行政文秘卡通版课件优秀PPT.ppt

办公成本控制会议管理自身建设员工保护辅助高管公文管理通讯管理行政部门工作内容行政部门工作内容基于以上标准，行政工作具有基于以上标准，行政工作具有以下六大特点：以下六大特点：一、综合性强二、政策性强三、时间性强四、工作内容繁杂五、联系广泛六、被动性和突破性强行政部门范围与特点一、行政文秘工作职能与素养要求(1)职业概述：特地从事办公室程序性工作、帮助领导处理政务及日常事务，为领导决策及其实施服务的人员适用范围：机关、团体、企事业、涉外机构组织中等级：初、中、高级职业环境：办公室职业实力倾向：具备较强的书面与口头语言表达实力，综合协调与合作实力，逻辑思维与分析实力等。(2)应处理好的几个关系：工作的被动性与主动性的关系工作的常常性与突击性的关系工作的平凡性与重要性的关系工作的原则性与敏捷性的关系(3)行政文秘工作职责o接待工作日常、特地、团组o收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件o文书写作运用电脑写各类文件及制作文件o时间管理自己、上司o会议组织会前、会中、会后o信息管理存、管、取o旅行支配吃、住、行o对外公关联络（外事）、参与活动o商务活动营销、市场、税务、法律o指派工作上司支配爱本职爱岗敬业，归属听从，从点滴作起要虚心刻苦学习，虚心求教，钻研业务多动脑主动思索，机灵敏锐，有商业意识守纪律遵纪遵守法律，恪守信用，严保隐私(4)职业道德：(5)工作作风：热忱真心诚意，笑脸迎送，谦和友善扎实做事不飘，跟进落实，检查确认细致精确不粗，细致不草，稳重不浮灵敏干练守时，讲究效率，商如战场(6)行政文秘的业务素养行政文秘的学问、智力和实力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体学问是基础；智力是学问的结晶；实力是学问和智力的最终体现和归宿。行政文秘人员需具备的实力（一）办事实力设备操作实力文书写作实力阅读概括实力编辑校对实力统计分析实力（一）沟通实力交际实力口头表达实力协调实力组织实力(7)行政文秘的权限原则o一不能代表上司作决策，否则就是越权o二不能代表上司发号施令，否则会遭同事反感o三不能代上司放松对自己的约束，否则会让上司厌烦(8)特性要求专业机灵谨慎听从自制自信热忱执着(9)品质要求礼貌不居高临下诚恳不弄虚作假参谋不越权行事虚心不傲上凌下公正不见风使舵敬重不阿谀奉承慎言不论是道非本分不炫耀示人21世纪的企业秘书全美秘书学会1.像心理学家一样擅长视察和理解他人2.像政治家一样有灵敏的头脑3.像外交官一样有潇洒的风度4.有处理各种麻烦问题的丰富阅历5.有良好的写作实力和文字功夫6.娴熟运用各种办公自动化设备7.熟悉商务往来的法律、金融和税务学问8.快速对文件、信息归类、整理和查询二、公文处理方法和程序o三大环节：o1、发文处理：拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发o2、收文处理：签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复o3、公文管理：o制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁公文行文规则ol 行文关系要和隶属关系一样ol 行文方式要依据工作须要敏捷驾驭ol 行文名义和内容要与发文机关的职权范围o 相对应ol 行文线路要尽量缩短ol 处理好主送与抄送的关系ol 如有必要，可以联合行文通用公文的格式o1、排版自左至右o2、单位国家法定计量单位o3、字体发文单位初号宋体标题2、3号宋体o4、用纸A4、B5o5、文头套红，占首页三分之一中国公文种类12类13种1吩咐发布重要行政法规，实行强制性行政措施2确定对重要事项或重大行动的支配3议案各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4指示对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则5批复答复下级请示事项6通告、公告确定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7通知批转下级、转发上级和无隶机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8通报表彰先进，指责错误，传达得要精神或状况9报告向上级汇报工作，反映状况，提出看法、建议，答复询问10请示向上级恳求指示批准11函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门恳求批准12会议纪要记载和传达会议状况和议定事项三、工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼工作语言“文明”沟通o接待三声接待三声来有迎声问有答声去有送声去有送声文明语言“三”要素o热忱三到热忱三到o眼到（眼看眼）眼到（眼看眼）o口到（讲一般话，因人而异）口到（讲一般话，因人而异）o意到（有表情）意到（有表情）o文明十字（五句）文明十字（五句）o问候语：问候语：“您好您好”o恳求语：恳求语：“请请”o感谢语：感谢语：“感谢感谢”o致歉语：致歉语：“对不起对不起”（危机公关语）（危机公关语）o道别语：道别语：“再见再见”四、行政文秘着装的四大原则o符合身份o避短扬长o遵守惯例o区分场合行政文秘着装六大禁忌o过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”o过分明丽“拒绝明丽”o过分暴露“女士不穿无袖装”o过分透视“拒绝薄衬衫”o过分短小“静止或动态时，内衣与外衣的协调”o过分紧身“使瘦者憔悴，胖者更胖”问题：你知道行政人员着装有哪些禁忌吗？行政文秘着装的场合及要求o公务场合：庄重保守o办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动o制服、（深蓝色）西装套装、（深色）西装套裙o社交场合：时尚特性o宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会o时装、礼服、民族服装（中山装、唐装）o禁穿：制服、套装问题：你知道哪些属于行政场合吗？行政文秘的形象要求与环境、身份、体形相协调简洁大方，拒华丽或性感避开装扮纯净或学生味三大基本原则三大基本原则行政文秘的场合着装T.P.O 原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion）行政装：肃穆行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发社交场合：鸡尾酒会、行政酒会装：一般开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地行政文秘着裙装五不准o黑色皮鞋不能穿o正式行政场合不光腿o袜子不能出现残缺o鞋袜必需配套o避开出现三截腿（恶性分割）问题：女士着裙装，哪五不准呢？行政文秘首饰佩戴四大原则o符合身份，以少为佳原则o同质同色原则o搭配原则o习俗原则问题：戴两件或两种以上首饰时，如何体现教养与服饰品位？行政文秘化妆留意事项o保持自然“妆成有却无”、慎选粉底液o扬长避短发扬优点、掩盖缺点o化妆避人拒绝当众表演问题：女性化妆最须要留意的是什么？