优化会议管理、提升管理效率.ppt

优化会议管理、提升管理效率v会议前期规划v会议过程控制v会议后期跟踪v对于组织文化的要求与促进v管理效率改进Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.围绕管理体系 当前急于解决的问题 杜邦的建议项目 公司的要求/方向 实际工作中的调查结果 上级要求的项目议题来自议题来自有效讨论的必要技能技巧技巧经验经验意愿意愿会议组织会议组织&流程控制流程控制PlanDoCheckAct持续改进的循环持续改进的循环 形成形成 具体计划具体计划 明确的标准和时限明确的标准和时限 计计划何时完成，到什么程度划何时完成，到什么程度 人人 谁负责？谁负责？讨论成果讨论成果123 适用于各级组织适用于各级组织 不同级别间相互联系不同级别间相互联系 记录并沟通记录并沟通 所有计划的落实需要可靠的衡量所有计划的落实需要可靠的衡量Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.前期规划前期规划-会议类型与形式会议类型与形式（一）（一）v企业定期管理会议企业定期管理会议生产调度会生产调度会安全会安全会XXX会会v事先形成的会议日程表事先形成的会议日程表月计划表、季度计划月计划表、季度计划实际工作完成情况表实际工作完成情况表/图图过去一周过去一周/月实际问题总结月实际问题总结本周本周/月重点工作协调月重点工作协调典型经验分享典型经验分享事故事故/问题案例分析问题案例分析（内外）（内外）市场变化的情况，上级公司对于本企业的具体要求都要事先归纳到市场变化的情况，上级公司对于本企业的具体要求都要事先归纳到“月计划月计划”中中 日程表应该在会议前至少两天发送到参加人员邮箱，以便相应准备日程表应该在会议前至少两天发送到参加人员邮箱，以便相应准备 有关的背景资料（案例、文件等）也同时发送有关的背景资料（案例、文件等）也同时发送 专题发言人要有必要的准备（但不是专题发言人要有必要的准备（但不是“念稿念稿”）Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.前期规划-会议类型与形式（二）v专题会议专题会议总结会（设备维护等）总结会（设备维护等）策略讨论会策略讨论会规划规划/计划会计划会主题沟通会（主题沟通会（XX）安全行动会安全行动会v为具体目的设计日程表为具体目的设计日程表重点经验交流重点经验交流-下一步工作的借鉴下一步工作的借鉴策略对象的研究资料策略对象的研究资料各种预案和思路各种预案和思路基本沟通资料基本沟通资料明确的目的明确的目的有关部门的负责代表有关部门的负责代表Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.前期规划-会议室v投影投影灯光控制（开关、窗廉等）灯光控制（开关、窗廉等）电源控制电源控制v写字板写字板/白报纸（白报纸（与个人记录的差别与个人记录的差别？）？）v座位：根据会议内容决定，座位：根据会议内容决定，U-型，型，O-型，型，分组，大会堂型分组，大会堂型v饮料饮料/咖啡咖啡Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.分组练习：计划一个会议v各组选择一个题目/类型（最好不一样）v准备日程表及各环节要求/要点v明确对于会议室有什么要求20分钟，代表报告，用大白纸Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.会议过程（一）v主持人：主持人：除非必需除非必需（宣布制度、决定）（宣布制度、决定），第一把手不要主持，第一把手不要主持控制流程，而不是控制控制流程，而不是控制“言论言论”善于运用善于运用“提问提问”适当帮助与会者表达适当帮助与会者表达熟悉相关情况熟悉相关情况+反应敏捷反应敏捷(引导、反馈、总结等）引导、反馈、总结等）v参与人员：参与人员：主动主动+负责负责尊重尊重+分享分享思路开阔思路开阔+实事求是实事求是言简意赅言简意赅+仔细倾听仔细倾听Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.听取意见提出意见：我注意到我看到.认真听取，不要打断出于真诚避免争论和辩解停顿、等待澄清努力理解给予具体的、可行的建议感谢对方的观点和建议Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.会议过程（二）v会议资料运用加工提炼，不是“照本宣科”数字化，图表化详细内容可以会后阅读v会议辅助会议记录（助理、秘书等）时间控制（某位提醒时间-参考日程表）会议气氛控制-高层领导提醒Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.分组练习（二）：实践开会v选择一个小组的日程表（在30分钟内）v另外组选出一个记录员，一个记时员v该组现场开会，其他人观摩+记录v点评v另外一组自愿30分钟开会Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.总结会议过程中常见困难v固执己见v跑题v讲话中偷换概念v还有？Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.会议后期跟踪v根据记录，追踪具体行动、措施v总结会议的成功与待改进的地方v会议记录发送给所有到会人员（做必要提示）v纳入总体管理改进规划/记录（横向结合）v会议过程的参与，会议决定的执行，都是有关领导人个人业绩评估的参考Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.高效率的会议对组织文化的要求v明确的组织责任分工v内在的责任+业绩+个人成就相关性v最高层领导人的远见、气魄、品格、智慧相应地，会看到积极进取的中层、基层领导主动参与和彼此尊重的会议气氛（不是一团和气）对事认真负责Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.改进会议对于管理的促进v更有效地解决问题避免会议“议而不决”和“误入歧途”避免“读”而不“谈”，空对空避免“定”而不“行”v有效地利用所有领导的时间正确的会正确的参加人员有限的时间良好的过程控制Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.管理效率改进v会议是最重要、最常用的管理途径会议效果和效率决定管理的可靠性和及时性会议风气影响管理作风积极正向的会议气氛可以激发集体智慧会议过程是所有参与者学习进步的机会v节约会议时间，领导才能深入一线/基层v深入了解实际，会议才能有的放矢v其它？Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.分组练习（三）：改进计划v各小组讨论具体改进项目v形成“倡导”方式：怎样？谁做？v月报的格式和重点：一个月开了多少会？题目/用时/人数过程评估（准备、发言、其它）？效果衡量？（解决问题?责任落实？方案-？等）20分钟Copyright 2007 E.I.du Pont de Nemours and Company.All rights reserved.