第七章采购管理与应付账款管理.pptx

什么是供应链管理？n供应链管理是用于有效集成供应商、制造商、仓库与客户的一系列方法，通过这些方法，使生产出来的产品能以恰当的数量，在恰当的时间，被送往恰当的地点，从而实现在满足服务水平要求的同时，使系统的成本最小化。第九章 采购与应付账款系统2学习要点n了解采购/付款过程的目标和内容n理解采购/付款过程与其他业务流程之间的关系n了解采购/付款过程包含的典型业务场景n掌握采购与应付账款系统的应用流程和功能n掌握采购管理和应付款管理子系统的构成n掌握采购管理和应付款管理子系统的使用 主要内容 第一节 采购与应付账款子系统概述 第二节 采购与应付账款子系统的内部结构 分析 第三节 采购与应付账款子系统初始设置 第四节 采购与应付账款子系统日常处理 第五节 账表输出 第一节 采购与应付账款子系统概述 采购与付款过程是企业物资供应部门取得企业生产经营活动所需要的各种物资，并支付货款的过程。采购与付款过程的目标和内容 与其他业务流程之间的关系 几种典型业务流程场景 采购与付款过程主要由以下环节组成：提出采购请求，授权采购，采购商品，验收商品，存放和保管已验收的商品，为商品付款，退回商品等。它的主要目标包括：n及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的制订、审核和执行情况；n完成采购的日常业务处理。包括采购入库、采购退货、发票处理、采购结算等日常处理工作；n完成应付账款的核算与管理，包括进行应付账款业务的日常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中资金的支出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时降低采购成本；一、采购与付款过程的目标和内容一、采购与付款过程的目标和内容n实现其它有关业务的管理。进行供应商管理、价格及供货信息管理、物料对应管理、质量检验管理等工作；n完成采购分析、采购统计工作；打印输出各种需要的台账、报表，将各种信息按照需求传递到其他业务过程。n建立数据传输通道，实现采购管理系统与应付账款系统之间，以及其与库存管理系统、存货核算系统、账务处理系统、应收账款系统等的数据共享。二、与其他业务流程之间的关系 采购与付款过程是企业生产经营过程的重要组成部分。它从销售过程和生产过程得到对各种材料物资的需求情况，结合库存数据，在预算管理过程的控制下，形成有效的采购需求；为库存管理和存货核算提供入库成本、数量等信息；对现金管理过程提出付款请求；向账务核算和分析过程提供采购成本、费用等数据。见PP 174三、几种典型业务流程场景 1现购 2赊购3退货第二节 采购管理与应付账款子系统内部结构分析n采购管理与应付账款子系统内部流程n采购管理与应付账款子系统功能模块一、采购管理与应付账款子系统日常业务处理流程 根据采购货物和发票到达企业的时间和进行处理先后顺序的不同，可以将采购业务归纳为几种情况：n单货同行业务n货到单未到（暂估入库）业务n单到货未到（在途物资）n退货业务 p1761、单货同行的采购业务凭证凭证凭证发票制单（存货核算系统）核销制单结 算制单采购入库单录入（采购/库存管理）采购入库单记账（存货核算）采购入库单审核（采购/库存管理）借：原材料 贷：物资采购借：物资采购 应交税金 贷：应付账款借：应付账款 贷：银行存款采购发票录入（采购管理）录入付款单（应付款系统）审核、记账 （总账系统）付款单（现金管理系统）2、暂估入库（货到票未到）n当月,货到票未到:暂估制单暂估入库单记账暂估制单暂估入库单记账（存货核算）借：原材料 贷：应付账款填制暂估入库单（采购管理）下月发票到下月发票到:蓝字回冲单制单红字回冲单制单填制采购发票（采购管理）采购结算（采购管理）暂估处理（存货核算）借：原材料(红)贷：应付账款(红)借：原材料 贷：物资采购3、在途业务（票到货未到）n如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填制入库单并做采购结算。4、退货业务处理n入库单已记账n无论是否录入“采购发票”，“采购发票”是否结算，结算后的“采购发票”是否付款，都需要录入退货单。凭证凭证凭证红字发票制单（存货核算系统）核销制单结 算制单退货单录入（采购管理）红字外购入库单记账（存货核算）退货单审核（采购管理）借：原材料(红)贷：物资采购(红)借：物资采购(红)应交税金(红)贷：应付账款(红)借：银行存款(红)贷：应付账款(红)红字发票录入（采购管理）录入收款单（应付款系统）审核、记账 （总账系统）采购业务与系统的对应图采购业务与系统的对应图供应商采购人员仓管人员会计答复报价等 采购处理 接收商品 财务处理业业业业务务务务流流流流程程程程系系统统实实现现流流程程订购订购签定合同签定合同（采购订单）（采购订单）开票开票（采购发票）（采购发票）发货发货（外购入库单）（外购入库单）钩稽钩稽（发票、入库单核对）（发票、入库单核对）凭证制作凭证制作付款付款（付款单）（付款单）采购申请采购申请（采购申请单）（采购申请单）入库核算入库核算 付款出纳所用系统所用系统所用系统所用系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统采购系统应付系统应付系统仓存系统仓存系统存货核算存货核算现金系统现金系统 入库通知入库通知（收料通知单）（收料通知单）采购采购价格价格控制控制二、主要功能模块 1采购管理子系统的功能模块采购管理子系统采购管理子系统 采购退货处理采购退货处理账表输出、分析账表输出、分析 采购收货、入库采购收货、入库 采购结算采购结算 采购申请管理采购申请管理 系统初始设置系统初始设置 采购订单管理采购订单管理 2应付款管理子系统的功能模块应付款管理子系统应付款管理子系统 核销和凭证处理核销和凭证处理 账表输出、分析账表输出、分析 合同管理合同管理 票据管理票据管理 期末处理期末处理 单据处理单据处理 系统初始设置系统初始设置三、K3中的应用流程第三节 采购与应付账款子系统初始设置 采购管理系统初始化 应付款管理系统初始化 一、采购管理系统初始化n参数设置n录入基础资料n输入期初数据n其他初始设置n启用业务系统（一）参数设置 1.需要设置的参数一般可以分成核算参数和 系统参数两大类。（1）核算参数设置 系统需要设置的核算参数包括以下内容：启用年度和启用期间核算方式库存更新控制（2 2）系统参数设置）系统参数设置系统参数是定义业务操作的基本信息、操作原则和方法。（二）录入基础资料供应链管理涉及到的基础资料主要包括会计科目、核算项目、凭证字、币别、计量单位、仓库和仓位、客户、部门、职员、物料、供应商、结算方式等。其中会计科目、核算项目、凭证字、币别、部门、职员、结算方式等资料的录入参见总账子系统，仓库和仓位资料的录入参见仓存管理子系统，客户资料的录入参见销售管理子系统。（三）输入期初数据为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后业务处理的平滑连接，实现初始设置与正常业务的融合，需要将启用期前未完成的业务处理或存在的结余逐笔反映到信息系统中。n在系统设置初始化采购管理初始数据录入功能中，录入启用期前库存物料结余数量和成本。n在系统设置初始化采购管理录入启用期前的暂估入库单功能中，录入启用期前的暂估入库单。（四）其他初始设置通常包括用户权限设置、业务流程设计、多级审核定义等内容。（五）启用业务系统启用业务系统就是将初始化工作中所输入的业务和管理信息进行处理和转化，将其转变为业务日常处理所需的格式，为日常处理提供基础信息、初始数据及管理信息来源。二、应付账款系统初始化n参数设置n录入基础资料n输入期初数据n启用业务系统应付款管理系统初始化 1参数设置 这部分内容主要在系统设置系统设置应付款管理系统参数中设置。包括公司信息、会计期间、科目设置、单据控制、合同控制、核销控制等方面的内容。应付款管理系统初始化 2录入基础资料 n在系统设置基础资料公共资料结算方式中对结算方式进行维护。n在系统设置基础资料应付款管理类型维护中对票据类型、合同类型、偿债等级、现金折扣、担保类型、应付单类型、付款单类型进行维护，以实现不同类型业务的分类管理。n在系统设置基础资料应付款管理凭证模版中定义各种业务类型的凭证模版，包括模板编号、模板名称、凭证字号、科目来源、金额来源、摘要等内容。n在系统设置基础资料应付款管理采购价格管理中可以维护不同供应商、物料、采购批量范围、币种、时间段内的价格和折扣情况。应付款管理系统初始化 3录入期初数据 在启用系统前，需要将还没有进行付款结算的应付账款、应付票据等信息输入系统。4启用系统在成功执行初始数据检查和初始数据对账操作后，就可启用系统以开始日常业务处理。（在财务会计应付款管理初始化中进行初始化检查，对账、结束初始化，方能进行采购业务中的相关业务的操作）第四节 采购与应付账款 系统日常处理采购申请单采购申请单采购订单采购订单收货通知单收货通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票各部门申请采购部门采购通知仓库收货仓库收货财务收到发票一、采购系统日常业务处理1.采购业务流程2.采购三个核心单据采购订单采购订单采购发票采购发票外购入库单外购入库单采购部门仓库部门财务部门采购业务案例介绍采购业务案例介绍-普通采购业务普通采购业务 n采购部崔小燕：1、5日拟采购鼠标、键盘各50个，拟采购单价为10元。2、经过几轮询价，8日和苏州电子厂签定协议，采购鼠标、键盘各50个，采购单价为10元，并约定12日到货。3、通知仓管人员准备收货。n仓库管理员何佳12日收到苏州电子厂送来的50个鼠标及键盘，当日入原料仓。n会计满军13日收到苏州电子厂开来的增值税发票，金额1000元，税额170元。同时还有代垫的运费发票200元。n主管人员各业务主管人员负责审核所负责业务的所有单据。采购申请单采购申请单 采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。采购申请也可以由采购部门统一汇总输入或系统自动合并。n采购申请单可以手工录入，也可以从库存缺货查询录入，或物料配套查询生成，或根据计划自动生成n采购申请单通过下推可以生成采购订单注意：注意：注意：注意：采购订单 采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并交给供应商资料作为订货依据的单据。采购订单是采购订货业务工作中非常重要的一个管理方式，通过采购订单可以直接向供应商资料订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况。此单据用户可以不填制，单据生成后要审核。n采购订单是根据采购申请单制定并提交给供应商的订货单据n采购订单可以手工录入，或通过关联采购申请单、采购合同以及销售订单生成n订单中的单价、折扣可以根据一定规则自动获取注意：注意：注意：注意：收料通知单收料通知单n收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由哪个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询n一般来说，收料通知单可以通过手工录入、订单确认、采购发票关联、由销售出库单自动生成等多途径生成。注意：注意：注意：注意：外购入库单 外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明，外购入库单也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。n外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明n审核后的外购入库单可以在存货核算系统中进行入库核算，确认采购成本n如果是采购退货，则在外购入库单据中选择红字注意：注意：注意：注意：采购发票 采购发票是企业采购物料时供应商开据的发票，是财务上非常重要的一种原始单据。采购发票在形式上分为专用和普通两种，它们的区别在于专用发票涉及增值税，而普通发票不涉及，具体选择可以按用户实际情况选择。不管是专用发票还是普通发票也分两种，即蓝字、红字发票，它们的生成方式也有所不同。蓝字发票是真正的采购发票，而红字采购发票则是指退货发票。普通发票在格式上只比专用发票少了几个与增值税有关的项目其他操作相同。n费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据n如果是采购退货，则在采购发票单据中选择红字钩稽 钩稽即是将入库单的数量与发票进行核对，是核算入库成本的依据。在企业的采购业务开展过程中，并不是一张发票严格地对应一张入库单，经常可能是一笔采购业务，企业分多次收货入库，而供应商汇总开出一张发票，为了正确核算出每一次采购的成本，需要将每次的采购发票和外购入库单进行钩对。或者运输途中发生的运费需要由企业承担，也需要将运费发票和入库单进行钩对。回顾回顾:普通采购业务流程图普通采购业务流程图采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票 其中，蓝色单据在采购系统处理，也是最基本的业务流程。采购申请单、收料通知单可以根据企业需要选择是否使用。该流程体现的实际业务是：货先到，发票后到，最后付款，同时入库单和发票都在同一个期间入账，处理相对简单。需要注意的是：如果发票和入库单不在同一个期间入账，则仓库账和财务账可以存在不一致的情况，为了保证账实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入账。付款单付款单采购业务案例介绍采购业务案例介绍-暂估入库暂估入库 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于7 7月月2020日向西安电子厂购买音箱日向西安电子厂购买音箱100100个，单价个，单价5050元元（不含税）；（不含税）；7 7月月2525货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓，发票本月未到。理员何佳入原料仓，发票本月未到。采购业务案例介绍采购业务案例介绍-单先到货后到单先到货后到 案例：案例：采购部崔小燕于采购部崔小燕于7 7月月2020日向长安高科技公司购买主板日向长安高科技公司购买主板100100个，单价个，单价200200元（不含税）；元（不含税）；7 7月月2525日收到长安高科技公司开出的增值税日收到长安高科技公司开出的增值税发票，发票，7 7月月3030日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员何佳入原料仓。何佳入原料仓。采购申请单采购申请单采购订单采购订单收料通知单收料通知单外购入库单外购入库单采购发票采购发票付款单付款单 该流程体现的实际业务是：先收到发票后收到商品，最后付款。该种情况下，企业在没有收到订购的货物时一般不会先付款，只有在商品入库后才会办理付款手续。采购业务案例介绍采购业务案例介绍-退货退货 案例：案例：仓库管理员何佳发现仓库管理员何佳发现 1313日向苏州电子厂购买入库的键盘日向苏州电子厂购买入库的键盘1010个有个有质量问题，采购人员决定于质量问题，采购人员决定于 1313日从材料库退货。日从材料库退货。1414日苏州电子日苏州电子厂开出红字增值税发票。厂开出红字增值税发票。红字外购入库单红字外购入库单红字采购发票红字采购发票退款单退款单退料通知单退料通知单原收料通知单原收料通知单采购管理系统日常处理 1采购申请管理 2采购订单管理 3采购收货、入库处理4采购退货处理 5采购结算 1.采购申请管理采购申请的一般业务操作功能包括新增、审核、关闭、作废、打印、引出、附件管理等多项功能。采购申请单的管理主要包括购货申请的合并处理、下推式关联生成采购订单和单据关联关系的连续查询。2.采购订单管理 采购订单是购销双方共同签署、确认采购活动的文件，在K3采购管理子系统中处于核心地位。3.采购收货、入库处理 采购物资到达企业后一般需要经过收货、验货和入库几个业务过程才成为企业的存货。4.采购退货处理 当由于质量不合格、价格不正确等因素或与采购订单或合同的相关条款不相符等原因需要把物料退回供货单位时，需要填制退料通知单，进行退货处理，并对有关单据进行管理。5.采购结算 采购结算是根据采购发票确认采购成本的过程。采购结算包括在采购管理中处理采购发票、在存货核算中计算采购成本两个过程。采购管理子系统的采购结算主要是采购发票的处理和管理。二、应付款系统日常业务处理1单据处理2票据管理3核销和凭证处理4合同管理5期末处理 1单据处理应付款日常核算的原始单据包括采购发票、其它应付单、付款单等。单据处理就是对以上单据的新增、修改、删除、审核、输出等操作。其它应付，主要是处理同供应商之间的其他费用比如运费、装修费等需要其它应付，主要是处理同供应商之间的其他费用比如运费、装修费等需要付款或核销的业务，因此其他应付单据保存审核后可直接通过付款单参与付款或核销的业务，因此其他应付单据保存审核后可直接通过付款单参与后续付款核销流程后续付款核销流程。2票据管理票据管理对公司因采购商品、接受劳务等而付出的商业汇票进行管理，包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。记录票据详细信息、记录票据处理情况。包括票据新增、审核、付款、退票处理过程。3核销和凭证处理 1）核销核销处理就是确定付款单与原始发票、应付单之间对应关系的操作，即指明每次付款是支付哪几笔采购业务的款项。3核销和凭证处理 2）凭证处理在应付款管理系统，集中进行凭证处理时可以采用凭证模板的处理方式 当采用凭证模版生成记账凭证时，用户根据系统提示选择需要生成记账凭证的事务类型和单据范围后，系统就会依据系统设置基础资料应付款管理凭证模版中定义的信息，完成借贷科目设置、金额计算等工作，生成记账凭证。单击贷方科目单击贷方科目 ，选择支付的银行科目，按，选择支付的银行科目，按ctrlctrl健同时选健同时选择两张付款单，单击工具栏的择两张付款单，单击工具栏的“汇总汇总”按钮。按钮。退款单凭证 注意：选择单据类型，否则不能显示出要生成凭证的源注意：选择单据类型，否则不能显示出要生成凭证的源单单4合同管理应付子系统的合同管理主要是对采购合同的新增、打印、完成情况进行管理。通过合同管理功能可以实现按合同进行统计、查看相关的合同明细表、合同付款计划等。5期末处理对于有外币业务的企业，在会计期末如有汇率变化，通常要进行期末调汇的业务处理。如果确认当月的各项处理已经结束，如所有单据进行了审核、核销处理，相关单据已生成了凭证，同时与总账等系统的数据资料已核对完毕。可以进行月末结账处理。结账后系统进入下一个会计期间。第五节 账表输出 采购管理与应付款管理子系统需要输出的账表可以分成业务报表和统计分析报表两大类。业务报表是系统针对用户已经实现的业务处理，将所取得的业务成果进行筛选、分析、处理形成的综合反映企业采购业务及应付账款情况的信息；分析报表是对采购流程中各项主要业务的处理结果和运作情况进行分析，并以表格的形式输出的信息。1.采购管理子系统输出的账、表 2.应付款管理子系统输出的账、表 1采购管理子系统输出的账表（1）采购管理的主要业务报表有采购汇总表、采购明细表、采购订单执行情况汇总表、采购订单执行情况明细表、采购发票明细表等。（2）采购管理的主要统计分析报表 有供应商供货ABC分析表、采购价格分析表、物料采购结构ABC分析表、采购订单ABC分析表、采购发票明细表等。2应付款管理子系统输出的账表（1）应付款管理的主要业务报表有应付款汇总表、应付款明细表、往来对账单、到期债务列表、应付计息表等。（2）应付款管理的主要统计分析报表 有账龄分析表、付款分析表、付款预测表等。