《会展项目策划与组织》教学课件 模块五会展项目计划与控制.ppt

会展项目策划与组织START目录模块一 会展项目概述模块二 会展项目立项策划模块三 会展项目相关活动策划模块四 会展项目营销与招展招商策划模块五 会展项目计划与控制模块六 会展项目团队建设模块七 会展项目实施与现场管理模块八 会展项目风险识别与应对模块九 会展项目收尾与评估模块五 会展项目计划与控制任务一 认识会展项目计划及控制任务二 确定会展项目目标任务三 会展项目范围计划及控制任务四 会展项目进度计划及控制任务五 制订会展项目的成本1.会展项目的计划2.会展项目的监督控制会展项目的计划项目计划的内涵会展项目计划是项目组织者根据项目主题和内容，设定项目目标，为实现该目标所制订的实施方案和预算安排，并贯穿全过程。一个科学、合理的计划能够最大限度地降低突发事件对项目实施的影响，让项目的管理工作事半功倍。会展项目计划主要解决以下问题（见图5-1-1）：做什么（会展项目目标）。如何做（项目实施方案）。谁去做（人员需求计划）。何时做（项目进度计划）。花费多少（项目成本计划）。任务一 认识会展项目计划及控制图5-1-1 会展项目计划解决的问题任务一 认识会展项目计划及控制会展项目计划的作用会展项目计划主要具有以下作用：明确会展项目目标。首要问题就是明确会展项目目标。计划还需要将项目总目标分解成各阶段目标及各种执行目标。明确会展项目的任务。能明确为实现项目目标需要完成的各项任务和具体活动。合理进行资源配置。通过细化工作任务来确定各项活动所需资源，使各项资源合理分配到最需要的工作中。明确工作职责。会展项目计划通过分解工作任务，明确每个人的工作内容和责任范围。为实现有效控制打好基础。目标是检验实际工作的标准，也是项目实现有效控制的前提和基础。任务一 认识会展项目计划及控制会展项目的监督控制会展项目监督控制的内涵和意义监督控制是项目管理的基本职能之一，也是保证项目目标实现必不可少的工作之一。会展项目控制就是检查项目实际工作是否按既定的计划、标准和方法进行，发现偏差及时分析原因，予以纠正，以确保项目目标的实现。会展项目控制几乎包含了项目组织者为确保实际工作与组织计划相一致所采取的一切活动。需要通过监督控制职能了解环境变化情况和项目进展情况，及时发现偏差，进而纠正偏差，任务一 认识会展项目计划及控制任务一 认识会展项目计划及控制会展项目控制的基本过程图5-1-2 会展项目控制的基本过程任务一 认识会展项目计划及控制控制标准是实施控制行为的依据，也是判断项目是否处于正常运作状态的依据。控制标准的来源是项目组织者在计划阶段确定的项目总目标、各阶段目标和各项工作的目标。会展项目的实施工作是一个动态过程，受到内外部因素的共同影响，出现与计划不一致的偏差是自然现象。及时、准确地获取执行信息，并将项目的实际工作成效与控制标准相比较，判断两者之间是否存在差异，做到防微杜渐。确定控制标准衡量项目执行情况分析偏差原因并予以修正项目产生偏差的原因主要有以下几种：计划本身不合理而产生偏差。外部环境发生变化而产生偏差。由于项目执行人员的原因产生偏差。任务一 认识会展项目计划及控制会展项目控制的主要类型任务一 认识会展项目计划及控制图5-1-3 会展项目控制类型前馈控制前馈控制始于会展项目立项之前，因此又称预先控制或事前控制。前馈控制是组织者凭借经验和最新信息，将可能出现的意外和影响因素列举出来，并加以分析预测，考虑可能带来的影响，不断修正计划和实施方案。重点在于预先防范，力求将问题扼杀于萌芽阶段，避免项目出现较大的、难以挽回的损失。由于会展项目的独特性，预测难度较大，因此前馈控制的准确性不高。任务一 认识会展项目计划及控制同期控制是在会展项目实施过程中采取的一种控制类型，又称事中控制、现场控制或同步控制。是指在项目实施阶段，项目管理者在工作现场观察项目的实际进展情况，发现潜在的隐患和已经出现的问题，并及时采取措施纠正偏差。重点在于项目管理者要了解现场情况并予以指导，这是一种低成本、高效率的控制方法，这种方法的有效性取决于现场管理者敏锐的观察判断能力和快速的反应能力。任务一 认识会展项目计划及控制反馈控制适用于项目偏差已经出现的情况，又称事后控制。重点在于纠正偏差，是监督控制环节最为常见的控制类型。反馈控制具有一定的滞后性，为未来的计划和项目的后续活动安排提供借鉴。这3种控制类型各有优缺点，如表5-1-1所示。任务一 认识会展项目计划及控制控制类型优 点缺 点前馈控制能提前预防偏差的发生，有效降低偏差造成的损失 预测的难度较大，准确性较低同期控制有效、及时，成本较低 控制的有效性主要取决于管理人员的能力反馈控制难度较小，易于实施，准确度较高 存在一定的滞后性，造成的损失通常难以挽回表5-1-1 不同控制类型的比较1.会展项目目标的要素和特点2.会展项目目标的制订原则会展项目目标的三大要素在制订会展项目目标时，需要充分考虑范围、时间和成本这三大要素。三者之间相互作用、相互影响。具体表现在以下几个方面：范围与时间之间存在正比关系。范围与成本之间存在正比关系。时间与成本之间存在重要关系。任务二 确定会展项目目标任务二 确定会展项目目标会会展展项项目目目目标标的的特特点点多样化会展项目参与者众多，不同的参与者对会展项目有着不同的需求与目标。在设定目标时，要充分考虑每一个参与者的需求，制订多样化的目标体系。一致性虽然参与主体的目标各不相同，各个层次的目标也存在差异，但是在会展项目成功实施这一目标上，它们是一致的。层次性会展项目目标是一个多目标构成的目标体系，在制订目标时，既需要有项目实施的总体目标，又需要有各个子任务的子目标。优先性会展项目目标存在主要目标和次要目标的差异。当出现冲突时，要优先考虑其中的某个或某些主要目标。01020304任务二 确定会展项目目标会会展展项项目目目目标标的的制制订订原原则则时限要求：制订目标时，应明确任务完成的截止日期，以提高项目的工作效率，避免出现拖延情况。相关性：目标的内容要与项目的主要成果相关联，且各个目标之间也要存在关联性。具体化：企业所描述的项目目标最好是一个界定清晰，结果或产品明确的目标，即对目标的描述要专业化、规范化，避免使用笼统、模糊的词汇。可衡量性：制订目标时，应尽量避免使用形容词来描述，要用可量化的数据来界定。可实现：项目的目标应具有可实现性，不宜太高。否则，企业就会失去为之努力的动力，或直接放弃该目标。1.界定会展项目的产品范围2.工作分解结构3.会展项目范围计划的编制4.会展项目范围变更任务三 会展项目范围计划及控制会展项目范围计划是指会展项目组织者根据会展项目目标界定项目产品范围，并列举出实现产品范围的全部工作内容，即界定过程范围。界定会展项目的产品范围是制订会展项目范围计划的第一步，也是最重要的一步。会展项目的产品范围是对会展项目的目标和成果的定义，也是会展项目的质量标准和效果要求。任务三 会展项目范围计划及控制界定会展项目的产品范围任务三 会展项目范围计划及控制会展项目目标。会展项目目标对会展项目“要做什么”“何时完成”和“需要花多少钱”等问题进行了界定。可交付成果：可交付成果是指会展项目在实施过程中的期望产出，即会展项目生命周期每一阶段的成果。里程碑事件。里程碑事件是会展项目自然的、重要的控制节点，建立在会展项目可交付成果的基础上，以识别工作的主要阶段和终止日期。质量要求。为了保证会展项目的最终效果，往往会设置一些标准和要求。限制条件与排除情况：会展项目的限制条件主要包括项目工期和日程限制、项目资源限制、项目效果限制。排除情况是指职责以外的工作内容。工作分解结构是会展项目计划工作的重要基础。项目的结构示意图，使项目目标从抽象的表述转化为详细的、明确的工作内容。工作分解结构主要有树形图、列表式和气泡图3种形式。任务三 会展项目范围计划及控制图5-3-1 展览项目的WBS树形图（垂直式）任务三 会展项目范围计划及控制图5-3-2 会议项目的WBS树形图（水平式）任务三 会展项目范围计划及控制图5-3-3 2008年北京奥运会基础建设项目WBS（列表式）详情表格见书本第129页任务三 会展项目范围计划及控制1.02008年北京奥运会基础建设项目 1.1前期准备阶段 1.1.1组建组织领导机构 1.1.2城市基础设施建设 1.1.2.1道路建设 1.1.2.2市容建设 1.2全面建设阶段 1.2.1场馆建设 1.2.1.1田径场馆建设 1.2.1.2游泳馆建设图5-3-4 会议项目的WBS（气泡图）任务三 会展项目范围计划及控制任务三 会展项目范围计划及控制表5-3-1 不同形式WBS的比较分析形式优 点缺 点适用情形树形图清晰直观，层次分明不易修改，难以展现项目全部工作层次少、任务简单的项目列表式能够展示项目的全部工作内容不够清晰直观层次多、任务复杂的大型项目气泡图简单明了，易修改，灵活性强形式松散，不能展示层次关系；任务较多或较复杂时，制图容易出现混乱任务简单、能够灵活操作的项目项目分解结构：有助于项目组织者将一个大型项目逐层分解为可执行的活动，增强了项目的可操作性，提高了项目的成功率。在会展项目中，WBS主要有以下作用：任务三 会展项目范围计划及控制便于会展项目实施WBS是按照项目的内在结构或实施顺序进行逐层分解的，并为每一位工作人员的工作内容提供指引，以便项目组织者按照逻辑完成项目各项工作。便于合理配置项目资源WBS将项目分解为多个子任务，可使项目组织者根据子任务的工作内容进行时间、成本和人员安排，提高资源分配的准确性。便于明确职责权利项目组织者按照子任务分配工作、划分职责，使项目团队明确自己的工作内容、相应职责和权利，避免了团队成员之间的反复协调与沟通。能够提高沟通效率根据WBS图，团队可以了解自己属于总工作中的哪一阶段，以及上下阶段的工作内容和负责人，以便在工作出现问题时，能够快速联系相关人员解决或寻求帮助。会展项目范围计划的编制：会展项目范围计划是一份正式文件，用于描述会展项目范围，以及进行会展项目范围管理，它是会展项目进行管理的依据。任务三 会展项目范围计划及控制会展项目范围综述包括项目的价值及意义、项目内容、项目产出物、项目目标和项目工作分解结构等，它全面说明了会展项目的产品范围和过程范围。会展项目范围综述的相关支持细节主要包括项目前提假设、各种限制和排除条件，以及项目范围综述中所使用的各种信息和数据等，这些资料多以附件形式出现。会展项目范围管理计划主要包括会展项目工作分解的细节、项目范围变更的可能性、对项目范围变更频率和大小的估计及项目范围变更的管理安排等。任务三 会展项目范围计划及控制会展项目范围变更意味着项目成本的增加和项目时间的延长，对项目的成本计划和进度计划产生影响。对会展项目范围变更进行有效控制，对会展项目的顺利推进和成功举办有着重要意义。会展项目范围变更任务三 会展项目范围计划及控制项目要求发生变化。这是导致会展项目范围变更的主要因素。为了实现会展项目目标，会展项目的产品范围和过程范围也会发生相应的改变。新工艺新技术的出现。在项目的实施过程中出现新工艺或新技术，可能会导致会展项目范围发生变化，但通常也会带来一些正面、积极的影响。人员或组织结构调整。在会展项目实施过程中，组织结构发生变化、人员发生调整等都会导致会展项目的工作过程或工作内容发生变化。目方案变化。在会展项目的实施过程中会遇到各种困难和意外情况，项目工作人员需要根据具体情况进行方案调整，或提出其他可行的替代方案。经营环境发生变化。会展项目的开放性决定了会展项目会受到外界因素的影响。会会展展项项目目范范围围变变更更的的影影响响因因素素图5-3-5 会展项目范围的变更流程任务三 会展项目范围计划及控制表5-3-2 会展项目范围变更申请表任务三 会展项目范围计划及控制会展项目范围变更申请表项目名称 项目经理 变更发起人 所属部门 联系方式电话 邮箱 变更内容 变更原因 变更影响（需另附页描述具体影响）o项目目标 o项目范围 o项目进度 o项目成本o项目风险 o其他_紧急程度o特急 o紧急 o普通资金来源o管理储备 o预算储备 o客户 o其他_处理意见o批准 o修改后批准 o不批准 o暂缓决定签字（盖章）年 月 日1.会展项目进度计划的编制2.会展项目进度控制及更新任务四 会展项目进度计划及控制会展项目进度计划是在项目工作分解结构的基础上，对项目活动做出的一系列时间安排，用来表明项目预计开始和完成的时间。时间目标是目标体系中最重要的目标之一，进度计划的编制、控制及更新在整个项目管理中尤为重要。会展项目范围变更图5-4-1 会展项目进度计划的编制流程任务四 会展项目进度计划及控制项目活动定义在会展项目范围计划中，一个项目被分解成多个子任务，将子任务进一步分解，则得到完成项目任务的基本活动，即项目实施过程中最基本的工作单元，位于WBS的最底层。项目活动排序项目活动排序是制订进度计划的前提，项目管理人员必须知道每项工作的先后顺序，再结合完成每项工作所需的时间，才能制订具体的进度计划。项目活动排序的方法有前导图法和箭线图法两种。任务四 会展项目进度计划及控制任务四 会展项目进度计划及控制前导图法：活动之间的相互关系主要包括以下4种类型：1、结束开始关系。如图5-4-2所示。图5-4-2 结束 开始关系示意图 2、开始开始关系。如图5-4-3所示。图5-4-3 开始 开始关系示意图 任务四 会展项目进度计划及控制3、结束结束关系。如图5-4-4所示。图5-4-4 结束 结束关系示意图 4、开始结束关系。如图5-4-5所示，这种逻辑关系一般很少使用。图5-4-5 开始 结束关系示意图 任务四 会展项目进度计划及控制箭线图法箭线图：又称箭头表示法，是用箭头和圆圈来表示活动的方法，如图5-4-6所示。在箭线图中，箭头代表项目活动，圆圈代表各项活动之间的关系。图5-4-6 箭线图示意图在箭线图法中，活动与箭头是一一对应的，一项活动不能用两个箭头表示。如图5-4-7所示。图5-4-7 虚箭线示意图任务四 会展项目进度计划及控制箭线图的绘制原则在绘制箭线图时，需遵循以下原则：箭线图一般要求从左往右绘制，每项活动都应该包括开始节点、结束节点、箭头、活动名称或编号。箭线图中的箭头是有方向的，不能出现循环回路。绘制箭线图时，一般要求各节点之间的连线不能相交。两个相邻节点之间有且只能有一个箭头相连，如果出现同时开始且同时结束的活动，可以引入虚箭线来表示活动之间的关系，如图5-4-8所示。图5-4-8 相邻节点作图示例会展项目时间估算的内容任务四 会展项目进度计划及控制每项活动的持续时间是进行项目总时长估算的基础。例如，将编制会刊作为一个小任务，将该任务分解为收集参展商资料、参展商资料汇编、会刊排版、会刊校对、会刊印刷5项活动，那么需要估算这5项活动中每项活动的持续时间。会展项目的总时长即会展项目的工期。在估算总时长时，不能简单地将项目全部活动的时间累计相加，还需要考虑活动的重叠时间、意外情况及项目计划变更等因素。任务四 会展项目进度计划及控制工作能力和效率。项目活动时间是基于项目团队或个人的工作能力和工作效率进行估算的。对于同一项活动，其项目团队的工作效率越高，所需时间越短。但是，工作效率受到多方面因素的共同影响，导致项目的实际进度出现一定偏差。意外事件。在项目实施过程中，不可能完全避免意外事件的发生。这些意外事件对项目的进度往往产生负面影响，导致项目拖延。只需针对发生概率大或影响程度深的意外事件制订相应的应对措施即可。同时，应做好根据意外事件的情况及时调整方案的准备。资源约束。任何项目的实施都要受到资金、人力等因素的影响。对新项目进行时间估算时，需要考虑项目团队成员及资金情况。项目计划变更。当因环境发生变化需要调整已制订的计划时，相应的项目时间也会发生变化。另外，调整计划本身也是需要时间的。活活动动时时间间估估算算的的影影响响因因素素编制进度计划任务四 会展项目进度计划及控制编制会展项目进度计划的主要任务是确定各项活动的起始日期、完成日期、工作内容等。常用会展项目进度计划编制工具有项目进度计划表、甘特图、里程碑图、关键路径法和日程表。项目进度计划表项目进度计划表是类似于活动清单的一种表格文件，主要包括活动内容、计划开始时间、计划结束时间、计划工期、负责人、配合人等信息，如表5-4-1所示。表5-4-1 项目进度计划表文档编号：制表人：制表时间：序号活动内容计划开始时间计划结束时间计划工期负责人配合人备注 项目进度计划表项目进度计划表是在项目分解结构、活动排序及时间估算的基础上制订的，制表人需将项目分解结构最底层的活动进行整理归纳，然后按照时间先后顺序依次填入“活动内容”一栏，并根据估算的活动时间，填写相关活动的开始时间、结束时间和计划工期。根据项目管理的“人本原则”，负责人须具体到个人。任务四 会展项目进度计划及控制甘特图：又称横道图或条形图，如图5-4-10所示。甘特图主要包括活动名称、时间轴和表示活动时长的横条。任务四 会展项目进度计划及控制图5-4-10 某会议工作甘特图里程碑图：是在甘特图的基础上，将每项活动的里程碑事件标记出来，里程碑图具有甘特图的所有优点，有利于会展项目的进度控制。如图5-4-11所示。任务四 会展项目进度计划及控制图5-4-11 某会议工作的里程碑图关键路径法关键路径法是一种用来预测项目总工期的项目网络分析方法，这种方法建立在项目网络图的基础上，找出项目网络图中持续时间最长的线路。重点：是确定项目网络图中的关键路线，这一工作依赖于项目进度计划表和项目网络图。如果前期资料已经准备齐全，则可通过Microsoft Project软件自动计算关键路径，简单项目也可以通过人工计算。以某公司产品发布会的筹备工作为例，其关键路径的计算步骤如下：任务四 会展项目进度计划及控制表5-4-2 某公司产品发布会筹备工作进度计划表任务四 会展项目进度计划及控制序号活动负责人持续时间最早开始时间（ES）最早结束时间（EF）最晚开始时间（LS）最晚结束时间（LF）时差（SL）1预定会场李莉1011212邀请新闻媒体王霞2133523邀请出席嘉宾王霞3142514确定接送及陪同人员李莉1455615确定会议日程王霞2576816准备会议资料王霞471181217安排工作人员李莉279101238确定与会人员行程王霞21113121419安排接送与会人员王霞113141516210落实会场布置李莉3131614171 根据项目所有活动及活动时间节点制作工作表，如表5-4-2所示。任务四 会展项目进度计划及控制 根据上表制作箭线图或前导图，如图5-4-12所示。图5-4-12 某公司产品发布会筹备工作箭线图 计算每项活动的最晚开始时间和最早结束时间，计算公式为LS=LF-持续时间EF=ES+持续时间 计算每项活动的总时差，计算公式为SL=LS-ES=LF=EF 找出总时差最小或持续时间最长的活动所在的线路，即关键路线。任务四 会展项目进度计划及控制日程表：如表5-4-3所示。详情表格见书本第141页。日期时间活 动组织者地点2018年11月5日 14:3015:30“海陆空天、四维一体，看到全球每一个角落”中国雷达发布会中国电子科技集团公司第十四研究所新闻中心2172018年11月6日 09:0012:00中国航天科工集团有限公司与浙江吉利控股集团有限公司战略合作签约仪式中国航天科工集团有限公司新闻中心21011:3011:55第12届中国航展重大项目签约仪式航展组委会新闻中心多功能厅102212:0013:00俄罗斯发动机公司签约仪式俄罗斯发动机公司新闻中心21712:0014:00空中客车新闻发布会空中客车公司新闻中心220表5-4-3 第12届中国航展研讨会、新闻发布会和签约仪式安排表会展项目进度控制及更新会展项目进度控制是指对会展项目各实施阶段的工作内容、工作程序、持续时间和衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施，以确保项目进度计划总目标得以实现。任务四 会展项目进度计划及控制会展项目进度控制贯穿会展项目实施的全过程，并非只发生在会展项目临近举办之时。任务四 会展项目进度计划及控制准备阶段进度控制准备阶段进度控制的具体任务包括：客观地编制会展项目各阶段进度控制工作细则，编制或审核会展总进度计划和日程安排，审核各部门工作实施进度计划，编制年度、季度、月度工作进度计划。实施阶段进度控制实施阶段进度控制的具体任务包括：定期或不定期召开各部门工作会议，汇报工作进展情况；检查各部门工作开展情况，及时解决阻碍工作开展的问题。收尾阶段进度控制收尾阶段进度控制的具体任务包括：整理会展有关材料、组织评估工作、处理工程索赔、总结评估报告、进行客户资料归档、为下一届展会做准备等。任务四 会展项目进度计划及控制会展项目进度控制的过程在会展项目的实施过程中，项目进度情况要经常记录检查，以保证会展项目按计划不断推进。会展项目的进度控制过程实际上是一个PDCA动态循环过程，即P（编制进度计划）D（按照计划实施）C（检查实际进展）A（纠正进度偏差），如图5-4-13所示。图5-4-13 会展项目PDCA动态循环过程任务四 会展项目进度计划及控制编制进度计划：是会展项目进度控制的基础和前提。按照计划实施：在会展项目的实施过程中，按照进度计划推进各项工作。检查实际进展：要检查会展项目的实际进展是否与计划相符，首先要做好进度记录工作。为了便于记录和检查，可以采用横道图比较法，如图5-4-14所示。纠正进度偏差：当会展项目的实际进度与计划进度不符时，需要先分析偏差产生的原因和影响，然后根据偏差产生的原因和影响制订纠偏措施，并重新制订进度计划。注：代表计划进度，代表实际进度。编号 工作名称 偏差时间工作进度123456789101会议筹备+1 2会前接待0 3会议召开0 4会后参观+1 5会议收尾0 图5-4-14 某会议项目的横道图比较法实例1.会展项目成本构成2.会展项目成本估算3.会展项目成本控制任务五 制订会展项目的成本会展项目成本构成会展项目成本是指会展项目实施中所有花费的总和。因为展览、会议和节事活动在内容主题、形式、规模、流程等方面有着显著差别，所以三者的成本构成也存在较大差异。任务五 制订会展项目的成本展览项目成本：主要包括场地费用、招展招商费用、宣传推广费用、相关活动费用等.如表5-5-1所示。详情表格见书本第143页。表5-5-1 展览项目成本预算表费用名称金额/元1场地费用 其中：展馆租金 清洁安保费 水电、管理费 设施租赁费 展位搭建费 2招展招商费用 其中：销售人员提成 电话费 差旅费 资料费、印刷费展览项目成本1、场地费用。2、招展招商费用。3、宣传推广费用。4、相关活动费用。5、办公及人员费用。6、税收。7、应急资金和其他不可预测的费用。任务五 制订会展项目的成本任务五 制订会展项目的成本表5-5-1 展览项目成本预算表支出名目金额/元1会议场地租赁费 其中：会议室租金 多媒体设备租金 2宣传管理费 其中：广告费 公共关系费 印刷费 礼品费 3嘉宾出场费 4食宿和交通费 其中：食宿费 交通费 5办公费用和人员费用 其中：办公经费 人员费用 6税收和其他费用 合 计会议项目的成本主要包括：会议场地租赁费。宣传管理费。嘉宾出场费。食宿和交通费。办公费用和人员费用。税收和其他费用。如表5-5-2所示。任务五 制订会展项目的成本节事活动成本主要包括市场营销费用、设施设备购置费、日常管理费、人员费用、场地租赁费、运输费、保险费、注册费、评估费等。任务五 制订会展项目的成本制作物资清单物资清单又称物资需求表或物资计划表，主要用于记录、核算项目的物资需求情况，以便组织者能够根据项目成本进行统筹规划、合理分配资金。该表格至少需要包括物品名称、规格、数量、单价等基本要素，还可以添加其他信息，如表5-5-3所示。表5-5-3 会展项目物资清单序号物品名称规格采购人数量单价小计备注1 2 3 总 计 会展项目成本估算会展项目成本估算的方法任务五 制订会展项目的成本经验丰富的会展项目经理可以根据以往参与过的类似项目，估算出本项目成本的近似值。虽然无法做到完全准确，但是可以提供参考借鉴。经验估算法速度快、便于操作，对于一些对成本估算要求不严格的小型项目而言，不失为一个好方法。对于成熟会展项目而言，其项目支出的模块相对固定，如果无太大变化，项目经理就可以进行成本估算，这种做法的准确性相对较高。对于新项目而言，可以在获取外部市场信息和同类项目市场数据的基础上，预测各类项目成本占总成本的比例，如表5-5-4所示。主观判断准确度虽然不高，但也具有一定的参考借鉴价值。经验估算法资料统计法任务五 制订会展项目的成本表5-5-4 展览项目成本分类类别用 途占总成本比例场馆费用租赁展览馆的租金及由此产生的各项费用30%40%招展招商费用用于招募参展商和专业观众的费用20%30%宣传推广费用用于项目整体推介及向普通观众宣传的费用10%30%相关活动费用用于举行开幕式、酒会、交流会、研讨会、比赛等相关活动的费用10%20%办公后勤费用办公经费、人员工资等10%20%其他费用税收及其他支出10%20%自上而下估算法自上而下估算法是一种集中编制法。首先进行主观判断，对项目的总成本进行估算；然后按照工作分解结构，将估算数据从高到低进行逐层分解，如表5-5-5所示。便于管理者对项目的总成本进行合理分配、控制和管理。如果上层管理者不够了解基层执行人员的具体需求，采用该方法可能会导致出现成本分配脱离实际所需的状况。需要在项目内部建立较好的沟通渠道，保证成本计划的制订者能够非常清楚地了解基层执行人员的需要。任务五 制订会展项目的成本任务五 制订会展项目的成本表5-5-5 会展项目自上而下估算1.0 总任务100 000元（估算值）1.1 分任务60 000元 1.1.1 工作包40 000元1.1.1.1 具体活动1.1.1.2 具体活动25 000元15 000元 1.1.2 工作包20 000元1.1.2.1 具体活动1.1.2.2 具体活动10 000元10 000元 1.2 分任务40 000元 1.2.1 工作包10 000元 1.2.2 工作包30 000元1.2.2.1 具体活动1.2.2.2 具体活动20 000元10 000元自下而上估算法自下而上估算法是从工作分解结构的最底层开始，通过对具体活动的成本估算，一层层向上汇总，最终汇总到最高层，得出项目的总成本，如表5-5-6所示。优点：是进行成本估算的人员了解项目的实际情况，其估算的成本满足项目实施的需求，减少沟通成本。实际工作中，由于底层人员缺乏对项目整体情况的把握，只关注个人所需，忽略了项目的总成本，往往导致项目总成本超出预期。任务五 制订会展项目的成本任务五 制订会展项目的成本表5-5-6 会展项目自下而上估算 1.0 总任务113 240元（汇总值）1.1 分任务66 500元 1.1.1 工作包40 200元1.1.1.1 具体活动1.1.1.2 具体活动25 000元（估算值）15 200元（估算值）1.1.2 工作包26 300元1.1.2.1 具体活动1.1.2.2 具体活动13 800元（估算值）12 500元（估算值）1.2 分任务46 740元 1.2.1 工作包13 000元（估算值）1.2.2 工作包33 740元1.2.2.1 具体活动1.2.2.2 具体活动23 500元（估算值）11 240元（估算值）会展项目成本控制为了保证会展项目顺利开展，实现自身的盈利目标，就需要对项目成本进行控制，以确保项目在不超出预算的情况下，保质保量地完成。采用项目费用使用情况表进行会展项目成本控制，如表5-5-7所示。该表格完整地记录了项目各项任务的费用使用情况，能够使人一目了然地了解各项活动是否存在超支的情况。任务五 制订会展项目的成本任务五 制订会展项目的成本表5-5-7 展览项目宣传推广费用使用情况表填表日期：费用单位：万元序号工作名称状态预计费用 已支出费用 将支出费用总支出费用偏差负责人备注1广告推广完成4.5505+0.5李响 2公关推广未完成32.313.3+0.3王皓 3电话邀约未完成42.51.23.70.3程野 合 计11.59.82.212+0.5 谢谢聆听GO