如何开好部门周例会36017.pptx

如何开好部门周例会如何开好部门周例会36017 二、高效会议的流程 三、华孚会议管理的原则课程目录课程目录一、为什么要开会？第1页/共25页解决工作问题行动方案决策状况信息沟通讨论：为什么要开会讨论：为什么要开会？第2页/共25页 会议是指两个或两个以上的人会议是指两个或两个以上的人会议是指两个或两个以上的人会议是指两个或两个以上的人(其中一个为主持人其中一个为主持人其中一个为主持人其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项通。其特定功能，即指下列五项功能中的某一项或某几项：或某几项：或某几项：或某几项：n n提供信息提供信息n n汇集信息汇集信息n n解决问题解决问题n n宣传政策宣传政策n n培育训练培育训练 第3页/共25页会议会议会议会议这种这种这种这种群体沟通的方式，是一个集思广益的渠群体沟通的方式，是一个集思广益的渠群体沟通的方式，是一个集思广益的渠群体沟通的方式，是一个集思广益的渠道，通过开会可以达到道，通过开会可以达到道，通过开会可以达到道，通过开会可以达到如下目的如下目的如下目的如下目的：n n开展有效的沟通开展有效的沟通n n传达资讯传达资讯n n监督员工、协调矛盾监督员工、协调矛盾n n达成协议与解决问题达成协议与解决问题n n资源共享资源共享n n开发创意开发创意n n激励士气激励士气n n巩固经理人的地位巩固经理人的地位第4页/共25页一、为什么要开会？二、高效会议的流程 三、华孚会议管理的原则课程目录课程目录第5页/共25页高效会议的流程高效会议的流程Plan会前准备策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知Do会中控制宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议Review会后跟进迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议第6页/共25页Agenda议 程目标期望成果利益关注点后续行动回顾期望值目标目标明确会议要达到的目标期望期望成果成果让与会者可提前了解对会议的观点；鼓励与会者提出他们会议期望值，必要时调整议程利益利益与与关注关注了解团队目前的状态形势设法增加有效的工作方法与流程有助于理解沟通或是清除障碍提升倾听与相互理解水平将关注点转化为实际的行动确保会议技能的提高后续后续行动行动在会议开始前就考虑行动方案确保大家关注行动与产出而不是问题强调个人行动的责任增强改善的意愿设定行动节奏重复上述步骤，坚持重复上述步骤，坚持Plan-Do-ReviewPlan-Do-Review流程流程重复PDR会前准备会前准备策划议程的几点建议策划议程的几点建议第7页/共25页高效会议的流程高效会议的流程Plan会前准备策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知Do会中控制宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议Review会后跟进迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议第8页/共25页会中控制会中控制高效会议的行为规则高效会议的行为规则应应 当当不应当不应当关闭或不携带手机，至少应放置在静音状态按时开始结束，尤其是在中间短暂休息以后事先声明约束性条件就如何处理争议达成共识尊重相互之间发表观点的权利突出重点，如果较复杂就先解释再总结聚焦议程内的问题，非议程内的记录下来，不讨论开小会同时1个以上的讨论对话长时间的1对1讨论扔“手榴弹”，比如与会议无关的个人观点讨论临时想到的话题，除非对会议原目标有直接产出直接评论特别是批评别人提出的观点没有人对每个内容进行总结并确定行动方案第9页/共25页恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色领导者恰当扮演自己的角色领导者参与者参与者推动者推动者领导者领导者负责整个会议，设定会议内容与产出确认与会者名单；提供支持、信息和资源；营造氛围；鼓励创意；作出决定；需要认真充分的准备、参与并影响会议；为会议设定合理的较高期望值；在会议中多使用“我们”而非“我”；提醒团队任务的重要性。第10页/共25页恰当扮演自己的角色推动者恰当扮演自己的角色推动者恰当扮演自己的角色推动者恰当扮演自己的角色推动者参与者参与者领导者领导者推动者推动者负责控制会议的程序与进度坚持实施会议的议程；适当“管理”与会者的行为确保与会者处在“安全”状态；记录团队的建议与决议；时间控制；必要时把大家带回正题；协助归纳和澄清观点；协助达成会议成效；提供反馈。第11页/共25页恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者恰当扮演自己的角色参与者推动者推动者领导者领导者参与者参与者负责积极的为会议贡献“输入”事先了解会议议程与目标；了解会议背景，搜集有用的信息；积极倾听；积极提供观点与建议；遵守会议议程与规则；恰当的与会“行为”；承诺并履行安排的任务。第12页/共25页会中控制会中控制控制议程进度控制议程进度严格按议程控制进程TIPS：用好会议白板帮助团队讨论聚焦即时记录会议内容与要点鼓励参与“共有”观点增进成就感第13页/共25页会中控制会中控制会议主持人规则会议主持人规则 高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人高效的会议离不开优秀的会议主持人的会中控制，会议主持人的的的的1010大规则如下：大规则如下：大规则如下：大规则如下：1.1.准时到场，按时开始。准时到场，按时开始。2.2.正确开场并引入日程表。正确开场并引入日程表。3.3.制定规则。制定规则。4.4.确保发言全面。确保发言全面。5.5.保持讨论不离题。保持讨论不离题。6.6.看表，提醒人们注意时间。看表，提醒人们注意时间。7.7.通常要时不时地进行清楚简要的总结。通常要时不时地进行清楚简要的总结。8.8.确保决定正确地做出，并得到同意。确保决定正确地做出，并得到同意。9.9.应付扰乱、感情激动性事件。应付扰乱、感情激动性事件。10.10.总结并确定后续行动。总结并确定后续行动。第14页/共25页开场开场白白澄清澄清观点观点展开展开讨论讨论推动推动决策决策总结总结行动行动会中控制会中控制会议主持人控场技巧会议主持人控场技巧第15页/共25页高效会议的流程高效会议的流程Plan会前准备策划会议议程筛选参会人员会议行政安排发送会议通知Do会中控制宣布会议规则恰当扮演角色控制议程进度推动达成决议Review会后跟进迅速总结评估发送会议纪要立即行动跟进持续改进会议第16页/共25页会后跟进会后跟进会议纪要的书写规范会议纪要的书写规范n n会议纪要格式：要求使用公司统一格式。会议纪要格式：要求使用公司统一格式。会议纪要格式：要求使用公司统一格式。会议纪要格式：要求使用公司统一格式。（详见：华孚详见：华孚详见：华孚详见：华孚会议管理程序会议管理程序会议管理程序会议管理程序）n n会议纪要正文：会议纪要正文：会议纪要正文：会议纪要正文：要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，要求对会议整体情况作简明扼要的描述，会议过程只能简单描述，与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；与会人员发言、讨论过程不必一一罗列；对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、对会议作出的决定决议、布置工作要进行正确描述，明确干什么、什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；什么时间干、谁去干、谁配合、资源配套、注意事项等；会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业会议纪要语言要通俗易懂、简明扼要，用词要准确规范、符合行业约定俗称的要求约定俗称的要求。第17页/共25页会后跟进会后跟进持续改进会议持续改进会议成功会议不是偶然的，必须具备成功会议不是偶然的，必须具备成功会议不是偶然的，必须具备成功会议不是偶然的，必须具备4 4大关键因素：大关键因素：大关键因素：大关键因素：n n严格执行纪律严格执行纪律严格执行纪律严格执行纪律 鼓励积极与符合准则的会议行为鼓励积极与符合准则的会议行为n n有效履行角色有效履行角色有效履行角色有效履行角色 有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责有会议主持，并且所有与会成员均有清晰的角色与职责n n充分酝酿议程充分酝酿议程充分酝酿议程充分酝酿议程明确的内容、确切的时间长度以及负责人明确的内容、确切的时间长度以及负责人n n持续优化循环持续优化循环持续优化循环持续优化循环 会前准备、会中控制、会后跟进会前准备、会中控制、会后跟进第18页/共25页讨论：讨论：会议效率不高的原因？会议效率不高的原因？第19页/共25页总结：总结：会议效率不高的原因会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下会议效率不高通常由以下7 7种原因造成。在这种原因造成。在这7 7种原因中，有种原因中，有3 3种原因是会议的种原因是会议的“致命伤致命伤”，需要格外警惕。这，需要格外警惕。这3 3种原因是：种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。第20页/共25页附表：会议效率不高的原因及具体表现第21页/共25页一、为什么要开会？二、高效会议的流程 三、华孚会议管理的原则课程目录课程目录第22页/共25页华孚会议管理的原则华孚会议管理的原则 对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会议越对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会议越对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会议越对很多人来说，管理就是开会，但开会不一定就是管理。级别越高，会议越多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。多。只有掌握并坚持一些基本原则，才能充分利用开会实现有效管理。n n不开没有主持人的会议不开没有主持人的会议不开没有主持人的会议不开没有主持人的会议。会议一定要设主持人，主持人一定要管理会会议一定要设主持人，主持人一定要管理会议，议，主持人主持人不能随便让别人代替，也不能形同虚设；不能随便让别人代替，也不能形同虚设；n n不开没有议题的会议不开没有议题的会议不开没有议题的会议不开没有议题的会议。主持人会前要准备好议题，给参会者足够时间主持人会前要准备好议题，给参会者足够时间做准备，会中要保证会议不跑题。做准备，会中要保证会议不跑题。n n不开没有争论的会议不开没有争论的会议不开没有争论的会议不开没有争论的会议。会议中主持人要引导讨论和争论，让每个不同会议中主持人要引导讨论和争论，让每个不同意见都有发表的机会。意见都有发表的机会。n n不开没有时限的会议不开没有时限的会议不开没有时限的会议不开没有时限的会议。主持人要管理会议时间，要果断打断和会议无主持人要管理会议时间，要果断打断和会议无关的发言，要提醒发言者不跑题。关的发言，要提醒发言者不跑题。n n不开没有时限的会议不开没有时限的会议不开没有时限的会议不开没有时限的会议。主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议主持人要尽量逼迫大家按一定规则在这次会议上做上做出出决定，而不是延后决策。决定，而不是延后决策。第23页/共25页回顾与互动交流时间 第24页/共25页感谢您的观看。第25页/共25页