某某学院档案管理制度汇编.docx

某某学院档案管理制度汇编档案管理制度汇编综合档案室二OO八年十月5. JJ 基本建设类要紧包含基本建设管理与项目建设中形成的文件材料。6. SB 仪器设备类要紧包含仪器设备工作管理与仪器设备申请购置、开箱验收、安装调 试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。7. CB 出版类要紧包含出版工作管理与出版活动中形成的文件材料。8. WS 外事类要紧包含外事工作管理与外事活动中形成的各类文件材料。9. CK 财会类要紧包含财务工作管理与会计核算活动中形成的文件材料。10. SX 声像类要紧包含学校各项工作与重要活动中形成的声、像材料。11. SW 实物类要紧包含学院领导、校外名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪 念）品，及奖状、奖杯等实物。（二）二级类目、三级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分 的标准是根据该类档案形成的规律与特点，结合档案记述与反映内容性质 进行设置。二级类目及三级类目的标识，均使用“双位制”。如综合“11”， 其余二级类目依次层累为12、一三99,但10、20等带"0”的数 字不用。（三）类目划分与标识1.党群类一级类目代号：DQ党务综合（党代会、党总支、直属支部材料入此）纪检（党员奖惩材料入此）组织宣传教育统战（民主党派材料入此）工会广东外语艺术职业学院仪器设备类档案管理实施细则为了提高学院仪器设备类档案（下列简称设备档案）的质量与管理水 平，根据中华人民共与国档案法、高等学校档案管理办法与高等 学校档案工作规范等法律、法规与规章，结合学院实际情况，特制定本 细则。一、设备档案工作的基本原则（一）凡作为学院固定资产仪器、设备，在其购置、验收、调试、运 行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有储存价 值的文字、图表、声像载体材料，与随机技术文件材料均属设备档案。（二）设备档案的管理坚持集中统一管理的原则，既便于开发利用, 又要确保设备档案完整、准确、系统与安全。（三）设备档案是国家的重要技术储备，设备档案工作是学院仪器、 设备管理工作的构成部分与重要环节，务必纳入学院设备管理工作之中, 与设备计划管理，设备采购供应与设备使用等工作紧密结合。（四）后勤处应确定一位负责人分管设备档案工作，并配备兼职档案 员，负责设备文件材料的收集、积存、整理、立卷、归档工作。二、设备档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的设备管理与仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个 环节中形成的文件材料,务必对学院与社会当前与长远具有参考价值与凭 证作用。2 .归档的文件材料务必反映设备管理与仪器设备项目从申购到改造 的全过程，保证完整、准确、系统。3 .归档的设备文件材料务必遵循其自然形成规律、保持其有机联系、 务必与实物一致并具有成套性。（二）归档的要紧内容与重点1 .归档的要紧内容包含综合管理、仪器设备项目的根据性材料、开 箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见附件。2 .归档的重点是仪器设备项目（特别是价值十万元以上的）各个环 节形成的不一致载体的文件材料，包含全套随机图样。三、仪器设备档案的归档要求与立卷方法（一）设备文件材料的形成与积存1 .资产管理科是学院设备文件材料的形成积存、汇总部门，务必有 兼职档案员集中管理学院的设备文件材料。2 .从申购设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理性 文件与技术性文件，均归为资产管理科负责收集积存，过程结束后移交综 合档案室。3 .设备保管使用部门要负责设备随机文件材料与设备开箱、调试验 收、使用记录等文件材料的收集、积存，并及时整理登记，移交资产管理 科。4 .重大设备的开箱验收务必要有综合档案室人员参加，以监督、指 导、检查设备文字材料与技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签 字、盖章。5 .兼职档案员负责做好设备文件材料的积存、整理分类、编目、装 订、保管工作，并按要求向综合档案室移交。6 .综合档案室随时熟悉、督促、检查、指导兼职档案员做好设备文 件材料的积存工作。7 .学院设备使用部门负责人要认真抓好设备文件材料的形成、积存、 管理工作，科技人员与实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、 维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准 确。8 .设备文件材料通常归档一份,重要与经常使用的文件材料应酌加副 本。（二）整理组卷1 .坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成与进口 设备索赔期满后，兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组 卷。2 .根据设备文件材料的形成规律与设备文件材料的内容、价值、数 量与载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系与便于利用查找的组 卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，构成一个或者若干个案 卷。3 .将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理构成案卷, 排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度, 依次系统排列。4 .设备文件材料中的非纸质载体材料除密不可分者外，应放入特殊 载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。5 .卷内文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。6 .拆除卷内文件中的金属物，改用不锈钢订装订或者用线装订，对 破旧的文件材料进行修补，关于用专用文件夹装订的材料，能够保持原状。7 .设备文件材料使用卷盒与卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成 手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难，可按其原貌保管。8 .以卷为单位归档的设备文件，不管单面或者双面只要有书写符号, 每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在每面材料非装订线一侧 的下角。以件为单位归档的设备文件，在每件文件材料首页上方加盖有单 位名称、档号或者件号的戳记章并依次编写件号。9 .认真填写卷内目录与备考表。10 .拟订案卷标题，案卷标题要简明、准确。11 .确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况与 设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、 订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管；设备随机的技术文件 与使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的部分而存在，原则上 随设备而存在，保管期限定为与设备共存。12 .设备档案的密级，设备档案文件材料原则上无密级。（三）归档验收1 .兼职档案员填写移交目录一式两份，内容包含设备文件材料名称、 份数、移交时间，将移交目录连同案卷送后勤处负责人审查，再向综合档 案室移交，归档时交接双方签字，各持一份备查。2 .设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月，引进设 备为索赔期满后两个月。四、设备档案的管理（一）综合档案室负责人对设备档案进行分类、编目、登记、编制检 索工具与提供利用。（二）保管期限与保密期限已满的设备档案，须经学院档案鉴定小组 鉴定，做出处理决定。五、仪器设备档案的开发利用（一）借阅档案设备按广东外语艺术职业学院档案利用借阅制度 办理。（二）综合档案室要定期编制设备目录与编辑参考资料，积极为利用 者提供服务。附件1:广东外语艺术职业学院仪器设备类档案归档范围与保管期限附件1广东外语艺术职业学院仪器设备类档案归档范围与保管期限表SB 11综合管理序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期或者短期2学院仪器、设备管理的规章制度永久或者长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料永久或者长期4学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告的批复长期6学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料长期7其他有储存价值的文件材料长期SB 12仪器设备项目序号类目名称保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）长期2上级或者主管领导批复与准购批示长期3定购合同（复印件）与会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录与双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录（设备履历表）与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共 存12技术改造与开发过程中形成的技术文件材料与设备共存广东外语艺术职业学院出版档案管理实施细则为了提高学院出版类档案（下列简称“出版档案”）的工作质量与管 理水平，充分发挥其作用，根据中华人民共与国档案法、出版社书稿 档案工作规定、高等学校档案管理办法与高等学校档案工作规范 等法律、法规与规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、出版档案工作的基本原则（一）学院在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像等出 版物活动中直接形成的具有利用储存价值的文字、图表及声像等载体材料 均属出版档案。（二）学院出版档案反映了学院教学、科研与学院管理的水平及活动 情况，它是国家科学文化与学院教学、科研改革与进展的历史记录，是学 院档案的重要构成部分，由综合档案室集中统一管理。（三）出版档案工作要纳入科研处的管理制度、纳入出版工作计划与 规划，纳入出版、编辑人员的职责范围，科研处在布置、检查、总结、验 收出版档案时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。（四）科研处要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人 员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷与归档工作。二、出版档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的出版文件材料务必对学院与社会当前与长远具有参考价值与凭证作用，务必反映编辑管理职能与出版活动的全过程，保证完整、准 确、系统。2 .归档的出版文件材料务必遵循其自然形成规律，保持有机联系， 特别注意出版材料的成套性特点。（二）归档的要紧内容与重点1 .归档的要紧内容包含综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容, 具体范围见附件。2 .归档的重点是出版活动各个阶段形成的不一致载体，形成的不一致 文件材料，特别是出版物本身。三、出版档案的归档要求与立卷方法（一）材料的形成与积存1 .出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积存与保管，保证归 档材料的完整齐全、系统与准确。2 .出版物出版后，责任编辑务必将归档材料加以整理，按彼此间的 自然联系进行系统排列，拟写标题，编好卷内目录，连同原稿、清样、样 书，在两个月内向本部门兼职档案员移交、归档。（二）整理组卷各类出版物档案材料按其性质与种类（出版物的名称）分别进行立卷。1 .期刊。视其情况几期一卷，原稿与样本能够合订在一起，也可分开，一期一卷，按年代、期次排列。注意分清年代，不可混年立卷。2 .校报。按年度立卷，按时间顺序（如年、季或者月）与重要程度 排列，稿件分别立卷，样本可按时间顺序订成合订本。3 .书籍。通常以作品为单位整理，一书构成一卷或者数卷。跨年度 的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。（三）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊 名加刊期为标题。（四）归档验收1 .书刊出版一个月后，责任编辑将有关出版档案交科研处兼职档案 员归档。2 .科研处兼职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的出版档 案集中向综合档案室移交，移交时填写移交目录一式两份，交接双方各持 一份备查。四、出版档案的管理（一）综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制 检索工具与提供利用。（二）根据出版档案的历史价值、科学价值与使用价值，保管期限划 分为永久、长期与短期三种。（三）出版档案保管期满与保密期满，须经学院档案鉴定小组鉴定, 根据价值与需要，作出处理决定。（四）音像出版物的纸质档案与声像档案部分，编制相同档号，分柜存放。五、出版档案的开发利用（一）出版档案的借阅按广东外语艺术职业学院档案利用制度办 理。（二）出版档案在一定时期内须保密或者操纵使用的部分，特别是查 阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时须经出版、编辑部门负责人批 准。附件：广东外语艺术职业学院出版类档案归档范围与保管期限表团委（学生社团材料入此）.行政类一级类目代号：XZ行政综合（教代会材料、各系、部等部门综合材料入此）人事（师资培养材料入此）监察、审计武装保卫总务（卫生材料入此）档案、图书.教学类一级类目代号：JX二级类目代号：11教学综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）12学科与实训室建设（专业设置入此）13招生14学籍管理（学生奖惩材料入此）三级类目代号：11学籍管理工作规定等文件材料14专科生学籍表、成绩表一五成人教育学生学籍表、成绩表16学生学籍变更、奖惩材料及其它15课堂教学与教学实践（体育材料入此）17毕业生（毕业生信息反馈材料入此）18教材注：学生层次按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育先后排列。2 .科学研究类一级类目代号：KY二级类目代号：11综合（科研经费管理、学术活动材料入此）12按学科或者专业或者项目（课题）设置类目代号代表随机符号附件广东外语艺术职业学院出版类档案归档范围与保管期限表CB11综合管理序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作的文件长期或者短期2学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报与重要会议记录、统计报表永久3学院编辑出版工作规章制度永久或者长期4学院有关期刊、报纸的创刊、停办、复办、发行等的请示与批复永久5获奖或者受查处情况的文件材料长期6编辑出版部门事务管理形成的文件材料短期CB12一五出版物项目序号类目名称保管期限1编辑出版合同、协议书长期2出版请示与批复永久或说明：出版物项目依次为：报纸、刊物、书稿、音像；以上归档范围者长期3原稿(含照片、手迹原件)或者复印件(退还作者后应有原稿签收单)(1)反映学院教学、科研重要成果与名人译稿永久(2)通常的与社会上的长期4各级审稿单或者历次审稿意见与作者的来往信件长期5作者、译者登记表永久或者长期6封面设计图样、选用的插图、照片长期或者短期7出版通知单、书刊、音像出版物样品永久8出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单长期9有参考价值的读者来信、重要评论长期或者短期10再版修改意见长期或者短期11领导人或者著名人物的题词、手稿等永久要紧针对书稿、音像出版物而言，报纸、刊物归档范围由学院酌减。广东外语艺术职业学院外事类档案管理实施细则为了提高学院外事类档案（下列简称“外事档案”）的质量与管理水 平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，根据 中华人民共与国档案法、高等学校档案管理办法与高等学校档案 工作规范等法律、法规与规章，结合学院实际情况，特制定本细则。一、外事档案工作的基本原则（一）学院与外国团体或者个人在教学、科技与生产合作、学术交流、 人才交流、友好往来等各项活动中直接形成的具有储存价值的文字、图表 及声像载体材料，均属外事档案。（二）外事档案是学院档案工作的重要构成部分，应该实行集中统一 管理，确保本学院档案完整、系统、准确与安全。（三）学院外事科是学院外事管理的职能部门，应将外事档案工作纳 入外事工作计划、管理制度中，并负责落实到外事人员的职责范围，监督、 检查执行情况，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。（四）院长办公室要有一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档 案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。二、外事档案归档范围的原则与要紧内容（一）归档范围的原则L外事管理活动中形成的归档文件材料务必对学院与社会当前与长 远具有参考价值与凭证作用。2 .归档的外事文件材料务必反映学院外事管理、涉外活动的全过程， 保证其完整、准确、系统。3 .归档的外事文件材料务必遵循其自然形成规律，保持其有机联系, 表达学院外事工作的职能与特点。（二）归档的要紧内容1 .归档的要紧内容包含外事工作综合管理、出国（境）与境外来院任 教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、国际合作等方面，具 体范围见附件。2 .学院师生在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，可采取不一 致方式归档，或者存复印、影印件。外国赠送给学院的纪念品、礼品，有 储存意义的应归档，不宜长期储存的，可存影印件与清单。三、外事文件材料的归档要求与立卷方法（一）形成积存1 .学院外事科是学院外事管理、涉外教学、涉外科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将 此项工作有关的部门形成的各类外事文件材料的收集、汇总、分类、整理 组卷，按规定向综合档案室移交。2 .归档的外事文件材料，务必字迹工整、图样清晰。3 .外事文件材料通常归档一式一份，重要与常用的应酌加副本。4 .凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员， 应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事科整理、立卷 后向综合档案室移交。（二）整理组卷1 .根据外事文件材料的形成规律与内容、价值、数量、密级与载体 等实际情况，保持文件材料之间有机联系与便于查考利用的组卷原则，以 内容为主，将每组外事文件材料进行整理、构成一个或者数个案卷。2 .来院、出国（境）与国际合作、参加国际会议形成的文件材料中, 上级文件、请示报告、批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分 类组卷，将国内与国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材 料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后; 复印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。3 .除卷内文件中的金属物，对破旧的文件材料进行修补。4 .幅面大于卷或者卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材 料密不可分者外，其余声像载体的材料，礼品、实物、应保持其原状，另 行专柜保管，编上参照参照号。5 .以卷为单位归档的外事文件材料，不管单面或者双面，只要有文 字均要编页码，每卷页号均从1起，页号位置在每面材料非装订线一侧的 下角。以件为单位归档的外事文件材料，应在每件的右上角盖有单位名称、 档号、件号的戳记章，并逐项填写。6 .填写卷内目录与备考表。7 .外事科要进行归档前的鉴定工作，按规定提出文件材料的保管期 限与密级。（三）归档验收.由归档人员填写归档说明，说明放在目录之前。1 .移交档案时交接双方务必当面检查验收，凡不符合要求者，综合 档案室应拒绝同意，并限期补还。2 .移交时填写移交目录一式两份，交接双方各执一份备查。3 .外事档案在次年6月底前归档。四、外事档案的管理（一）综合档案室负责外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检 索工具与提供利用。（二）根据外事档案的历史价值、科学价值与使用价值，将保管期限 划分为永久、长期与短期三种。（三）外事档案保管期限与保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴 定，作出处理决定。五、外事档案的开发利用（一）外事档案的借阅按广东外语艺术职业学院档案利用制度办 理。（二）综合档案室应编制检索工具，开展外事档案汇编与编辑参考资 料，为利用者提供服务。附件：广东外语艺术职业学院外事类档案归档范围与保管期限表附件广东外语艺术职业学院外事类档案归档范围与保管期限表WS综合管理序号类目名称保管期限1上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件材料长期或者短期2学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复、接待外宾登记表等材料永久或者长期3外事工作通常往来函件短期4其他有储存价值的文件材料长期WS出国（境）序号类目名称保管期限1学院组团出国（境）考察、访问及有关人员出国（境） 参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等 工作计划、请示与批复、简报、总结材料永久或者长期2关于出国（境）讲学、进修、留学人员的业务审查（论 文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对 象登记表，专家推荐信与国（境）外指导教师邀请信永久或者长期3出国（境）进修、留学取得的学位及研究成果论文与永久各类证书（影印件）4参加国际学术会议论文永久或者长期5向国（境）外投寄的学术论文及审批材料永久或者长期6出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、 进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、 申请表；学院与上级主管机关审批材料；返院后的总 结、汇报、照片等）永久或者长期WS来校序号类目名称保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复与来往函件长期2外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料永久4来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期ws国际合作与会议序号类目名称保管期限1中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘永久录2学院完成的国际合作项目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人士名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品（入实物类）长期广东外语艺术职业学院财会类档案管理实施细则为加强学院财会类档案工作业务建设，不断提高会计档案工作的管理 水平，更好地为学院各项工作服务，并作为考核会计档案工作提供根据, 根据中华人民共与国档案法、高等学校档案管理办法与会计档案 管理办法等法律、法规与规章，结合学院实际情况，特制定本细则一、财会档案工作的基本原则（一）学院在财务管理与会计活动中直接形成的具有储存价值的文字 材料、凭证、帐簿、报表等材料，均属财会档案。（二）学院财会档案是记录与反映学院经济业务的重要史料与证据, 是学院全部档案的重要构成部分。（三）财会档案务必实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统 与安全，便于开发利用。（四）财会档案工作应纳入财务处管理制度，纳入财会工作计划、规 划，纳入财务处人员的岗位责任制，在布置、检查、总结、验收财会工作 的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。二、财会档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的财务工作管理与会计活动中形成的文件材料，务必对学院 与社会当前与长远具有参考价值与凭证作用。2 .归档的财会文件材料，务必反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。3 .归档的财会文件材料，务必遵循其自然形成规律，保持其有机联 系，充分考虑财会档案的类型特点。（二）归档的要紧内容与重点1 .归档的要紧内容包含综合管理、会计帐簿、会计报表、工资清册 等方面，具体范围见附件。2 .归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不一致类型的具有长期 储存价值的文件材料。三、财会档案的归档要求与立卷方法（一）财会档案的形成积存财务处应确定一位负责人分管财会档案工作，并配备兼职档案员负责 做好财会档案的收集、整理、立卷工作。（二）整理组卷1 .学院财务处为财会档案立卷单位，财务处兼职档案员负责将积存 的文件组卷成册，向综合档案室移交。2 .遵循会计核算材料的形成规律与特点，保持其有机联系，便于保 管与利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类 材料的时间顺序、内容价值、数量与保管期限分别整理组卷。3 .按照会计年度时间进行组卷，不一致年度的会计核算材料不能放在一起立卷。注：综合类用自然年度，项目用完成年度。5.基本建设类一级类目代号：JJ二级类目代号：11综合12单项工程（修缮工程入此）代表随机符号。注：学院项目代号从“12”开始，每项工程给一个代号，依次为12、三、14，但10、20等带"0”的数字不用。6 .仪器设备类一级类目代号：SB综合仪器设备种类7 .出版类一级类目代号：CB11综合12报纸（校报材料入此）一三刊物（学报、各系、所、中心的学术刊物入此）14书稿一五音像.外事类一级类目代号：WS综合出国（境）来校（接待外宾登记表等材料入此）国际合作与会议.财会类一级类目代号：CK二级类目代号：11综合12会计报表5 .财会处各类记帐凭证按时间顺序整理，构成一卷或者多卷，每卷 不超过200页，厚度2cm为宜。6 .编写页码，每卷页码均从1开始，页号的位置在每面材料非装订 线一侧的下角。7 .关于未结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由综合 档案室保管到结清债权债务时为止。8 .备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要 说明的情况。（三）归档验收1 .当年产生的会计材料，财务处应于次年第一季度内整理组卷，由 综合档案室进行审查。2 .财务处移交财会档案时间：当年财会档案，在会计年度终了后暂 由财务处保管三年,期满后的次年6月底由财务处兼职档案员将应归档的 财会档案编制移交目录一式两份送领导审核签字后,连同案卷集中向综合 档案室办理移交手续。3 .移交档案时，交接双方务必当面验收归档材料是否完整、系统、 准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求，凡不符合要求者，综合 档案室有权拒绝同意，并要求限期改正后归档4 .综合档案室接收保管的财会档案，原则上应保持原装，个别需要 拆封重新整理的，应当会同财务处经办人员共同拆封整理，以分清责任。四、财会档案的管理（一）综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制 检索工具与提供利用。（二）案卷入库时，应全面检查帐、物、卡是否相符，然后按档号排 列。（三）综合档案室接收保管的财会档案，应保持原卷（册）的封袋, 如要修改财会档案材料数字，须经主管院领导批准方可修改。（四）综合档案室关于违反财会管理制度的有权进行检查纠正，情节 严重的应报主管院领导或者审计机关严肃处理。（五）学院财会档案的保管期限分为永久、长期、定期三类，定期分 三年、五年、十五年、二十五年四种。综合档案室接收保管期限为十五年 以上的财会档案，保管期限为三年、五年的财会档案，由财务处自行储存 与销毁。（六）财会档案保管、保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴定, 作出处理决定。需要销毁的应编造销毁清册，报主管财务工作及分管档案 工作的领导批准，方可销毁。基建工程在建设期间的财会档案，不得销毁。（七）销毁财会档案时，由学院审计部门、财务处及综合档案室共同 清点核对，共同监销，监销人在监销前应清点核对无误后，在销毁清册上 共同签名盖章。销毁清册由综合档案室长期储存。（八）鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包含：小构成员名单、工作概况、鉴定范围做法及财会档案保管期限调整、销毁档案数量。 销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部 门备案，一份留财务处存查。（九）综合档案室在档案销毁后，应及时调整档案排架，并在相应的 存放地点、检索工具中注明。五、财会档案的开发利用（一）财会档案的借阅按广东外语艺术职业学院档案利用制度办 理。（二）综合档案室应积极提供财会档案为学院经济业务等各项工作服 务，向外单位提供利用时，档案原件不得借出。（三）编制各类形式的参考资料，如数据汇编等，积极为利用者提供 服务。附件：广东外语艺术职业学院财会类档案归档范围与保管期限表附件广东外语艺术职业学院财会类档案归档范围与保管期限表CK11综合类序号类目名称保管期限1上级有关财会工作的规定、办法、条例、指示、计划、通知等文件(1)针对学院的、重要的永久(2)普发性的长期或者 十五年2学院财务工作的规定、办法、条例、计划、总结等材料(1)重要的永久或者长期(2)通常的长期或者十五年3学院财务工作的请示及上级的批复永久或者长期4学院各部门经费与分配方案长期或者 十五年CK12会计报表5学院形成的其他财务方面的文件材料长期或者 十五年6财会档案移交清册二十五年7财会档案销毁清册二十五年CK 一三会计帐簿序号类目名称保管期限1学院教育事业费年度决算报表、基本建设会计年度决 算报表、固定资产年度增减变动情况报表、教学与科 研仪器设备年度增减情况报表等永久2预算会计报表十五年3学院各部门决算报表及批复长期4单位预算会计月、季度报表五年5要紧财务指标快报三年6税收会计报表长期序号类目名称保管期限1涉及外事的会计帐簿长期2总帐二十五年3预算内帐簿（含明细表、分户或者登记帐）二十五年4预算外帐簿（含明细表、分户或者登记帐）二十五年5学院专项基金帐簿长期6日记帐，其中：现金、银行存款日记帐二十五年7固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管五年）二十五年8备考帐簿中的补充帐、其他应付帐二十五年CK14会计凭证CK 一五工资清册与奖贷金序号类目名称保管期限1涉及外事的会计凭证十五年2预算内各类原始凭证、记帐凭证十五年3预算外各类原始凭证、记帐帐单十五年4学院基金各类原始凭证、记帐凭证十五年5基本建设的会计凭证及附件二十五年6银行的会计凭证及附件二十五年7银行存款余额调节表三年8会计拨款凭证及其他会计凭证十五年9涉及债权、债务及未清理完毕的凭证长期序号类目名称保管期限1工资发放名册、卡片永久2起薪、停薪凭证长期3工资转移、证明、通知存根长期4各类奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等长期或者 十五年广东外语艺术职业学院声像档案管理实施细则为了提高学院声像载体档案工作的质量与管理水平，使声像档案的整 理、保管、存查、利用更具规范化，有效地为学院各项工作服务，根据中 华人民共与国档案法、高等学校档案管理办法与照片档案管理规范 等法律、法规与规章，结合学院实际情况，特制定本细则一、声像档案工作的基本原则（一）凡反映学院教学、科研、学院管理与历史进展，具有储存价值 的各类以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均 属声像档案。（二）声像档案的主体是声像载体材料，务必遵循声像载体的特点与 规律，进行特殊整理与特殊管理。（三）声像档案务必实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系 统与安全，便于开放利用。（四）声像档案工作务必纳入学院党政、教学、科研、外事等有关部 门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作与建档工作同 步管理，即制作人员同意任务与同意声像材料的归档要求同步。二、声像档案归档范围的确定（一）确定的原则1 .归档的学院各项活动中形成的、外单位形成的与学院有关的声像 载体材料，务必对学院与社会当前与长远具有参考价值与凭证作用。2 .归档的声像载体材料务必反映声像制作活动的全过程，保证完整、 准确、系统。3 .归档的声像载体材料务必遵循其自然形成规律，保持声像载体与 纸质载体、不一致声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。（二）归档的要紧内容与重点1 .归档的要紧内容包含综合管理、制作工作与声像载体材料三个方 面，具体范围见附件。2 .归档的重点是学院各项活动中直接形成的声像载体材料，特别是声 像载体材料的原件。三、声像档案归档要求与立卷方法（一）形成积存1 .学院党委组织宣传部、教务处、科研处、现代教育技术中心、外事科与其它声像材料形成部门，均为主立卷单位，分工归口立卷。2 .声像项目负责人与制作人员，要按分工认真做好制作记录，整个 工作结束后两周内，由制作人员按归档要求向综合档案室移交全套文字材 料及声像载体材料。(二)整理组卷.立卷原则根据声像文件材料形成规律与多种载体的特点，分类构成保管单位。 对声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的使用按主题内 容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既 保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不一致内容的声像材料 具有独立的使用性。1 .立卷分类(1)按介质分为纸质文件材料与声像文件材料。(2)纸质文件材料指综合管理工作文件材料与制作项目的文件材料。(3)声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、 磁盘、影视胶片、光盘等。(4)同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。2 .立卷分工(1)综合管理文件材料，由各立卷部门立卷归档。(2)制作项目文件材料与声像制品，由制作项目单位或者个人立卷 归档。(3)两个以上部门共同制作的，由主办部门立卷归档。(4)外单位制作的反映学院活动的声像载体材料，由综合档案室负 责征集或者委托征集。3 .归档材料的整理(1)检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套、音响、画面是 否清晰，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘贴，生霉、受潮的，要 及时冲淡、风干。(2)根据声像材料的形成规律，保持其有机联系与便于查考利用的 原则，结合内容、价值、数量与载体类型、尺幅、进行系统整理，构成保 管单位。(3)照片及底片要有文字说明(包含事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，a事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b时 间：事件发生或者事物变化、产生的时间与拍摄时间；c地点：被摄物所 在的具体地点；d人物：照片影像上要紧人物的姓名、身份；e背景：对 揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f摄影者：照片的拍摄单位与拍 摄人。）要查明所有要素，其他载体形式要有相应的文字材料，包含完成 原本、定本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位与人员等。（4）声像制作材料与声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应, 互记参见号。（5）声像制品的装具通常应使用原装具。经制作后的单件声像制品 与照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。（6）由于播放设备的更新换代，许多记录学院珍贵历史的录像带无 法在新的设备上播放，为保证录像带、录音带的有效保管利用与长期可读, 要求声像档案形成部门将本部门有储存价值的录音带、录像带进行数字化 后，连同声像档案原