务部进行直接列账处理，不走正常的采购流程。重点提示：采购结算必须所有的采购发票算处理。（运杂费、货物发票等）到齐后，财务材料成本会计才能做采购结采购业务财务核算处理:业务流程采购入库未做结算系统操作在库存管理模块录入存货核算模块进行记账财务核算处理借：原材料同步流转单据采购入库单贷：应付暂估款采购入库结算后在库存管理模块录入存货核算模块进行记账借：原材料采购入库单贷：物资采购采购结算采购发票在采购管理模块录入存货核算模块进行记账借：物资采购应交税金-应交增值税贷：应付账款进项采购发票（三）采购退货业务流程编号：PR-PU-08PR-PU-08业务编号业务流程简述PU-003采购退货业务处理业务名称采购退货业务流程适用范围相关岗位及权限采购部具/、体工作流程适用于采购物资进行采购到货检验不合格品退货、生产过程发现不合格退货处理。岗位采购人员库房财务成本核算财务往来采购订单、采购到货采购入库单记账、制单进行付款系统操作录入权限填加、结转采购成本往来付款检验部门库房财 务质检单结算，采购退货*红字采购入库单冲成本红字采购发票冲销应采购退货分为入库前检验不合格退货和入库后进行退货两种情况。1 1入库前发现检验不合格品：由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货：如果、是换货处理并且换货时间很快则可以不做处理；如果是退货处理，则由采购部门直接修改【采购管理】模块中到货通知单到货数量。2 2入库后但未结算前发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质 检部门通知采购部、门与供应商联系进行退货或换货，则 采购部门在【采购管理】模块录入采 购退货单（见表 PR-PU-11PR-PU-11）（报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单生成红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传财务、采购、总调；财务材料成本会计在进行采购结算时红蓝入库单 入库后已起进行结算处理。经结算发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质检 采购部门在【采购管理】模块录入采购 退货单部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货，则（报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照 采购退货单生成红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传 财务、采购、总调；采购部 门收到供应商的红字发票后，在采购管理模块根据红字采购入库单生成红字采购发票，进行相关的账务处理；财务材料成本会计 在进行采购结算时 红字采购入库单 和红字采购发票 一起进行结算处理；财务往来会计依据红字采购发票在【应付账款】模块进行冲减应付款处 理。3 3、采购退货业务补充说明编号：PR-PU-08-01PR-PU-08-01业务名称采购退货在当月现状：货物已入库，且在系统中录入了“采购入库单”及采购发票，但当月尚未在存货核算模块中 进行月末处理即未跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：业务现状按照当前税法规定，购买方在未付货款并且未做账务情况下，须将原发票联和抵扣联主动退还销售 方。销售方收到后，应在该发票联和和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证，并依次粘贴在存根联后面，下月领购专用发票时随同其他专用发标 存根联一起提交税务机关核查。销货方未收到购买方退还的的专用发票前，销售方不得扣减当期销 售项税额。1、未录入“采购发票”；如果是全部退货，可删除“采购入库单”格的数量直接修改“采购入库单”。；如是部分退货，可根据验收合2、已录入“采购发票”但未进行手工账务处理或在系统中未做结算；如果是全部退货，这时要分情况进行处理，（1）经与供应商协调可进行调换相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录入的单据不做任何处理。如果货物换货周期较长，则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账 务处理。（2）经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等 货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。（3）不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库 单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发 票录入系统进行相应账务处理。如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理（4）经与供应商协调可进行调换部分相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录入的处理方法单所不做任何处理。如果货物换货周期比较长，则将系统的采购入库单及发票全部删 除，视同全部货物未验收合格，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将 相应入库单及（5）发票录入系统进行相应账务处理。经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等 货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。不同的货物，这时可能变成两张或多张入库单或发票。因为调换（6）不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库 单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发 票录入系统进行相应账务处理。3、当月已执行了采购结算。（1）若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2 的方法进行处理。再照 3-1 的方法进（2）若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，行处理。（3）已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最 消结算，再照 3-1 的方法进行处理。业务名称采购退货跨月货物已入库，且在 K3 系统中录入了“采购入库单”及采购发票，并在当月的存货核算模块中已进 行了月末业务现状处理即已跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。背景知识：按照当前税法规定，在购买方已付款，或者货款未付但已做账务处理。发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退岀或索取折让证明单，送交销售方，作为 销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票；收到 证明单后，根据退回货物的数量/价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。联/记账联、作为销售方扣减当期销项税额的凭证，证。购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣 减，造成不纳税或少纳税的属于偷税行为。如果是普通发票，则由购货方财务出具货物退回证明，并加盖公章。1、上月在采购系统中未录入“采购发票”；则上月系统会自动将采购入库单做暂估处理。如果本月全部退货，在采购系统中做一张红字采购退货单并与相应的蓝字采购入库单做结算。生成如 下红字凭证 借：存货科目贷：材料采购。如是部分退货，先在系统中录入一张全部货物的贷：材料采购。再将合格部分的存货红字专用发票的存根其发票联、税款联作为购买方扣减进项税额的凭退货单，并进行结算。产生如下红字凭证借：存货科目生成一张采购入库单，存货记账后产生凭证进行结算。借：存货科目 贷：材料采购。待发票到后，再2、上月已进行采购结算，本月在材料领用过程中发现是由于供应商责任发现当时购入的货物不合格，要求退货，如果是全部退货，这时要分情况进行处理，a)经与供应商协调可进行调换相同的货物，为简便起见无论货物是否很快到达，在系统中 均对已录入的单据不做任何处理。但相应负责人一定要关注调换后的结果。b)c)若经协商调换不同的货物，视为退货进行处理。不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。无论退货当月是否取得税务机关的证明单，都要首先在采购系统中录入一张相应的采购退货单，以便账实相符，处理方法记账后生成红字凭证 借：原材料 贷：材料采购 待发票到后录入到系统成为红字采购发 票，再做结算，生成红字凭证达验收后，再进入采购流程。3、如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理(可视为全部退货处理)4、对退货发票进行收款操作在应付账款系统中执行单据结算功能，进入“付款单”录入界面，切换到收款单录入界面，执 行收款操作。核销后生成凭证借：现金类科目 贷：应付账款2 的方法进行处理。3-1 的方法进行借：材料采购 进项税 贷：应付账款 待合格的货物到a)a)b)b)若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照处理。c)c)已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消 结算，再照 3-1 的方法进行处理。(四)采购结算流程编号：PR-PU-09PR-PU-09业务编号业务流程简述流程适用范围相关岗位及权限PU-004业务名称采购结算业务材料采购入库后，采购发票收到后进行对应结算适用于原材料、委外加工(包工包料)、多媒体产品的采购结算。岗位采购人员采购发票系统操作录入权限库房材料成本会计财务往来会计采购入库单结算、记账、制单进行付款录入采购结算、暂估处理往来付款采购部库房材料成本会计往来会计具/、体工作流米购入库采购发票采购结算的前提是采购入库单和采购发票全部到齐:1 1、采购到货后，库房管理人员根据到货通知单、质检部门的质检单进行点收入库，库房记账人员在【库存管理】模块生成 采购入库单（一式五联），库房管理人员签字后留存，其他分别传至 财务 部材料成本会计、库房记账人员、采购部门、总调部。2 2、采购部门向供应商索要采购发票采购发票包括货物发票、运输费用发票、港杂费用发票，发票收到后，采购部门将采购发票在【采购管理】模块分别录入 采购发票、运费发票；采购部门持采 描购入库单和对应采购发票原件 到财务部进行报销。3 3、财务部材料成本会计 在【采购管理】模块中将采购发票原件与采购部门录入的 采购发票进行核对，确认无误后，将采购发票对应的采购入库单（库房记账传递）进行采购结算，核算出采购成本，在【存货核算】模块进行单据记账，生成采购入库凭证将采购入库单 作为采购入库凭证附件；塑务往来会计根据采购发票原件在【应付账款】模块进行审核挂账，生成应付账款凭证，将采购发述票原件作为附件。4 4、如果本月底 采购部门没有收到采购发票或采购发票没有收齐，到月底，财务部材料成本会计 将没有进行采购结算的 采购入库单 进行单据记账，生成暂估入库凭证，将采购入库单作为凭证附件；下月或以后月份采购发票收到或采购发票收全，采购部门持采购发票原件和原有采购入库单到财 务部门进行报账，财务部材料成本会计 在【采购管理】模块进行采购结算，财务部往来会计在【应 付账款】模块进行应付账款挂账制单处理。三、生产统计流程编号：PR-MA-10PR-MA-10业务编号业务流程简述流程适用范围相关岗位及权限MA-001业务名称生产车间统计流程生产车间的料、工、费统计及完工工时、完工产量核算适用于车体改造、机加产品、系统产品的领料、入库、完工统计工作。岗位生产车间统计库房系统操作进行统计报表的手工报送进行生产物资的发岀和完工的入库上报权限填加材料领用单和产成品完工入库单财务成本核算成本核算计算成本制造调度室下达生产订单下达订单总调室生产车间生产任务单*物料需求预测具/、体工作流生产管理成本计生产订单*领料单材料岀库单完工通知单产成品完工入库单1 1、因车体改装生产周期较长，所以在销售部门进行合同会审时，2 2、生产车间设计人员根据图纸等技术文件进行算料，向总调室调度人员 可根据销售合同审 批单总调室提交用料预测单。生产订单。材料出库单（见表提前下发任务通知单,以便采购部门提前安排采购、生产车间做生产准备工作。描 3 3、销售订单 正式生效后，总调室调度人员 分解生产计划，给各生产单位下发述人员到库房进行领料，库房记账人员 根据领料单 在【库存管理】模块填制4 4、各生产车间根据生产订单由车间算料员进行优化算料，手工填写 领料单（见表 PR-MA-01PR-MA-01），领料PR-MA-02PR-MA-02）,库房管理人员讲行发料确认。对于常用工具、五金件等一次性领料出库。5 5、生产车间按照生产订单安排，加工完毕，手工填制存管理】模块填加 产成品入库单（见表 PR-MA-03PR-MA-03）。6 6、车间统计人员统计当月完工产量、完工工时、在产盘点情况、及钢板消耗重量等数据上报本核算会计。财务成完工通知单（见表 PR-MA-02PR-MA-02）,质检部门进行 质量检验，检验合格后填写 质检单;库房管理人员根据质检部门 质检单和完工通知单 办理入库，库房记账人员在【库四、库房业务（一）材料领用业务:编号：PR-ST-011PR-ST-011业务编号业务流程简述流程适用范围相关岗位及权限ST-001材料领用业务处理业务名称材料领用处理系统集成、转播车、机加产品材料领用岗位车间算料员进行手工算料系统操作权限填写领料单库房记账人员车间主管填加材料领用单、计算领料成本审核确认相关部门或岗位库房管理人员库房记账录入、审核、记账生产车间材料成本会计根据工艺卡算料r材料领用弓单具/、体工作流记账1f审批发料签字材料岀库单材料岀库单进行制单1 1、总调室调度人员根据销售订单或补库存情况进行分解生产任务，下达生产订单到各生产车间；生产车间算料员根据生产订单、工艺卡及图纸 进行优化算料，手工填写 材料领用单经部门经理审核 后进行领料（一式两联，传库房记账人员）。车间领料人员到库房进行领料，库房记账人员根据材料领用单在【库存管理】模块填制I I 材料出库 单（见表 PR-ST-PR-ST-0101），并进行打印。库房管理人员根据材料出库单 进行发料，在 材料出库单 上进行签字确认，将签完字的 交库房记账人员，分传相关各部门（一式四联，库房、车间、记账、财务）。库房记账人员收到签字后材料出库单后在【库存管理】模块中对 材料出库单进行审核处理。材料成本会计根据库房记账人员传递过来的材料出库单在【存货核算】模块进行单据记账，生成 相关的材料领用凭证，为【成本管理】模块提供准确的材料费用。材料出库单操作要点：1 1、材料出库单分为机加产品领料单和车体改造车间、工程部、系统集成车间领料单机加车间领料：原材料领用：原材料领用不需要指定成本对象，但必须严格指定出库类别机加钢板领用、机加铝 型材领用、材料领用；半成品领用：总成部分成品需要进行领