普洱市办公自动化OA系统应用管理实施办法.docx

普洱市办公自动化OA系统应用管理实施办法（试行）第一章总 则第一条为加快我市信息化建设与电子政务进展，加强对电子 政务业务应用系统的管理，确保全市电子公文传输工作规范化，确 保电子公文传输的安全有效，根据中华人民共与国电子签名法 （2004年8月28日第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会 议通过）、国家行政机关公文处理办法（国发2000） 23号）、 国务院关于国家行政机关与企事业单位社会团体印章管理的规 定（国发（1999） 25号）、云南省电子政务2005-2007年建设 规划纲要、电子认证服务管理办法（中华人民共与国信息产 业部令第35号）与中共云南省委办公厅、云南省人民政府办公厅 关于大力加强电子政务应用推广工作的意见（云办发20065号） 与普洱市人民政府办公室关于做好市政府0A系统试运行工作的通 知（普政办发2008） 35号）有关规定，结合我市实际，制定本办 法。第二条 普洱市政府办公自动化0A系统（下列简称政府0A系统） 使用上海泛微软件有限公司开发的e-office协同办公标准版，可实现公 文流转、短信邮件管理、常务日程管理、行政事务、信息公布等模 块的机关内部办公自动化功能。申请接入单位按照普洱市人民政府 办公室有关规定办理有关手续（见附件）。附件2普洱市政府办公自动化系统（0A ）使用登记表（企业、其他单位用）单位全称单位简称申请功能口网上收发公文口网上收发公文及办理联系人联系电话公文办理流程申请单位意见（单位盖章）单位负责人签名：年月日主管单位意见（单位盖章）单位负责人签名：年月日审 批 单 位 意 见（单位盖章）单位负责人签名：年月日附件3普洱市政府办公自动化系统（0A ）使用单位名称变更申请表编号NO：更名后单位全称更名后单位简称更名前单位全称联系人联系电话更名 申请 单位 意见（单位盖章）单位负责人签名：日期：年 月日主管 单位 意见（单位盖章）单位负责人签名：日期：年 月日审批 单位 意见（单位盖章）单位负责人签名：日期：年 月日说明：1 .更名申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；.”更名后单位全称”作为在系统中更名后的注册单位名；2 .使用单位更名申请应同时填写电子印章制作申请表，办理电子印 章制作申请手续；.使用单位更名后，单位使用人员帐号、用户名不变。附件4普洱市政府办公自动化系统（0A ）使用单位注销申请表编号NO：注销单位全称注销后文件移交单位名称联系人联系电话注销申请单位（单位盖章）意见单位负责人签名：日期：年 月日主管（单位盖章）单位意见单位负责人签名：日期：年 月日审批单位（单位盖章）意见单位负责人签名：日期：年 月日说明：1 .注销申请单位填写除“审批单位意见”外的所有项；.“注销单位名称”是指需在系统中注销的单位名；2 .“注销后文件移交单位名称”是指在系统中将接收被注销单位文件的 单位名，该单位务必是系统的使用单位；.使用单位注销申请应同时交回电子印章载体进行电子印章注销。附件5普洱市政府办公自动化系统（0A ）密钥使用变更登记表单位名称：单位地址：原使用人姓名：原使用人科室：原使用人职务：下列填写属变更内容姓 名：科室：职务：电子信箱：手机：申请权限：口收文 口发文 公文办理 口公文流转管理信息采编口接收群众来信调入前所在单位（从外单位调入的人员需填写）：申请理由：单位负责人签名：单位盖章：年 月日联系人：联系电话:（下列内容由审核单位填写）市政府办公室 业务科室意见签名：年一月日市信息产业办 领导意见签名：年一月日市政府办公室 分管领导意见签名：年月日附件6证书申请表编号（由档案员填写）：云南省电子印章申请表填写本申请表单前请先阅读本申请表背面所写填写说明与注意事项，保证所填写内容 符合本申请表要求且属实。申请单位信息（由申请单位填写）单位名称:邮政编码：单位全面地址:县（区）:印章名称:印章直径（单位：mm）：印章样图1：印章样图2：办理人姓名：办理人联系电话（常用）：办理人所在部门：办理人证件号码（身份证）:办理人电子邮箱（政务网）:申请单位意见：申请单位（盖章）日期：申请单位上级主管部门意见:申请单位上级主管部门意见：（盖章）日期:印章管理中心意见：口同意申请口不一致意申请（制章点盖章）日期：印章属性（印章管理员填写）Ekey编号：数字证书序号:制章时间:制章人签字:印章接收情况：（下列由办理人填写）:本人收到根据表内所填内容制作的电子印章EKYE。保证遵守各项印章有关法律法规，并承担有关 法律责任，在此郑重声明。办理人签名（盖章）：日期时 间：年一月一日一时一分注意事项： 请用碳素笔或者深色墨水如实、准确、清晰地填写一式二份。申请单位、印章管理中心 各执一份。 办理人需与申请印章所使用的数字证书的办理人为同一人。 各项填写内容务必如实填写，不能写简称，要与政府部门规范上的名称一致。 该申请表所有填写的信息不可涂改，否则该申请表可视为无效。 印章图样要求盖得颜色均匀轮廓清晰，务必盖两个，以保证制章顺利。 申请表中务必有申请单位盖章、印章管理中心盖章，若缺少其中之一该申请表可视为无 效。 印章名称指印章中的文字。 办理人联系电话要保证能够找到代理人。 制章时间指制章完成时间，精确到分。 打印时将此两页打印到同一张纸的两面，不要打印到两张纸上。附件7证书申请表编号（由档案员填写）：云南省数字证书认证中心数字证书申请表填写本申请表单前请先阅读用户责任书与本申请表背面所写填写说明与注意事项，保 证所填写内容符合本申请表要求且属实。用户信息（由用户填写）单位名称：邮政编码：部门名称:单位全面地址：省 市 县（区）：办理人姓名：办理人联系电话（常用）：办理人证件号码（身份证）：办理人电子邮箱（政务网）：所申请的证书类型：口单位证书口服务器证书证书有效期：24个月存放方式：USBKey办理人部门意见：部门（盖章） 日期：受理点意见（下列由受理点填写）录入员填写口同意申请口不一致意申请用户证书甄别名信息CountryLocationStateOrganizationOrganization UnitCommon Name电子邮件录入员签字：日期：审核员填写口同意发证口不一致意发证审核员签字：日期：操作员填写发证时间（精确到分钟）：所发证书的序列号：存储证书的EKEY编号：操作员签字：日期：证书申请表编号（由档案员填写）:RA中心意见:日期:下列由用户填写：本人已收到依照表中填写内容所颁发的数字证书与E-KEYo保证遵守所附责任书中明确的职责, 并承担有关法律责任。办理人签名（盖章）：期:F列由档案员填写:档案员填写口该申请表能够归档口该申请表不能归档档案员签字：日期：注意事项:请用碳素笔或者水笔如实、准确、清晰地一式三份填写。申请部门（申请人）、RA中心及YNCA中心各执一份。办理人需出示本人有效身份证件的原件与复印件，复印件需留在代理点储存。用户在正式递交申请之前请认真阅读“YNCA数字证书申请责任书”，一旦递交则视作承认并遵守责任书中的各项规定。各项填写内容务必如实填写，不能写简称，要与政府部门规范上的名称一致。该申请表所有填写的信息不可涂改，否则该申请表可视为无效。申请表中务必包含用户签名、录入员签名、审核员签名与操作员签名，若缺少其中任何一人的签名，该申请表可视为无效。请打印时尽量使用双面打印格式。附件8云南省电子政务网络专线接入申请表下列部分由接入单位填写申请单位 基本信息单位名称单位地址邮政编码用户类型金融口政府机关企业口事业单位口中央驻滇单位其他联系人姓名电话传真身份证手机E-mail通信地址申请的业 务内容接入点接入类型局域网口单机接入网络口政务专网业务专网政务外网需要IP数/省，/州（市），/县接入类型双绞线口裸光纤口电信运营提供的传输线路接入目的口省级横向接入口州（市）级横向接入口县级横向接入口省州（市）纵向二级连接口省州（市）县纵向三级连接口州（市）县纵向二级连接接入后IP云南省电子政务网络中心规划地址口使用系统、单位规划地址原网络简 单拓扑及 应用系统 描 述需求说明申请人单位意见及签章：日期：年 月 日下列部分申请单位所在地电子政务网络管理中心填写用户所在 地电子政 务网络管 理中心审 核结果用户所在地电子政务网络管理中心意见及签章：日期：年 月 日填表说明：接入点一栏请写明网络接入的具体单位与数目，如某厅级单位需要X州8个县的垂直部门全 部接入，则填写为：X州8个县XX部门全部接入。第三条本办法适用于已批准或者马上申请接入电子政务网，并使 用我市政府0A系统的单位（下列简称使用单位）与各使用单位的使用 人员（下列简称使用人员）。第二章电子公文流转内容第四条 在市政府0A系统中流转的内容为使用单位的电子公文 与信息等。第五条 涉密级（秘密以上）文件与紧急文件不在系统中进行交 换。第三章管理机构第六条 市政府0A系统的规划、开发与推广实施工作由市信息 化工作领导小组统一领导与协调指挥。第七条市信息产业办公室负责系统的管理保护工作。（一）负责系统中单位注册、名称变更、撤销等有关申请，办 理相应审批手续；（二）负责制定电子公文与信息流转的具体工作规范及指导；（三）征询各使用单位的意见与建议，研究、协调解决各使用 单位在使用系统中出现的问题，并提出处理意见；（四）组织各使用单位的使用人员进行系统使用知识的培训等工 作；（五）提供系统必要的技术支持；（六）负责系统的运行、保护与日常管理工作；（七）负责与各使用单位的联络工作，并协助办理有关手续。第八条各使用单位务必明确1位领导负责分管电子政务工作; 确定专、兼职管理使用人员，负责日常管理。（一）负责本单位办公自动化的日常管理与使用；（二）指导与监督本系统的运行；（三）就本系统运行情况与市信息产业办进行衔接。第四章使用单位第九条凡需要接入与使用该系统的单位，应向市信息产业办 公室提出书面申请。机关、事业单位需提交单位成立的编办批文； 企业及其他单位需经上级主管单位签署意见。经审核批准后方可办 理注册手续并取得市政府0A系统身份密钥（下称密钥）、用户名与 密码。第十条 因下列情况而需要在系统中变更使用单位有关资料 的，应向市信息产业办公室提出书面申请，并办理有关手续：（一）使用单位名称变更的，在系统中应办理名称变更手续， 并由该单位来函确定新使用单位的系统管理员及用户名单；（二）使用单位被撤销的，在系统中应办理注销手续。即在交 换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章与用户，并将系统 中的有关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称假如沿用合并 前其中一个单位的名称，则该名称作为合并后的使用单位名称在系 统中保留，被合并的使用单位按本条第二款规定办理注销手续；合 并后的使用单位假如使用新的单位名称，则按本办法第十条办理注 册手续，合并前在系统中所使用的有关单位名称按本条第二款规定 办理注销手续。第十一条各使用单位应按照系统统一配置的要求，结合本单 位实际情况，保证提供交换工作所需的设备与工作环境（EPON交换 机、计算机、扫描仪、打印机等）。第五章使用人员第十二条从事本系统的运行、保护、管理的工作人员，务必 政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识与相应的专业技术水平, 熟悉电子政务的内容与程序，熟悉国家有关法律、法规与规章，尽 职尽责，确保工作质量。第十三条系统中各使用单位的系统管理员负责按规范向市信 息产业办申报开设、注销用户帐号、初始密码与使用人员的工作职 责与权限，并报市政府办公室备案。第十四条 系统中的全部使用人员要自觉遵守系统运行中有关 的规章制度，严格按照使用权限，认真完成本人在系统中所承担的 工作。第十五条 系统中的使用人员用户帐号应保证唯一性，密钥与 密码由各单位系统管理员保管。用户取得密钥与初始密码后应立即 修改密码，若不记得密码应向市信息产业办提出申请，并进行备案。第十六条未经本单位负责人同意，无关人员不得使用系统用 户的密钥与密码登录系统。第六章电子印章的使用与管理第十七条 电子印章是在电子公文上盖章用的签名印章，对电 子公文进行电子签名，在打印公文前，需要验证公文电子签名的合 法性，通过验证并按规定方式打印而成的纸质公文具有法律效力。第十八条电子印章的制作式样与标准，按国务院关于国家 行政机关与企业事业单位社会团体印章管理的规定、云南省人 民政府办公厅关于进一步规范国家行政机关与企业事业单位社会团 体印章管理工作的通知（云政办发2007） 187号）执行。第十九条 各使用单位需要制作、变更或者销毁本单位电子印 章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，送 市政府办办理报批审核手续。经市政府办批准同意后，由市信息产 业办具体办理。第二十条销毁电子印章时，印章所属单位有关人员务必在场。第二十一条各使用单位的电子印章应等同于实物印章管理， 务必由负责此项工作的科室指定专人保管与使用。第二十二条电子印章由于损坏、遗失等原因造成不能使用需 要换领补发，或者因单位名称变更、撤销、合并等原因而需要在系 统中变更资料的，务必将旧电子印章交回市政府办公室处理，并按 第十九条、第二十条的规定办理手续。第二十三条 各使用单位应按照国务院国发199925号文件 规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。第七章电子公文的发送第二十四条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容 等的审核把关工作由发文单位负责。第二十五条 公文若带有不方便进行电子化处理的附件（如：书 籍、图纸等），暂按纸质公文交换的方式进行交换。同时，将公文 正文以电子公文形式进行交换。第二十六条电子公文的发送由电子公文制作、电子公文盖章、 电子公文发送3个必要环节构成，可由一个或者多个工作人员负责。第二十七条在发送电子公文时，务必选择公文的报、送、发 单位，并设置同意接收单位打印的份数。第二十八条 在系统中完成发送电子公文操作的时间为电子公 文的发送时间。第二十九条 电子公文的格式只同意以PDF、WORD或者EXCEL 文档形式出现。第八章电子公文的接收第三十条 各使用单位与使用人员应按时接收电子公文，务必 保证每个工作日内9:00、11:00, 15:00、17:30 4个时段登录系统, 做到及时签收与下载电子公文。第三十一条接收电子公文时，务必认真核对，确认无误后方 可进行打印或者进入本单位内部系统公文流转，按常规收文进行登 记，否则应予以退回。第三十二条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照 纸质公文的管理办法处理。第三十三条 首次进行电子公文打印或者从系统中读取电子公 文进入收文单位办公系统的时间为电子公文的接收时间。第三十四条 电子公文接收失败时，收文单位应及时向发文单 位提出申请，说明原因，请求重发或者追加打印份数；假如是系统 故障，要及时向市信息产业办反馈。第九章安全保障第三十五条系统管理员要定期检查、保护接入电子政务系统 的计算机网络，发现问题要及时排除，无法排除的要立即与市信息 产业办联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的用户名。 使用人员务必对文件资料的保密性、正确性、完整性、公布范围负 责。第三十六条 使用该系统时，所有涉密信息不得在该系统内公 布，不得将带毒文档录入该系统。第三十七条各使用单位要加强计算机及网络安全保密知识教 育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用该系统从事危害国家安全、 泄露国家秘密等违法犯罪活动，不得复制与传播妨碍社会治安信息 与淫秽色情信息。第十章应急处理第三十八条当系统出现故障，引起电子公文与信息无法在系 统进行正常交换时，应及时与市信息产业办联系。由市信息产业办 尽快组织有关单位查明原因，并在24小时内排除故障。第三十九条 若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运 行时，由市信息产业办提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质书面的方式通知各使用单位，保障公文与信息交换工作的正 常进行。第十一章附 则第四十条本办法由普洱市信息产业办公室负责解释。第四十一条 本办法自公布之日起施行。附件：1.普洱市政府办公自动化系统(0A)使用登记表.普洱市政府办公自动化系统(0A)使用登记表2 .普洱市政府办公自动化系统(0A)使用单位名称变更申请表.普洱市政府办公自动化系统(0A)使用单位注销申请表3 .普洱市政府办公自动化系统(0A)密钥使用变更登记表.云南省电子印章申请表4 .云南省数字证书认证中心数字证书申请表.云南省电子政务网络专线接入申请表附件1普洱市政府办公自动化系统（0A ）使用登记表（机关、事业单位用）单位全称单位简称申请功能口网上收发公文口网上收发公文及办理联系人联系电话公文办理流程申请单位意见（单位盖章）单位负责人签名：年月日主管单位意见（单位盖章）单位负责人签名：年月日审 批 单 位 意 见（单位盖章）单位负责人签名：年月日