Excel在人力资源管理的应用.pptx

v数据录入单元格的引用数据有效性条件格式v认识Excel函数 Excel函数的结构常见的几类函数应用实例v认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例课程大纲课程大纲第1页/共43页1-1 单元格的引用单元格的引用 1.相对引用 相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用GO 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不变:$A4 列变行不变:A$4 第2页/共43页1-2 数据的有效性数据的有效性控制单元格输入文本长度 GO选中区域-数据-数据有效性-允许-文本长度 可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入（A,B,C,D)注意逗号要半角格式禁止输入重复数据 =countif(区域,起始单元格起始单元格)=1选中区域-数据-数据有效性-允许（自定义)-公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 第3页/共43页1-2 数据的有效性数据的有效性如何取消对于“数据有效性”的设置？选中区域-数据-数据有效性-允许-任何值GO第4页/共43页1-3 条件格式条件格式利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如：突出不满勤的人GO 突出年龄大于30的人等如何取消条件格式？第5页/共43页认识Excel函数第6页/共43页2-1 EXCEL2-1 EXCEL函数的结构函数的结构Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式特殊公式。Excel 函数结构:也有一些函数也有一些函数是没有参数的是没有参数的,如如NOW()左右括号成对左右括号成对出现出现单一结构嵌套结构参数与参数之间参数与参数之间使用使用半角逗号半角逗号进进行分隔行分隔第7页/共43页 第8页/共43页应用实例从身份证号码提取出生日期从身份证号码提取出生日期 在C2单元格中输入 =MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。第9页/共43页 第10页/共43页常用函数之查找类函数函数函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO第11页/共43页常用函数之查找类函数函数函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）如果单元格里有空格，有可能导不出来 （提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾部的空格）注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数）介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用 (以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO =IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0)如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERRORIFERROR的作用就是把这些的作用就是把这些#N/A#N/A都变为第都变为第2 2个参数。个参数。第12页/共43页 第13页/共43页 第14页/共43页应用实例 在C1输入=A1&+&B1如何根据如何根据A1得出得出B1和和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1)分析：思路是截取分析：思路是截取“+”号后的位数。号后的位数。如何根据如何根据A1、B1得得出出C1？第15页/共43页 第16页/共43页IF函数的应用实例函数的应用实例区域段自动算出对应等级区域段自动算出对应等级=IF(K4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D)嵌套了两个IF函数第17页/共43页 第18页/共43页应用实例从身份证号码中提取性别从身份证号码中提取性别 （身份证倒数第2位若为偶数为女性，奇数为男性）在C2单元格中输入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,男,女)公式分析：MID(B2,17,1)是从身份证第17位起取1位字符；在本例即为数字5，MOD函数就是取余数的函数，在本例中就是MOD(5，2),5除以2的余数，最外面是一个IF函数，当这个余数为1时，即为奇数，奇数就是男性，否则为女性。第19页/共43页 第20页/共43页 第21页/共43页常用函数之日期类函数DATEDIF函数l常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：l“Y”-两日期间共多少年。l“M”-两日期间共多少个月。l“D”-两日期间共多少天。l“MD”是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。l“YM”是两日期中月数的差。忽略日期中的年。l“YD”是两日期中天数的差。忽略日期中的年。第22页/共43页常用函数之日期类函数举例:算两个日期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21 结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,Y)D2=DATEDIF(A2,B2,YM)E2=DATEDIF(A2,B2,MD)F2=DATEDIF(A2,B2,D)G2=DATEDIF(A2,B2,M)H2=DATEDIF(A2,B2,“YD)I2=C2&年&D2&个月I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月第23页/共43页常用函数之日期类函数应用实例3从出生日得出年龄从出生日得出年龄 在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)因为从身份证提取出生日的C2=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄直接从身份证得出年龄D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y)第24页/共43页应用实例培训协议服务期限完成提醒培训协议服务期限完成提醒思路：过期了可以显示“协议期限完成”没过期的，显示“没过期”=IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),d)=0,协议期限完成,),没过期)分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天”在B2之前，就会产生错误值，如果“今天”在B2之后，这个函数就会算出B2距离“今天”有多少天。当这个天数0时，就会执行IF函数，显示“协议期限完成”，当DATEDIF运行是一个错误值时，这时候就执行IFERROR函数，显示“没过期”。如果我想到期前如果我想到期前一个月就提醒呢一个月就提醒呢？第25页/共43页思路：=IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY(),B2,D)=50)20岁年龄40岁的人数：=COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40)（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，要先选择要统计的数据，点击要先选择要统计的数据，点击 符号，符号，选择选择 “转换为数字转换为数字”，不然是统计不了个数，不然是统计不了个数的）的）GO第32页/共43页认识数据透视表认识数据透视表第33页/共43页认识数据透视表认识数据透视表数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时，这种分析的意义就显得尤为突出。说人话一种快速分析数据的工具第34页/共43页前提这些数据使用数段表进行管理第35页/共43页统计9月入职的招聘来源分布统计离职原因分布个数统计各部门平均工资数据透视表可以快速解决这些事情统计各部门学历分布情况认识数据透视表认识数据透视表第36页/共43页统计9月入职的招聘来源分布步骤1：打开工作表-选择数据来源区域（A1：i79）-插入-数据透视表-确定统计9月入职的招聘来源分布第37页/共43页步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“数值”框，就能快速生成下图。第38页/共43页统计离职原因分布个数统计离职原因分布个数同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离离职职原原因因分分布布的表格GO拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是“求和”，而我们是想“计数”。ARROW+0通过双击通过双击B3，出，出来来“值字段对话值字段对话框框”，选择，选择“计计数数”第39页/共43页统计出不同部门工资总和、平均工资 行标签-部门 数值-求和项：工资，平均值项(值字段设置可找到）：工资第40页/共43页统计各部门学历分布情况统计各部门学历分布情况行标签-部门，列标签-最高学历 数值-计数项：最高学历想想：如果在列标签先拖想想：如果在列标签先拖入性别，再拖入最高学历，入性别，再拖入最高学历，数据透视表会怎样数据透视表会怎样第41页/共43页第42页/共43页感谢您的观看！第43页/共43页