文件材料立卷归档管理办法XX.docx

文件材料立卷归档管理办法XX交办发(2010) 382 交通运输厅第一章总则第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项 目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据科学技术档案 工作条例、科学技术档案案卷构成的通常要求 (GB/T11822-2008),国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范(DA/T28-2002)、公路建设监督管理办法、交通档案 管理办法等有关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于新建、改建与扩建公路建设项目文件材 料立卷归档管理工作。第三条 本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项 审批(核准)至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、 费用与安全管理基本情况，对建成后工程管理、保护、改建与扩 建具有储存、查考利用价值的各类形式与载体的历史记录。本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求, 经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。第二章 公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原 则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行 管理，同时同意公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部 门的监督与指导。第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法 卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。第二十四条备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含 文件份数；说明复印件归档原因与原件存放地；立卷人指案卷组 卷人员，检查人应为部门或者项目技术负责人及监理。第二十五条公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按 照三孔一线方式进行装订。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、 胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或者装订材料。不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号章 内容包含该份文件材料所在案卷的档号与本案卷中所在页次（档 号章式样见附件3档号章式样）。第二十六条案卷系统化排列及编号：案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的 案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。 其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程, 依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。监理 单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系 统化排列。第二十七条案卷目录的编制：经系统化排列与编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电 子版），其格式应符合科学技术档案案卷构成的通常要求 （GB/T11822-2008 ）o第五章 公路建设项目档案的移交与汇总整理第二十八条 公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收 前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录） 与案卷编制说明，经项目法人单位与监理检查合格后，移交项目 法人单位，并按规定办理移交手续。案卷编制说明内容包含本合同段项目建设内容、档案整理执 行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其 他需要说明的问题。移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定，并在 合同中明确。第二十九条 项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行 系统化整理与排列。案卷排列顺序按照立项审批、设计、工程准 备、施工、交工、竣工等不一致阶段依次进行汇总整理与排列。 其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成 的案卷分别进行汇总、整理与排列；施工单位与监理单位形成的 案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理与排 列。招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理 与编目。第三十条档号的编制：档号由项目法人单位或者档案接收单位编制。档号应简单、 清晰。第三H一条案卷总目录的编制：项目法人单位负责对经系统化整理与排列的所有案卷汇总编 制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容 包含项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及要紧建设内 容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、 项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。第三十二条 项目法人单位应在项目通过竣工验收3个月内， 按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。第六章附则第三十三条本办法由交通运输部负责解释。第三十四条高速公路大修项目文件材料立卷归档工作可参 照本办法。第三十五条本办法自印发之日起实行。2001年6月13日交通部办公厅印发的公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 (交办发(2001) 390号)同时废止。公路建设项目文件材料收集归档单位序号归档文件材料归档单位立项审批1项目建议书及审批文件项目法人2可行性研究报告及审批（核准）文件项目法人3可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行 性研究报告的审查意见项目法人4专家对可行性研究报告的评审文件项目法人5环境影响评价报告书及批复项目法人6项目用地预审意见项目法人7水土保持方案及审批文件项目法人8文物调查、保护、矿产资源调查等文件项目法人9其他文件材料项目法人设计审批1初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会 议纪要项目法人2施工图设计文件及审批文件项目法人3工程勘测、设计基础资料项目法人工程准备1建设用地选址意见及红线图项目法人序号归档文件材料归档单位2建设用地申请及批复项目法人3占地图及土地使用证项目法人4征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一 览表、拆迁数量一览表项目法人5供电、供水、通讯、排水等协议项目法人6施工许可批准文件项目法人7质量监督申请书及质量监督通知书项目法人8建设前原始地形、地貌状况图、照片项目法人施工文件1工程管理文件序号归档文件材料归档单位1.1项目法人就工程质量、安全、进度、费用操纵 管理文件普法性项目法人针对性有关单位1.2质量监督机构印发的质量监督有关文件项目法人1.3监理单位就工程质量、安全、进度、费用操纵 与项目法人的来往文件监理单位1.4监理单位就工程质量、安全、进度、费用操纵 与施工单位的来往文件施工单位1.5施工单位就工程质量、安全、进度、费用操纵与 项目法人的来往文件施工单位序号归档文件材料归档单位1.6项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要例会性项目法人专题性有关单位1.7监理组织召开的工地例会及专题会议纪要例会性监理单位专题性有关单位1.8计划进度报表项目法人2施工准备文件2.1合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计 方案）施工单位2.2技术交底、图纸会审纪要施工单位2.3开工前的交接桩记录、操纵点的复测、施工操 纵点的加密工程定位（水准点、基准点、导线 点）测量、复核记录施工单位3施工质量操纵文件3.1工程及设计变更施工单位3.2施工日志、大事记施工单位3.3永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记 录施工单位3.4沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁 基础检验汇总资料施工单位序号归档文件材料归档单位序号归档文件材料归档单位3.5各项标准及工艺试验资料施工单位3.6工地试验室管理文件施工单位3.7原材料（产品）质量保证文件各类原材料、半成品、成品、混凝土预制件合 格证及抽检、试验记录施工单位产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量 鉴定报告施工单位3.8单位、分部、分项工程质量评定文件施工单位3.9施工原始文件单位、分部、分项工程开工批准文件施工单位各工序施工记录、试验、检测及报检文件施工单位隐蔽工程验收记录施工单位混凝土配合比设计报告、配料单施工单位砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉 等试验检测报告及汇总表施工单位预应力张拉、压浆检查记录施工单位桩基检测报告施工单位机电、监控设备安装调试及性能考核记录施工单位桥隧工程风险评估报告、专项施工技术方案施工单位事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的 认可证明文件施工单位序号归档文件材料归档单位施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察 记录，对工程质量影响分析施工单位4竣工图施工单位5监理文件5.1监理大纲、规划、细则及批复、监理日志、备 忘录监理单位5.2旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料监理单位6科研6.1课题报告、任务书及批准文件项目法人6.2研究方案项目法人6.3试验记录、分析计算数据项目法人序号归档文件材料归档单位6.4专家评审及技术鉴定报告项目法人7经批准的新技术应用资料项目法人8声像声响资料8.1重大活动、重大事故处理有关单位8.2隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点 部分施工有关单位9其他有关单位交、竣工验收1交、竣工验收文件项目法人2建设、设计、施工、监督单位工作报告项目法人序号归档文件材料归档单位3质量监督机构出具的交工验收质量检测意见项目法人4质量监督机构出具的交工验收质量鉴定报告项目法人5质量监督机构质量监督报告项目法人6试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺 陷整改文件材料项目法人7单项验收文件项目法人8接管养单位项目使用情况报告项目法人9其它项目法人工程招投标及合同文件1招标文件项目法人2投标文件项目法人3评标文件项目法人4中标通知书项目法人5工程合同项目法人资金管理1支付报表项目法人2决算及决算审计项目法人其他项目法人设计变更文件与竣工图档号参照一览表序号变更内容变更根据文件号所在案卷号对应竣工图号所在案卷号3515档号页次oO单位统一为毫米人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整 理与归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组 织、协调与监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工 作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、 同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及 时、准确、完整、系统与安全。第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管 理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件 材料的形成单位或者部门负责，不得委托他人。项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集与 整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提 交项目档案质量审核意见。第七条各参建单位应配备具有有关工程专业知识、能够习惯 项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其 稳固性；明确本单位有关岗位与人员项目文件材料收集归档的职 责与要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档与移交工作。第三章 公路建设项目文件材料的收集第八条 公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输 部关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知(交公路 发(2010) 65号)中附件2公路工程项目文件归档范围的规 定执行。已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同 步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提 出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件, 可采取图像扫描或者缩微方式，进行档案复制。第九条 公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本 办法附件1公路建设项目文件材料收集归档单位执行。第十条 各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目 文件材料收集归档制度与预立卷制度，按照公路建设项目建设程 序的不一致阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。第十一条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立 项审批等文件，原件储存在项目主管单位的，项目法人可将复印 件归档储存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件 的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档储 存；热敏纸传真件，需复印储存。复印件应清晰。第十二条 收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工 程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原 始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档 储存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清晰，有关签署 手续完备，且为有关责任人亲笔签名。第十三条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改 规范；纸张优良，规格基本统一，小于A4纸规格的出厂证明、材 质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。第十四条 数码照片应刻录在不可擦写光盘上储存，同时还须 冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应 符合国家档案局照片档案管理规范(GB/TH821-2002)要求。第十五条电子文件及纸质文件数字化的形成与储存应符合 国家档案局电子文件归档与管理规范（GB/T18994-2002）、CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.1-1999） 与纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）的要求。第十六条竣工图编制要求（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由 编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项 目法人指定由设计单位编制或者施工单位委托设计单位编制的， 应明确施工单位与监理单位的审核及签字认可责任。（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实 际情况。竣工图编制说明应能充分表达已完工项目的建设过程与 完工时的实际情况，包含要紧建设内容、完成工程量、执行的规 范标准、要紧施工方案、使用的新技术新工艺新材料、特殊问题 的处理、施工图的版本、变更情况与修改完善情况、完工时间等。（三）通常性变更及符合杠改或者划改要求的，可在原施工 图上修改，要注明修改根据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结 构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须 重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工与监 理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施 工图号前加“竣”字。（四）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置 并在编制说明中注明；不一致构筑物、建筑物应分别编制。第四章 公路建设项目文件材料的整理第十七条 公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形 成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然 形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到 分类科学，便于保管与利用。合同段未完成项目档案整理的，项 目法人单位不得组织交工验收。（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整 理组卷。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不一致阶段与专业 分别整理组卷。（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序与合同内 容分别整理组卷。（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及有关手续办理 过程分别整理组卷。（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇 总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号参照一览表 （见附件2设计变更文件与竣工图档号参照一览表）。（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合 时间分别整理组卷。（A）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（九）施工文件材料：1 .原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分 项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组 卷。除此之外，能够合同段为单位分别集中整理组卷。2 .施工原始文件，包含就工序施工质量操纵问题印发的整改 指令性文件及有关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工 程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。3 .竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（十）监理文件：1 .监理管理文件以监理合同段为单位，按照根据性文件、合 同管理文件、工程质量操纵文件、安全管理文件、计划进度操纵 文件、费用操纵文件等分别整理组卷。2 .平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组 卷。3 .旁站监理记录按施工合同段整理组卷。4 .监理日志按照监理机构与形成时间整理组卷。（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测 记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收与竣工验收工作内容分 别整理组卷。第十八条卷内文件材料系统化排列：（一）立项审批文件按照批复、请示、有关审查及专家评审 文件材料的顺序依次排列。（二）设计审批文件按照批复、请示、有关审查及专家评审 文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及有关手续办理程序 依次进行排列。（四）项目法人及监理就质量操纵、计划进度操纵、费用操 纵及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题 的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工文件材料：1 .原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2 .变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3 .各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总 及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4 .按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料， 依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次 进行排列。5 .合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、 质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次 进行排列。6 .竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7 .设备安装及调试文件按照根据性、设备开箱验收、设备安 装及调试、设备运行保护、随机文件等顺序依次进行排列。（六）监理文件：1 .监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合 重要程度依次进行排列。2 .旁站监理记录与平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。3 .监理日志按照监理机构与日志形成时间依次进行排列。（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位, 按时间依次进行排列。（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、 车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收与竣工验收工作 程序依次进行排列。第十九条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材 料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其 正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。已装订成册的文件材 料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料构成 一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一 份文件编写册号，不需重新编写页号。第二十条案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材 料及备考表（封底）构成，其格式均应符合科学技术档案案卷 构成的通常要求（GB/T11822-2008）。第二H一条卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号与立卷单 位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷 的起止档号。）第二十二条内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、 起止日期、保管期限、密级及档号。案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包含公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名 称。立卷单位指案卷的组卷单位或者部门。起止日期指本案卷内文件形成的最早与最晚的时间一年、月、 日（年度应填写四位数字）。保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30年、 10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用 价值，分别确定案卷的保管期限。密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。第二十三条 卷内目录由下列项目构成：（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次 标注。（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或者图号。（三）责任者，填写文件材料的形成单位或者要紧形成单位。 属原材料报验与工序报验文件，责任者应填写施工单位与监理单 位。（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题 或者标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加符号。 案卷内每份独立成件及单独办理报验与批准手续形成的文件材 料，均应逐件填写文件标题。（五）日期，填写文件材料形成最终日期。（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一 份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目 录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。（七）备注，填写需注明的情况。