时间管理与工作统筹技巧讲解.pptx

“明日歌明日歌”明日复明日，明日何其多。我生待明日，万事成蹉跎！世人若被明日累，春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠，百年明日能几何？请君听我明日歌！第1页/共48页“今日歌今日歌”今日复今日，今日何其速！朝朝复暮暮，连命都不顾！世人若被今日累，终身劳累何其苦。早出又晚归，忙碌何所图？百年今日怎生度，人生真谛谁能悟！第2页/共48页一、“水桶效应”的启迪二、时间与“习惯”的关系三、优先管理四、西瓜与芝麻五、时间管理的角度目 录第3页/共48页一个用不同长短木板拼成的水桶，其存水量取决于最短的那块木板！问题：哪一块是我们走向成功的“短板”？关键词：必须设法找到那块短板！必须充分利用那块短板！一、“水桶效应”的启迪第4页/共48页时间的特性不可逆性时 间特 性不可再生无法积蓄无法替代毫无弹性54321结论：“时间”是最珍贵的资源短板！第5页/共48页无意识、不经思考的行为方式；是精神或性格的一种固定趋向；我们会受制于各种各样的习惯。关键词：你的潜意识会构成无数个习惯。什么是习惯二、时间与“习惯”的关系第6页/共48页习惯的养成l不断重复又重复，最后不再需要考虑；l不断重复，成为机械的行为改也难！例如：l准时、勤奋、进取、守信、学习；例如：l暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。例如：l拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。第7页/共48页习惯的判断习惯的判断什么是好习惯，什么是坏习惯？问题：好习惯、坏习惯、一般的习惯，哪一种危害性最大？思考：大象为什么不逃跑？第8页/共48页习惯与习惯与“舒适区舒适区”的关系的关系不舒适的舒适的不舒适的每个人都有自己的舒适区；因为舒服所以就不愿离开；舒适区是由习惯所构成的。第9页/共48页走出你的舒适区走出你的舒适区危机管理：“谁动了我的奶酪”；要想舒适，首先必须先不舒适。关键词：不舒适的具体行为：变革与创新！第10页/共48页第11页/共48页透过现象看本质很多管理者的三个字特征人治特征下的权力情结时间管理失序做事缺乏计划性做事分不清主次不善于说“不”无法恰当处理外部的打扰三、优先管理“茫”“忙”“盲”看一看我们的周围第12页/共48页1、每8分钟受到1次打扰；每小时约7次，即每天5060次；2、平均每次打扰5分钟，每天约4小时，即占用50%的时间；3、其中，约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的；4、打扰后，重拾原来的思路至少需要3分钟，约2.5小时。结果：每天因打扰而损失的时间约为5.5小时，按8小时工作制算，占用了工作时间的68.7%。日本学者关于时间浪费的调查第13页/共48页某项调查数据结果（天）睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时第14页/共48页工作优先级综合分析重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫 四象限坐标图第15页/共48页一象限文化一象限文化这是你和你的团队，一定要做的事情。问题：真的有那么多紧急和重要的事情吗？事实：投资二象限，一象限工作会大幅减少！第16页/共48页二象限文化二象限文化紧急与重要的事情很少会同时出现。结果：我们往往忽视，不紧急但很重要的事。事实：问题表象与实质，不在同一时空出现！我们投资第二象限的回报是最高的！第17页/共48页三象限文化三象限文化如果总是忙而无效，太不值得；很多企业的“西部牛仔”现象。结果：我绝对是最最不能缺少的人；很多人开会前 5分钟最忙乱。事实：“忙乱”成为很多企业的文化！第18页/共48页四象限文化四象限文化犹豫、多疑、拖延、发呆；“明日歌”对于我们的启迪。结果：我们往往在白白浪费时光！事实：有益的活动并非第四象限！这是一个不必进入的象限！第19页/共48页请运用四象限方法排列你的工作：紧急紧急不紧急不紧急重重要要A A（碎石型的事务）（碎石型的事务）l危机危机l急迫的问题急迫的问题l有期限压力的计划有期限压力的计划B B（石块型的事务）（石块型的事务）l发掘新机会发掘新机会l规划规划l改进产能改进产能l建立伙伴关系建立伙伴关系l防患于未然防患于未然不不重重要要CC（细沙型的事务）（细沙型的事务）l不速之客的接待不速之客的接待l某些信件、文件、电话的处理某些信件、文件、电话的处理l某些会议的出席某些会议的出席l某些必要而不重要的会议、活动某些必要而不重要的会议、活动D D（水型的事务）（水型的事务）l一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事l一些不必要的应酬一些不必要的应酬l有趣的活动有趣的活动第20页/共48页如何投资二象限如何投资二象限时间本身并无多余，无法增加。有效的方法：坚决的从第三象限腾出时间；第三象限的欺骗性是最大的。关键词：找回浪费在第三象限的时间！第21页/共48页 如何走出三象限如何走出三象限问题：你真的无法把你的时间投资第二象限？建议：改变你的习惯，增强持续行动的能力；学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词：急迫性与重要性正邪两立，互为消长！第22页/共48页如何进入第二象限如何进入第二象限问题：你的生命中最重要的是什么？你的人生意义和目的是什么？你的为人处事的原则是什么？你人生的基础：信念是什么？关键词：我们必须认真和深深的思考！否则，你只能是一个：混球！第23页/共48页改变传统的时间观念改变传统的时间观念误区：在最短的时间内做最多的事。正确的方法：依照重要性程度，来安排顺序；不轻易因紧急情况，改变计划；认清紧急性与重要性的区别；要遵循你心中的目标和方向。第24页/共48页你对时间的控制你对时间的控制以下时间哪个最难控制？请排序：（）工作的时间；（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）（）上司的时间；（）下属的时间；（）客户的时间；（）女友的时间；（）家庭的时间；（）哥们的时间。第25页/共48页时间是怎样流失的时间是怎样流失的问题：时间总是被干扰、控制、割裂、破坏。所以：你往往总是感觉时间实在太不够用了！困惑：你的时间到底到那里去了？第26页/共48页关于时间的事实关于时间的事实事实的一方面：有些事情我们认为能够左右和管理，但其实我们不能！（没问题！）事实的另一面：有些事情我们认为不能左右和管理，但其实我们能！（啊呀,不行)关键词：学习分辨和处理这些事情！第27页/共48页有效的建议有效的建议建议一：专心去照顾你的猴子；建议二：让别人照顾他的猴子；建议三：把猴子交给能干的人。建议四：团队分工合作养猴群！第28页/共48页你的时间哪去了你的时间哪去了被你的上司抢走了！被你的同事分走了！被你的下属偷走了！被你的朋友拿走了！被它自己给溜走了！第29页/共48页来自上司的干扰来自上司的干扰来自上司的干扰，往往最难控制。有效的方法：让上司清楚知道你的工作目标；主动约见你的上司以减少干扰。关键词：管理好你的上司！发扬“香蕉文化”！第30页/共48页来自同事的干扰来自同事的干扰来自同事的干扰，往往最难推却。有效的方法：如果有人找你，站起来接待他；公司设立人人安静一小时制度；红色信号：请勿打扰！绿色信号：可以进来。关键词：必须学会拒绝的艺术！第31页/共48页来自下属的干扰来自下属的干扰来自下属的干扰，往往容易忽视。有效的方法：安排固定时间，供属下工作汇报；保留固定时间，供属下提出问题；安排其他时间，处理非紧急事件。关键词：用“大黄点”将可能的干扰化解！第32页/共48页来自自己的干扰来自自己的干扰来自自己的干扰，往往最难察觉。例如：没有目的的游荡、与属下闲聊；各种不良的习惯，想改也困难。有效的方法：学习管理和控制自己。关键词：己所不欲，勿施他人！第33页/共48页四、西瓜与芝麻找到你生命中的找到你生命中的“西瓜西瓜”我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻；我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻；结果我们错误的用数量代替了质量。关键词：拣芝麻没有大价值，拣西瓜却有！第34页/共48页确认你的确认你的“西瓜西瓜”时间 成果时间 成果20%80%80%20%第35页/共48页确定有效目标确定有效目标前提：工作不能没有目标设定；目标没有计划就是空想。所以：计划必须要考虑期望值；计划必须考虑资源配置；目标必须设定最后期限。第36页/共48页工作确定的顺序工作确定的顺序回答以下问题：要做什么事情？为什么要去做？用什么标准做？什么时间开始？那些人参加做？怎样分配时间？关键词：合理调整时间及资源分配的顺序。第37页/共48页效率和效益的分别效率和效益的分别问题：99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张？分别：追求效率把事情做对；追求效益做对的事情。关键词：抓西瓜和拣芝麻截然不同！战略正确，战术才有意义！第38页/共48页低回报工作低回报工作拣拣“芝麻芝麻”问题：拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽；不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。方法：将芝麻分类，集中时间处理他们；坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。关键词：做慢而对的事，比做快而错的事好！第39页/共48页如何避免拣如何避免拣“芝麻芝麻”可能的感觉：我工作很努力，然而没有成就感！可能的原因:不良习惯偷走了你宝贵的时间；解决的方法：持续时间记录，提供精确资料；记录每天或30天内的活动内容；增强观察进入时间的有效流程。第40页/共48页怎样确认重要文件怎样确认重要文件真正重要的文件，内容不会超过一张纸；80%的文件，是根本不重要和不需要的；如果你把大多数文件扔掉，啥事没有！座右铭：当你怀疑文件是否应保留时扔掉它！请放心，真需要时一定有人会保存的！第41页/共48页记录你的时间轨迹记录你的时间轨迹问题：很少人会喜欢持续时间记录。好处：通过时间记录能获得洞察力。关键词：短期代价必将获得长期效益！l持续时间记录，你会变得更精确；l计划某个工作时，记录你的预算时间；l工作完成后，检查你用的实际时间。第42页/共48页要求：1、时间：不超过3分钟/人；2、可以分享个人案例、小组讨论结果；3、语言简练、分条说明。第43页/共48页1、流程层面优化核心流程，降低企业运营及中层沟通成本。2、组织层面克服“塔式组织”，实现扁平化、矩阵化，避免内耗。3、沟通层面摒弃个人主义的工作模式，协同工作。4、授权层面避免责、权、利不清的问题。五、时间管理的角度第44页/共48页5、资源层面时间是企业十分宝贵的资源之一。6、学习层面建立学习型组织，避免员工素质低下造成浪费。7、习惯层面不断检讨和修正自己的各种习惯，才能避免碌碌无为。8、情感层面稳定的家庭和情感，在背后给予你极大的支持。第45页/共48页课程回顾课程回顾一、水桶效应我们的短板：时间二、时间与“习惯”的关系三、优先管理四、西瓜与芝麻五、时间管理的角度第46页/共48页真诚是最佳的公关模式用心是最好的工作方法 谢 谢 大 家！第47页/共48页感谢您的观看。第48页/共48页