2023年新版办公室管理形成性考核册答案重点资料.docx

办公室管理形成性考核册答案作业11 .将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。A办公室 实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内公司（含外企）文书撰写按上司的口头或书面指示完毕信函。记录上司指令及会谈、会议内容文书制作复印资料。打印文稿及表格同文书解决在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的解决。4A档案管理档案管理。5 会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。a7 信息资料准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待来宾和员工的来访。9 接待工作接待来访来宾；接待来宾和员工的来访。协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职工或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；平常事务阅读并分类信通讯事务、电话;14 办公室管有些工作无法交给此外一座城市或国外临时办公室的助手解决，在这种情况下，文秘人员最佳与上司一起旅行泌(1)旅行安排。上司会规定好文秘人员耍去的地方和时间。在有些 情况下，你可以和上司坐同样的车、住同样的旅馆;在另一些情况下，你不一定所有的地方都 去，或在某些地方呆的时间要短些。这时，文秘人员要按照上司的意图排出行程和程序表, 标明出发时间、到达时间和地点(涉及半途需停留或中转的地点和抵离时间)、天天的日程活 动安排(涉及充足的空余时间以便上司或文秘人员参与各种应酬及解决私人事务)。a (2)设备安排。大型宾馆都有计算机和其他设备供旅行者使用。此外，你的公司也许在本 地有分公司，文秘人员可以使用那里的办公室设备。文秘人员也可以自己携带手提电脑、微 型录音机等。a (3)行为举止。商务旅行的目的是为了工作，文秘人员天天都有也许忙于为 上司收集信息、制定以后的旅行计划、作会议记录、为上司整理旅行档案、准备和解决信件 等。止匕外，文秘人员也许是商务小组的一分子，代表着公司形象，因此必须在穿着打扮、行 为举止方面多加注意，尊重本地的风俗习惯，并讲究礼仪礼节。要准备好个人的替换衣物及 用品，正式场合穿着的服装应放在免烫储衣袋中。a(4)工作交代。出发前，将自己外出时的工作交代别人代为解决，并把旅行前手头未完事宜记录在备忘录上，以便回来后不忘继续 办理。必要时，安排好家庭事务。在旅行中，要随时保持与公司本部的联系，并注意对上司的 健康、安全保卫工作。文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面帮助领导制订总体规划,参与目的管理;协助领导抓好中心工作,搞好调查研 究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验A 二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面?A 提神醒脑的服务。a 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准 备湿毛A巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私 事：a (1 )特别指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但认为关系到上司的形象 问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。a( 2 )纯私人性请求时一一碰到这种情形，就把它当作上司运用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。财物管理。涉及：(1)薪金收入管理一一薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及 薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,a由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。4(2) 支票往来的管理一一最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。A 其他。如每年的各种节日，上司收到礼物， 有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。43.第三题重要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本，同学们可以 学习一下。最佳可以根据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务单”。举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说 明.根据参与宴会的人选地点，定档次1 .发请帖或请柬.2 .拟定参与人员，订餐.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请。3 .届时间正式进行° 如何使用宴会请柬?各种宴请活动，一般均发请柬，这既是出于礼貌，也是对客人的提醒备忘。请柬应在举行宴会前 发出，至于发柬时间以接柬人有富余时间安排赴宴为宜。即使已经口头或电话邀请过，也应 在日前发出请柬，便于进一步贯彻。请柬以印刷品为佳，特别是正规的请柬，采用印刷品形式方显得庄重。小型宴会也可手写。请 柬中需要说明宴会的时间、地点、主办人（或主办单位）、举行宴会的目的。正式宴会还应 注明对服装的规定，即使对服装不做特殊规定，也应注明“服装请便”以免出席者困惑。正式宴会一般在发请柬之前就安排好席次了，并在请柬上注明席次号。为了确切掌握出席情 况彳主往规定被邀请者答复能否出席。中式请柬的下端附有回单，西式请柬的左下方印“R.S. V.P”并写上电话号码，也可随请柬寄去回信片。如已预先约定，则加注“备忘”二字。即使不 安排席次，也应对出席率有所估计。接到请柬后应尽快答复，这是最起码的礼节，特别是指定了席位的宴会，如不及早告知你将 缺席,主办方面来不及补充人员，导致席位的空缺，既不礼貌，又很浪费。现在一般采用电话答 复，简朴快捷。用书信的形式，婉转地说明一下不能出席的理由则更好。作业务 一、简朴阐述口头语言的基本特性及敬语应用的一般场合。口头语言的基本特性：A（ 1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，也许留在记忆中；所以发声要清楚，尽也许说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（3 ）有歧义。由于汉字一音多字。a（4） 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些,语调也可轻松、快乐些。总 敬语使用的一般 场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。4（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语。(3 )敬语一般针对：总 年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地 位者；给(给过)自己恩惠者;a有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。a 二、简要阐述社交话题的选择。a 合适的话题涉及：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；(2) 一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等;a (3)显示地 方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等;A (4)比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻 人物等；(5)积极、健康的生活体验的话题;A(6)风趣、风趣的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。a 不合适的话题涉及：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。a (2)令人不快的话题。如疾病、残疾、 死亡、凶杀、丑闻、惨案等。a(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。4( a)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知 皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。a(6)庸俗的、色情的话题。a (7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。a三、印章的使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如 何？印章的使用的重要形式为:a(1)落款章；(2)更正章；(3)证件章；(4)骑缝章；(5)骑边章；(6)密封章；(7) a封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围:A( 1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者 自行更正的凭信。a4 四、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。总 收文解 决的程序:签收和拆封一一登记一一分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一一注办。a 分送的基本原则:a (1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的 指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决;a(2)属于机关平常事务性的已有明确分工的文献，或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；4(3)分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”，连同文献一并送批；(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；(5)在文献份数少时，阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知, 先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐 式传阅。五、按照文书立卷特性立卷,重要有哪几种类型？简耍说明按照问题特性立卷的基 和含义。4类型:(1)按问题特性立卷；(2)按作者特性立卷；(3)按文种特性立卷；(4)准时间 特性a立卷；(5)按地区特性立卷；(6)按通讯者特性立卷。按问题特性立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互 相联系和解决情况，运用最广泛。a4 六、通过档案运用的途径和方式，谈谈档 案运用的意义。a (1)通过设立档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或 直接阅读；(2)通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可 以提供档案外借;A(3)根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的运用率；(4)运用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核算某种事实的书面证据;a(5)以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的 解答，提A供征询服务；(6)将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；(7)通过举办档案展览，以充足发挥档案的作用。简要说明电子文献归档的基本方法电子文献的归档A电子文献的归档管理目前实行“双套制，即具有永久保存价值的文献或图 形形式的电子文献，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文献或缩微品等。归档时，应同时 保存文献的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文献的凭证作用，对只有电子鉴章的 电子文献，归档时应附加有法律效力的非电子签章。A电子文献的归档范围参照国家关于纸 质文献材料归档的有关规定执行，并应涉及相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数 据分别指：背景信息，指描述生成电子文献的职能活动、电子文献的作用、办理过程、结果、 上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文献数据属性的数 据，涉及文献的格式，编排结构、硬件和软件环境、文献解决软件、字解决和图形工具软件、 字符集等数据。电子文献归档还应注意收集以下有关文献：(1)支持性文献，指可以生成运营文本、数据、图形等文献和各种命令及设备运营所需的操 作系统。A (2)数据文献，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新,应对原始数据隔一段 时间定期拷贝，并将拷贝文献归档。(3)与电子文献有关的各种纸质文献，重要有产生电子文献所使用的设备的安装与使用说 明、操作手册等;以及电子文献形成过程中产生的一些纸质文献，如设计任务书、操作手册等。 A逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文献的规定定期完毕。逻辑归档，指在计算机网络 上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文献的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档，指把电子文献其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。文献形成部门或信息管理部门应定期把通过鉴定符合归档条件的电子文献向档案部门移交, 并按档案管理规定的格式将其存储到符合保管期限规定的脱机载体上。归档电子文献的质量关系到以后电子文献的保管与运用，因此，档案部门要采用措施，保证 电子文献归档的质量规定，大体有如下流程：(1)齐全完整；(2)真实有效；(3)整理、编 辑、划分保管期限，整理工作由文献形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4） 统一规定载体形成、质量规定一一档案部门应对电子文献的载体质量、规格、格式等作出统 一规定，各部门按照规定将电子文献一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存； （5）防病毒一一推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘, 以防带入病毒；（6 ）编制说明一一文献形成部门应对光盘归档的电子文献编制归档说明，简要 说明磁带、软盘、光盘中存贮文献的内容，运营的软硬环境、版本号、文献的完整性和准确 性等。理办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品al 5 其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项T16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有:a(1)信封、纸张；(2)软盘、光盘等；(3)铅笔;a(4)圆珠笔;5(另签字笔或钢笔；(6)修正液或修正带；a ( 7 )印盒；(8)各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机(涉及装订线)、日期a 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9 )小刀；a (10 )日历等“(11)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、 粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个环节，互相关系如何？文员工作分为三个环节:计划、实行和检查。(1)计划的环节,要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。(2)实行的环节，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的A工 作无论是哪一种，都要对的地实行;配合上司预期的期限。(3 )检查的环节,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工a作 和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析 另一方面，说明三个环节之间的关系。n 三者的关系为：先作计划，付诸实行，然后检查结果，围绕“计划一一实行一一检查”这样一个滚动的 过程开展。三者互相联系形成一个循环。A 文员一方面要仔细制定计划,然后根据这个计 划去实行，并严格检查其结果，使得这个结A果对下一次的计划有所帮助和启示。4、按照“优先顺序”解决工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计碇U 书，不要抄袭。a a 5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体 会或对此工作方法的结识。1 请示方法和报告方法；2 .计划方法和总结方法；3 .受意方法;4 '传达方法；a 5.进言方法；6.变通方法和挡驾方法；7 A分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领略上司的意图。可以分为直接受意（即领略上司在会议发言、文a件 批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易a于 文员判断和领略）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其别人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和见解等）。受意方法要注意：a （1）善于领略上司意图,不要曲解上司意图；2（备好记录本, 记录下指示要点；（3）注意倾听，专心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话;向 （5）如有不批准见, 可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；6（ M接受指示后，要不失时机地贯 彻实行。结合实际谈体会。a我曾经经历过一件事情，使我充足结识到，在受意时，充足做好 记录的重要性。a 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到 办公室让我写一a份公司的简介，内容要涉及四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司 的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本,记录下指示的要点;事后，又怕显 得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意， 才写出了各方满意的公司简介。a 从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要 性。注意：同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思绪作答;并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识A 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的因素大多是不结合实际谈自己的感受，同学 a们在回答本题时要加以注意。a 作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。(1)都应先问好,再传达自己的信息;2( a)都应保持耐性、热情的态度；(3 )通话结束,应让对方感受到自己快乐的心情；(4)都应简明扼要表达自己的意思。a 异:a ( 1 )打电话应一方面查清楚对方的电 话号码;接电话应等电话铃响24声就接听。a ( 2)打电话应将重点部分在挂电话之前 再确认一遍；接电话则没有这一步。如何做好为领导筛选打电话和接电话工作重要做法有哪些询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最佳有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。假如领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘掉。A二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。a谈各自的优劣或应注意的地方。a(1 )基本用途：总“电视会议”重要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文献、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国a 际、国内或本市的电话会议，声音清楚宛如一室。4(2)两者与一般会议的不同:a 可 以消除时空上的局限性。(3)各自的优劣:a “电视会议”一一优:通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣:技术上的规定较高。“交互式电话会议” 一一优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密 功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)按照收件人的姓名分拣；(2)按照邮件的重要性分拣;a (3)按照收件部门的名称分拣。a 四、如何解决上司 不在时的邮件？ a假如没有授权就不要拆看。整理好放在上司的办公桌中间位置。假如授 权可以拆看，就把重要的事情电话告知或请示上司，不重要的放在上司的办公桌上。五、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访？固执任性的来访者。 有些来访者不听任何解释，死搅蛮缠非见上司不可,甚 至出言不逊，文员也应当毫不妥协(但要注意礼貌)地反复进行解释并提出建议。 坚持说你没有权利更改规章制度，但是，你一定要向来访者保证：假如对方写信给 上司，上司一定会看到这封信。进行威胁的来访者。假如来访者对文员进行威胁，你可以悄悄地告诉上司， 公司有保安部门的就打电话给他们,千万不要与蛮横无理、也许带来危险的来访 者直接冲突。A情绪激动的来访者。有时候来访者不一定蛮横无理或进行威 胁，但由于刚丢了工作或其他因素情绪激动。假如来访者是男性，女文员应当找 男的帮忙，使他冷静下来;假如是女性，女文员也许会使她安静下来;假如不行，可以考虑找一个成熟的女同事来帮忙。作业3提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，遵循法律法规（1分）、合理拟定会议目的（1分）、拟定必要的与会者（1分）、 减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会 议时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。一、日程安排计划表的种类大体有几种？试以其中一种为例,编制一份X义预定表。日程安排计划表的种类：A日程安排计划表的种类大体有:工作计划表，家 务计划表,旅游计划表，大型活动计划表，学习计划表，就医计划表等工作杰出，为公司的发展做出自己应有的奉献。否则，哪一个公司也不会要一名白拿工 资不干活的员工。我毕业之后就来到了公司工作，我相信自己可以在公司里发挥更大的作用。 现在的我已经在公司销售部门工作有一年的时间了，可以说自己已经很好的熟悉了公司目前 的工作了，也拟定了 2 023年销售工作计划,我相信在以后的工作中我还是会做的更好！在2 023年刚接触这个行业时,在选择客户的问题上走过不少弯路,那是由于对这个行 业还不太熟悉，总是选择一些食品行业，但这些公司往往对标签的价格是非常注重的.所以今 年不要在选一些只看价格,对质量没规定的客户.没有规定的客户不是好客户。2 0 23年工作计划如下：一;对于老客户，和固定客户，要经常保持联系，在有时间有条件的情况下，送一些小礼 物或宴请客户，好稳定与客户关系。二；在拥有老客户的同时还要不断从各种媒体获得客户信息。三；要有好业绩就得加强业务学习，开拓视野，丰富知识，采用多样化形式，把学业务与 交流技能向结合。四;今年对自己有以下规定1:每周要增长？个以上的新客户，还要有?到?个潜在客户。2:一周一小结,每月一大结,看看有哪些工作上的失误，及时改正下次不要再犯。3 :见客户之前要多了解客户的状态和需求,再做好准备工作有也许不会丢失这个客户。4 :对客户不能有隐瞒和欺骗，这样不会有忠诚的客户。在有些问题上你和客户是一直。5：要不断加强业务方面的学习，多看书，上网查阅相关资料,与同行们交流，向他们学习 更好的方式方法。6：对所有客户的工作态度都要同样，但不能太低三下气。给客户一好印象，为公司树立 更好的形象。7：客户碰到问题，不能置之不理一定要尽全力帮助他们解决。要先做人再做生意，让客 户相信我们的工作实力，才干更好的完毕任务。8：自信是非常重要的。要经常对自己说你是最佳的，你是独一无二的。拥有健康乐观 积极向上的工作态度才干更好的完毕任务。9 ：和公司其他员工要有良好的沟通，有团队意识，多交流，多探讨，才干不断增长业务 技能。10：为了今年的销售任务每月我要努力完毕?到？万元的任务额，为公司发明利润。以上就是我这一年的工作计划,工作中总会有各种各样的困难,我会向领导请示，向同事 探讨，共同努力克服。为公司做出自己最大的奉献。但是现实来说，我目前还是有着很多的局限性之处需要我来解决的,我相信自己可以有着更好的发展，但是前景才是最重要的,我相 信自己可以做到最佳，这是我应当做好的。以后的道路上，我会走的更远，由于我的人生旅途才刚刚开始，我相信自己会做的更好！文秘人员应当为上司的商务旅行作那些准备工作呢?请列出工作要点1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、 火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。假如办 公室其别人想要并有权利要，应再额外准备一份。（2）制定约会计划。约会计划表应当涉及：城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市 名和国家名），日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要 提醒的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。A （3） 为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要解决的每一个问题的文献准备好，如与某项耍探讨 的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文 献扎在一起,每一扎都要标得清清楚楚。（4）决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点 行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。A 旅行用品一览表A ,信纸、信封（普 通的、公司的、大号的）、邮票笔记本地址目录:电话、传真等号码日历卡世界各地时间表A国际电话号码表A 文献夹商业名片声像材料A 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等.钞票、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡相关档案a 旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍a 日程表、约会安排 表、时间表和计划表护照、签证等钢笔、铅笔A .回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子图章和印泥盒a 急救药盒a (5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带 多重和多大的行李。文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些 信息。并且经常旅行的人总是增长他们的个人保险金以获得毁坏、损失的补偿。要准备随身 携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边 打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放 行李。止匕外，要为每件行李准备辨认标签，注意每件行李里面还要放一套(出于安全考虑，有 时不能把上司的姓名和地址写在贴在外面的标签上)，办公室要经常准备一些这样的标签。(6)安排差旅费。旅行时，商务人员可使用下列方法带差旅费：A a.预支差旅费。有 些公司为出差人员提供预支差旅费，等出差回来报销。文秘人员拿到上司的出差信息，就可 以填表申请预支差旅费。b.个人支票。经常出差的人，一般持有信用卡，如VIZA卡、万事达卡或美国运通卡， 这些卡可以把个人支票兑换成钞票。a c.旅行支票。这种支票经常带有不同的面值，如 美国就有10美元、100美元、5 0 00美元等。文秘人员为上司在开有账户的银行或其他银 行购买旅行支票时，要填写一张申请表，然后你的上司要当着银行代表的面在支票上签字。d.信用证。在美国，假如差旅费超过1 0 0 0美元，到国外旅行的人一般从银行购买 信用证。信用证可以作为到大银行去的介绍信，可以在世界各地银行提取现款，直到信用证 上的面额提完。文秘人员可以填写申请表，你的上司也必须当着银行代表的面完毕这笔交易。 A (7)建立旅行旅馆信息资料库。假如上司经常出差，文秘人员应当收集一些交通图、 时间表和飞机时刻表，还要有一些介绍旅馆方面的小册子，并随时与旅行社联系，建立最新信 息充实自己的资料库。(8)办理旅行保险。如意外伤害保险等。与上司一起旅行