基层主管的基本技能和要求.pptbvpr.pptx

基层主管的基本技能和要求主要内容n前言n工作前先装备好你的思考能力n了解你的职务n完成你的指派工作n如何进行你的工作n基层主管的四大职责n基层主管的基础守则n有效的报告方法n结语知己、知彼、整合一 前言二 工作前先装备好你的思考能力n以科学方式进行工作明确你的工作目标收集事实资料依事实做判断计划执行检讨n秉持强烈的目的意识及问题意识n任何小事都不要疏忽了创意 三 了解你的职务n对自己的职务充分了解责任权限义务n了解你工作的前手与后手四 完成你的指派工作1n命令接受方法主管呼叫你的名字时n用有朝气的声音立刻回答n不要闷声不响地走向主管n不要用“做什么”、“什么事”等同辈团体的用语回答n带着你的记事本，以便随时记下主管的指示四 完成你的指派工作2n命令接受方法记下主管交办事项的重点nMEMO具有核对功能n日后工作进行中，可根据Memo记录主管所提示的注意事项、协调事项，检查你工作状况n可避免日后如“没有交待”、“没听到”等纷争发生四 完成你的指派工作3n命令接受方法理解命令的内容n不清楚的地方，询问清楚为止n尽量以具体化的方式，向主管确认命令内容n要让主管把话讲完，再提出意见或疑问 6WnWhat指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态nWhen指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作nWhere泛指各项活动发生的场所nWho指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任者、参与者nWhy指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做nWhich指各种选择可能及优先顺位，Which能让我们思考保持更多弹性，同时也让我们知道什么事情可以选择，也提醒我们必须决定我们的选择3HnHow指方法、手段、如何做nHow many指需要多大、多少，以计量方式，让事情更具体化nHow much指预算、费用五 如何进行你的工作n了解二个类型的工作目标应达成状态的工作目标n应达成状态的目标，是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，企业内的各个员工必须完成的目标。五 如何进行你的工作n解决问题的工作目标解决问题的目标是指我们在工作上碰到问题发生，使我们的目标与现状产生差距、或和我们的预想与期望不一样，因此必须采取一些解决问题的手段去克服问题，使问题消失不再发生。评估问题性质的两个步骤n问题的优先顺位紧急性不管问题的大小，必须立刻解决重要性一些重要的问题，未必是很紧急的妥当性指解决问题的目标本身是否妥当n区分问题的类别发生型问题指现状与目标或标准已发生差距谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题n面对目标的态度以PDCA完成达成目标的手顺nPDCAA AP PC CD DA AP PC CD DA AP PC CD D改善后的水准水准提升水准提升目前的水准程序化n在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之程序化程序化计划的五个步骤nWhy明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?nWhat确定要做哪些事项?nWho谁来做?明确责任者及协助者nWhen什么时候完成?nHow to明确如何进行及进行的顺序步骤?以问题解决程序n找出问题的真正原因n找出解决问题的重点对策n订出问题解决的行动计划问题解决的九个步骤n1.明确的目标、标准知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么问题n2.发现问题点积极地秉持你的问题意识及改善意识掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的问题解决的九个步骤n3.要因分析辨别问题的现象与产生现象的原因针对问题点，找出真正的原因整理归纳各项原因找出几项最重要的原因问题解决的九个步骤n4.确定要解决的问题根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。问题解决的九个步骤n5.拟定对策思考出针对要因的解决问题点的对策针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法提出多项对策，以便选择最适合的因应之道问题解决的九个步骤n6.做出行动计划明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序n7.执行行动计划注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行随时了解实施的状况问题解决的九个步骤n8.效果确认调查执行的结果，是否能有效地将问题解决若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差n9.标准化订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施宣导标准化作业方式，让每个人都能遵守六 基层主管的四大职责n执行任务品质管理交期管理成本管理生产管理安全管理士气管理六 基层主管的四大职责n改善问题n做好人际n培育部属七 基层主管的基础守则n比上司期待的工作成果做得好n一定在指定的期限完成工作n工作时间集中精神，专心工作七 基层主管的基础守则n懂得提升工作效能与效率的方法依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序依工作的重要性，决定投入工作的时间同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行不断思考是否更有效率的工作方法请教有经验的老前辈备齐以往的做法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考随时订出完成工作的期限准备好必要的工具、材料、器材避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车七 基层主管的基础守则n要有防止错误的警觉心使用一些未经确认的资讯工作上的专业知识或技巧不充分疲倦、不能集中心力情绪低潮、不稳定连络错误、协调不足把一知半解当做全部知道不注意、草率、马虎成见、专断无责任感、推脱责任不遵守作业规定七 基层主管的基础守则n做好整理、整顿、清洁n秉持工作的改善意识简单化代替化统合化分散化废止化七 基层主管的基础守则n养成节省费用的习惯合理的使用电话有效率的使用办公用具及事务机器节省电费、水费不要不当加班做好避免不良品的措施做好机械、维护，并正常操作机器做好预算、控制预算要有成本意识爱惜公司的资产八 有效的报告方法n报告的对象n报告的时机做好计划时中间报告紧急报告工作完成时八 有效的报告方法n报告的原则口头报告原则n先说结论a.结论 b.经过 c.理由n简洁、正确n事实与主观的感想、臆测需区别n不要遗漏重点n成功、失败都要明言八 有效的报告方法n报告的原则书面报告的原则n遣词用语要简单易懂n标题清楚n尽量用图表、数字说明n报告顺序要合逻辑n利用添附资料说明九 结语知己、知彼、整合n信赖你的部属n相信自己有无限的潜能n显露你的企图心n支持上司或组织所订目标n订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量n因人而有不同的激励方式n容许无心、隐恶扬善十 附件n科学的步骤进行工作n彻底完成职务的CHECK POINTSn接受命令的CHECK POINTSn工作进行的CHECK POINTSn工作程序化计划表n问题解决九步骤n防止不良现象的查核要点一览表n生产作业现场巡查表n向主管报告的CHECK POINTS