如何组织高效会议.pptx

如何组织高效会议如何组织高效会议如何组织高效会议会议效率不高的原因及建议方案会议效率不高的原因及建议方案 会议效率不高的原因会议效率不高的原因l l会前、会中、会后会前、会中、会后l l角色角色 如何高效开会如何高效开会l l会议组织者、会议主持、参会人、会议记录会议组织者、会议主持、参会人、会议记录案例案例第1页/共17页会议效率不高的原因-会前欠缺会议目标或目标不明确欠缺会议目标或目标不明确是否需要开会解决？只在必要时召开会议是否需要开会解决？只在必要时召开会议欠缺议程或议程不明确欠缺议程或议程不明确未提前设定会议主持或会议主持选择不当未提前设定会议主持或会议主持选择不当参会人选择不当参会人选择不当与会者无准备而来与会者无准备而来未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当会议总是不能准时开始会议总是不能准时开始无达成共识的会议纪律无达成共识的会议纪律会议时间不当会议时间不当开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会）开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会）开会通知内容欠周详开会通知内容欠周详会议地点不当会议地点不当会议场地设备欠佳会议场地设备欠佳会议太多，参会者感到厌烦会议太多，参会者感到厌烦向来开会较少，每次会议议案堆积过多向来开会较少，每次会议议案堆积过多第2页/共17页会议效率不高的原因-会中讨论未按照议程来进行讨论未按照议程来进行讨论发散，且开始讨论未经准备的议题讨论发散，且开始讨论未经准备的议题参会者发言跑题参会者发言跑题犹豫不决犹豫不决信息不充分，却贸然决策信息不充分，却贸然决策少数人垄断会议少数人垄断会议参会者未充分发言参会者未充分发言参会者不标明真正感受和意见参会者不标明真正感受和意见参会者之间争论参会者之间争论参会者与会议主持争论参会者与会议主持争论参会者注意力不集中参会者注意力不集中会议主持未能总结会议成果会议主持未能总结会议成果未能遵守对事不对人，进行人身攻击未能遵守对事不对人，进行人身攻击无休息时间无休息时间经常被外界打扰经常被外界打扰视听器材发生故障视听器材发生故障会议超出预定时间会议超出预定时间第3页/共17页会议效率不高的原因-会后无会议记录或记录不详细无会议记录或记录不详细记录与实际讨论不符记录与实际讨论不符无对决议事项的跟踪无对决议事项的跟踪不能对会议成败得失进行检讨不能对会议成败得失进行检讨第4页/共17页会议效率不高的原因-按角色会议组织者欠缺目标或目标不明确是否需要开会解决？只在必要时召开会议欠缺议程或议程不明确未提前设定会议主持或会议主持选择不当参会人选择不当会议时间不当开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会）开会通知内容欠周详会议地点不当会议场地设备欠佳与会者无准备而来未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当会议总是不能准时开始无达成共识的会议纪律会议太多，参会者感到厌烦向来开会较少，每次会议议案堆积过多无休息时间经常被外界打扰视听器材发生故障不能对会议成败得失进行检讨无对决议事项的跟踪会议主持讨论未按照议程来进行讨论发散，且开始讨论未经准备的议题参会者注意力不集中参会者之间交头接耳参会者发言跑题犹豫不决信息不充分，却贸然决策少数人垄断会议参会者未充分发言参会者不标明真正感受和意见参会者之间争论参会者与会议主持争论会议超出预定时间会议主持未能总结会议成果对事不对人，不进行人身攻击参会人讨论未按照议程来进行讨论发散，且开始讨论未经准备的议题参会者注意力不集中参会者之间交头接耳经常被外界打扰参会者发言跑题信息不充分，却贸然决策参会者未充分发言参会者不标明真正感受和意见参会者之间争论参会者与会议主持争论对事不对人，不进行人身攻击第5页/共17页发现问题等于解决了问题的一半7第6页/共17页如何高效开会-会议组织者明确会议目的明确会议目的l l想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容l l所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开开l lSmartSmart原则原则明确几个角色明确几个角色l l会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人l l参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备限，提前收集建议，以便做更充分的准备l l会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点的问题和时间截点l l会议人数：会议人数：解决问题型调查问题型工作汇报动员会信息发布会决策会少于10人少于30人越多越好无限制最好限制7人以内，且是奇数少于5人第7页/共17页如何高效开会-会议组织者明确会议目的明确会议目的l l想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容l l所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开开l lSmartSmart原则原则明确几个角色明确几个角色l l会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人l l参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备限，提前收集建议，以便做更充分的准备l l会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点的问题和时间截点l l会议人数：会议人数：解决问题型调查问题型工作汇报动员会信息发布会决策会少于10人少于30人越多越好无限制最好限制7人以内，且是奇数少于5人9第8页/共17页如何高效开会-会议组织者只在必要时召集只在必要时召集l l开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本l l是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？l l如果你是唯一做决策的人如果你是唯一做决策的人明确会议议题明确会议议题l l拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间l l会议时间、地点会议时间、地点l lEg.Eg.合适的时间合适的时间l lEg.Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅上海厅”10第9页/共17页合适的时间上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。上午8-9点之间上午9-10点之间上午10-12点或下午2-4点之间下午4-6点之间第10页/共17页 会议准备工作核对单1.了解会议的目的3.确定会议的形式5.决定会议的时间7.决定会议的地点9.确定出席人员11.是否准备会议名签13.是否安排与会者住宿15.确定视听教材17.准备会场周边位置图19.确定自己人的相关资料2.是否一定要开会4.安排会议的议程6.确定会议的主持人8.研究会场如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否发出了会议通知16.确定辅助教材18.是否要求与会者准备资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知第11页/共17页如何高效开会-会议主持主持人的守则与责任主持人的守则与责任l l按照议程进行，勇于挑战权威按照议程进行，勇于挑战权威l l营造和谐气氛营造和谐气氛l l正确讨论总结内容正确讨论总结内容l l引导发言者解释使人困惑的发言引导发言者解释使人困惑的发言l l帮助参会者理清不假思索的想法帮助参会者理清不假思索的想法l l尊重别人尊重别人l l减少与议题无关的争辩和讨论减少与议题无关的争辩和讨论l l保证中立态度保证中立态度第12页/共17页如何高效开会-会议主持主持人的失败表现主持人的失败表现l l听完陈述后，就没词了听完陈述后，就没词了l l向双方之一表示赞同向双方之一表示赞同l l认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题l l引导双方攻击你引导双方攻击你l l建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议l l换话题换话题l l当双方争执时，表达不愉快的情绪当双方争执时，表达不愉快的情绪第13页/共17页如何高效开会-会议主持主持人沟通技巧主持人沟通技巧沟通漏斗沟通金三角：换位思考第14页/共17页如何高效开会-会议主持主持人倾听技巧主持人倾听技巧 倾听的误区：倾听的误区：l l别人讲话时，你在想自己的事情别人讲话时，你在想自己的事情l l边听边与自己的不同观点对照边听边与自己的不同观点对照l l经常打断别人的谈话经常打断别人的谈话l l忽略过程只要结果忽略过程只要结果l l仅听自己想听或愿意听的东西仅听自己想听或愿意听的东西l l精力不集中，容易被其他东西干扰精力不集中，容易被其他东西干扰l l四种群体决策四种群体决策l l共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策l l如何对待会议中的意外情况如何对待会议中的意外情况做会议开场做会议开场l l系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等l l使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略第15页/共17页如何高效开会-参会者参会者的守则和责任参会者的守则和责任时间参会者的责任开会前学会说“NO”根据个人的观点研究问题依据提供的资料准备论证的材料记下开会的日期、时间、地点开会中准时参会倾听他人的意见积极发表自己的见解关注正在讨论的事项与主持人密切配合以达到会议目的开会后关注会议达成了什么结果还有哪些事情未完成，保持关注分配给自己的任务如何完成第16页/共17页感谢您的观看。感谢您的观看。第17页/共17页