如何做好时间管理精选PPT.ppt

关于如何做好时间管理第1页，讲稿共62张，创作于星期日 是 否每天忙于各种琐事，压得透不过气来 任务到期要交差了才发现还没完成工作经常被打断，精力很难集中经常加班，身心严重透支很少有休闲娱乐时间 不知道自己的时间花费在什么地方 天天忙忙碌碌，但没有什么成就感调查问卷一 第2页，讲稿共62张，创作于星期日您的情况比较糟糕90%在职业生涯中奔波的人都觉得时间不够用时间太少？事情太多？问题出在哪里？咱们一起来探讨！第3页，讲稿共62张，创作于星期日忙碌的人存在的共同问题任务交织没有清晰的时间规划没有轻重缓急没有把次要事情交出去处理没能处理好干扰受制于外界因素我应该怎么安排时间，来解决这些问题呢？第4页，讲稿共62张，创作于星期日管理你的时间就是管理你自己!时间管理手段规划时间确定任务优先级组织工作进程第5页，讲稿共62张，创作于星期日请记住！成功人士共同的特点自觉、系统地充分利用时间，抓紧时间办大事，给自己留够休息时间。第6页，讲稿共62张，创作于星期日7654321CONTENTS时间的规划原则如何处理干扰因素设定目标掌握工作日程原则时间管理体系和每日时间规划方法艾森豪威尔原则帕雷托时间管理原则第7页，讲稿共62张，创作于星期日万一网制作收集整理，未经授权请勿转载转发，违者必究万一万一保险网保险网 中中国国 保险资料下载网保险资料下载网 时间规划规划职业目标规划工作负荷第8页，讲稿共62张，创作于星期日请回忆一下你每天的时间是如何分配的日常行动%未计划活动%突发活动%参考值日常行动60%，未计划活动20%，突发活动20%第9页，讲稿共62张，创作于星期日我们应该如何进行时间规划呢？进行时间规划时依据的5项原则：第一项：书写活动计划第二项：重视计划的现实性第三项：重结果而不是活动第五项：估计完成任务的日期第四项：精确预定时间第10页，讲稿共62张，创作于星期日第一项：书写活动计划作用：集中精力完成既定的目标任务不忽视未完成的任务做到心中有数，提高时间的利用率产生自我激励的心理效应第11页，讲稿共62张，创作于星期日第二项：重视计划的现实性计划自己能力范围以外的事情 计划那些却有可能完成的任务 重视计划的现实性第12页，讲稿共62张，创作于星期日第三项：重结果而不是活动活动的目的是什么？不断问自己例如：与*女士进一步明确培训地点和时间与*女士会谈我想达到什么目标？第13页，讲稿共62张，创作于星期日第四项：精确预定时间30分钟可完成某项活动实际60分钟计划60分钟第14页，讲稿共62张，创作于星期日第五项：估计完成任务的日期最终日期能让你自律，避免犹豫拖延和推诿第15页，讲稿共62张，创作于星期日举例“我计划周一上午10点12点安排部门例会。”第16页，讲稿共62张，创作于星期日分析通常情况下，例会是不会进行那么长的时间，如果这样做计划，即使原定目标早已达到，例会通常也会进行那么长时间。正确的做法：讨论和制定五月份的销售战略（时间60分钟），这样可以勾画出一个准确的时间框架，强迫您去抓住本质的东西，以期达到既定的目标。第17页，讲稿共62张，创作于星期日举例第18页，讲稿共62张，创作于星期日分析不要讲含糊其辞的话，如“尽快”、“尽可能”等等，否则会带来责备和纠纷的后患。要用比较精确的时间，如“请在周三下班以前给我送来”等。第19页，讲稿共62张，创作于星期日为什么要设定目标呢？愿望：去*旅行一次我想做的事情使不明确的目标会具体起来成为今后计划的基础具有紧迫性，最终要实现它第20页，讲稿共62张，创作于星期日设定目标？目标设定的过程要科学，要遵循以下步骤：我“想”做什么目标分析转化为行动目标境况分析目标表述我“能”做什么我“将”怎么做把它写下来就可以了？！第21页，讲稿共62张，创作于星期日如何分析目标？思考你想达到什么目标？分析目标之间是否协调？确定一个中期目标和一个最高目标目标须满足2个条件：目标应该是可以在行动中达到！把目标都落实到书面上！第22页，讲稿共62张，创作于星期日目标清单范例目标清单个人目标（人生目标）提示：将目标书写下来的好处可以把那些模糊的想法和愿望固定下来，并可以随时对目标进行分析，不断修正目标。第23页，讲稿共62张，创作于星期日达到目标的手段实现目标的必要能力推出具体行动目标第24页，讲稿共62张，创作于星期日达到目标的手段必要能力其它个人资源时间资源财力资源如果必要能力不具备，那么你就要在目标实现前改善你的必要能力第25页，讲稿共62张，创作于星期日境况分析（案例）提示：通过必要能力分析，可以了解目标实现的障碍，进而可以对目标进行调整修正，或者制定更现实的行动目标。第26页，讲稿共62张，创作于星期日目标表述清楚地将目标表述出来要确定具体的日程和时间要明确表述所达到的结果第27页，讲稿共62张，创作于星期日目标表述（案例）第28页，讲稿共62张，创作于星期日练习 哪些目标表达是明确的？哪些是不明确的？请将各备选项代表字母填入相应位置：目标明确：（）目标不明确（）A 我想更好的接触雇员B 我想每天进行15分钟林间慢跑C 我想更健康的生活D 我想每天抽出一个小时与员工谈工作问题第29页，讲稿共62张，创作于星期日练习境况分析就是“我能做到什么？”，是指：（）A 实现目标的必要能力（个人的资源、财力和时间资源）与实际境况比较。B 根据我的必要能力（个人资源、财力和时间资源）制定出目标。C 如果必要能力（个人的资源、财力和时间资源）不具备，则目标就不能实现。D 必要能力可以不具备，但可以将必要能力的实现作为短期或中期目标，进而为实现目标打下基础。第30页，讲稿共62张，创作于星期日明确的行动目标将成为时间规划的出发点时间规划体系是目标的具体展开和实施行动目标第31页，讲稿共62张，创作于星期日根据时间规划体系一、多年计划二、年度计划三、季度计划四、月度计划五、每周计划六、每日计划第32页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划每日计划的原则（一）：阿尔卑斯山时间规划法：列出任务估计工作需要的时间预留机动时间给意外事情决定优先、删减和委派事后检查将未完成的任务转移第33页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划步骤1：列出任务1）确定任务来源2）确定任务的内容及相关负责人员3）对任务进行规整每日计划的原则（一）：阿尔卑斯山时间规划法：第34页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划 阿尔卑斯山时间规划法：步骤1、列出任务1）确定任务来源A每周计划或每月计划列明的任务B新下达的日常工作C需要应付的商务约会D前一日未完成的转移任务E周期性重复的任务第35页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划2）确定任务的内容及相关负责人员阿尔卑斯山时间规划法：步骤1、列出任务第36页，讲稿共62张，创作于星期日3）对任务进行规整任务规划的步骤初步排出任务的先后顺序把任务分成费时工作和快速处理的“短期工作交流任务应采取更有效率的方法，如电话。阿尔卑斯山时间规划法：步骤1、列出任务每日计划第37页，讲稿共62张，创作于星期日充分估计各任务的工作时间，并累计计算出总时间阿尔卑斯山时间规划法：步骤2、估计工作需要的时间准确估计任务时间要求，吸取以前的经验每日计划第38页，讲稿共62张，创作于星期日在每天的时间规划中，注意预留机动时间以处理不期而至的事情阿尔卑斯山时间规划法：步骤3、预留机动时间每日计划第39页，讲稿共62张，创作于星期日在规划每天的工作计划时，还应该对工作任务按ABC进行划分，尽量缩短每个任务的时间。对于B、C级的任务可以交给同事协助办理。通过或分析，形成如下的“每日计划”：阿尔卑斯山时间规划法：步骤4、决定优先任务、删减和委派任务每日计划第40页，讲稿共62张，创作于星期日ABC的级别是什么？工作任务的ABC级别A级任务 最主要的任务，这类任务能给工作带来效应。B级任务 次要的任务，对工作也有一定的成效。C级任务 解决数量最多，但不甚重要的的任务，成效不大。第41页，讲稿共62张，创作于星期日如果一件任务已经多次被推移，怎么办？阿尔卑斯山时间规划法：步骤5、事后检查将未完成的工作转移你需要做出选择！每日计划硬着头皮干放弃不干第42页，讲稿共62张，创作于星期日案例“如果一件任务只能由我来做，那么这个任务应该是A级任务。”一般情况下，A级任务要自己亲自干。但自己干的不一定就是A级任务。第43页，讲稿共62张，创作于星期日案例下面哪些是对A级任务的正确解释？（）A最主要的任务，这类任务能给工作带来效应B较小的努力获得收益C解决数量最多，但不甚重要的任务，成效不大A级任务是最重要的任务，同时这些任务也是可以通过较小的努力获得收益。因此，A级任务应该优先安排。第44页，讲稿共62张，创作于星期日一个成功的人士虽然每天要处理很多事情，但他认定一次只干一件事情，这样做的前提是优先处理重要的任务，制定一份任务顺序表，并严格按照表格行事。第45页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划每日计划的原则（二）：帕雷托原则：80:20原则启示：抛开低价值活动，将你的时间花在那些真正能给你带来效能的高价值的活动。根据ABC分析法第46页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划启示：先干最主要的A级任务，这类数量最少的工作能带来成效；次要的B级任务也有一定的成效；解决数量最多，但不甚重要的的C级任务收效最小。帕雷托原则：80:20原则第47页，讲稿共62张，创作于星期日如何确定A级任务呢？确定任务的优先级，重要的是你的决定要建立在事实基础上A级任务的参考问题：完成哪些任务可以使我更接近自己的主要目标？完成哪些任务有助于我为实现部门整体目标做出最大贡献？完成哪些任务能使我获得最大实惠？哪些任务一旦完成不了，会产生负面作用？第48页，讲稿共62张，创作于星期日如何确定A级任务呢？请把下面选项分类：值得花时间的事情 （）不值得花时间的事情（）A自己不擅长的事 B你一直想做的事C付出20%，收益占80%的事 D千篇一律、例行公事的事E大大节约时间的技术改进 F改善品质的创新G东拉西扯的会议 H未经筛选的电话I谈判多次都不能签约的难缠客户 J 千载难逢的事第49页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划的原则（三）：艾森豪威尔法则四象限法则帮助你快速决定哪些任务该优先处理。每日计划第50页，讲稿共62张，创作于星期日每日计划第51页，讲稿共62张，创作于星期日第52页，讲稿共62张，创作于星期日案例“按照艾森豪威尔原则，把不重要又不紧急的任务或文件束之高阁或扔到纸篓中去”，这个说法正确吗？对于既不紧急又不太重要的任务，要坚决置之不顾。按照艾森豪威尔原则进行任务分类，工作效率就会明显提高。第53页，讲稿共62张，创作于星期日万一网制作收集整理，未经授权请勿转载转发，违者必究万一万一保险网保险网 中中国国 保险资料下载网保险资料下载网 案例“如果从效率角度来看，对那些任务级别不高的任务，你消耗了80%的工作时间，只能产生20%的工作成果”，这个说法正确吗？按80/20法则，将每一天、每一周、每一个月必须完成的任务按照重要性的大小等级列成表。然后，首先完成其中最重要的任务，并将这种办事方式变成自己的习惯，坚持不懈地做下去，你就会获得成功。第54页，讲稿共62张，创作于星期日工作开始的原则调整好自己的心态定时开始工作检查每日计划（可行且可适当修改）第55页，讲稿共62张，创作于星期日工作进程的原则首先解决当日重点任务，把复杂和重要的事情放在早晨。学会拒绝额外紧急任务。切忌盲动，避免有负面影响的行动。做一件事要一气呵成，集中处理较小的同类工作。反向工作，减少干扰。及时休息，保持适当的工作速度。第56页，讲稿共62张，创作于星期日工作结束的原则结果检查和自我检查目的：将计划实际工作进行比较，进行自我反思自我检查五指法第57页，讲稿共62张，创作于星期日工作结束的原则制定明日任务计划计划明天从今晚开始制定明天的计划（目标、优先任务、委派等）每日时间规划法参见阿尔卑斯山时间规划法第58页，讲稿共62张，创作于星期日工作作风了解个人共组方式上的优点、缺点检查个人工作态度消除耗时因子和改善不良习惯决定工作负荷和工作成效的另一个重要因素工作作风第59页，讲稿共62张，创作于星期日万一网制作收集整理，未经授权请勿转载转发，违者必究万一万一保险网保险网 中中国国 保险资料下载网保险资料下载网 自我减负的方法自我减负测试问题：究竟为什么？为什么是我？为什么是现在？为什么以这种形式？第60页，讲稿共62张，创作于星期日结束语时间是一种“无偿的”财富，对这种财富每个人都拥有同等的份额。时间同时又是我们确实能够拥有的最宝贵的东西之一。时间是不可替代的，如果我们随意糟践或浪费，时间便一去不复返。如果我们能够充分利用所拥有的时间，我们就可以解决很多问题，抛弃很多沉重的负担，从而建立起一个新的、理想的工作生活方式。第61页，讲稿共62张，创作于星期日2023/4/11感感谢谢大大家家观观看看第62页，讲稿共62张，创作于星期日