采购管理培训课件(PPT 39页)7.ppt

ERP ERP 原理与应用原理与应用第六章第六章 采购管理采购管理1 采购，简单来说就是购买。采购，简单来说就是购买。但是企业采购是比购买更复杂、更科学的含义。但是企业采购是比购买更复杂、更科学的含义。22学习目标学习目标v理解采购环节的管理重点、常规问题、供应商管理解采购环节的管理重点、常规问题、供应商管理理v掌握采购统计分析的工作内容和信息需求掌握采购统计分析的工作内容和信息需求v掌握采购业务流程中主要信息载体的产生、内容、掌握采购业务流程中主要信息载体的产生、内容、作用和去向作用和去向v掌握主要信息载体的相互参照关系掌握主要信息载体的相互参照关系v了解采购作业控制的措施及在了解采购作业控制的措施及在ERPERP中的实现中的实现33第第1节节 采购管理概述采购管理概述v采购管理的概念采购管理的概念采购的对象采购的对象 生产和经营所需的各种物料和劳务。生产和经营所需的各种物料和劳务。采购的重要性采购的重要性 采购是企业经营管理的核心环节之一，成功与否将直接采购是企业经营管理的核心环节之一，成功与否将直接影响生产、销售的顺利进行影响生产、销售的顺利进行.采购也是控制成本的重要环节。采购也是控制成本的重要环节。44第第1节节 采购管理概述采购管理概述采购管理的目标采购管理的目标 保证物料供应，降低物料的采购成本是采购管理的主要保证物料供应，降低物料的采购成本是采购管理的主要目标。目标。以最优的价格以最优的价格以适当的数量以适当的数量以适当的质量以适当的质量以适当的时间以适当的时间获得物料获得物料55第第1节节 采购管理概述采购管理概述v采购业务中的常规问题采购业务中的常规问题采购的供货率采购的供货率 原材料的合格率原材料的合格率价格与折扣价格与折扣 66第第1节节 采购管理概述采购管理概述v企业采购管理的职能主要有供应商管理、采购业务管理、企业采购管理的职能主要有供应商管理、采购业务管理、采购统计分析。采购统计分析。一一.供应商管理供应商管理 企业与供应商应当是什么关系？企业与供应商应当是什么关系？讨价还价关系？讨价还价关系？长期合作长期合作关系！关系！77第第1节节 采购管理概述采购管理概述v现代采购管理要求企业注重与供应商发展战略合作关系。现代采购管理要求企业注重与供应商发展战略合作关系。优选供应商优选供应商 评估合格的供应商进入评估合格的供应商进入 供应商信息中一般包括，供应商编码、供应商名称、简供应商信息中一般包括，供应商编码、供应商名称、简称、类型、地址、邮编、联系电话、传真电话、网址、电子称、类型、地址、邮编、联系电话、传真电话、网址、电子邮箱以及会计信息、税务信息、银行信息、法人代表信息等。邮箱以及会计信息、税务信息、银行信息、法人代表信息等。对供应商进行定期评价对供应商进行定期评价 根据交易情况，不断评估供应商。将竞争力弱的供应商根据交易情况，不断评估供应商。将竞争力弱的供应商从合格名录中剔除。从合格名录中剔除。鼓励供应商与企业技术进步同步发展鼓励供应商与企业技术进步同步发展合格供应商名录合格供应商名录88第第1节节 采购管理概述采购管理概述1.1.供应商评估供应商评估1 1）质量指标）质量指标 如性能，检验合格率等如性能，检验合格率等2 2）交货指标）交货指标 如准时交货率，交货周期等如准时交货率，交货周期等3 3）其他指标）其他指标 如供应商的资信、行业地位、生产规模、应急订货能力、如供应商的资信、行业地位、生产规模、应急订货能力、管理水平、可持续发展能力等管理水平、可持续发展能力等评估方法通常是加权法。评估方法通常是加权法。示例示例 99第第1节节 采购管理概述采购管理概述1010第第1节节 采购管理概述采购管理概述2.2.长期供货协定长期供货协定 企业与供应商建立比较长期的供求协定，互惠互利，按照企业与供应商建立比较长期的供求协定，互惠互利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较详细，远期的条件可以滚动计划的方法，近期的采购条件比较详细，远期的条件可以比较笼统。比较笼统。有利于降低采购成本有利于降低采购成本供应商提前看到企业采购订单的大概情况，可以提前做好物供应商提前看到企业采购订单的大概情况，可以提前做好物料和能力的准备。一旦订单下达，可以更快更好履行订单。料和能力的准备。一旦订单下达，可以更快更好履行订单。1111第第1节节 采购管理概述采购管理概述二二.采购统计分析采购统计分析 采购计划完成后，对各个环节进行数据评价。采购计划完成后，对各个环节进行数据评价。一般包括以下内容：一般包括以下内容：采购计划完成情况分析采购计划完成情况分析供应商评价供应商评价应付账款账龄分析应付账款账龄分析采购费用分析采购费用分析价格分析价格分析采购员业绩分析采购员业绩分析1212第第2节节 采购业务流程采购业务流程生成采购作业计划生成采购作业计划询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单入入 库库采购结算采购结算采购作业流程简图采购作业流程简图1313第第2节节 采购业务流程采购业务流程一一.生成采购作业计划生成采购作业计划 采购作业计划采购作业计划采购作业计划采购作业计划是一种指导采购作业工作的微观计划。是一种指导采购作业工作的微观计划。包含的主要信息有：物料编码、名称、采购数量、技包含的主要信息有：物料编码、名称、采购数量、技术性能要求、术性能要求、采购作业开始日期采购作业开始日期、物料到货日期物料到货日期、审批、审批人和审批日期等。人和审批日期等。特点：近期详细且确认，远期粗略且未确认。特点：近期详细且确认，远期粗略且未确认。生生成成采采购购作作业业计计划划1414第第2节节 采购业务流程采购业务流程1.1.采购作业计划的来源采购作业计划的来源MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划生生成成采采购购作作业业计计划划1515第第2节节 采购业务流程采购业务流程2.2.请购单请购单 对于没有包括在对于没有包括在BOMBOM结构中的物料（生产辅料、办公用结构中的物料（生产辅料、办公用品、劳动保护用品等），由需求部门向采购部门提出采购品、劳动保护用品等），由需求部门向采购部门提出采购申请，即请购单。申请，即请购单。包含的主要信息包含的主要信息 用什么（物料编码和名称），用多少（数量及该数量的用什么（物料编码和名称），用多少（数量及该数量的计算依据），何时用（需求日期），谁用（需求部门）。计算依据），何时用（需求日期），谁用（需求部门）。也可包括采购建议，如建议供应商。也可包括采购建议，如建议供应商。请购单上出现的物料是根据订货点法管理的。请购单上出现的物料是根据订货点法管理的。需求是周期性的，常用的需求周期有月和周需求是周期性的，常用的需求周期有月和周 生生成成采采购购作作业业计计划划1616第第2节节 采购业务流程采购业务流程请购单需经过严格审核才能生效。请购单需经过严格审核才能生效。请购单的提出者请购单的提出者 若这些物料的管理是分散的，即由各使用部门管理，若这些物料的管理是分散的，即由各使用部门管理，则请购单的提出者是使用部门。则请购单的提出者是使用部门。若这些物料的管理是集中的，即由库存管理部门统一若这些物料的管理是集中的，即由库存管理部门统一管理，则请购单的提出者是库存部门。管理，则请购单的提出者是库存部门。生生成成采采购购作作业业计计划划1717第第2节节 采购业务流程采购业务流程二二.询价和洽谈询价和洽谈MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈询询价价和和洽洽谈谈1818第第2节节 采购业务流程采购业务流程 询价和洽谈是指，采购人员选择和联系供应商，根据采询价和洽谈是指，采购人员选择和联系供应商，根据采购作业计划的具体要求洽谈物料的价格、技术性能要求和购作业计划的具体要求洽谈物料的价格、技术性能要求和供货日期。供货日期。使用的信息载体是使用的信息载体是询价单询价单和和报价单报价单。1.1.询价单询价单企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据。企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据。包含的主要信息：包含的主要信息：需采购物料的名称、数量、技术性能要求和到货日期等需采购物料的名称、数量、技术性能要求和到货日期等信息。信息。询询价价和和洽洽谈谈询价单询价单报价单报价单采购部门采购部门供应商供应商1919第第2节节 采购业务流程采购业务流程2.2.报价单报价单 供应商在接到询价单后，所提供的物料报价、技术性供应商在接到询价单后，所提供的物料报价、技术性能特点等。能特点等。3.3.采购询价洽谈方式采购询价洽谈方式招标采购招标采购非招标采购非招标采购比质比价比质比价实地考察实地考察公开招标公开招标邀请招标邀请招标询询价价和和洽洽谈谈2020第第2节节 采购业务流程采购业务流程MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单下下达达采采购购订订单单2121第第2节节 采购业务流程采购业务流程三三.下达采购订单下达采购订单 采购订单采购订单是企业与供货单位签订的采购协议，是具有是企业与供货单位签订的采购协议，是具有一定约束力的购销协议。一定约束力的购销协议。包含的主要信息包含的主要信息 向谁采购（供应商），采购什么（物料编码和名称），向谁采购（供应商），采购什么（物料编码和名称），采购多少（数量），技术性能要求，价格，付款协议，到采购多少（数量），技术性能要求，价格，付款协议，到货日期等货日期等随后的收货和发票接收都是以采购订单为依据的。随后的收货和发票接收都是以采购订单为依据的。下下达达采采购购订订单单采购订单采购订单供应商供应商财务部门财务部门验收部门验收部门下达下达2222第第2节节 采购业务流程采购业务流程采购订单是采购作业计划的实施工具，采购作业的执行采购订单是采购作业计划的实施工具，采购作业的执行表现为采购订单状态的改变。表现为采购订单状态的改变。采购订单的状态主要包括：生成、生成确认、下达、采购订单的状态主要包括：生成、生成确认、下达、下达确认、取消、发运、完成、超量完成和欠量完成。下达确认、取消、发运、完成、超量完成和欠量完成。采购订单的数据库设计采购订单的数据库设计 每个订单应由两部分组成：每个订单应由两部分组成：订单概述信息（订单编号，供应商基本信息，签订日订单概述信息（订单编号，供应商基本信息，签订日期，采购员，付款方式，税率，银行账号等）期，采购员，付款方式，税率，银行账号等）订单明细信息（订单编号，物料编码，名称，型号规订单明细信息（订单编号，物料编码，名称，型号规格，数量，计量单位，单价，金额，折扣和计划交货日期格，数量，计量单位，单价，金额，折扣和计划交货日期等）等）下下达达采采购购订订单单2323第第2节节 采购业务流程采购业务流程一对多的关系一对多的关系下下达达采采购购订订单单2424第第2节节 采购业务流程采购业务流程MRP请购单请购单采购作业计划采购作业计划用款计划用款计划收集供应商信息收集供应商信息评估供应商评估供应商生成合格供应商名录生成合格供应商名录询价和洽谈询价和洽谈生成和下达采购订单生成和下达采购订单订单跟踪订单跟踪到货验收到货验收订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收2525第第2节节 采购业务流程采购业务流程四四.订单跟踪和到货验收订单跟踪和到货验收v订单跟踪订单跟踪订单跟踪是指在下达采购订单后，采购人员订单跟踪是指在下达采购订单后，采购人员确认供应商接收到订单确认供应商接收到订单了解采购订单是否能被按时处理了解采购订单是否能被按时处理向供应商传递采购订单的变化信息向供应商传递采购订单的变化信息 由于需要供应商及时反馈信息，在当前的由于需要供应商及时反馈信息，在当前的ERPERP系统中，系统中，订单跟踪功能比较弱。加强订单跟踪功能的途径：订单跟踪功能比较弱。加强订单跟踪功能的途径：企业企业ERPERP系统与供应商业务信息系统的集成！系统与供应商业务信息系统的集成！订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收2626第第2节节 采购业务流程采购业务流程v到货验收到货验收 物料到达交货地点后，应通知有关人员进行物料到货物料到达交货地点后，应通知有关人员进行物料到货登记，开始物料验收。登记，开始物料验收。订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收到货检验到货检验入入 库库按照协议处理按照协议处理不合格不合格合合 格格到货登记到货登记到货单到货单入库单入库单采购订单采购订单参照参照生成生成生成生成2727第第2节节 采购业务流程采购业务流程到货单到货单 描述实际收到货物的数量，批号，所属的订单等。描述实际收到货物的数量，批号，所属的订单等。入库单入库单 描述实际入库货物的数量，批号，所属的订单等。描述实际入库货物的数量，批号，所属的订单等。订订单单跟跟踪踪和和到到货货验验收收2828第第2节节 采购业务流程采购业务流程采购发票采购发票 描述采购者需要支付的价格和税款，是向供应商付款描述采购者需要支付的价格和税款，是向供应商付款的依据。的依据。采购结算采购结算 通过建立通过建立采购发票采购发票与与入库单入库单的对应关系，计算存货的的对应关系，计算存货的成本。成本。采采购购结结算算2929第第2节节 采购业务流程采购业务流程入库单入库单采购结算采购结算采购发票采购发票结算单结算单采采购购结结算算3030第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购购结结算算3131第第2节节 采购业务流程采购业务流程采采购购结结算算3232第第2节节 采购业务流程采购业务流程3333第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与库存管理的关系与库存管理的关系1.1.库存管理驱动采购管理。库存管理驱动采购管理。对于采用再订货点订货的货物，当库存量下降到再对于采用再订货点订货的货物，当库存量下降到再订货点时，将形成请购单。订货点时，将形成请购单。2.2.采购入库采购入库 采购入库时生成入库单，增加库存记录。采购入库时生成入库单，增加库存记录。可以要求供应商根据货物的入库情况明细，开局采可以要求供应商根据货物的入库情况明细，开局采购发票。购发票。入库单还是采购结算的依据。入库单还是采购结算的依据。与与其其他他子子系系统统的的关关系系3434第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与质量管理的关系与质量管理的关系 在采购到货检验环节，通过在采购到货检验环节，通过“报检报检”即可将需要检即可将需要检验的存货信息传到质量管理系统。验的存货信息传到质量管理系统。v与存货核算的关系与存货核算的关系 采购结算的结果自动传至存货核算。采购结算的结果自动传至存货核算。存货核算子系统据此确认存货成本，生成记账凭证，存货核算子系统据此确认存货成本，生成记账凭证，传递到总账系统。传递到总账系统。与与其其他他子子系系统统的的关关系系3535第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与存货核算的关系与存货核算的关系 与与其其他他子子系系统统的的关关系系3636第第2节节 采购业务流程采购业务流程v与应付管理的关系与应付管理的关系 采购发票审核后直接生成一张应付单，传到应付管理采购发票审核后直接生成一张应付单，传到应付管理系统。系统。应付管理系统审核确认后进行制单，形成应付账款并应付管理系统审核确认后进行制单，形成应付账款并传递给总账系统。传递给总账系统。与与其其他他子子系系统统的的关关系系3737第第2节节 采购业务流程采购业务流程38383939