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十大常用管理工具第1页，共70页，编辑于2022年，星期五常用管理工具常用管理工具集团人力资源部集团人力资源部 马娟马娟2第2页，共70页，编辑于2022年，星期五工具的意义人与动物的区别工具提高效率掌握工具：学习、持之以恒地练习工具能够体现专业3第3页，共70页，编辑于2022年，星期五 你不能通过命令来达到某一生产率，你必须提供工具使人们发挥出最好水平。史蒂夫.乔布斯，计算机天才 一些人把自己的部分成功归功于一种能力能够为他们的工作找到最合适的工具。约瑟夫.廉拉德，波兰裔小说家4第4页，共70页，编辑于2022年，星期五培训的目的把想法变成办法把思想变成行为5第5页，共70页，编辑于2022年，星期五主要内容2+102个理念+10种工具6第6页，共70页，编辑于2022年，星期五2个理念 “二八”定律“木桶”理论7第7页，共70页，编辑于2022年，星期五10种工具头脑风暴法5W2H方法PDCA循环SMART原则任务分解法（WBS）鱼骨图（因果图）SWOT分析5S管理责任划分法（AMPES）柏拉图8第8页，共70页，编辑于2022年，星期五2个理念9第9页，共70页，编辑于2022年，星期五“二八”定律理念之一 关注关键问题的思维方式10第10页，共70页，编辑于2022年，星期五“二八二八”定律定律基本概念 总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。要点 任何事情都可以被分成两类：一类是“次要的多数”，占总数的80%，但对总体效果只有20%的影响程度；另外的20%属于“关键的少数”，却能产生80%的成效。理念之一11第11页，共70页，编辑于2022年，星期五“二八二八”定律定律启示启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。理念之一12第12页，共70页，编辑于2022年，星期五理念之二木桶理论短限决定原理13第13页，共70页，编辑于2022年，星期五“木桶木桶”理论理论基本原理：木桶盛水多少的决定因素不在于最长板，而是最短板。要点 每个木桶都有自己的短板。想盛更多的水，就得提高短板。短板是关键理念之二14第14页，共70页，编辑于2022年，星期五“木桶木桶”理论理论理念之二启示启示 在组建和管理一个团队的过程中，要关注整个团队的均衡建设与发展。其中包含两层意思，一是整个团队的每个个体都要均衡发展，不要出现拖后腿的现象；二是整个团队工作的方方面面也要均衡发展，不要出现顾此失彼的现象。在实际工作中，我们要时刻寻找到影响团队进步的最短处，并集体帮助改进，使得团队的整体绩效得到提升。15第15页，共70页，编辑于2022年，星期五10种工具16第16页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之一 SWOTSWOT分析分析是制订战略的一种工具是判明方向的一种方法17第17页，共70页，编辑于2022年，星期五SWOT分析分析优势优势 S Strengthstrengths劣势劣势 W Weaknesseseaknesses机会机会 O Opportunities pportunities 威胁威胁 T Threatshreats 可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优可以帮助我们清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，最终使我们走向的成功！最终使我们走向的成功！工具之一18第18页，共70页，编辑于2022年，星期五SWOT分析分析步骤：分析环境因素分析环境因素 构造构造SWOTSWOT矩阵矩阵 制定行动计划制定行动计划工具之一19第19页，共70页，编辑于2022年，星期五 优势优势 劣势劣势机会机会so战略（增长性战略）wo战略（扭转型战略）威胁威胁st战略（多种经营战略）wt战略（防御型战略）战略就是依靠内部优势去抓住外部机会的战略。战略是利用外部机会来改进内部弱点的战略。战略就是利用企业的优势，去避免或减轻外部威胁的打击。战略就是直接服内部弱点和避免外部威胁的战略。威远集团工具之一第20页，共70页，编辑于2022年，星期五 注意点：制订策略、对策 21第21页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之二 头脑风暴会头脑风暴会是一种开发团队智慧的技术是一种收集创意的工具22第22页，共70页，编辑于2022年，星期五头脑风暴会头脑风暴会非结构化的头脑风暴会非结构化的头脑风暴会为团队成员提供了自由的提出见解和意见的机会。这种方式鼓励成员任意地贡献出尽可能多的主意，直至没有人再有新东西可增加了。结构化的头脑风暴会结构化的头脑风暴会对于团队负责人或会议主持人提出的问题，团队成员一个接一个地提出自己的见解。每人每次只能提一个。当某个成员再也没有新的主意时，可以跳过。所有的主意都应记录在白纸板上。类型工具之二23第23页，共70页，编辑于2022年，星期五头脑风暴会头脑风暴会第一步第一步第二步第二步第三步第三步第四步第四步第五步第五步第六步第六步第七步第七步确定头脑风暴会的目的或目标。将问题或题目写在白纸板上。确定使用哪一种头脑风暴会的形式（结构化的还是非结构化的）。与团队回顾头脑风暴会的基本规则。非结构化的头脑风暴非结构化的头脑风暴个人任意地说出想法。所出的主意一起记录在白板纸上。当团队的主意已出尽后，主持人可以用提问的方式来产生更多的主意。当完成以上步骤后，主持人可以要求澄清先前的主意。结构化的头脑风暴结构化的头脑风暴个人轮流地说出想法。所出的主意一个一个地记录在白板纸上。工具之二步骤24第24页，共70页，编辑于2022年，星期五头头 脑脑 风风 暴暴 会会注意点强调主意的数量而不是质量。强调主意的数量而不是质量。鼓励荒谬的和牵强的主意。鼓励荒谬的和牵强的主意。避免对所出主意的批评、评价和判断。避免对所出主意的批评、评价和判断。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。应鼓励对别人的主意搭顺风车和加以发挥。工具之二25第25页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之三 5W2H 5W2H方法方法是一种思考问题的方法也是一种检查工作的办法26第26页，共70页，编辑于2022年，星期五5W2H方法方法5WWhy：为什么干为什么干要做这项工作，对工作目标是否有支持要做这项工作，对工作目标是否有支持What：干什么干什么任务的内容和达成的时间是什么任务的内容和达成的时间是什么When：时间时间在什么时间段进行在什么时间段进行Where：地点地点任务发生的地点任务发生的地点Who：责任人责任人哪些人员参加此任务，由谁负责哪些人员参加此任务，由谁负责工具之三27第27页，共70页，编辑于2022年，星期五5W2H方法方法指导、计划或布置、检查工作时要明确指导、计划或布置、检查工作时要明确2HHow tO：怎么干怎么干用什么方法进行用什么方法进行How much：费用费用需要多少成本需要多少成本工具之三28第28页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之四SMARTSMART原则原则是一种分配任务的原则是一种提高任务完成率的办法29第29页，共70页，编辑于2022年，星期五SMART原则原则具体的具体的（S Specific)pecific)：任务要有层次，各层任务要具体，要分解到不能再分解为止；可衡量的可衡量的（M Measurableeasurable）：）：任务的结果要能够测量，比如效果、数量。可达到的可达到的（A Attainablettainable）：）：计划要有合理性，要考虑：进度、质量及所需的资源能否及时到位；相关的相关的(R Relevantelevant）：）：有关联的任务一定要体现相关性基于时间的基于时间的（T Time-based)ime-based)：要有起始时间和结束时间；工具之四30第30页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之五责任划分法（责任划分法（AMPESAMPES）是一种使每个人都成为责任者的工具是一种让你知道谁替你分忧，谁替你解劳的方法31第31页，共70页，编辑于2022年，星期五责任划分法（责任划分法（AMPES）批准 Approve监督 Monitor计划 Plan执行 Execute协助 aSsist工具之五32第32页，共70页，编辑于2022年，星期五责任划分法责任划分法（AMPES）步骤：注意点：与涉及人员充分沟通为明确责任，计划最好由一人来做跟踪监督与责任划分同等重要 表工具之五33第33页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之六任务分解法（任务分解法（WBSWBS）是一种把任务细分并逐步落实的方法是一种让每项工作落地的办法34第34页，共70页，编辑于2022年，星期五任务分解法（任务分解法（WBS）任务分解法任务分解法 work breakdown structure 工具之六35第35页，共70页，编辑于2022年，星期五任务分解法（任务分解法（WBSWBS）注意点任务分解到不能再分与任务承担者充分沟通分解的任务要符合SMART原则 表工具之六36第36页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）是一种寻找各因素之间因果关系的方法是一种寻找各项工作之间逻辑关系的方法37第37页，共70页，编辑于2022年，星期五制作步骤第一步第一步在图的右侧将结果或问题画在框中。结果结果方法人机器材料第二步第二步定义原因的分类，即“鱼骨”。1）决定要画出哪些分类。常用的分类有：机器方法材料人评估环境2）将分析的原因与主箭头平行写下来。工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）38第38页，共70页，编辑于2022年，星期五制作步骤（续一）机器停工机器停工方法方法人人机器机器材料材料维护速度机器年龄清除铁屑启动培训仓库环境库存量第三步第三步建立一系列可能的原因。1）作为一个团队，要决定使用哪一种产生主意的方法。很多团队用头脑风暴法。2）作为一个团队，要决定找出问题所有的原因还是在讨论下一个“鱼骨”前集中在当前的“鱼骨”上。3）提醒团队成员他们正在分析产生问题的原因而不是解决问题的答案。通常要在图的上面直接写出头脑风暴的问题，如右图。4）回顾使用方法的规则。5）画出小“鱼骨”。为何我们会产生机器停工？工具之七鱼骨图（因果图）鱼骨图（因果图）39第39页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之八柏拉图柏拉图是一种从众多因素中找出最关键因素的方法40第40页，共70页，编辑于2022年，星期五100908070605040302010影响品牌的原因调查55.24%85.28%100%质量宣传价格累计影响曲线影响品牌的因素柏柏 拉拉 图图“影影响响品品牌牌因因素素调调查查”100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%工具之八举例41第41页，共70页，编辑于2022年，星期五柏柏 拉拉 图图第一步第一步 定义数据表格式定义数据表格式定义你的小组收集感兴趣资料的数据表格式。第二步第二步 收集资料收集资料第三步第三步 计算总数计算总数从记录表计算总数。有时经计算后，有些项的出现频率很小或重要性很低。这些项可以合起来归入“其它”项。记录表原因发生次数总数备件用完IIIII IIIII I11维修IIIII III8故障IIIII5其它III3合计27工具之八制作步骤42第42页，共70页，编辑于2022年，星期五第四步第四步 画柏拉图坐标轴画柏拉图坐标轴1）在图纸上画出左垂直轴和底部的水平轴。2）将左垂直轴根据你检测到的最大数值进行等分。3）将底部水平轴按测试的项目进行等分。4）将频率最高的项目画在最左边，然后是第二高频率，直至所有项都画出来。这样，最重要的项出现在最左面，而“其它”项则出现在最右面。第五步第五步 画出柏拉图柱子画出柏拉图柱子 柱子的高度应该等于各项目的数值。相邻的柱子应紧靠一起。柏柏 拉拉 图图工具之八制作步骤43第43页，共70页，编辑于2022年，星期五第六步第六步 连接累计曲线连接累计曲线1）画出右边的垂直轴。2）在右垂直轴与左垂直轴上的最高数值点的对应位置上标出100%，并将其均分，标出百分数。3）从最左边柱子的左下角开始画该柱子的对角线。4）再将第二项的数值与第一项相加，从第一项柱子的右上角画到相加所得的数值位置，水平方向等于延伸的宽度应等于第二项的宽度。5）重复上述步骤直至画到图的右上角。最终的高度应等于所有项之和的数值并画到100%的地方。第七步第七步 加上图例加上图例日期、资料来源、责任人以及图名等均应标出。500400300200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%长江公司1998年2月15日数据由改革推广小组收集和分析与他人的关系愉快的工作环境学习机会其它员工不满意度调查的柏拉图分析举例员工不满意度调查的柏拉图分析举例应答频率百分比48%76%88%员工不满的原因柏柏 拉拉 图图制作步骤工具之八44第44页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之九PDCAPDCA循环循环是一种把任务变成办法的工具是一种使工作不断改进的方法45第45页，共70页，编辑于2022年，星期五PDCA循环工具之九Plan-计划；Do-执行；Check-检查；Action行动（改正，再执行）46第46页，共70页，编辑于2022年，星期五A-改正再执行P 计划D-执行C-检查SWOT分析、头脑风暴、5W2H、SMART、AMPES、WBSPDCA循环循环工具之九AMPES、WBS、5W2HAMPES、WBS因果图，柏拉图、头脑风暴47第47页，共70页，编辑于2022年，星期五案例干部轮训48第48页，共70页，编辑于2022年，星期五一、背景（为什么干）1.改制后面临战略和产品调整，部分员工和管理人员素质及能力还不能适合企业发展的要求，职业素质、职业意识不够，尽快培养一只职业经理人团队已迫在眉睫。2.改制后员工的整体精神面貌虽有很大改观,但对企业文化的理解还有一定差距.心智模式的改变已成为员工素质整体提升的突出问题。3.企业核心竞争力的提升，依赖于人力资源的开发，做好员工培训是解决这一问题的根本途径。49第49页，共70页，编辑于2022年，星期五方法：方法：1 1、问卷调查、问卷调查2 2、职工座谈、职工座谈3 3、高层感觉、高层感觉4 4、透过现象看本质、透过现象看本质了解现状了解现状50第50页，共70页，编辑于2022年，星期五管理干部现状：意愿现状意愿现状意愿现状意愿现状：总体上愿意接受新奥企业文化总体上愿意接受新奥企业文化 对新奥文化认可，已经开始由表面转为内化；对新奥文化认可，已经开始由表面转为内化；工作作风得到贯彻，体现在态度（想干好）、学习（想学）、工作工作作风得到贯彻，体现在态度（想干好）、学习（想学）、工作（积极去做）（积极去做）欠缺：对新奥企业文化深层次含义理解不够欠缺：对新奥企业文化深层次含义理解不够 思想观念转变不彻底思想观念转变不彻底,攀比心比较强攀比心比较强,官意识比较浓官意识比较浓 行为现状：行为现状：行为现状：行为现状：服从命令，认真执行服从命令，认真执行 思维方式上凭经验多，看问题的高度不够，定位不准思维方式上凭经验多，看问题的高度不够，定位不准 管理技能、方法不足，领导力弱管理技能、方法不足，领导力弱51第51页，共70页，编辑于2022年，星期五培训需求培训需求培训需求培训需求 1、对新奥企业文化的领悟力不够，不能运用新奥企业文化进行有效的引导和管理员工。2、领导力缺乏，不能有效的调动部属积极性3、缺乏如何将计划分解的能力4、缺乏执行的效率和方法5、如何通过流程管理，将组织资源链接起来6、FDA的系统管理知识缺乏52第52页，共70页，编辑于2022年，星期五SWOTSWOT分析分析干部轮训班-寻找短板53第53页，共70页，编辑于2022年，星期五二、怎么干？1、头脑风暴会小组讨论-人力资源领导意图征求意见54第54页，共70页，编辑于2022年，星期五2、分配工作AMPESWBS55第55页，共70页，编辑于2022年，星期五三、干什么？实施方案56第56页，共70页，编辑于2022年，星期五四、干得如何？学员反馈心得发表领导肯定总结会57第57页，共70页，编辑于2022年，星期五寻找关键、寻找短板画柏拉图学员评估表的统计结果放映的问题人数有的课程理解有难度没有消化的时间课堂互动比较少其他211896合计5458第58页，共70页，编辑于2022年，星期五课程时间互动其他20%40%60%80%100%柏拉图第一期干部轮训班2004年11月16日39%72%90%100%培训评估59第59页，共70页，编辑于2022年，星期五消化不良课程设计讲师水平学员素质内容与实际差异教材准备准备程度授课技巧知识水平编排顺序印刷质量内容时间安排知识积累理解能力学习能力因果图60第60页，共70页，编辑于2022年，星期五五、改进课程设计61第61页，共70页，编辑于2022年，星期五总结62第62页，共70页，编辑于2022年，星期五工具之十5S5S管理管理是一种能够改善工作环境的方法是一种提高工作效率的手段63第63页，共70页，编辑于2022年，星期五内容1.整理（SEIRI）将有用的东西和没有用的东西分开，将没有用的东西清理掉。2.整顿（SEITION）将有用的东西放在应该放的地方，并做好标识。3.清扫（SEISO）清除场内的脏污，并防止污染的发生。4.清洁（SEIKETSU）将前3S成果维持住。5.素养（SHITSUKE）人人依规定行事，养成好习惯。管理管理工具之十64第64页，共70页，编辑于2022年，星期五办公环境的要求：安静、整洁、有序。工具之十65第65页，共70页，编辑于2022年，星期五n门n桌子n文件架n文件夹n椅子n柜子n沙发n抽屉n垃圾桶n电话n电脑n植物n墙壁与开关n地面、墙角n楼梯n桌子下面n窗台n灯n墙壁n电线n吊着的物品n过季物品n衣架n卫生间需要整理的部位工具之十66第66页，共70页，编辑于2022年，星期五 从我做起，从现在做起，从小事做起。怎样达到要求：怎样达到要求：整理、整顿、清洁、清扫、素养；检查、督促、发现问题、纠正问题。工具之十67第67页，共70页，编辑于2022年，星期五行动未必带来幸福，但不行动就永远也不会有幸福。本杰明.迪斯累利（1804-1881），英国政治家和作家 做正确的事情，把事情做好，立即做。BC.福布斯（1880-1954），福布斯杂志的创立者68第68页，共70页，编辑于2022年，星期五69第69页，共70页，编辑于2022年，星期五70第70页，共70页，编辑于2022年，星期五