驻外分公司费用报销工作指引.pptx

目目 录录1 第四章：总部审批费用第四章：总部审批费用4 3 第一章：费用结算流程第一章：费用结算流程2 第二章：员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销 第三章：办事处费用第三章：办事处费用5 第八章：营改增注意事项第八章：营改增注意事项8 7 第五章：票据粘贴规范及票据识别第五章：票据粘贴规范及票据识别6 第六章：发票管理要求第六章：发票管理要求 第七章：供应商往来结算第七章：供应商往来结算 第九章：费用预提第九章：费用预提4第1页/共89页第一章：费用报销流程1.1 分公司分公司审批的费用报销流程审批的费用报销流程流程图职责说明责任人报销人员费用单据每月 日前费用报销人将当月销售费用分类汇总、填报单据，及时将符合财务手续的单据寄分公司审核。费用报销人商务助理审核商务助理审核业务发生的真实性、有效性及合法性，提示额度是否在额度内且该笔费用剩余额度情况；商务助理分公司经理（或被授权人）审批根据商务助理提示，核实业务发生的真实性、有效性及合法性，决定是否同意报销此笔费用并说明详细理由；分公司经理（或被授权人）驻外会计审核审核票据的真实性及合规性，收到合规票据3个工作日内提交费用预支申请单；驻外会计财务部办理结算财务费用会计在2个工作日内办理预支打款手续。费用会计 分公司审批费用项目包含：符合审批流程的管理口径下的招待费；差旅费（含信用银行面签费用）；个人通讯费；车辆费用；配件运费；房屋租赁费用和已建成保障中心房租费；驻外分公司审批权限内的三包费用（审批权限见产品零部件“三包”规定及操作细则）；办事处费用：办公费、办公通讯费、办公其他、其他会务费、低值易耗品、邮寄费、电脑耗材、投标资料费、能源费、物业费、顶用泵车维修费和其他维修费。分公司商务助理填写重要票据传递清单，驻外会计根据传递表反馈审核结果。各驻外分公司每月递交驻外会计审核票据的日期及次数，由驻外分公司根据业务实际情况确定交票日期后反馈财务部备案。第2页/共89页第一章：费用报销流程1.2 总部审批的费用报销流程流程图职责说明责任人报销人员费用单据每月 日前费用报销人将当月销售费用分类汇总、填报单据，及时将符合财务手续的单据寄分公司审核。费用报销人商务助理/运营管理部经理审核审核业务发生的真实性、有效性及合法性，提示是否在额度内报销情况；商务助理/运营管理部经理分公司经理（或被授权人）审核根据商务助理/运营管理部经理提示，核实业务发生的真实性、有效性及合法性，决定是否同意报销此笔费用并说明详细理由；分公司经理（或被授权人）驻外会计初审3个工作日内审核票据的真实性及合规性；驻外会计销服运营管理部完成领导签字审批汇总销服运营管理部各部门费用归口人收到单据，提交给相关分管领导，2个工作日内完成相关审批手续。销服运营管理部费用归口人财务部办理结算财务费用会计在5个工作日内办理结算打款手续。费用会计 总部审批费用项目包含：分公司经理费用；市场推广费用；信用抵押登记费用；法官费用、法务拖车费用及过户费用、法院诉讼费、公告费；固定资产购置费用；大区发生应由总部承担的费用；驻外审批权限外的三包费用；驻外产品质量问题间接赔偿费用。分公司商务助理填写重要票据传递清单，并走重要票据交接流程。第3页/共89页目目 录录1 第四章：总部审批费用第四章：总部审批费用4 3 第一章：费用结算流程第一章：费用结算流程2 第二章：员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销 第三章：办事处费用第三章：办事处费用5 第八章：营改增注意事项第八章：营改增注意事项8 7 第五章：票据粘贴规范及票据识别第五章：票据粘贴规范及票据识别6 第六章：发票管理要求第六章：发票管理要求 第七章：供应商往来结算第七章：供应商往来结算 第九章：费用预提第九章：费用预提4第4页/共89页2.1：差旅费 2.2：业务招待费 2.3：个人通讯费 2.4：车辆费用 2.5：配件运输费员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销第5页/共89页2.1：差旅费差旅费报销必须资料3、差旅费发票（车票、住宿票、的士票等）2、差旅费报销单4、员工出差申请单及相关附件1、个人费用报销汇总表第二章：员工个人费用报销第6页/共89页 分公司审批个人费用报销汇总表 报销人：张山 工号：700723 销售 服务 保障中心 信用风控 填报时间：2014年 月 日 单据编号：（必填）商务助理办事处主任：分公司经理（授权人）：驻外会计：报销人+工号（必填）商务助理+费用承担部门经理（必签）第二章：员工个人费用报销2.1.1：差旅费 相关表格填写注意事项1、依据工号来打款2 2、必须填、必须填写差旅费写差旅费发生期间发生期间项目报销人填报情况财务核定情况序号报销项目票据张数票据金额备注（期间）项目/票据张数 核报金额1差旅费2030002014.8.1-2014.8.30差旅费（交通）差旅费（住宿）差旅费（补助）2通讯费/3配件运费/4办公费（如银行手续费）/5合计：（大写）贰拾叁仟元整3、无该项费用的用斜线划掉个人费用封面填写要求：字迹工整、工号准确第7页/共89页8第二章：员工个人费用报销2.1.1：差旅费 相关表格填写注意事项1、按时间先后顺序如实填写，行程完整，有去有回2、如与出差申请单不一致,需费用承担部门二级机构审批;具体如图第8页/共89页1、范围：需在粘贴单虚线框内粘贴2、类型：需分类单独粘贴（车票、住宿票、招待票、通讯票等）3、顺序：从左往右按时间先后呈阶梯状粘贴，时间早的贴在最 左边4、用具：使用胶水粘贴5、A4纸附件：附在最后，不要夹杂在票据之中6、填写内容：费用类别、经手人（姓名+工号）、票据张数、总金额、证明人总原则：厚度平衡、金额清晰、不超边界、2.1.2 差旅费贴票规范：第二章：员工个人费用报销第9页/共89页2、经办人须将要素填写完整；审核人在在对应处审核签字1、票据应靠近装订线，但不能越过装订线附件张数填写方法：按原始凭证的自然张数计算，包含“原始凭证粘贴单”第二章：员工个人费用报销范例1：原始票据粘贴_差旅费第10页/共89页 100元以上必须刮开密码范例2：原始票据粘贴_住宿费手写或加盖“中联重科股份有限公司”字样（蓝色印泥）；机打发票一定要打公司抬头。定额住宿票需右下角注明x月x日住宿，可不注明地点，会计根据印章核定（机打发票上已经注明起止日期的，不用标注）第二章：员工个人费用报销第11页/共89页前后行程不连续，行程有去无回；范例3：错误案例:有行程无车船费填写，交通方式不详跨天填写行程，每天行程不详；第二章：员工个人费用报销第12页/共89页2.1.3 差旅费中的四类费用车票住宿补助的士1.出差车票和出差地点要一致，否则不予报销。2.乘坐单位车辆的，需注明，并且不得再报销3 出差行程不得中断4.“不符合乘坐飞机、Z类特快直达列车及高铁列车条件的员工乘坐以上交通工具”的费用报销被授权分管领导分管领导（郭学红总）审批。该项差旅费报销需呈报郭学红总审批方可报销，或者分公司审核后提交总部报销。5.未标明日期的不同车程之间的车票不得连号。1.所有住宿费票应该和行程相吻合，不一致的不予报销2.从外地回常驻地下午四点以后启程的可凭票报销半天住宿费3.开票时间与实际发生住宿的日期不一致的不予报销4.出差至有办事处地方，办事处无法安排住宿的，报销时需附“有办 事处负责人签字的证明”方可报销。5.公司发文从2013.12.16开始，出差至长沙需要住公司宿舍。因特殊原因在长沙培训或者开会，公司通知写明住酒店可以报销费用，可以凭该通知作为附件粘贴在费用后面报销。如其他个人原因在长沙出差住宿酒店，需要附分管领导批准的呈批件报销住宿费。1.驻外非提成人员出差方可享受出差补助，提成人员无出差补助 1.有私车公用费用报销的，不能报销的士费，其他人员报销的士费报销额度由分公司自行自定政策，报财务部备案。2.的士费发票上必须有清晰的发票专用章和日期。第二章：员工个人费用报销第13页/共89页差旅费特殊情况处理方法：1、特殊原因造成车票丢失，写明情况报部门负责人批准后按70%报销2、特殊情况车票使用人跟报销人不一致的，需写明情况报部门负责人批准后按70%报销3、出差乘坐火车，单程凭正规订票费票报销不超过30元的订票费（由酒店、旅行社等代订票情况需凭单独开具的正规发票报销）；特殊情况超标的报分管领导批准。4、因工作需要，临时改变出差行程和时间的，经分公司经理（或被授权人）审批可凭票报销退票费用5、因公乘机人员报销差旅费时，凭登机牌和住宿发票办理住宿费报销6、住宿发票丢失的，写明情况说明，报分公司经理（或被授权人）审批后按50%予以补助7、所有发票必须加盖发票专用章；住宿发票未盖或盖其他章的视为无票处理，按50%予以补助8、住宿发票抬头必须为“中联重科股份有限公司”无抬头或者抬头错误的需手写后加盖发票开具单位的发票专用章，无法补齐手续的，按85%报销，抬头为个人或抬头错误的不予报销。9、特殊情况造成交通费或住宿费超标，须报分管领导批准第二章：员工个人费用报销2.1.3 差旅费特殊情况处理方法 10、偏远地区确属不能提供电脑打印的正规运输客票，可凭加盖税务监制章的交通费票据报销，需填写“票据清单”作为附件。11、区域内出差，按营销公司内部管控要求，需走分公司内部OA出差流程 12、不符合乘坐飞机，且分公司领导不同意超标准乘坐飞机的情况，将按火车票票面价值报销。第14页/共89页2.2：招待费招待费报销必须资料3、POS小票（单笔消费500元）2、业务招待费发票1、招待费报销汇总表第二章：员工个人费用报销4、大额招待费（2000元）审批表分公司审核招待费用该封面递交总部审核招待费用此封面第15页/共89页2.2.1 招待费一般要求1.按照时间先后顺序，单次招待费需贴一起；2.单次消费500元以上的必须附刷卡记录单，刷卡单位、发票单位、刷卡时间以及刷卡人与报销人要求一致1.营销驻外分公司单次2000元的招待费（包括连票）必须分管领导签字审批（有授权例外），“备注”列不要写招待客户明细，CRM列处必须写明CRM单号。1.跨区域招待费必须同个人差旅费同批报销。招待费发生的地点及时间要和当事人差旅费行程一致，不一致的不予报销；1.招待费招待对象和事由一律不得写在粘贴单后。2.营销分公司2000元的招待费需要证明人证明，总部职能部门所有招待费都需证明人证明；证明人可为陪同人员或是知情人员。第二章：员工个人费用报销第16页/共89页业务招待费特殊情况处理方法：3、招待费发票不要开具“礼品”、“礼卡”、“购物卡”等内容，否则要求重开发票4、招待费500元必须刷卡消费，刷卡消费小票遗失，或者刷卡单位与发票单位、刷卡时间与发票开具时间、刷卡人与报销人不一致的要求在写明情况（可汇总填写超500元未刷卡特批费用审批表），报分公司经理批准后予以报销。5、招待费500元必须刷卡消费，其中刷卡金额与发票金额不一致的，原则上按小金额报销。特殊情况，需写明原因，报分管领导批准后予以报销。6、100元以上发票必须刮开密码区域2、机打发票号码与发票号码要一致，不一致的不予报销，直接核减。1、定额发票需填写业务发生日期、付款方等信息，机打发票付款方必须为中联重科股份有限公司，不能为个人、空白（除发票上注明除付款方手写无效字样除外）。付款方名称不全或空白的要求手写补上并加盖对方单位发票专用章，否则按照发票金额的85%报销；为个人或外单位的不予报销。第二章：员工个人费用报销2.2.2 招待费特殊情况处理方法7、用于招待客户的招待费，“CRM”中有客户拜访记录及费用记录，报销人注明CRM单号，无CRM单号不予报销，分公司商务助理或分公司经理（副经理）应按营销公司管控要求对CRM记录进行抽查核实。第17页/共89页2.2.3 招待费授权审批文件第二章：员工个人费用报销序号事项类别更改后的授权授权人被授权人备注1费用管理2000元营销公司驻外分公司购买礼品及烟酒事前呈批5000元郭学红分公司经理25000元营销公司驻外分公司购买礼品及烟酒事前呈批2万元郭学红王永祥32000元营销公司驻外分公司单次应酬费审批5000元郭学红分公司经理45000元营销公司驻外分公司单次应酬费审批2万元郭学红王永祥52000元营销公司总部单次应酬费审批2万元郭学红王永祥6营销公司非正规费用（500元招待费未刷卡或发票与刷卡信息不符）郭学红王永祥/分公司经理王永祥：总部各部门分公司经理：驻外分公司第18页/共89页2.3：个人通讯费个人通讯费报销必须资料2、通讯费发票1、个人费用报销汇总表第二章：员工个人费用报销第19页/共89页2.3.1：个人通讯费报销注意事项第二章：员工个人费用报销2、发票上面户主的名字必须是报销人本人，特殊情况如在运营管理部报备电话号码户主非本人需在粘贴单上说明情况，运营管理部确认后方可报销；无情况说明一律不予报销。1、电话费年度总额控制，根据上月实际消费，次月去营业厅打印有计费周期的正规发票方可报销，预存话费一律不予报销。3、报销人只能报销一个通讯费号码4、办理服务E通的员工需按照报销额度选定服务E通套餐，超过额度选用套餐的，超额部分员工个人承担。第20页/共89页2.4：车辆费用报销私车公用费用报销必须资料2、车辆发票1、私车公用费用报销审批表第二章：员工个人费用报销3、其他相关附件公车费用报销必须资料2、车辆发票1、公车车辆费用报销汇总表3、公用车辆行走记录表4、公车油料/修理费200元未开增值税发票清单（若已开增值税发票则无需此表）第21页/共89页2.4.1：车辆费用报销注意事项私车公用第二章：员工个人费用报销2.4.1.1 私车公用费用报销前提A、通过私车公用审批，从审批通过之日起享受私车公用相关政策；B、按要求和规定额度购买车辆保险及续保、按要求将相关车辆信息录入车辆信息管理平台；C、车辆费用的申请人和车辆的持有人必须一致。2.4.1.2 私车公用费用报销注意事项A、增值税抵扣联不得粘贴，不得折叠，“抵扣联”轻轻拿曲别针卡在票据上面或背面。B、保险费需保险公司开具正规发票，保单上传车辆平台。C、油费金额与车辆里程相符、维修费需附维修记录或清单。D、员工过年（或其他紧急情况）开车回长沙，需经营销公司分管领导审批方可报销费用，费用报销标准按员工差旅费中交通费报销标准执行。第22页/共89页2.4.2：车辆费用报销注意事项公车费用第二章：员工个人费用报销2.4.2.1 公车费用必须由分公司指定人员报销，一台车当月费用不得由多人交替报销；公车报销：除封面与私车不同，必须附“出行记录表”，以及修理费审批手续外，其他票据粘贴要求一致；注：1、右方红色标注的必须填写 2、“增值税专用发票”税额分开填列1、左边红色标准部分必须填写完整2、增值税专用发票税额请单独填列在第5项“增值税税金”一列3、公用车辆，单次维修费2000元的，由部门负责人审批；2000元单次维修费4000元，由经办人提出,部门负责人审核,行政部负责人审批；单次维修费4000元，由经办人提出,部门负责人审核,行政部负责人审核,分管领导审批。第23页/共89页2.4.2：车辆费用报销注意事项公车费用第二章：员工个人费用报销2.4.2.2 公车出行记录表附1：公车出行记录表：此表必须与实际情况一致；公里数必须属实；车辆通行费、停车费必须与票据金额一致；“用车人签字”处必须有用车人签字。注意：公车无出车记录表，一律不予报销！出车记录与通行费核对不上，不予报销！附2、租赁车行车记录表：第24页/共89页第二章：员工个人费用报销2.4.3.1 私车公用费用报销汇总表粘贴要求私车公用费用报销汇总表车牌号要准确无误本月公里数要准确无误，依据此来核实油表数及油耗标准2.4.3：车辆费用票据粘贴注意事项私车&公车第25页/共89页2.4.3：车辆费用票据粘贴注意事项私车&公车第二章：员工个人费用报销2.4.3.2 车辆油料费粘贴规范及注意事项票据要按时间先后顺序粘贴；车辆油料费也需要开公司全称抬头，且是机打抬头，如下方画红圈部分。加油200元以上，若是公车一律开具增值税专用发票；不能开具专用发票的，必须出具“未能开具专用发票”原因说明报分公司经理审批后方可报销。私车油料费用不强求一定要开专用发票。第26页/共89页2.4.3：车辆费用票据粘贴注意事项私车&公车第二章：员工个人费用报销2.4.3.3 车辆通行费、停车费粘贴规范及注意事项1、按时间先后顺序粘贴；2、所有车辆因违章、违规造成的罚款或滞纳金等一律不予报销。3、报销私车公用费用人员，在所辖区域出差不再报销交通费，离所辖区域200公里以外出差，可报销差旅费，不占用私车额度。4、停车费小票“付款单位”或“客户名称”处必须填写“中联重科股份有限公司”全称，如有遗漏，退回自行补填。付款方要写公司全称；付款日期需填写完整第27页/共89页第二章：员工个人费用报销2.4.3.4 车辆修理费粘贴规范及注意事项1、车辆修理费，必须附“维修清单”，要求维修清单上面的印章与发票一致。备注：只有配件无工时，且在发票上列明配件名称的，可以不付清单。2、公用车辆，单次维修费2000元的，由驻外分公司经理（副经理）审批；2000元单次维修费4000元，由经办人提出,营销公司负责人审核,行政部负责人审批；单次维修费4000元，由经办人提出,营销公司负责人审核,行政部负责人审核,行政分管领导审批。2.4.3：车辆费用票据粘贴注意事项私车&公车第28页/共89页第二章：员工个人费用报销2.5：配件运输费配件运输费报销必须资料2、正规发票（200元需开增值税专用发票）3、运输交接单或发货货运单或运费结算明细表1、个人费用报销汇总表第29页/共89页第二章：员工个人费用报销2.5：配件运输费报销注意事项1、分公司与当地运输单位签订合同，年度合同大于3万元，需报总部内控部审核；合同应当明确主要辐射区域，明确运输两点间按多少公里数计算，以及计价方式，报总部审批，作为以后结算依据；2、库管员开出配件运输交接单并委托运输公司托运配件；配件到达目的仓库，目的仓库库管接受货物并在运输交接单上签收；3、报销人提交运输交接单或发货货运单或运费结算明细表，交库管员（或中心库主任）审核后，交分公司副经理复核其业务发生的真实性；依据合同约定的价格，责任人应当仔细核对交接单和运输结算明细表，不得重复结算；4、空运费经分公司负责人审核，由分管领导审批。5、对于已签订年度合同的运输单位，原则上要求对公付款，即分公司提交经分公司经理（副经理）审批通过的付款请领单以及运费结算明细表交总部费用会计对运输单位直接付款。第30页/共89页目目 录录1 第四章：总部审批费用第四章：总部审批费用4 3 第一章：费用结算流程第一章：费用结算流程2 第二章：员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销 第三章：办事处费用第三章：办事处费用5 第八章：营改增注意事项第八章：营改增注意事项8 7 第五章：票据粘贴规范及票据识别第五章：票据粘贴规范及票据识别6 第六章：发票管理要求第六章：发票管理要求 第七章：供应商往来结算第七章：供应商往来结算 第九章：费用预提第九章：费用预提4第31页/共89页第三章：办事处费用报销3.1：办公费 3.2：水电气费 3.3：房屋租赁费3.4：后勤费 3.5：会议费办事处费用报销 3.6：三包、外购配件、技改费用 3.7：其他日常费用第32页/共89页第三章：办事处费用报销3 办事处费用报销必备资料办事处费用报销必须资料2、正规发票（其中修理费、办公物资购买费200元需开增值税专用发票）1、办事处日常费用报销汇总表3、其他相关附件资料第33页/共89页第三章：办事处费用报销范围：包括文印、文具、邮寄费、电脑耗材以及办公其他费用。3.1：办公费办公其他费用报销必须资料3、明细清单2、办公费发票（200元需开增值税专用发票）4、领料单1、办事处日常费用报销汇总表第34页/共89页第三章：办事处费用报销3.1.1：办公费报销注意事项4、领料人在此处签字领 料 单领料单位：请领：年 月 日发料：年 月 日序号名称规格型号用途请 领实 发备注单位数量数量单价金额合计发料单位主管发料领料单位主管领料2、办公用品报销必须附购买清单及领料单。领料单如右侧图所示，下侧签字要求完整。3、网点负责人在发料人处签字1、发票开具为概念性物品，如文具、办公用品等必须附“清单”，要求清单上盖章与发票一致。第35页/共89页第三章：办事处费用报销3.1.1：办公费报销注意事项4、如图所示，文具、办公用品此类明细了物品的不用附清单第36页/共89页第三章：办事处费用报销3.1.1：办公费报销注意事项章要求一致如图所示：概念性的未明确具体实物的费用必须附清单.要求清单盖章与发票一致：第37页/共89页第三章：办事处费用报销3.1.2：办公费报销注意事项邮寄费1、如图所示，邮寄费需要附清单报销。清单可以是月结机打清单或者是手写汇总清单附顺丰底单一起报销，清单要求盖章。2、邮寄费用大200元要求对方开具增值税专用发票；特殊情况未开具，写明情况，报分公司经理批准方可报销。第38页/共89页第三章：办事处费用报销3.2：水电气费1、水电费、燃气费必须提供正规发票，户名和住址必须与我们房屋租赁合同约定的一致，发票要求开具“中联重科股份有限公司”特殊情况无法取得相应的水电气费发票（如物业管理公司只有小区整体交水电气费发票），可以凭物业管理公司出具盖章的收据以及小区整体水电气发票复印件加盖发票专用章报销。2、水电气费报销金额以每月应收金额为准，非实收金额，违约金不予报销。正规发票予以报销，国家电网的收据需要换成发票报销第39页/共89页第三章：办事处费用报销3.3：房屋租赁费房屋租赁费报销必须资料3、合同审批表2、房屋租赁合同4、房东身份证复印件或组织机构代码证5、正规发票6、转账电汇凭证1、办事处日常费用报销汇总表第40页/共89页第三章：办事处费用报销3.3：房屋租赁费报销注意事项1、网点所有房屋首次租赁或变更应经销服运营管理室审批，协议应在总部备案，同时商务助理建立有关房屋租赁的协议档案，未经公司认可的租房协议、续租协议或退房协议，一律不予报销；2、年度预算外的房屋租赁，需由分管领导审批；3、物业费、取暖费、房屋中介费：必须在“房屋租赁审批表”报批时注明“中介费XXX元”等字样，报销时，将“审批表”和正规中介发票一并附起方可；4、房租协议中涉及的年租金总额大于3万元（含）的，需寄回总部进行审计；5、申请资金计划的，必须转账给房东，报销时由资金计划借款人来报销此费用；6、房屋租金不管是走资金计划还是个人垫付都要求转账支付，凭转账凭证报销，现金支付不予报销；7、房屋合同签订内容必须与审批表一致，合同出租方姓名后必须填写房东身份证号码，同时摁手印确认，另合同出租方与发票提供方以及收款人名称必须一致。8、房屋租金及开票税金均要开具发票报销,所有房屋租赁费发票不能到不动产所在地（指县或县级单位）以外的地方开具租赁发票。第41页/共89页第三章：办事处费用报销3.4：后勤费后勤费报销必须资料3、后勤劳务合同审批表2、劳务合同4、后勤费发放明细清单5、正规发票1、办事处日常费用报销汇总表第42页/共89页第三章：办事处费用报销3.4.1：后勤费报销注意事项1、驻外分公司与劳务中介公司所签订的公对公格式合同（详见驻外大区网点建设管理办法附件）都必须加盖三章，即：合作双方合同章、公司审计章（年费用超过3万元的，低于3万元的合同除外），并由劳务中介公司开具正规劳务发票，否则将一律不予报销后勤人员费用。2、后勤费用付款，分公司需指定专人向销服运营管理室管理员（杨帆）提交付款申请单及后勤人员明细清单经分公司经理及营销公司部门负责人审批后方可付款。第43页/共89页第三章：办事处费用报销3.5：会议费1、会议费报销必须资料2、会议呈批件或会议通知（呈批件中含会议费的预算开支情况，需营销分管领导审批）3、会议实际与预算对表4、会议签到表1、办事处日常费用报销汇总表5、会议费发票2、会议费报销注意事项第44页/共89页第三章：办事处费用报销3.6 3.6 三包、外购配件、技改费用三包无单独封面若费用计入分公司则采用第一个，在第5项空白区填写“三包费用”报销；若费用计入总部则采用第二个封面，在“其他人员”“其他”旁边填写“三包费用”报销；第45页/共89页第三章：办事处费用报销 1、报销必要资料：配件出入出库单、三包赔偿鉴定单（有客户签字）、呈批件、正规发票。若属于维修费等不涉及配件，无须提供“配件出入库单”，但其他附件资料缺一不可 技改费用报销，发票后附技改函即可。粘贴单后需注明客户名称和主机编号。2、报销呈批件 三包费用在呈批领导时，一定要注明三包的类型，在呈批件上体现出来。类型包括以下几种：三包期外三包、三包质量问题赔偿配件、三包索赔返回配件、三包服务问题赔偿配件、三包商务赔偿。呈批件上未注明三包类型，财务将退回票据，不予处理 呈批件上要呈批费用承担部门，费用计营销公司总部或计分公司或计沅江汉寿，要有明确批示。费用计入沅江或汉寿的：发票抬头必须是“中联重科股份有限公司沅江分公司”或“湖南中联重科混凝土机械站类设备有限公司”，且呈批件必须有其第一负责领导签字方可，否则无法报销。200元的修理、外购配件等费用需开具增值税专用发票。3.6.1 三包、外购配件、技改费用报销要求第46页/共89页第三章：办事处费用报销3.7：其他日常费用其他日常费用报销必须资料2、正规发票1、办事处日常费用报销汇总表3、其他相关附件资料1、其他日常费用报销举例：如中标服务费用报销，需提供投标保证金申请流程、中标合同中对于中标服务费用约定的文件，中标服务费用发票。2、其他未涉及的费用报销，将按公司财务收支审批细则及分公司细化的费用管控制度规定执行。第47页/共89页目目 录录1 第四章：总部审批费用第四章：总部审批费用4 3 第一章：费用结算流程第一章：费用结算流程2 第二章：员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销 第三章：办事处费用第三章：办事处费用5 第八章：营改增注意事项第八章：营改增注意事项8 7 第五章：票据粘贴规范及票据识别第五章：票据粘贴规范及票据识别6 第六章：发票管理要求第六章：发票管理要求 第七章：供应商往来结算第七章：供应商往来结算 第九章：费用预提第九章：费用预提4第48页/共89页第四章：总部审批专项费用报销4.1：市场推广费2、推广活动举办呈批件（呈批件中含推广费的预算开支情况）3、市场推广活动费用预算实际总结对比表4、推广活动签到表1、市场推广费报销汇总表5、会议费发票或其他正规发票及合同（协议）原件1、市场推广费报销必须资料2、市场推广费报销注意事项6、区域市场推广活动情况总结第49页/共89页第四章：总部审批专项费用报销4.2：信用与风控专项费用报销4.2.1：信用篇4.2.1.1：银行面签费用（此项费用14年计入分公司审批费用权限）4.2.1.2：抵押费用4.2.2：风控篇4.2.2.1：法官费用4.2.2.2：拖车费用4.2.2.3：过户费用4.2.2.4：诉讼、公告费4.2.2.5：风控专项借支第50页/共89页第四章：总部审批费用报销4.3：保障中心租赁费抵款费用报销1、单个合同3万元以上的应当进行审计，非标合同还需法务审核。2、保障中心租赁立项报告，以及合同。3、发票开具单位必须与合同签订单位一致，且发票开具内容需与合同约定的发票类型一致。4、租赁费抵主机款或配件款，若合同中无约定，属于提前抵款，则需经过营销公司分管领导同意的提前抵款的呈批件。5、抵第三方设备款，需提供房东签字盖章的代付证明。第51页/共89页第四章：总部审批专项费用报销4.4：外部顶用泵车相关费用抵款的管理外部顶用泵车相关费用抵款的管理1、单个合同3万元以上的应当进行审计，非标合同还需法务审核。2、发票开具单位必须与合同签订单位一致，且发票开具内容需与合同约定的发票类型一致，若为修理费发票，则需要提供增值税专用发票。3、设备租赁合作合同、设备进场单、设备退场单、中联重科混凝土机械分公司设备租赁申请单。4、设备租赁属于有形动产租赁，若对方单位为增值税一般纳税人需提供设备租赁的增值税专用发票。第52页/共89页第四章：总部审批专项费用报销4.5：固定资产费用 固定资产是指单价在2000元以上，且使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、运输工具、及其他与生产、经营相关的设备、仪器、工具和使用期限在两年以上的非生产经营用设备和物品。PS:公司规定，单价在500元以上，2000元以下的计入“低值易耗品”，需建立“低耗品台帐”定期盘点。第53页/共89页第四章：总部审批专项费用报销4.5.1：固定资产费用报销注意事项款项直接付给供货单位的汇款申请单，注明收款单位名称、开户行、账号；收款单位组织机构代码证；固定资产采购呈批件；采购合同原件（在国美电器、苏宁电器之类商场购买的电器、能源类可以不用采购合同，其他都必须附采购合同；若固定资产金额超过20000元及以上，采购合同必须由审计部审批盖章；增值税专用发票；固定资产入账申请表。款项由经办人已垫付固定资产采购呈批件；采购合同原件（在国美电器、苏宁电器之类商场购买的电器、能源类可以不用采购合同，其他都必须附采购合同；若固定资产金额超过20000元及以上，采购合同必须由审计部审批盖章）；增值税专用发票；付款收据（若无法提供付款收据，可提供付款小票）；固定资产入账申请表。第54页/共89页目目 录录1 第四章：总部审批费用第四章：总部审批费用4 3 第一章：费用结算流程第一章：费用结算流程2 第二章：员工个人费用报销第二章：员工个人费用报销 第三章：办事处费用第三章：办事处费用5 第八章：营改增注意事项第八章：营改增注意事项8 7 第五章：票据粘贴规范及票据识别第五章：票据粘贴规范及票据识别6 第六章：发票管理要求第六章：发票管理要求 第七章：供应商往来结算第七章：供应商往来结算 第九章：费用预提第九章：费用预提4第55页/共89页5.1 票据粘贴规范第五章：票据粘贴规范及票据识别 5.1.1 粘贴范围：票据粘贴需在原始凭证粘贴单正面虚线框内粘贴，面积小的票据需在虚线框内根据分隔线分两行粘贴；票据不得超过粘贴单，超过部分，请将票据折叠整齐;5.1.2 票据顺序：票据需分类单独按时间顺序粘贴，即同一类别的票据（车费/住宿费/的士费等）从左往右按时间先后依次呈阶梯状粘贴，时间早的贴在最左边。注：不同类别的票不得粘贴在同一张粘贴单 5.1.3 粘贴工具：使用胶水粘贴，严禁使用订书针装订。票据尽量粘贴左边而不是左角，封面和粘贴单之间可在不超过左边虚线框粘贴。5.1.4 票据外观：粘贴后确保各单据均能较完整地翻开，所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辩以便审核。5.1.5 附件粘贴：所有附件（未开专票清单等文件）按主件的排列顺序附在最后，不要夹杂在票据之中。呈批件、无电脑票清单等A4纸大小附件，与粘贴单右、上边严格对齐粘贴。第56页/共89页5.1 票据粘贴规范 5.1.6 粘贴单填写：每张粘贴单下方需填写完整，审核签字人在下方签字处签字即可。粘贴单背面须写明四项内容：费用类别、经手人、票据张数、总金额、证明人。5.1.7 票据报销时间：所有费用发生，员工需在活动结束后，30天内报销相关费用，对逾期未办且无合理原因的，从活动结束日起60天内未提交票据至财务的罚款100元/次，超过60天的罚款200元/次，超过90天的一律不予报销。（招待费、车辆费用等有额度控制的除外）5.1.8 票据要求：1）外来机打发票左上角“客户名称”或“付款单位”处必须填写“中联重科股份有限公司”全称，如有遗漏，经办人可将公司全称予以手工填写并加盖收款单位的“发票专用章”；无法达到上述要求，则根据税法相关规定，按发票金额的85%核报。（注：若费用不由混凝土公司承担，而是有沅江分公司或者汉寿分公司承担，则发票付款单位需填写对应的公司名称）2）定额发票“客户名称”或“付款单位”处必须补充填写“中联重科股份有限公司”全称（特别是车辆停车小票不要遗漏公司全称），如经常遗漏将退回补填。3）车辆油费、物资采购及修理修配等（200元以上）以及“营改增”范围费用应取得增值税专用发票。第五章：票据粘贴规范及票据识别第57页/共89页5.1 票据粘贴规范5.1.9 票据审核签字规范：票据封面以及票据粘贴单正面下方审核完后需要签字完整，漏签封面下方或者粘贴单下方签字处将退回补签字。5.1.10 票据合规：记载的内容不得涂改，如果金额有误，由出具单位重新开具或者更正，更正处应当加盖收款单位的“发票专用章”，经办人不得在原始发票上涂改；要注意防止假票,对假票将不予报销；凡报帐人员将任何票据号码剪去的，一律不予报销。总 原 则：厚度平衡、金额清晰、不超边界、便于翻阅审核和装订存档。第五章：票据粘贴规范及票据识别第58页/共89页5.2 票据识别-真假发票识别1看：看发票有效期限，是否已经过期；是否加盖“发票专用章”；2刮：刮发票密码 连续的发票号码，其发票密码是相同或者排序的均为假发票。3.查：电话查询或者上税务局网站查询 电话查询为最切实可行可靠的办法（查询方式为区号+12366）4辨：发票质量鉴别 假发票质地较差，用的纸张是普通纸，其印刷字体、荧光度与真发票相比都有质差，无税务水印防伪标志，即便有也印制不清或印制突出。5 核：机打的发票，打印出来的发票号码必须与发票水印上的号码一致，否则为无效票据。一般来说，机打发票假发票情况比较少，请尽量索取机打发票。第五章：票据粘贴规范及票据识别第59页/共89页5.2 票据识别-真假发票识别 范例第五章：票据粘贴规范及票据识别1、定额发票假票2、机打发票假票同一家店同一面值，且票据号连续的票据，发票密码一般不相同或者不连续。对于密码连续或者相同的定额发票，一般为假票，请上网查询真伪。机打发票中,机打的发票号码与发票上方印刷的发票号需一致,如果不一致为假票第60页/共89页5.2 票据识别-真假发票识别范例第五章：票据粘贴规范及票据识别须加盖收款单位的“发票专用章”，无发票专用章票据不予报销。如下图所示，发票红章非发票专用章不予报销。第61页/共89页1、公司公章 2、公司财务专用章3、公司发票专用章4、公司合同专用章双击右边按钮进入5.3 票据识别-印章类型识别第五章：票据粘贴规范及票据识别第62页/共89页6.1 发票种类1）、增值税专用发票2）、增值税普通发票3）、运费专票4）、税务局代开发票5）、定额发票6）、手写发票7）、机打发票8）、超市发票第六章：发票管理要求第63页/共89页6.2 发票开票信息（混凝土公司承担费用）单位名称：中联重科股份有限公司纳税人识别号：430104712194405地址及电话：长沙市岳麓区银盆南路361号 0731-88923701开户行及账号：中国建设银行长沙市溁湾支行中国建设银行长沙市溁湾支行账号：4300 1540 0610 5966 6666 说明：说明：发票证明的购销事项，收据证明的资金往来事项，不一定发生了购销行为。发票可以报销，收据不可以报销。沅江、汉寿承担的费用，发票抬头必须是“中联重科股份有限公司沅江分公司”或“湖南中联重科混凝土机械站类设备有限公司”，发票开票信息见附件。第六章：发票管理要求第64页/共89页6.3发票注意事项-增值税专用发票增值税专用发票注意事项：A:认证有效期180天，超过认证有效期，税款由责任人全额承担；B:一式三联（发票联、抵扣联、记账联）；C:可抵扣税金17%,11%,6%,3%；D:取得的可抵扣发票，应保持发票干净，抵扣联上不得留下签字印迹，不得随意折叠，以便税务部门进行防伪税控认证；E:我司开发票需给对方提供：1、一般纳税人资格证明认定表2、开票的详细资料（单位全称、税号、地址、电话、开户行及账号）第六章：发票管理要求第65页/共89页6.3 发票注意事项-增值税普通发票普通发票注意事项：A:无有效规定B:一式两联（发票联、记账联）C:不能抵扣税金D:我司开发票需给对方提供：正确的单位名称PS:能开专用发票的客户单位一定给我公司开具增值税专用发票。第六章：发票管理要求第66页/共89页6.3 发票注意事项-运费专用发票注意事项与增值税专用发票雷同第六