广州开发区城市建设和房地产档案馆综合档案标准化服务项目需求书.docx

广州开发区城市建设和房地产档案馆综合档案标准化 整理服务项目需求书广州开发区城市建设和房地产档案馆“综合档案标准化 整理服务项目”，拟邀请供应商进行比价后确定供应商，欢 迎符合资格条件的供应商参加。一、项目内容广州开发区城市建设和房地产档案馆综合档案标准化整 理服务项目内容是对采购单位形成的业务、会计、实物等综 合档案约9.15万件进行档案标准化整理工作，包括对纸质 档案分类、排序、检查；进行标准化、规范化整理；按案卷、 文件级进行二级著录；对档案进行目录-文件双向核查；对 建档的档案资料装订-装盒-杀虫-入库工作；完成2014-2019 年档案参考资料整理汇编等编研工作。确保档案“三态”准 确、齐全，满足区城建档案馆档案管理工作需要。二、工作要求（一）工作时限要求合同签订之日起五个月内完成（二）工作内容序号档案种类工作内容数量12013-2019 年 业务档案消防业务 档案整理、分类、排序、粘贴、折叠、拆钉、 编码、著录（卷内、案卷）、打印目录、 打印封皮、组卷装订、入盒、盖盒号章、 制作脊背、打印脊背、贴脊背等；约91000件（约60万页）22017-2018 年 会计档案著录（卷内、案卷）、打印目录、盖档号 章、入盒、盖盒号章、盖脊背章等；约80卷3实物档案整理、排序、贴档号信息、著录、打印目 录、入盒等；约20卷4专题档案 成果汇编整理、排序、著录、打码、打印目录、装 订等约410件（约2500 页）52015-2019 年 档案编研组织完善编写2015-2019年的全宗指南、 组织沿革、大事记、归档说明、利用事例、 基础数据汇编、历届领导情况等，并完成 著录、打印目录、组卷装订等；5年（三）纸质档案标准化整理要求1 .对档案进行检查、鉴定分类、排序、文件修裱、平整、 去钉、编制页码、说明、标注、填写备考表等整理工作。规 范参照广州开发区城市建设和房地产档案馆档案综合管理 分类方案，此外：整理时发现的放错案卷、袋、盒的资料, 供应商应请示采购单位档案管理人员再处理。2 .根据档案种类要求，进行二级著录，著录的卷内目录、 案卷目录采集的数据和条目必须齐全、完整、准确。同步完 成按采购单位提供的档案管理系统表格格式进行著录，规范参照广州开发区城市建设和房地产档案馆著录指引（试行）3 .档案整理完成后按规范折叠、装订立卷并装盒。保证 档案资料无遗漏，无放错卷、盒。图纸不装订的需要粘贴档 号。折叠、装订、装盒规范参照技术制图、复制图的折叠 方法（GB10609. 3-89）,广州开发区城市建设和房地产 档案馆纸质档案数字化工作指引（试行）。（四）档案参考资料整理及汇编要求L全宗指南，完善广州开发区城市建设和房地产档案馆 全宗指南，内容包括单位历史沿革、全宗内档案情况简介、 全宗内档案内容与成分介绍；4 .组织沿革，完善广州开发区城市建设和房地产档案馆 组织沿革，根据采购单位提供的素材于文书档案汇编，可与 历届领导情况一起汇编；5 .大事记，编写广州开发区城市建设和房地产档案馆 2014-2019年大事记，根据采购单位提供的素材资料完成排 版编写，要求按大事时间和大事条目组成，取材真实、准确, 文字简明扼要，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、 发展过程、因果关系等均应显示出来。6 .利用事例，编写广州开发区城市建设和房地产档案馆 2014-2019年利用事例，根据采购单位提供的素材资料完成 排版编写，要求按利用档案的单位或利用者情况、时间、目 的、档案内容、档案数量、取得的显著效果等内容。7 .专题成果材料汇编，根据采购单位收集的专题成果材 料，完成约410件的档案整理、排序、著录、装订、入盒等。8 .根据采购单位的需求汇编形成归档文件说明、基础数 据汇编、历届领导情况，并完成著录、打印目录、组卷装订 等。（五）验收标准和验收方式1 .供应商按照采购单位提供工作规范标准和要求进行 项目实施。包括但不限于依据机关档案工作条例、归档 文件整理规则、机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限规定、广州开发区城市建设和房地产档案馆纸质档案数 字化工作指引（试行）、广州开发区城市建设和房地产档 案馆著录指引（试行）及相关档案标准规范。2 .验收方式：本项目按照工作进度进行验收，项目完成 后整体初验，初验通过，问题整改完成后进行终验。（六）其他要求1 .采购单位只提供项目实施的场所、水电和办公桌椅， 其它所需均由供应商自行负责。2 .项目终验后，供应商免费提供一年的售后服务期，及 时响应采购单位需求。3 .供应商不能委派少于5名工作人员（其中1名为项目 经理）的工作组驻现场服务该项目。三、项目总价和合同结算方式1 .项目最高报价：人民币拾伍万元整。2 .投标总价投标总价二业务档案标准化整理费（投标单价X60万页） +会计档案标准化整理费（投标单价X80卷）+实物档案标准 化整理费（投标单价X20卷）+专题成果材料汇编费（投标 单价X2500页）+档案参考材料整理及编研费（投标单价X5 年）。投标单价不限于但包括：（1）城建档案文件整理、录入、数据校对、装订入盒上 架以及成果汇编、编研费用。（2）其他费用（相关税费、人工费用、设备费用、设备 损耗、相关辅助材料费和其他有关的项目完工前的所有费 用）。3 .实际支付总价实际支付总价=业务档案标准化整理费（投标单价X实 际完成的页数）+会计档案标准化整理费（投标单价X实际 完成的卷数）+实物档案标准化整理费（投标单价又实际完 成的卷数）+专题成果材料汇编费（投标单价X实际完成的 页数）+档案参考材料整理及汇编费（投标单价X实际完成 的年数）4 .付款方式说明4.1 采购单位按照供应商实际完成并经过验收合格的标 准化整理数量支付中标人加工服务费，余合同总额的5%作为 质量保证金。4.1.1 合同签订后，甲方收到乙方开具正式有效发票， 于15个工作日内向乙方支付合同总额的30%；4.1.2 项目全部验收合格后，15个工作日内，甲方向乙 方支付实际支付总额扣除已支付金额的剩余费用（即质量保 证金）。4.2 项目验收过程中，发现存在质量问题，供应商接到 采购单位通知后3日内到现场解决问题，供应商在采购单位 规定期限内没有整改完成的，采购单位按照每发现一个问题 扣除质量保证金的0.5%的标准从质量保证金中扣除相应的 部分。4.3 如有特殊情况需延期支付，经甲乙双方同意后方可 延期支付。5 .其它说明5.1 供应商的投标总价必须包括项目费用及相关税费、 人工费用、设备费用、设备损耗、相关辅助材料费和其他有 关的项目完工前的所有费用。5.2 项目开标时以投标总价进行价格响应性评估，合同 按通过验收的实际工作量结算，最高结算金额不超过中标的 投标总价。四、保密要求L供应商必须严格遵守广州开发区城市建设和房地产档案馆档案安全保密制度及国家其它相关保密法规，必须 采取措施确保本项目服务过程中的档案实体和数据的保密， 并保证安全。2 .安全保密条款细节，供应商与采购单位另行制定作为 合同附件。五、供应商资格及递交文件要求1,供应商应具有档案整理业务经营范围，同等条件下有 类似文书、业务等综合档案数字化扫描、整理、质检经验的 单位优先。3 .供应商不能委派少于5名工作人员(其中1名为项 目经理)的工作组驻现场服务该项目，不少于3名工作人员 具备档案专业技术岗位资格证，同等条件下项目经理具备档 案专业中级以上职称的单位优先。4 ,供应商需按要求递交以下相应文件： (1)供应商企业营业执照(复印件)； (2)报价函(请列明工作量、单价及计算方法)； (3)人员资质材料；(4)业绩材料(如有)。以上文件均须加盖供应商单位公章，并以保密信封的形 式递交，不透明信封外除标注“项目名称”和“报价函”字 样外，不得有其他任何标识性文字和图案。六、递交响应文件的时间和地点：2020年5月19日-5 月25日，广州开发区开萝大道6号图书档案大楼城建馆三 楼303室。逾期送达或邮寄送达的响应文件恕不接收。七、本项目采购单位：广州开发区城市建设和房地产档 案馆；地址：案大楼城建馆三楼303室；联系人：李蔚娟； 电话：。