模块1Word基础文档排版教学课件 MS Office 2016高级应用.pptx

模块1 Word基础文档排版案例1制作面试通知案例2制作电子版校报案例3制作工作总结CONTENT案例1制作面试通知4案例描述公司决定举办一场人才招聘会，需要将面试消息告知每个来应聘的人员，要求人力资源部制作一份面试通知，通知样文如图 1-1 所示。5案例分析实现本案例首先需要进行文本录入（包括日期的输入），然后对文本进行一定的编辑修改操作，如复制、剪切、移动和删除等，最后按要求设置文本的字体和段落格式，从而学会制作会议通知和纪要、工作报告和总结等日常办公文档。6案例分析要完成本案例，需要进行如下操作。（1）新建文档，命名为“面试通知.docx”。（2）输入文本。（3）设置标题文字格式：字体为“方正大标宋简体”，字号为“二号”，字体颜色为“黑色”，段前为“0 行”、段后为“2 行”，“行距”为“固定值”“26 磅”，对齐方式为“居中对齐”。（4）设置正文格式：字体为“宋体”，字号为“小四”，字体颜色为“黑色”，段落行距为“固定值”“26 磅”，3 11 行文本的“首行缩进”为“2 字符”，文本的对齐方式为“两端对齐”。7案例分析（5）设置落款格式：对齐方式为右对齐。（6）插入日期：在最下方的落款处插入日期“2020 年 5 月 1 日”。（7）添加下划线：在“先生/女士”文本前添加下划线；在“面试职位”和“面试时间”文本后的相应位置添加下划线。（8）保存文档。8案例实现启动 Word 2016，系统默认建立一个以“文档 1”为名的文档。1.创建文档并保存86%单击“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“保存”命令，打开“另存为”对话框。设置好保存路径，并修改“文件名”为“面试通知.docx”，最后单击“保存”按钮即可，如图 1-2 所示。9案例实现图1-2 “另存为”对话框10案例实现2.录入文本首先选择中文输入法，然后从页面的起始位置开始输入文字。如果需要换行，则可以直接按 Enter 键，强制使插入点移至下一行的行首。文本录入完成后的效果如图 1-3 所示。11案例实现3.设置字体格式（1）选中标题文字，在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“字体”下拉列表框右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表框中选择“方正大标宋简体”，如图 1-4 所示；在“字号”下拉列表框中选择“二号”选项，如图 1-5 所示。n提示如果计算机中没有“方正大标宋简体”字体，用户可使用百度等搜索引擎搜索并下载字体，然后将字体安装到系统中。12案例实现图 1-4“字体”下拉列表框图 1-5“字号”下拉列表框13案例实现（2）单击“加粗”按钮，加粗文本，单击“字体颜色”下拉按钮，在弹出的调色板中选择黑色，如图 1-6 所示；或者单击“字体”组中的“字体”按钮，打开“字体”对话框，如图 1-7 所示，在“字体”选项卡中，设置中文字体、字号和字体颜色参数。（3）选中正文，在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“宋体”，字号为“小四”。14案例实现图 1-6“字体颜色”调色板图 1-7“字体”对话框15案例实现图 1-8 设置段落间距4.设置段落格式（1）选中标题段落或将光标插入点放在标题段落的任意位置，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“居中”按钮，将段落的对齐方式设置为居中对齐；单击“段落”组中的“段落”按钮，打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”选项区中，设置“段后”参数值为“2 行”，设置“行距”为“固定值”、“设置值”为“26 磅”，如图 1-8 所示。16案例实现图 1-9 设置段落行距（2）选中正文，再次打开“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”选项区中，设置“行距”为“固定值”、“设置值”为“26 磅”；选中 3 11 行正文文本，在“缩进”选项区中设置“特殊”为“首行”、“缩进值”为“2 字符”，如图 1-9 所示。17案例实现（3）选中落款文本，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“右对齐”按钮，将段落的对齐方式设置为“右对齐”，设置后的文档效果如图 1-10 所示。18案例实现5.插入日期（1）将光标定位在落款末尾处的“日期：”文本后，切换至“插入”选项卡，单击“文本”组中的“日期和时间”按钮。（2）打开“日期和时间”对话框，在“语言（国家/地区）”下拉列表框中选择“中文（中国）”选项，在“可用格式”列表框中选择“2019 年 5 月 5 日”选项，如图 1-11 所示。（3）单击“确定”按钮，即可在定位的文本后插入日期，并修改插入后的日期。图 1-11“日期和时间”对话框19案例实现6.添加下划线（1）将光标定位在“先生/女士”文本前，多次按空格键，添加多个空格。（2）使用同样的方法，在其他文本后添加多个空格。（3）选择空格对象，在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“下划线”按钮，为文本添加下划线，如图 1-12 所示。7.保存文档至此，本文档已经按照要求制作完成，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，将文档及时保存下来。20案例实现21必备知识1.文本录入文档制作的一般原则是先录入文字，然后进行格式排版，在文字录入的过程中，不要使用空格对齐文本。文字录入一般都是从页面的起始位置开始，当一行文字输满后 Word 会自动换行，开始下一行的输入，整个段落录入完毕后按 Enter 键结束（在一个自然段内切忌使用 Enter 键进行换行操作）。22必备知识编辑文档时，双击状态栏中的“插入”或“改写”按钮或按 Insert 键可以切换这两种状态。在“插入”状态下，输入的字符将插入至插入点处；在“改写”状态下，输入的字符将覆盖现有的字符，如图 1-13 所示。文档中的标记被称为段落标记，一个段落标记代表一个段落。23必备知识2.文本选择选择大块的、跨页的文本选择一句文本选择一行文本选择文本选择一段文本选择多行文本选择小块的、不跨页的文本24必备知识3.字符格式设置常用的字符格式设置包括字体、字形、字号、字体颜色、加粗、倾斜、下划线等。字符格式设置通过“开始”选项卡的“字体”组来实现，如图 1-14 所示。字体加粗字号增大/缩小字体字符边框带圈字符更改大小写清除格式拼音指南倾斜下划线删除线突出文本文本效果和版式上标/下标字体颜色底纹图 1-14“字体”组25必备知识利用“字体”对话框也可以设置字符格式。单击“开始”选项卡“字体”组的组按钮，可以打开“字体”对话框，在该对话框中可以设置选中的文本的字符格式，如图 1-15所示。图 1-15“字体”对话框26必备知识此外，还可以利用浮动面板设置选择的文本的字符格式，如图 1-16 所示。图 1-15“字体”对话框27必备知识4.段落格式设置常用的段落格式设置包括设置对齐方式、段前段后间距、首行缩进和悬挂缩进、行距等，段落格式设置通过“开始”选项卡的“段落”组来实现，如图 1-17 所示。（1）项目符号和编号：对所选段落设置项目符号列表、编号列表和多级列表。（2）对齐方式：设置所选段落的对齐方式，有左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐 5 种对齐方式。28必备知识图 1-17“段落”组29必备知识（3）增加/减少缩进量：增加或减少段落左侧与左页边的距离。（4）行距：对所选段落各行之间的距离进行调整，可以从“行距”下拉列表框中进行选择。（5）字符缩放：对所选字符的宽度进行调整。（6）排序：按字母顺序排序所选文字或对数字数据进行排序。（7）底纹：对所选文本或段落设置背景颜色，可以从调色板中选择颜色。（8）边框：为所选文本或段落添加边框，可以从下拉列表框中选择不同的边框类型。（9）显示/隐藏编辑标记：显示段落标记和其他隐藏的格式符号。30必备知识利用“段落”对话框也可以进行段落格式设置，单击“段落”组中的“段落”按钮，可以打开“段落”对话框，在此对话框中可以设置选择的段落的格式，如图 1-18 所示。图 1-18“段落”对话框31必备知识5.文档自动保存选择“文件”“选项”选项，打开“Word 选项”对话框，在左侧列表中选择“保存”选项，在右侧界面中，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，设置其时间参数值即可，如图 1-19 所示。为了防止因断电或计算机故障等原因导致文档没有被及时保存，可以设置“自动保存”功能。32必备知识图 1-19 设置文档自动保存33必备知识6.下划线样式与颜色（1）下划线样式。下划线下拉列表中包含多种下划线样式。在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“下划线”下拉按钮，展开下拉列表，选择下划线样式即可，如图 1-20 所示；如果需要使用其他下划线，则可以在“下划线”下拉列表中选择“其他下划线”选项，打开“字体”对话框，如图 1-21 所示，在“下划线线型”下拉列表框中选择下划线样式。34必备知识图 1-20“下划线”下拉列表图 1-21“下划线线型”下拉列表35必备知识（2）下划线颜色。在“下划线”下拉列表中选择“下划线颜色”选项，在展开的子选项中选择合适的颜色，这样即可为下划线应用颜色，如图 1-22 所示。图 1-21“下划线线型”下拉列表36训练任务在素材文件夹中新建一个 Word 2016 文档，命名为“员工处罚通知”。1.录入内容在 Word 2016 中录入如下内容。员工处罚通知 月 日，车间员工 未到公司上班，也未请假，依照公司规章制度视其旷工一天，将按公司考勤制度进行处罚，望各位员工引以为戒。相关纪律及奖惩条例1.迟到 5 分钟内罚款 _ 元/次，5 10 分钟罚款 _ 元/次，10 30 分钟罚款_ 元/次，超过 30 分钟扣半天工资。2.旷工半天扣 1 天工资，旷工 1 天扣 2 天工资，以此类推。旷工 5 日以上做自动离职处理。37训练任务3.严禁代替他人打卡和委托他人打卡（门口有监控、打卡机有摄像头拍照），一经发现，重罚；并对举报者给予奖励。4.请假：必须写请假条，手续不完整或未办理请假手续不上班的，一律视为旷工处理。请假 1 天以内（含 1 天），由组长直接签字批准；请假 3 天以内（含 3 天），向组长请假，由组长签字后报上一级领导批准；请假 3 天以上的，向组长请假并报上一级领导交总经理批准。为了塑造我们自己及公司形象，确保车间生产有序、稳定、高效进行，及车间现场整洁舒适，请各位员工务必熟读员工守则及车间 6S 现场管理制度，并严格执行。电子有限公司生产部38训练任务具体排版要求如下。（1）标题文本：字体为“微软雅黑”，字号为“二号”，字形为“加粗”，字体颜色为“黑色”，段前为“0 行”、段后为“2 行”，对齐方式为“居中”。（2）正文：字体为“宋体”，字号为“五号”；行距为“1.5 倍行距”，首行缩进为“2 字符”。（3）落款文本：字体为“宋体”，字号为“小五号”；行距为“1.5 倍行距”，首行缩进“2 字符”；对齐方式为“右对齐”。2.对文档进行排版39训练任务最终样文如图 1-23 所示。案例2制作电子版校报41案例描述为弘扬正能量，保障学生的安全，让学生注意交通安全、防火防盗安全，校学生会决定成立校刊编辑部，创办电子版的校园特刊。电子版校报的样文如图 1-24 所示。图 1-24 电子版校报样文42案例分析要完成本案例首先要打开文档，然后按要求设置文本的字体和段落格式，再为文本添加编号、边框和水印，并用边框调整大小，最后加密文档，从而学会制作校报、校园周刊、散文月刊等日常办公文档。要完成本案例，需要进行如下操作。（1）打开文档。（2）设置分栏：将文本设置为两栏分栏排列。（3）设置首字下沉：将“不良交通习惯”中的“不”文本设置为首字下沉。（4）插入艺术字：添加艺术字文本，其艺术字字体格式为“宋体、小初、加粗”，然后为艺术字文本添加“波形：下”旋转文本效果。（5）插入文本框：添加多个文本框文本，然后设置好文本框文本的字体格式。43案例实现1.打开文档启动 Word 2016，单击“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“打开”选项，进入“打开”界面，选择“浏览”命令，打开“打开”对话框，在“素材 模块 1”文件夹中选择“电子版校报.docx”文档，单击“打开”按钮，即可打开选择的文档，如图 1-25 所示。图 1-25 打开文档44案例实现2.设置分栏（1）选择第一段的段落文本，在“布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“栏”下拉按钮，展开下拉列表，选择“两栏”选项，如图 1-26 所示。（2）这样即可将选择的段落文本分成两栏。图 1-26 选择“两栏”选项45案例实现（1）选择“不良交通习惯”文本，在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“首字下沉”下拉按钮，展开下拉列表，选择“下沉”选项，如图 1-27 所示。（2）这样即可将选择的文本的首字设置为“下沉”，并查看文档效果，如图 1-28 所示。3.设置首字下沉46案例实现图 1-28 设置首字下沉后的文本效果图 1-27 选择“下沉”选项47案例实现图 1-29“艺术字”下拉列表4.插入艺术字（1）将光标定位在文档的首行位置上，然后在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“艺术字”下拉按钮，展开下拉列表，选择“填充：白色；边框：橙色，主题色 2；清晰阴影：橙色，主题色 2”艺术字样式，如图 1-29 所示。（2）在文档中将显示“请在此放置您的文字”艺术字文本框，选择文本框中的艺术字，按 Delete 键删除即可。48案例实现图 1-30“转换”子选项（3）在文本框中输入文本“安全教育周刊”，然后在“开始”选项卡的“字体”组中，修改字体格式为“宋体、小初、加粗”。（4）调整艺术字文本框的大小，在“绘图工具-格式”选项卡的“艺术字样式”组中，单击“文本效果”下拉按钮，展开下拉列表，选择“转换”选项，在其子选项中选择“波形：下”转换效果，如图 1-30 所示，为艺术字应用转换效果。49案例实现图 1-31 选择“简单文本框”图标5.插入文本框（1）选择文档中的圆角矩形图形，然后在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“文本框”下拉按钮，展开下拉列表，选择“简单文本框”图标，如图 1-31 所示。（2）在文档中添加一个文本框，然后在文本框中输入文本，并在“开始”选项卡的“字体”组中，设置字体格式为“宋体、小四、加粗”，并设置字体颜色为“白色”。（3）选择文本框文本，在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“居中”按钮，居中对齐文本。50案例实现图 1-32 添加文本框效果（4）选择文本框，在“绘图工具-格式”选项卡的“形状样式”组中，单击“形状填充”下拉按钮，展开下拉列表，选择“无填充”选项；单击“形状轮廓”下拉按钮，展开下拉列表，选择“无轮廓”选项，设置好文本框的形状填充和轮廓，然后将文本框移至合适的位置，其文本框效果如图 1-32 所示。51案例实现在文本框中绘制两个文本框，然后输入文本；设置文本的字体格式为“方正楷体简体、小四”；设置文本框的形状样式为“无轮廓”。（5）将光标定位至文档的末尾处，在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“文本框”下拉按钮，展开下拉列表，选择“绘制横排文本框”选项52案例实现（6）在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“文本框”下拉按钮，展开下拉列表，选择“绘制横排文本框”选项，在文本框中绘制一个文本框，然后输入文本“信号灯的含义”；设置文本的字体格式为“方正准圆简体、二号、加粗”；设置“字体颜色”为“深红”；设置文本框的形状样式为“无轮廓”。53案例实现（7）在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“文本框”下拉按钮，展开下拉列表，选择“绘制横排文本框”选项，在文本框中绘制一个文本框，然后输入文本“消防安全”；设置文本的字体格式为“方正大黑简体、初号、加粗”；设置“字体颜色”为“深红”；设置文本框的形状样式为“无轮廓”。（8）在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“文本框”下拉按钮，展开下拉列表，选择“绘制横排文本框”选项，在文本框中绘制一个文本框，然后输入文本；设置文本的字体格式为“宋体、小四”；设置“字体颜色”的 RGB 参数为“0、0、255”；设置文本框的形状样式为“无轮廓”。54案例实现（9）对添加后的各个文本框进行移动和排版操作，其文档效果如图 1-33 所示。图 1-33 添加多个文本框文本55必备知识1.文本的移动与删除在文档中编辑文本内容时，可以移动和删除文本内容。（1）移动文本。文本移动的方法有以下 7 种。选中想要移动的文本，然后将鼠标指针放置在选中文本处，按住鼠标右键不放，拖动到目标位置，释放右键，在弹出的快捷菜单中选择“移动到此处”选项完成移动。选中想要移动的文本，将鼠标指针放置在选中文本阴影处，按住鼠标左键不放，直接拖动到目标位置释放即可。56必备知识 选 中 想 要 移 动 的 文 本 后 按 F 2 键，然 后 将 鼠 标 光 标 移 动 到 目 标 位置，再 按 E n t e r 键 完 成 操 作。选 中 想 要 移 动 的 文 本 信 息，然 后 按 住 C t r l 键 不 放，直 接 将 鼠 标指 针 移 动 到 目 标 位 置，右 击 完 成 操 作。段 落 之 间 的 移 动。选 中 要 移 动 的 段 落 文 本，然 后 按 S h i f t+A l t+快 捷 键，箭 头 为 键 盘 上 向 下 的 方 向 键。这 样 段 落 直 接 移 动 到 下 一 个段 落 的 后 面，每 按 一 次 向 下 键 移 动 一 个 段 落。57必备知识 段落之间的移动。选中要移动的段落文本，然后按 Shift+Alt+快捷键，与相反，这个是向上移动的快捷键，每按一次向上键移动一个段落。选中要移动的文本，按 Ctrl+X 快捷键进行文本剪切，再将光标定位到目标位置，按Ctrl+V 快捷键进行文本粘贴，也可以实现文本的移动。（2）删除文本。文本的删除有以下 3 种方法。选中文本后，按 Delete 键即可将选中的文本删除。按 Delete 键可以删除光标后面的字符。按 Backspace 键，可以删除光标前面的字符。58必备知识2.文本的复制与粘贴对于文档的编辑，一般包括复制、粘贴和剪切操作，平常经常用到的大多数是复制和粘贴功能。（1）选择要复制的文本，单击“剪贴板”组中的“复制”按钮，则选择的文本将被存放到剪贴板中，把插入点移至想要粘贴的位置，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮，则存放在剪贴板中的内容会被粘贴到新位置，如图 1-34 所示。图 1-34“剪贴板”组如果是要长距离复制文本，则可以使用“剪贴板”组中的“复制”和“粘贴”按钮。59必备知识（2）如果要在短距离内复制文本，可以使用拖入法。选择要复制的文本，将鼠标指针指向要选择的文本，当指针呈 形状时，按住鼠标右键并拖动鼠标，当虚线插入点到达目标位置后，松开鼠标右键会出现快捷菜单，从快捷菜单中选择“复制到此位置”选项，则将选择内容移动到目标位置。选择要复制的文本，将鼠标指针指向要选择的文本，当指针呈 形状时，按住Ctrl 键，再按住鼠标左键，这时会出现一个虚线插入点（表示要插入的位置）。松开鼠标左键，再松开 Ctrl 键，在新位置会出现复制的文本。60必备知识（3）使用快捷键。选择要复制的文本，按 Ctrl+C 快捷键复制文本，把插入点移到想要粘贴的位置，按 Ctrl+V 快捷键粘贴文本即可。（4）用 Shift F2 快捷键来复制文本。选择要复制的文本，按 Shift F2 快捷键，则状态栏中会出现“复制到何处”的提示信息，把插入点移至想要粘贴的位置，此时插入点变成一条垂直的虚线，按 Enter 键即可将选择的文本复制到新位置。61必备知识3.艺术字效果添加艺术字效果是 Word 2016 中一项强大的文字处理功能，它可以对文字的字形、字号、形状、颜色添加特殊的效果，并能将文字以图形图片的方式进行编辑。图 1-35 艺术字样式在 Word 2016 中系统预设的艺术字样式如图 1-35 所示，用户可以根据需要快速应用这些预设的艺术字样式。62必备知识为文本添加艺术字效果有以下两种方式。（1）直接插入艺术字。单击“插入”选项卡“文本”组中的“艺术字”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择艺术字样式，然后出现一个艺术字文本框，在其中直接输入文本内容即可。（2）为文本应用艺术字样式。选中需要添加艺术字效果的文本，单击“绘图工具-格式”选项卡“艺术字样式”组中的“其他”按钮，在弹出的下拉列表中选择艺术字效果即可。63必备知识4.文档分栏一般情况下，使用单栏样式编辑文档，但一些书籍、报纸、杂志等需要使用多栏样式，这时可以通过 Word 2016 轻松实现分栏效果。利用分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，文档将逐栏排列。（1）设置等宽栏。使用分栏功能可以将一个文档设置为两栏、三栏等宽度相等的多栏版式。在“布局”选项卡的“页面设置”组中，单击“栏”下拉按钮，展开下拉列表，选择“两栏”或“三栏”选项即可，如图 1-36 所示。图 1-36“栏”下拉列表在设置等宽栏时，还可以在“栏”对话框中设置栏数大于 4 的等宽分栏效果。64必备知识（2）设置不等宽栏。如果要将文档设置为宽度不相等的多栏版式，则可以在“栏”下拉列表中选择“偏左”或“偏右”选项。如果需要设置宽度参数，则可以在“栏”下拉列表中选择“更多栏”选项，打开“栏”对话框，如图 1-37 所示，在对话框中设置栏宽度参数，并取消选中“栏宽相等”复选框，单击“确定”按钮，即可完成不相等宽度的分栏排版。图 1-37“栏”对话框65必备知识5.文本框美化文本框是一种图形对象，它作为一个盛放文本或图形的容器，可以放置在页面上的任意位置，并可以任意调整其大小。因此，在 Word 中经常要用到文本框，文本框使用起来灵活方便，它作为一个独立的模块，容易编辑排版，深受用户喜爱。对于已经插入的文本框，用户可以通过设置文本框的形状样式来美化文本框。如果要为文本框添加背景填充效果，则可以在“形状填充”下拉列表中选择填充颜色，如图 1-38所示；如果要为文本框添加轮廓填充效果，则可以在“形状轮廓”下拉列表中选择轮廓颜色，如图 1-39 所示。66必备知识图 1-39“形状轮廓”下拉列表图 1-38“形状填充”下拉列表67必备知识图 1-40“首字下沉”对话框6.首字下沉使用首字下沉功能，可以设置段落的第一行第一字字体变大，并向下移动一定的距离，其与后面的段落对齐，段落的其他部分保持原样。首字下沉主要在字数较多的文章中用来标示章节，常用于报纸、杂志中。设置首字下沉的方法为：在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“首字下沉”下拉按钮，展开下拉列表，选择“下沉”选项。如果对原先的首字下沉效果不满意，可以在“下沉”下拉列表中选择“下沉选项”，并在打开的“首字下沉”对话框中根据实际需要来选择相应的字体、下沉行数等，如图 1-40 所示。68训练任务在素材文件夹中新建一个 Word 2016 文档，命名为“校园散文”。具体排版要求如下。（1）录入标题文本和正文文本，设置文本的字体格式为“宋体”、字号分别为“小一”和“五号”。（2）插入多个文本框，设置好文本框的填充颜色和轮廓颜色。（3）为“桃花源记”应用艺术字样式，修改其字体格式为“方正大黑简体、二号”；修改艺术字的“文本填充”颜色为“绿色”。（4）选择“春”下方的段落文本，使用“偏右”的分栏方式进行文本分栏操作。69训练任务最终样文效果如图 1-41 所示。图 1-41“校园散文”最终样文效果案例3制作工作总结71案例描述工作总结是将一个时间段的工作进行一次全面、系统的检查、评价、分析和研究，然后得出的经验总结文档。其主要作用是总结前一阶段工作的不足和制订下一阶段的工作计划，是一种常见的总结文档。工作总结样文效果如图 1-42 所示。图 1-42 工作总结样文效果72案例分析实现本案例首先进行文本格式的复制，然后查找和替换错误的文本，并将重点文本突出显示，最后按要求为文本添加项目符号和编号，并加密保护文档，从而学会制作工作总结、财务总结等日常办公文档。73案例分析要完成本案例，需要进行如下操作。（1）使用格式刷复制文本格式。将标题文本的字体格式设置为“宋体、小四、加粗”，然后使用格式刷功能，将同等级的标题文本进行格式复制操作。（2）查找和替换错误文本。将文本中的“消瘦”文本全部替换为“销售”。（3）重点突出显示文本。将“文本突出显示颜色”设置为“黄色”，将销售目标、影响创利原因因素等文本进行突出显示。（4）为文本添加项目符号和编号。（5）加密保护文档信息。74案例实现（1）启动 Word 2016，单击“文件”选项卡，在弹出的下拉菜单中选择“打开”选项，进入“打开”界面，选择“浏览”命令，打开“打开”对话框，在“素材 模块 1”文件夹中选择“工作总结.docx”文档，单击“打开”按钮，即可打开选择的文档。（2）选择“总体目标完成情况”文本，设置其字体格式为“宋体、小四、加粗”。1.使用格式刷复制文本格式75案例实现（3）选择“总体目标完成情况”文本，在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，双击“格式刷”按钮，如图 1-43 所示。（4）依次在“目标完成过程中的经验总结”“对 2020 年 2 季度工作的计划”和“总结”文本上单击，完成文本格式的复制，并按 Esc 键退出。图 1-43 双击“格式刷”按钮76案例实现（1）在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“查找”下拉按钮，展开下拉列表，选择“查找”选项，如图 1-44 所示。（2）在“导航”窗格的文本框中输入需要查找的文本“消瘦”，按 Enter 键确认，将显示出文本的查找结果，如图 1-45 所示。2.查找与替换错误文本77案例实现图 1-45 显示文本查找结果图 1-44 选择“查找”选项78案例实现图 1-46 设置替换文本（3）在“开始”选项卡的“编辑”组中，单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡的“替换为”文本框中输入文本“销售”，然后单击“全部替换”按钮，如图 1-46 所示。（4）打开提示对话框，提示文本已经全部完成，单击“确定”按钮，完成文本的替换操作。79案例实现（1）按住 Ctrl 键，选择多个文本对象。3.重点突出显示文本（2）在“开始”选项卡的“字体”组中，单击“文本突出显示颜色”下拉按钮，展开下拉列表，选择“黄色”选项，如图 1-47 所示。（3）这样即可为选择的文本添加突出显示颜色，文档效果如图 1-48 所示。80案例实现图 1-47 选择“黄色”图 1-48 重点突出显示文本81案例实现4.为文本添加项目符号和编号（1）按住 Ctrl 键，选择标题文本，在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“编号”下拉按钮，展开下拉列表，选择合适的编号样式，如图 1-49 所示，即可为选择的标题文本添加编号。（2）选择编号文本，设置其字体格式为“宋体、小四、加粗”。（3）使用同样的方法，依次选择其他文本，为其添加编号。在添加编号后，修改文本的段落缩进格式为“首行缩进”、缩进量为“0.74 厘米”。图 1-49 选择编号样式82案例实现（4）单击鼠标并拖曳，选择第一页文档中的 15 17 行段落文本，在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“项目符号”下拉按钮，展开下拉列表，选择合适的项目符号样式，如图 1-50 所示，即可为选择的标题文本添加项目符号。图 1-50 选择项目符号样式83案例实现（5）使用同样的方法，为文档中的其他段落文本添加项目符号，如图 1-51 所示。图 1-51 添加项目符号效果84案例实现5.加密保存文档信息至此，本文档已经按照要求制作完成，然后在“文件”界面中，选择“信息”命令，进入“信息”界面，单击“保护文档”下拉按钮，展开下拉列表，选择“用密码进行加密”选项，如图 1-52 所示，打开“加密文档”对话框，如图 1-53 所示，输入密码即可加密文档。85案例实现图 1-52 选择“用密码进行加密”选项 图 1-53“加密文档”对话框86必备知识1.格式刷的妙用使用格式刷功能可以将选中的文字的格式转换成与之前选中的文字的格式一模一样。例如，第一行文字是“宋体、三号、加粗”，想要使第三行文字也是这个格式，可以选中第一行文字，然后单击“格式刷”按钮，再选中第三行文字，第三行文字就会有像第一行文字一样的格式。87必备知识在使用格式刷时，有单次使用和多次使用两种方式。（1）单次使用格式刷。把光标定位在段落中，单击“格式刷”按钮，鼠标指针变成了一个小刷子的样子，然后选中另一段，该段的格式就和前一段的格式一模一样了。（2）多次使用格式刷。如果有好几段，先设置好一个段落的格式，然后双击“格式刷”按钮，这样在复制格式时就可以连续给其他段落复制格式，如果要退出“格式刷”状态，则可以按 Esc 键，即可快速恢复到正常的编辑状态。88必备知识2.查找和替换功能在编辑一篇较长的文档时，经常会有一些输入错误。例如，把“文档”错误输入为“文件”，这时如果单靠眼睛逐字逐句地查找，不仅费时费力，而且很容易有遗漏的地方。（1）查找文本。使用 Word 2016 的查找功能查找文本时，不仅可以通过“查找和替换”对话框进行查找，还可以在“导航”窗格中进行搜索查找。Word 2016 提供了强大的查找和替换功能，帮助用户查找和替换文档中的“文本、格式、段落标记、分页符”等项目，还可以使用“通配符”和“代码扩展”搜索。89必备知识如果需要在“导航”窗格中进行查找，则可以在“编辑”组中，单击“查找”下拉按钮，展开下拉列表，选择“查找”选项；如果需要用“查找和替换”对话框进行查找，则可以在“编辑”组中，单击“查找”下拉按钮，展开下拉列表，选择“高级查找”选项，在打开的“查找和替换”对话框的“查找”选项卡中，输入需要查找的文本即可，如图 1-54所示。图 1-54“查找”选项卡90必备知识（2）替换文本。使用 Word 2016 的替换功能可以快速地替换文档中的某个词，不必逐一查找，既节省操作时间，又不会遗漏。（3）替换特殊格式。使用 Word 2016 提供的替换功能不仅可以替换文本内容，还可以替换“段落标记”“制表符”“分节符”等特殊格式的内容。91必备知识替换特殊格式的方法很简单，在“查找和替换”对话框中单击“更多”按钮，展开对话框，然后单击“特殊格式”按钮，展开“特殊格式”列表，在“特殊格式”列表中包含段落标记、制表符、任意字符、任意数字、任意字母、分栏符、省略号、长划线、尾注标记、图形等命令，使用不同的命令，可以批量替换不同类型的对象，从而提高工作效率，如图 1-55 所示。图 1-55“特殊格式”列表92必备知识（4）定位。使用定位功能可以迅速地查看所要编辑的页面，从而节省滚动文件内容的时间。对于大型文件来说，使用这种功能效果更为明显，更能节省时间。“定位”功能和“查找”功能很相似，但“定位”功能中的查找目标不是文字，而是页码和书签等。在“查找和替换”对话框的“定位”选项卡中，若要定位页码，则可以在“定位目标”列表框中选择“页”选项，然后在“输入页号”文本框中输入页号，如图 1-56 所示。图 1-56“定位”选项卡93必备知识3.文本突出颜色设置在 Word 文档中如果要突出重点内容，则可以为文本添加突出显示颜色效果。如果需要取消文本颜色的突出显示，则可以在“文本突出显示颜色”下拉列表中选择“无颜色”选项，如图 1-57 所示。图 1-57 选择“无颜色”选项94必备知识4.定义新项目符号在文本中使用项目符号时，如果要使用默认项目符号样式以外的符号作为项目符号，则可以在“项目符号”下拉列表中选择“定义新项目符号”选项，弹出“定义新项目符号”对话框，如图 1-58 所示，在对话框中单击“符号”按钮，弹出“符号”对话框，选择合适的符号作为定义的项目符号即可，如图 1-59 所示。95必备知识图 1-59“符号”对话框图 1-58“定义新项目符号”对话框96必备知识5.定义新编号在文本中使用编号样式时，如果要使用默认编号样式以外的编号，可以在“编号”下拉列表中选择“定义新编号格式”选项，如图 1-60 所示，弹出“定义新编号格式”对话框，输入合适的编号格式即可，如图 1-61 所示。97必备知识 图 1-61“定义新编号格式”对话框图 1-60 选择“定义新编号格式”选项98必备知识6.文档保护方法010203第一种方法：“标记为最终状态”。第二种方法：设置加密文档。第三种方法：启动强制保护。99训练任务在素材文件夹中打开名为“年度个人工作总结.docx”的文档，然后编辑文档。具体编辑要求如下。（1）设置标题样式：设置字体格式为“宋体、小四、加粗”；为标题文本添加编号样式，然后使用格式刷为其他标题文本套用格式。（2）为正文文本添加项目符号效果，并设置其段落缩进格式为“首行缩进”、缩进量为“0.74 厘米”。（3）为部分文本添加“黄色”颜色，使其突出显示。（4）为文档添加密码，其密码“123456”。100必备知识图 1-62“年度个人工作总结”最终样文效果最终样文效果如图 1-62 所示。演示完毕 谢谢观看