财务账簿系统管理知识讲解cdtt.pptx

系统管理本章主要内容1、用户操作流程2、启动系统管理与设置操作员3、建立新账套4、财务分工5、修改账套6、设置基础分类档案7、会计数据备份与恢复第一节 用户操作流程1、新用户操作流程 如果您是第一次使用本系统，请按下图所示步骤执行操作。安装启动系统管理模块设置操作员新建账套设置操作员权限启动其他系统2、老用户操作流程 如果您已经使用了本系统；并且需要进行年末结转，以便进入下一年度的处理，请按图所示的流程执行操作。启动系统管理建立下年度账结转上年数据启动其他系统进行新年度操作第二节 启动与注册 提示：1、系统允许用户以系统管理员 admin 的身份，也可以账套主管的身份注册进入系统管理；2、第一次运行系统时，应由系统默认的管理员 admin 进行登录，原有口令为空。第三节 建立新账套 建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首次使用总账系统时，应根据企业的具体情况进行账套参数设置。主要包括：核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等基础参数。账套参数决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。1核算单位 通用总账系统一般允许同时为多个核算单位记账，每个核算单位都有一套独立的完整的账簿体系。核算单位（用户）的一套独立的完整的账簿体系称为账套。每个账套用一个代码表示，称为“账套代码”。账套代码不能重复，每一个代码与核算单位名称是相互对应的。2启用日期启用日期是指由原会计信息处理系统到新会计信息处理系统的交接日期，即新设置的账套被启用的时间。规定启用日期是为了便于确定电算化方式下账务处理的起点，保证证、账、表数据的连续性。3编码方案编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数称为级次，每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。可分级设置的内容有：会计科目、地区分类、客户分类、供应商分类、存货分类、部门、成本对象、收发类别和结算方式等。“设置账套信息”实例:创建888账套：单位名称：北京阳光信息技术有限公司；启用会计期：2000年01月；会计期间设置：1月1日至12月31日。单位名称：北京阳光信息技术有限公司 单位简称：阳光公司。“确定编码方案”实例：该企业的分类方案是：存货分类编码级次：1223。客户和供应商分类编码级次：223。部门编码级次：122。科目编码级次：42222。其余采用系统默认值。第四节 财务分工 财务分工，即财务权限设置是指对允许使用财务软件的操作员规定操作权限。在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，由系统管理员确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。系统管理员和账套主管权限区别系统管理员和账套主管都可进入【系统管理】，但他们进入系统后所具有的权限是不同的，主要区别是：第一，“账套”主要是由“系统管理员”指定，系统管理员负责整个系统的安全和维护工作，而账套主管只负责所管账套的维护工作。第二，以“系统管理员”身份注册进入系统，可进行账套的管理（包括账套的建立、引入和输出）和操作员及其权限的设置。以“账套主管”的身份注册登录，可进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理（包括账套的创建、清空、引入、输出和年末结转，所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。第三，只有“系统管理员”才有权限进行“账套主管”的设定与放弃的操作，如果以“账套主管”身份登录，则对话框中的账套主管不能进行任何操作。第四，系统默认账套主管自动拥有全部权限，因此无须对账套主管进行增加和删除权限的操作。如果您以账套主管的身份注册登录，则“操作员权限设置”窗口中，只显示非账套主管的操作员。实例1、假设该企业的账套主管为陈明。系统默认账套主管自动拥有全部权限。提示：如果以“账套主管”身份登录，则不能进行指定新的账套主管操作。一个账套中只能设一个系统管理员，但账套主管可以为多个。2、假设该企业准备对操作员王晶进行赋权：具有制单、出纳签字、记账、明细账、现金、银行账管理、支票登记以及银行对账等权限。提示：所设置的操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。第五节 修改账套 经过运行一段时间，您如果需要更改或补充账套信息，那么可以通过【修改账套】功能来完成。此功能可以帮助您查看某个账套的账套信息，也可以修改这些账套信息。步骤：1、注册 2、修改账套 第六节 设置基础分类档案 这里主要以部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、结算方式、开户银行等设定为例，其他基础信息设置将在相关模块中进行介绍。本节案例：Word见文档一、启动基础设置 基础信息设置（即公共基础设置）是初始化中非常重要的一项工作，其中很多项目的设置直接关系到软件功能能否正确、充分地被使用。【系统控制台】功能就是用于控制整个账套的基础设置。实例：账套主管陈明1月1日注册进入系统控制台，进行基础信息设置。二、部门档案 在会计核算中，往往需要按部门进行分类和汇总，下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总。说明：部门编号应符合编码级次原则。部门编号及名称必须唯一。提示：在进行部门档案设置时，负责人先不要输入。部门被其他对象引用后就不能修改和删除。练习：请您继续完成前面提供的888账套的部门档案资料。三、职员档案 如果您需要管理个人的信息资料，就需要设置职员档案。实例：请您输入888账套的第一个职员档案：（101）肖剑；所属部门：总经理办公室；职员属性：总经理。提示：输入职员档案完毕后，请返回【部门档案】中，通过【修改】功能补充设置负责人资料。职员被其他对象引用后就不能进行修改。练习：请您继续完成前面提供的888账套的职员档案资料。四、客户分类 当往来客户较多时，可以对客户进行分类，以便对客户进行分类统计和汇总，便于进行分类管理。实例：假设888账套的客户分类方案是：编码：01，分类名称：长期客户。说明：客户分类编码必须唯一；客户分类的分类编码必须与【编码原则】中设定的编码级次结构相符。练习：请您继续完成前面提供的888账套的客户分类资料。五、客户档案 如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。1、选择客户类别 对每一个需要进行客户往来核算的会计科目，都要建立相应的客户档案，将每一客户的详细信息输入档案中。提示：客户档案必须在最末级客户分类下增加。若左框中无客户分类，则将客户归入无客户分类。2、输入客户基本信息实例：假设888账套的某一客户档案基本资料是：编号：001；名称：北京世纪学校；简称：世纪学校；所属分类码：02；所属行业：事业单位；开户银行：工商行；银行账号：7777。说明：您可根据实际情况输入有关项目，其中客户编码、名称和简称必须输入，其余可输可不输。3、输入客户联系信息 客户档案的联系信息包括：地址、邮政编码、EMAIL地址、电话、传真、呼机等。实例：假设888账套的客户档案（世纪学校）联系信息是：地址：北京；邮政编码：100077；电话：66666666。4、输入客户信用信息 客户档案的信用信息包括：1应收余额、扣率。2信用等级、信用额度、信用期限、付款条件。3最后交易日期、最后交易金额、最早欠款日期、最后收款金额。5、输入客户其他信息 客户档案的其他信息包括：分管部门、专营业务员、发展日期、停用日期、使用频度。实例：假设888账套的客户（世纪学校）其他信息是：分管部门：市场部；业务员：宋佳；发展日期：19982。提示：输入各项目后，如果不单击【保存】按钮，即表示放弃此次增加。参见：关于设置客户档案的四个页签具体内容您想知道更多，请参见软件中的帮助。练习：请您继续完成前面提供的888账套的客户档案资料。六、供应商分类 当供应商较多时，可以对供应商进行分类，以便对供应商进行分类统计和汇总，便于进行分类管理。参见：客户分类设置操作步骤。练习：请您继续完成前面提供的888账套的供应商分类资料。七、供应商档案 若需要进行往来管理，则需将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。说明：供应商档案卡片也有四个页签：基本信息、联系信息、信用信息。其他信息。这些信息最好录入详细一些，以便查询或系统调用。参见：客户档案设置操作步骤。详细内容请查看软件中的帮助。练习：请您完成前面提供的888账套的供应商档案资料。八、外币种类 假如您有外币核算业务，需要进行汇率管理，则应先定义【外币种类】。其作用是：一方面减少录入汇率的次数和差错；另一方面可以避免在汇率发生变化时出现错误。说明：【外币种类】功能仅提供录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用的是固定汇率还是浮动汇率，需要在总账系统的【账簿选项】中的【汇率方式】加以设置。九、结算方式 为便于管理和提高银行自动对账的效率，系统提供了设置与银行的资金结算方式的功能，用来建立在经营活动中所涉及到的结算方式。实例：假设888账套的某一结算方式编码：1；名称：支票；票据管理标志：。说明：支票管理是系统为辅助银行出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。若您需实施票据管理，则单击该单选按钮，作对勾标记。十、开户银行 开户银行功能用于维护及查询您的开户银行信息。系统能支持多个开户行及账号的情况。实例：假设888账套的开户银行为：（001）中国工行北京分行中关村分理处。提示：开户银行一旦引用，不能修改和删除。第七节 会计数据备份与恢复由于计算机在运行时经常会受到来自各方面因素的干扰，如人的因素、硬件的因素、软件或计算机病毒等因素，有时会造成会计数据被破坏。因此【系统管理】中为您提供了【账套输出】功能和【账套引入】功能。会计数据备份（即账套输出）就是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或可写光盘保存起来。其目的是：长期保存；防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏；能够利用备份数据，使系统数据得到尽快恢复以保证业务正常进行。输出账套时，还可以进行账套删除，但是请慎用，因为删除后将不能恢复。会计数据恢复（即账套引入）是指把软盘上或硬盘上的数据恢复到硬盘上指定目录下，即利用现有数据恢复到最近状态。进行数据恢复（或引人）的目的是：当硬盘数据被破坏时，用软盘上的最新备份数据恢复到硬盘；当硬盘上某年的数据（账、证）已被删除，但又需要查询时，用往年的数据恢复到硬盘；将系统外某账套数据引入本系统中；有利于集团公司的操作，例如子公司的账套数据可以定期被引人母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。需要注意的是：对于有定期将子公司账套数据引入到总公司系统中的用户，可在建立账套时就进行规划，使各公司的账套号不一致，这样在引入子公司数据时就不会出现覆盖其他公司账套数据的情况。1、会计数据备份 会计数据备份工作可经常进行，在下列情况下，必须做数据备份：每月结账前和业务处理结束后；更新软件版本前；硬盘需要进行格式化；会计年度终了进行结账时（此时，软盘备份一般由系统强制进行）。实例：输出888账套数据。提示：只有系统管理员才有权限输出账套。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。2、会计数据恢复 实例：恢复888账套。提示：恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，容易造成错把硬盘上的最新数据变成软盘上的旧数据，因此如果没有发现数据损坏，一般不用进行数据恢复。如果需要恢复往年数据时，必须先将硬盘数据备份，保存最新的数据，再恢复往年数据。