物流公司发货管理规定.docx

物流公司发货管理规定 物流公司发货治理规定 第一条 交运期限 1.凡遇以下状况之一者物料治理应于一日前办妥“成品交运单”并于一日内交运 (1)规划产品接获客户的订货通知单时的交货日期 (2)内销合作外销订制品依客户需要的日期 2.直接外销订制品缴库后协作结关日期交运 其次条 发货总体规定 1.物料治理部门接到订货通知单时经办人员应依产品规格及订货通知单编号挨次列档内容不明确应即时反映业务部门确认 2.因客户业务需要收货人非订购客户或收货地点非其营业所在地的依以下规定办理 (1)经销商的订货交货地点非其营业所在地其订货通知单应经业务部门主管核签方可办理交运 (2)收货人非订购客户应有订购客户出具的收货指定通知方可办理交运 (3)物料治理部门接获订制货通知单方可发货但有指定交运日期的依其指定日期交运 (4)订制品规划品在客户需要日期前缴库或订货通知单注明不得提前交运的物资治理部门若因库位问题需提前交运时应先联络业务人员转知客户同意且收到业务部门的出货通知后始得提前交运若是紧急出货时应由业务部门主管通知物料治理部门主管先予以交运再补办出货通知手续 (5)未经办理缴库手续的成品不得交运若需紧急交运时需于交运同时办理缴库手续 (6)订制品交运前物料治理部门如接到业务部门的暂缓出货通知时应马上暂缓交运等收到业务部门的出货通知后再办理交运紧急时可由业务部门主管先以电话通知物料治理部门主管但事后仍应马上补办手续 (7)成品交运单填好后须于订货通知单上填注日期成品交运单编号及数量等以了解交运状况若已交毕结案则依流水号挨次整理归档 第三条 承运车辆调派与掌握 1.物料治理部门应指定人员负责承运车辆与发货人员的调派 2.物料治理部门应于每日下午四时以前备好其次天应交运的成品交运单并通知承运公司调派车辆 3.如承运车辆可能于营业时间外抵达客户交货地址成品交运前物料治理科应将预定抵达时间通知业务部门转告客户预备收货 第四条 内销及直接外销的成品交运 1.成品交运时物料治理部门应依订制货通知单开立成品交 运单由业务部门开立发票客户联发票核对无误后寄交客户存根联与未 用的发票于下月二日前回送会计部门 2.订货通知单上注明有预收款的在开列成品交运单时应在预收款栏内注明预收款金额及发票号码分批交运的其收款以最终一批交货时为原则但订货制通知单内有特别规定者例外 3.承运车辆入厂装载成品后发货人及承运人应于成品交运单上签章第一二联经送业务部门核对后第一联业务部门存其次联由会计核对入账第三四五联交由承运商于出货前核点无误后始得放行经客户签收后第三联送交运客户第四五联交由承运商送回物料治理部门把第四联送回业务部门依实际需要寄交指运客户第五联承运商持回据以申请运费第六联物料治理部门自存 第五条 客户自运 1.客户要求自动时物料治理部门应先联络业务部门确认 2.成品装载后承运人于成品交运单上签认依另行规定办理 第六条 直接外销的成品交运 1.物料治理部门应于结关前将成品运抵指定的码头或货柜场以削减额外 费用如特验费监视费等 2.成品交运时物料治理部门应依外销订货通知单开列成品交运 单一式六联第四五联交由承运商送码头或货柜场的报关行签收后 第四联免送客户仍存于物料治理部门第五联经报关签收后由承运人持回 据此申请费用 3.外销发票正联送业务部门收存存根联与未用的发票则于下个月二日 前汇总送会计部门 4.成品需于厂内装柜时应依以下规定办理 (1)物料治理部门应于接到业务部门领柜通知后即联络货柜入厂装运 (2)装柜时应依客户要求的装柜方式作业装毕后货柜应以封条加封 第七条 成品交运单的更正 成品交运单因交运内容更改成填单错误需要更正时依以下规定办理 表16-5 成品出库单 客户： 年 月 日 箱包 箱(包)号 出库日期 净 重 备 注 合 计 主管： 填表： 1.内销交运单的更正 (1)尚未交运开单人员应于原单错误处更正并加盖更正章假如难以更正则将原单各联加盖本单作废字样重开成品交运单办理交运作废的成品交运单第一联留仓运科其余各联依序装订成册送会计科核对存档另开错误的发票则加盖作废章存于原发票本 (2)已交运开单人员应马上开立交运更正单内销第一二三联送业务部门核对后第一联业务部门存其次联送会计第三联依实际需要转送交运客户第四联寄送客户第五六联存于仓运部门 (3)如发票已送客户因错误而需重开者应将新开发票连同交运更正单第四联送业务部门转交客户并需催促客户取回原开发票 2.外销成品交运单的更正 (1)尚未交运比照本条第一款第一条的规定办理 (2)已交运经办人员应马上至交运的码头或货柜场办理装箱单等报关文件的更正并马上开立交运更正单其流程与发票的更正比照第一款的规定办理 (3)交运更正单不得作为出厂凭证 第八条 成品交运单签收回联的审核及责任追究 1.审核物料治理部门收到成品交运单签收回联有以下状况者应即附有关单据送业务部门转客户补签 (1)未盖收货章 (2)收货章模糊不清难以识别或非公司名称全称 (3)其他用途章如公文专用章充当收货章 2.责任追究物料治理部门于每月日前就上月份交运的签收回联尚未收回的应马上追究责任并依合同规定罚扣运费同时应于月度前收集齐全依序装订成册送会计科核对存查 第九条 运费审核 1.物料治理部门每月接获承运公司送回的成品交运单签收回联运费明细表及发票存根应于日内审核完毕送回会计科整理付款 2.物料治理部门审核运费时应检视开单出厂及客户签收等日期是否有逾期送达或违反合同规定均依合同规定罚扣运费 3.若成品交运单签收回联有相关条文的签收特别者除依规定办理外其运费也应暂缓支付 第十条 成品领用与发票逾月处理 1.物料治理部门收到领用部门开立的成品领用单经审核无误后依其请领数量发货 2.业务部门每月初时把上月已出货未开立发票的客户订货制单品名规格数量交运地点及缘由与对策填立于发票逾月未开列汇总表一式两份一份业务部门存一份送财务部门以便核对 表16-6 进料退货单 年 月 日 品名及规格 单位 进库量 退货量 单价 金额 退货缘由 备注 厂商名称 原统一发票号码 原验收单号码 核准使用部门 主 经管 办人 发料部 物业经理人：wwW