物业管理公司合同评审程序.docx
物业管理公司合同评审程序 质量治理程序文件 -物业治理公司合同评审程序1.0 目的通过对标书、合同(草案)或订单进展评审，确保其内容明确，并能精确理解用户或进展商的要求，使合同得以顺当履行。2.0 适用范围适用于本公司各类租赁和供应物业治理效劳的标书、合同的草案及正常效劳范围以外的修理或安装订单及口头订单等的评审。3.0 定义订单：指对要求进展说明的文件或记录。4.0 职责4.1 总经理主持并组织有关部门或人员对物业托付治理合同或标书等重大工程合同的评审。4.2 房屋、电话租赁合同及其他一般性效劳合同由合同涉及的部门负责人组织评审，公司主管负责人负责审批。4.3 正常效劳范围以外的修理或安装订单由机电班长或订单接收人进展评审。4.4 合同评审记录由办公室负责保存。5.0 工作程序5.1 重大工程合同(如物业治理工程标书、物业托付治理合同等)的评审。5.1.1 总经理负责组织有关部门或人员通过与顾客了解接触、沟通联络以及对市场的调查和分析来了解顾客的真实需要。5.1.2 在投标或合同签订之前，总经理主持召集专题会议，有关部门或人员对标书或合同草案内容以及效劳质量标准等进展评审，确认本公司有力量到达用户或进展商要求。5.1.3 对合同的评审确保a)在签订合同之前，各项条款内容明确、合理；b)公司具有满意合同力量，与投标不全都的地方已得到解决；c)当合同变更时，应重新评审，评审后更改的内容准时精确传到达有关部门o5.1.4 各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进展评审，并在合同评审记录上填写评审记录，经总经理签字确认。5.1.5 合同评审记录由公司办公室负责保存o5.2一般性效劳合同(如业主公约或物业治理契约，房屋、摊位租赁及电话出租合同等)的评审。5.2.1 在合同签定之前，由合同签订部门负责人组织有关人员对合同的草案内容进展评审。如合同有标准合同文本(通用范本)，只需对标准合同文本进展评审，报公司主管负责人审批。5.2.2 合同评审记录由合同签订部门负责保存。5.3 修理或安装订单的评审5.3.1 以口头或书面等方式消失的属于正常效劳范围之外的修理或安装订单电主管或订单接收人评审，或记录后预约现场评审。5.3.2 如用户的要求内容不明确时，由专业人员在现场进展评审并做出答复，将结果记录在修理通知单上。5.3.3 上述评审记录由治理处负责保存。5.4 合同的修改5.4.1 合同的双方发觉合同中存在需修改问题时，均有义务就待修改条款通知对方，并取得全都意见。修改后的合同要进展重新评审并做好评审记录。6.0 相关文件6.1 质量/环境/职业安全治理手册“文件资料掌握程序“ 4.3章6.2 质量/环境/职业安全治理手册“职责描述“3.2章6.3 合同评审记录*-QP-08-1/B6.4 修理通知单*-QP-06-4/B6.5 经济效益分析意见或可行性分析（不定格）6.6 物业治理投标书或物业治理方案（不定格）6.7 物业托付治理合同（不定格） 篇2：治理评审掌握程序 1.0 目的 为验证质量方针的实施状况和质量目标的达成状况,积极寻求改良时机,确保质量治理体系的持续有效性、充分性和相宜性。2.0 范围本程序适用于治理评审的各项活动。3.0 职责3.1总经理对治理评审实施的有效性负主要责任,其主要职责是:a.审查与批准治理评审规划。b.主持治理评审活动。c.审查签署“治理评审报告“。3.2 治理者代表负责治理评审的组织实施工作,其主要职责是:a.制订“治理评审规划“,上报总经理批准。b.组织实施内部审核实施规划,安排有关部门的工作。c.编写“治理评审报告“。d.检查订正与预防措施的落实状况。3.3全面质量治理办公室负责有关资料包括关于物业集团公司质量目标数据分析和统计资料的预备。3.4 各部门主管的主要职责是:a.整理本部门有关的治理评审资料,含本部门工作总结。b.落实“治理评审报告“中与本部门有关的工作内容。c.制订本部门订正和预防措施并组织实施,持续改良。3.5 内部审核员的主要职责是:a.供应有关内部审核状况的具体资料。b.对订正与预防措施供应意见和持续改良供应建议。3.6 全面质量治理办公室负责治理评审的记录和文件资料的整理和存档。4.0 工作内容4.1 治理评审的根本内容a.评价内部质量审核结果,对发觉的重大缺陷提议评审。b.评价质量治理体系的运行状况,主要是评价质量方针和质量目标落实状况。c.不合格品的让步承受状况,过程的业绩和产品的符合性分析。d.对质量记录的分析统计,订正和预防措施的实施、验证状况。e.顾客意见反应状况。f.企业资源配备状况。g.外部质量审核的结果,以往内审的跟踪措施。h.其他改良建议。4.2 治理评审的频次4.2.1 一般状况下,每年的内部质量审核活动完成后30天内应进展一次评审。4.2.2 如遇到以下状况时,应考虑准时开展专题治理评审。a.同一问题发生频繁的业户投诉,效劳质量连续消失重大问题时。b.物业集团质量体系运行严峻受阻时。c.效劳工程、内容及环境发生重大变化时。d.物业集团机构进展重大调整或职能发生重大变化时。e.认证机构提出要求时。4.3 治理评审会议的参与人员一般包括:a.总经理b.治理者代表c.各主管人员d.内部质量审核员e.其它治理者代表指定的人员。4.4 治理评审规划4.4.1治理者代表依据内部质量审核规划和质量体系运行状况制订“治理评审规划”并报总经理审批。4.4.2 治理评审规划由全面质量治理办公室按文件掌握程序规定进展发放与保存。4.4.3 治理评审规划方案的主要内容:a.治理评审的目的;b.详细日期、时间安排;c.治理评审内容、资料、程序;d.治理评审出席人员名单;e.留意事项.4.5 治理评审的预备a.治理评审规划批准后,按治理者代表提出的要求发放,并在治理评审会议前3天发出治理评审会议通知。b.各部门遇到问题时,应准时向治理者代表恳求、汇报,治理者代表应检查评审预备工作是否完成,特殊是资料预备。c.评审前一天,治理者代表应将必要的资料及预备完成状况报告总经理。4.6 治理评审会议的召开a.治理评审以召开会议形式进展,会议可以分为几次,但会议前应做好充分的预备工作。b.会议由总经理主持,按安排的内容逐项进展。c.治理代表负责记录会议内容,以便编写治理评审报告。d.治理评审会议以后需做的工作应在会议上安排清晰。4.7 治理评审报告4.7.1 治理评审报告的主要内容包括:a.本次治理评审的根本状况。b.本次治理评审的根本结论。c.责成有关部门/人员实行订正和预防措施,明确执行部门/人员,监视部门/人员的详细职责。d.其它相关内容。4.7.2 当“治理评审报告”涉及质量体系文件更改时,由相关部门按文件掌握程序规定执行。4.7.3 治理者代表负责本次审查的有关订正及预防措施的落实状况,编写治理评审整改报告,送最高治理者审批。4.8 治理评审的有关资料、记录、报告由全面质量治理办公室按记录掌握程序存档,妥当治理。5.0 相关文件5.1文件掌握程序(QP-4.2.3-01)5.2记录掌握程序(QP-4.2.4-01)5.3内部审核掌握程序(QP-8.2.2-01)5.4订正措施掌握程序(QP-8.5-02)5.5预防措施掌握程序(QP-8.5-03)6.0 记录表格6.1治理评审规划(QR-5.6-01-01)6.2治理评审报告(QR-5.6-01-02)6.3治理评审整改报告(QR-5.6-01-03) 篇3：物业质量手册：与效劳有关要求评审掌握程序 物业质量手册：与效劳有关要求评审掌握程序 1.0 目的收集信息，识别客户对物业治理效劳有关的要求，并对其进展评审，确保本公司具有履行标书、合同规定的各项要求、法律法规要求及本公司本身要求的力量,并准时与客户保持沟通。2.0 适用范围适用于与本公司各类租赁和供应物业治理效劳的标书、合同的草案及正常效劳范围以外的修理或安装订单及口头订单等有关要求的识别、确定评审及沟通过程。3.0 引用文件及术语(略)订单：指对要求进展说明的文件或记录。4.0 职责4.1 市场拓展部负责收集、识别与公司物业治理效劳有关的法律法规的要求及本公司物业治理效劳的要求，并组织对其进展评审。4.2 总经理主持并组织有关部门或人员对物业托付治理合同或标书等重大工程合同的评审。4.3 市场拓展部负责组织对房屋、电话租赁合同及其他一般性效劳合同进展评审，总经理负责审批及负责任何合同变更或修改的掌握，必要时组织评审；4.4 正常效劳范围以外的修理或安装订单由工程部负责人或订单接收人进展评审。4.5 信息内容所涉及部门参加评审工作。4.6 市场拓展部建立与客户沟通的渠道，并按规定的途径和方法与客户沟通。4.7 合同评审记录由签订部门负责保存。4.8 财务部负责组织相关部门对物资供方合同的评审。4.9 全部合同由行政部备案保管。5.0 工作程序5.1 重大工程合同（如物业治理工程标书、物业托付治理合同等）的评审5.1.1总经理负责组织有关部门或人员通过与客户了解接触、沟通联络以及对市场的调查和分析来了解客户的真实需要。5.1.2 在投标或合同签订之前，总经理主持召集专题会议，有关部门或人员对标书或合同草案内容以及效劳质量标准法律要求、行业标准及本公司有关要求等进展评审，确认本公司有力量到达用户或进展商要求，符合法律的要求。5.1.3 对合同的评审确保a. 在签订合同之前，各项条款内容明确、合理；b. 公司具有满意合同力量，与投标不全都的地方已得到解决；c. 当合同变更时，应重新评审，评审后更改的内容准时精确传到达有关部门。5.1.4各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进展评审，并在合同评审记录上填写评审记录，经总经理签字确认。5.1.5合同评审记录由公司市场拓展部负责保存。5.2 市场拓展部负责组织一般性效劳合同（如业主公约或物业治理契约，房屋、摊位租赁及电话出租合同等）的评审。5.2.1在合同签订之前，由市场拓展部负责组织相关部门、人员对合同的草案内容进展评审。如合同有标准合同文本（通用范本），只需对标准合同文本进展评审，报总经理审批。5.2.2合同评审记录由市场拓展部负责保存。5.3 修理或安装订单的评审5.3.1以口头或书面等方式消失的属于正常效劳范围之外的修理或安装订单，工程部负责人或订单接收人评审，或记录后预约现场评审。5.3.2如用户的要求内容不明确时，由专业人员在现场进展评审并作出答复，将结果记录在住户家庭修理/回访单上。5.3.3上述评审记录由工程部负责保存。5.4 合同的修改5.4.1合同的双方发觉合同中存在需修改问题时，均有义务就需修改条款通知对方，并取得全都意见。修改后的合同要进展重新评审并做好评审记录。5.5 市场拓展部负责市场调查，市场拓展部负责收集客户的反应信息并登记客户满足度调查表，依据信息提出制定物业治理效劳的改良意见，按客户满足度掌握程序执行。5.6 与客户的沟通5.6.1与客户建立物业治理效劳信息渠道，准时猎取客户对物业治理效劳的要求。5.6.2当客户问询及对合同的修改时，应急躁解答。5.6.3客户反应包括对物业治理的效劳满足状况，客户投诉时，应登记在客户投诉/求助记录表中，按客户投诉掌握程序执行。6.0 支持文件6.1 质量手册6.2 效劳质量评定掌握程序6.3 客户满足度掌握程序6.4 客户投诉掌握程序6.5 客户投诉/求助记录表6.6 合同评审记录6.7 住户家庭修理/回访单6.8 客户满足度调查表
