秘书工作手册.pptx

注意事项：如遇申请当日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。名片制作一般需要七个工作日，请秘书申请一些空白名片，作好应急准备（例如有新来员工）。分行各业务员必须在工作一个月后，方能申请名片。名片上的最低职位为“物业顾问”。第1页/共30页例：第2页/共30页各营业部每月二次的办公用品申请 营业一部北部及二部及每月5日及20日；营业一部南部及商业部每月10日及25日；由秘书正确填写办公用品申购表，并由分行经理及区域总监或以上级签字同意后，传真至行政部。第3页/共30页注意事项：如遇申请日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。除办公用品外的其它物品填写申购表。并需详细写清楚物品的规格、数量及用处。办公用品的发放一般需要四个工作日。第4页/共30页例：第5页/共30页例：第6页/共30页办公用品的保管与发放秘书应申请适量的办公用品备用，以备不时之需，用弃墨盒必须回收给行政部小俞。秘书需严格控制办公用品的领用，杜绝浪费现象。秘书应按实登记办公用品的本月新增、本月发放及结余，并登记于分 行 办 公 用 品 汇 总 表。上个月的结合就是本月的当月余额。秘书应于每月最后一天将分 行 办 公 用 品 汇 总 表email至行政部。第7页/共30页办公用品的保管与发放办公用品必须由个人领用，由秘书协助依实登记于办公用品领用表。领用物品由领用人自己管理及负责。如遗失或损坏，须由领用人按价赔偿或者自行修复，赔偿价格请询问行政部小俞。若员工离职，秘书必须对其领用的物品进行清点，除消耗品（如笔、胶水等）以外，其余物品一律交还该分行秘书（包括打孔机、计算器等），如有遗失，由个人负责赔偿，并从当月工资中扣除，并由秘书请当事人在离职表上签字确认。第8页/共30页例：第9页/共30页例：第10页/共30页办公家具、办公设备的保养与维修申请各分行内的办公家具、办公设备属于各分行的共同领用物品，各分行内员工作为使用人有责任对这些物品进行维护及保养，并定期检查物品的完好性，如出现损坏，应及时告之秘书，由秘书填写行政报修单传真至行政部。第11页/共30页例：第12页/共30页注意事项：维修范围包括办公家具（办公桌、办公椅、活动柜等）、办公设备（复印机、传真机、打印机、点钞机、考勤机）、办公用品（白板、松木板）（除银行机，出现问题可以找财务部）办公家具维修时间一般需要一周左右办公设备维修时间一般需要三天左右 维修好之后请秘书签字回传至行政部第13页/共30页长途电话的使用规定秘书需根据分行员工使用情况填写IP卡使用登记表，申领IP卡凭旧卡+IP卡使用登记表换领新卡使用长途电话需本着节约的原则，规定每次每组最多申领2张，每月申请二次。注意事项：严禁用于私人用途，如有发现一律严惩。第14页/共30页例：第15页/共30页快递的使用规定秘书需清楚、正确地填写快递登记一览表中所有内容，并需经理签字后方才能叫快递。每月最后一天必需将快递登记一览表传真至行政部，如有发现快递登记一览表与快递回单有出入之处，一律由分行自行支付费用。各分行遵循“谁的事谁付费”的原则分摊快递费。第16页/共30页注意事项：快递登记一览表必须在叫快递之前填写，没有经理签字一律不予报销。公司有统一的快递公司，如叫其它快递，公司一律不予结帐。结算周期为一个月（即1日至31日）公司采用统一结账，请各分行不要直接付费给快递公司。第17页/共30页例：第18页/共30页各分行的水电费及电话费每月中旬各分行将会收到水电费及电话费，收到后请秘书在交费截止日期之前交到总公司行政小顾收。有部分分行所收到的电话账单为银行托收凭证，同样在发到后交到总公司行政小顾。部分从经理备用金中支付的水电费及电话费也必须致电行政部小顾。（物业管理费交财务部）第19页/共30页行政机关检察注意事项在各分行如有所属行政机关（工商局、房地产协会、街道、派出所等）前来店面检查，请各分秘书及经理礼貌接待，并他们的要求记录下来，并致电行政部Grace处。如有分行不能解决的问题，请致电行政部Grace处。如各分行有收到红头文件，请及时将原件交给总经办助理Yelinna，如因延时上交所产生的后果由各分行自行负责。第20页/共30页各分行钥匙分配情况各分行秘书必须依实填写分行钥匙分配情况表，并由接收人签字，传真到行政部Grace处存档。各分行钥匙必须备份一套在行政部存档，如有所更换，须及时交到行政部。保险箱钥匙及密码也必须交一份到行政部存档。如有变动请重新填写表单并及时传真到行政部。第21页/共30页例：第22页/共30页数码相机的使用及保管个别分行有数码相机分行内有员工因工作需要借用数码相机的必须到秘书处写借条，用完后及时归还，并必须保证数码相机的完好性。数码相机一律不允许带回家私用。当天借用必须当天归还。第23页/共30页例：第24页/共30页安全设施报警器各分行都装有报警器。各分行需在门口张贴警示句。秘书必须正确填写分行报警器安装情况表，一旦签收人有调动或离职，请秘书重新填写并及时传真到行政部。第25页/共30页例：第26页/共30页第27页/共30页第28页/共30页谢谢！再见！第29页/共30页感谢您的观看！第30页/共30页