XX县质量技术监督局行政服务质量管理体系之公文收发印制管理规范.docx

XX县质量技术监督局行政服务质量管理体系之公文收发印制管理规范XX县质量技术监督局作业文件BPGZJ-ZY-BG-04版次B 修改主题：公文收发、印制管理规范第1页共14页20XX年05月18日实施1目的确保局机关公文的收发、印制得到有效的管理2适用范围适用于本局机关内外公文的收发、印制的管理。3职责办公室负责所有内外来往公文的收发与印制的管理。3.1 文件拟稿人员依据国家行政机关公文处理办法的有关规定草拟 公文，形成电子版本和书面文件，按程序分别送办公室复核和传输到 文印室印制。3.2 文印室负责公文的印制及管理。4工作程序公文的收发4.1.1 收文来文签收4.1.1.1.1 签收人在签收公文之前，应首先核对收到的公文信件与公文 送达簿上所填写的内容是否一致，如有不一致时，应查询清楚再行签公文生效标识是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印 章和签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处署发文机关名称（也 可不署）;2个单位的联合行文在落款处署发文机关名称（也可不署）， 成文日期排开左右各空7个字，主办机关印章在前；3个单位的联合 行文，各发文机关名称按顺序排列，每排排列3个单位，成文日期排 列在最后一个单位之下右空2个字。4.255 印制公文成文日期是公文生效的时间，成文日期用汉字将年、 月、日标全，“零”写为“0”，成文日期右空4个字。425.7 印制公文附注用3号仿宋体，居左空2字加圆括号标注在成 文日期下1行。425.8 公文排版后页面不得出现空白页，要采取调整行距、字距加 以解决，不得标识“此页无正文版记4.2.6.1 公文主题词要用3号黑体字，居左顶格标识，词目用3号小 标宋体字，词目之间空1字。4.2.6.2 的抄送机关排列在主题词下1行，左右各空1字，用3 号仿宋体字，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。4.2.6.3 印发机关和印发日期，排列于抄送机关之下，用3号仿 宋体字，印发机关左空1字，印发日期右空1字，印发日期以公文付 印的日期为准，用阿拉伯数码标识。4.2.6.4 印制公文版记的反线宽度同版心。4.2.6.5 印制公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线版心下边缘7mmo单页数码居右空1字，双页码左空1字。4.2.6.6 公文中的表格对横排A4纸型表格，页码放在横表的左侧， 单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口 一边，双页码表头在切口一边。4.2.7 公文的信函格式发文机关名称上边缘距上页边的距离30 mm, 用小标宋体字，字号自定。发文机关全称4mm处划一条武文线（上 粗下细），距下页边20 mm处划一条文武线（上细下粗），两线长170 mm,每行居中排28个字，首页不显示页码。发文机关名称及双线印 红色，发文字号置于武文线下1行版心右边顶格标识，发文字号下空 1行排列公文标题。秘密等级或紧急程度，排列于武文线下1行版心 左边顶格。4.2.7.1 会议纪要标识由“xxxx会议纪要，组成，发文机关标识上边缘 至版心上边缘为25 mm,用红色小标宋体字，字号自定，不落款。文件的印制对局领导签批的公文进行打字排版，确保文件格式符合要求。4.2.8.1 印制公文必须按公文稿原件进行制作，严禁文印人员私自更改 公文稿内容。4.2.8.2 文电打印过程中要严格执行保密纪律，做好保密工作,确保不 失密;复印带密级的文电时，要经分管局领导批准。4.284 使用复印方式印制文件，做到印制出的材料字迹清晰、纸面整 洁，格式符合要求。428.5 装订文件，采用左侧装订方式，做到不漏页、不重页、不错 装。428.6 .6文印室根据文件、材料的需要，视轻重缓急安排打印，未经 审核签批的文件、材料，一律不准印制成正式文件。文印设备管理4.2.9.1 上班工作前打开文印设备电源，开机检查有无故障；4.2.9.2 如无故障，则对文印设备进行清洁维护，反之，要请专业人 员进行维修。4.2.9.3 文印设备使用完毕后，要关闭电源，并进行清洁。4.2.9.4 加强机器设备保养管理，对办公设备要做到精心爱护、专人操 作、统一管理。尽量掌握简单故障的排除方法和一些维修知识，对敏 感的部件如复印机的硒鼓，一体机的油墨泵，微机的软/硬盘驱动器 等要注意保护；复印机的搓纸轮等易损件要及时更换；炭粉、油墨、 纸张等损耗品要及时补充；机器散落的炭粉、油墨要及时清理，严禁 在机器出现故障时继续操作。出现故障及时检修，并认真做好检修登 记。要妥善保管硬盘文件，尽量减少接触人员，对机器内部文件、软 盘文件要定期监测，对外来磁盘要严格检查，防止病毒侵入。5相关/支持文件国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文格式GB/T 9704-19XX国家质量监督检验检疫总局公文处理办法广西壮族自治区国家行政机关公文处理办法实施细则广西壮族自治区质量技术监督局公文处理实施细则6记录序号记录名称记录编号存放地点保存期1收文登记表*BSZJ-JL-BG-010办公室/各股室三年2文件呈批传阅单BSZJ-JL-BG-011办公室/各股室三年3发文登记本BSZJ-JL-BG-009办公室三年4文件印制（复印）登记表BSZJ-JL-BG-004办公室三年7修改记录本规范由办公室提出更 改 记 录更改次数更改单号记录人日期更改次数更改单号记录人日期编制：XXX日期：20XX年4月01日审核：XXX批准：XXX日期：20XX年4月28日日期：20XX年5月。8日收。签收秘密件、挂号件和由机要通讯员送来的公文时，要认真 查看收文单位名称、挂号件号码，双方人员当面清点，核对无误，方 可签收签字。4.1,1.2 拆封拆封之前，要对所有来件按信件的来源不同进行分类，凡私 人信件、信封上标明“亲启”、“亲收”字样的，应送达标明的收信人（授 权的除外）。如系误投，应及时退回邮局。署名收件人为本局的公文 信件，由办公室专人拆封。4.1.1.2.1 拆封后，检查公文的主送单位（含抄送单位）、来文单位与 封皮所写是否相符。1.1.1.1 收到群众来信、举报、投诉，应将信封与来信一并处理保存， 或视内容加盖秘密章。4.1.1.3 登记收到的公文用收文登记簿登记，内容有：编号、收文日期、发 文机关、文件号、密级、文件标题或内容摘要、份数、文件发往等。4.1.1.4 识另I文件管理员应识别收到的公文，不属于本局职责管理范围的 或不符合行文规则的，经请示办公室主任批准，及时予以退文，并说 明理由。文件的阅批，由局领导按分工和来文单位及来文内容确定阅 知范围和审批人。办理期限对紧急公文在拟办时须确定办理期限，要求承办股室必须在一定 时间内办理完毕,股室不能按时办理的须提出延期的理由。4.1. L6承办各股室收到办公室交办的公文时，在公文处理卡或发文登 记本簿上签收，并及时办理，不得延误、推诿，。4.1.1.1.1 收到公文的股室，如股室领导外出的，股室人员要及时将 所承办的内容与本股领导联系，不得以股室领导外出而延期或耽误办 理。特提件、特急件应当按时限要求办理，确有特殊困难的应当及时 作出说明，并与来文方协商。对不属于本股室或不宜由本股室办理的 公文，应当及时退回交办股室，并填写理由。4.1.1.1.2 公文在办理中遇到涉及其他股室职责的事项，由来文所列 的第一职责股室确定主办或牵头股室，主办或牵头股室要主动与有关 股室协商，取得意见，由主办股室进行汇总后，送办公室呈局领导阅 批。4.1.1.1.3 各承办股室的办理意见要经过各股室负责人签字。4.1.1.1.4 局领导批示督办的公文，应及时交督办人员督办，并限 期反馈。4.1.1.7 办结公文办理完毕，各股室应在公文处理卡填写办理结果，并将公 文及时退回办公室。发文文件起草和送审4.121.1 发给局内部或发往局外的文件，由职能股室或指定人员起草, 股室负责人核稿，办公室主任进行审核后，送局领导签发。4.121.2 .2办公室主任审稿的职责为：文稿的内容是否确需行文，行文 方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式 是否符合国家行政机关公文处理办法的规定，应会签的公文是否 已与有关股室协商一致，确定的秘密等级和紧急程度是否合理，文体 是否得当。4.1.2.2 文件的审核公文稿未经办公室审核的，不得自行送局领导签发。4.1.2.2.1 审核的公文稿如果不符合行文规则，办公室可根据情况作以 下处理：a.对于不需要行文或不符合行文规则的公文稿，退回主办股室处 理；对于内容不成熟或需作大量修改的公文稿，提出处理意见，退回 主办股室修改。b.对于不按照公文处理有关规定办理，未经股室负责人核稿，该 会签而未会签，草拟批复、答复类公文未提供相关材料（如原请示、 函等），不填写打印份数等的公文稿，退回主办股室补办。c.对文面不清洁，字迹潦草难辨，勾划涂抹过多的公文稿，退回 主办股室重新誉清。d.对需进行较多文字修改或需改变文体和本意的公文稿，提出修 改意见，退回主办股室或由公文稿审核人员与主办股室承办人员共同 修改。4.1.2.2.2 公文稿审核无误后，由主办股室根据局领导工作分工呈报局 分管领导审批。4.1.2.2.3 公文审核应使用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得在公 文稿装订线外书写。4.1.2.3 公文的分发办公室负责对公文的分发（含网络传输），涉及各股室业务文 件交由各股室自行分发（不含网络传输）。4.1.2.3.1 公文正式印制前，办公室应当复核公文清样。校对人员要 认真核对公文原件定稿和格式，看审批、签发手续是否完备、附件材 料是否齐全、格式是否统一、规范、文字是否准确等。一般公文校对 12次，重要公文校对3次，校对差错率应控制在千分之3以内，原则 上不经过办公室校对签字的公文，不得印制（含网络传输）。经复核需要 对文稿进行实质性修改的，按程序复审。4.1.2.3.2 已经局领导签发的公文，承办人不得再改动，办公室在校对 时如发现内容有误或要增删，必须改动时，应征得签发人的同意。公文印制因工作需要增印公文份数，或复印公文作正式件使用时, 需由承办股室提出意见，报局办公室主任批准。股室需公开发布的公文，须经主管领导批准，由办公室发 布。4.1.2.3.5 公文分发在分发公文时，要使用本局标准信封，地址、单位要准 确，封闭要严密。公文与印刷品不能混装邮寄。4.1.2.3.5.1 在分发公文时要严格区别秘密件、挂号、纸包和印刷品种 类的划分。秘密、机密件送机要局专发；密码电报特急件（含特提件） 通过机要网密发。信封上要准确注明密级、紧急程度。机密件信封的 上下封口和折缝处必须贴印有单位名称的封条或加盖密封章。4.1.2.3.5.2 主送本局的公文，一般情况下通过广西金质网络传输。重 要公文、任免通知、重要通报、重要决定、密级件等公文发书面文件。公文分发要做好清点、登记、装封、捆包（袋）、交收发室 签收。4.1.2.3.6 办公室发文人员制作发文登记本，所发公文均要登记备查。 特急件（含特提件）1天完成，急件2天完成，平件3天完成 4.2公文印制要求公文印制要做到及时、准确、安全、保密，符合本规范要求，以 确保公文效力和质量，防止和减少不合格公文的出现。4.2.1 各股室拟文人员将拟好的公文稿打印并输出1份送办公室审 核签字，电子版本草稿同时传输到办公室待印。公文稿须经审核、批 准签发后，文印室负责按本规范要求印制清样，交主办股室校对人员 校对并签字，最后按份数统一印制好后，由主办股室签字领取后装订、 分发。4.2.2 印制公文采用A4型纸（特殊要求除外），尺寸为 210mmx297mmo公文用纸天头（上白边）为37mm± 1mm,公文用纸 订口（左白边）为28mm±lmm,版心尺寸为156mmx225mm （不含 页码）。4.2.2.1 公文未作特殊说明的，除发文机关标识、页眉反线和发文机 关印章为红色外，如果没有特别指定，其余部分应均为黑色。4.232公文排版规格.2.1公文在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行 或多行居中排布，回行时，做到词意完整，排列对称，间距恰当。1.1.1 公文标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍 顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。1.1.2 公文正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。1.1.3 公文如有小标题，一级小标题用3号小标宋体字或黑体字, 二级小标题用3号楷体字。42325公文正文层序号第一层为一，第二层为（一），第三层为b第四层为（Do1.1.4 .6公文排版每页排22行，每行排28个字。1.1.5 制作版面要干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准、 版心不斜，误差不超过1 mm。1.1.6 文双面印刷时、页码套印时，两面误差不得超过2mm。印 品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断痕。1.1.7 公文的装订应在左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱 落，后背平整、不空，两页页码之间误差不超过4 mm。无坏钉、漏 钉、重钉，钉角平伏牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90度，无毛茬或缺损。页眉印制密级件和办公室认为有必要的公文要标注公文份数序号 时，要将同一文稿印制若干份每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶 格标识在版心左上角第1行，用阿拉伯数码编写，不少于两位数。4.2.4.1 公文印制标识秘密等级的，秘密等级用3号黑体字，顶格标 识在版心右上角第1行，两字之间空1字；同时标识秘密等级和保密 期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密 期限之间用隔开。公文印制标识紧急程度的，紧急程度用3号黑体字，顶格标 识在版心右上角第1行，两字之间空1字；同时标识秘密等级与紧急 程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在 版心右上角第2行。424.4办公室在设计和印制公文文头时，发文机关标识由发文机关 全称后加“文件”组成，平行文或下行文发文机关标识距上页边为62 mmo上行文发文机关标识距上页边为117 mm。发文机关标识使用小 标宋体字，用红色标识，字号小于22x15mm （高x宽）。424.5印制联合行文，主办机关名称排在前，“文件”二字置发文机关 名称右侧，上下居中排布。公文印制发号字由发文机关代字、年份和序号组成，发文机 关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯 数码标识；年份应标全称，用六角括号“ 1 ) ”括入；序号不编虚位， 不加"第"字。发文字号之下4mm处印一条与版心(156mm)等宽红 色反线。印制上报公文，签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发 文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”三字用3号仿 宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，主办单位签发 人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓 名之下按发文机关顺序依次排列。425 主体印制公文标题应在红色反线下空2行居中，用2号小标宋体 字，排列时要做到词意完整、对称，间距恰当。4.252印制公文主送机关要排列在标题下空1行，左侧顶格用3号 仿宋体字。主送机关名称过多而使公文首页不能排版正文时，主送机 关名称排列在版记中主题词之下，抄送之上。425.3公文正文排版在主送机关名称下1行，每自然段左空2字, 回行顶格。数字、年份不能回行。公文附件排版在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 “附件”，序号用阿拉伯数码(如“附件：1. BXXBXXBXX)；附件名 称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件与公文不能一起装订 时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附 件。