工信版（中职）数据库应用基础——Access6教学课件.ppt

YCF（中职）数据库应用基础Access6教学课件第第6章章 报表报表6.1 报表的概述报表的概述6.2 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表6.3 使用向导创建报表使用向导创建报表6.4 自动创建报表自动创建报表6.5 使用标签向导创建报表使用标签向导创建报表6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.7 报表的预览和打印报表的预览和打印下一页返回第第6章章 报表报表报表是报表是Access 2003的对象之一，它提供了按照所需方式显示数据库的对象之一，它提供了按照所需方式显示数据库信息的手段。报表的设计与窗体的设计有许多类似之处。它能根据用信息的手段。报表的设计与窗体的设计有许多类似之处。它能根据用户定义的规格输出格式化的数据信息。户定义的规格输出格式化的数据信息。上一页返回6.1 报表的概述报表的概述 6.1.1报表的组成报表的组成下面以下面以“罗斯文罗斯文”数据库为例介绍报表的基本概念。数据库为例介绍报表的基本概念。(1)“罗斯文罗斯文”数据库是数据库是Access自带的一个示例数据库，打开自带的一个示例数据库，打开“罗斯文罗斯文”数据库的方法如下。数据库的方法如下。在启动在启动Acress状态下，选择状态下，选择“文件文件”“打开打开”命令，调出命令，调出“打开打开”对对话框。话框。在在“文件类型文件类型”下拉列表框中选择下拉列表框中选择“Microsoft Office Access，在，在“查找范围查找范围”下拉列表框中按以下路径选择文件下拉列表框中按以下路径选择文件:C(安装安装Microsoft Office软件的盘符软件的盘符)Program Files MicrosoftOffice office sample Northwind，单击，单击“打开打开”按钮。按钮。下一页返回6.1 报表的概述报表的概述注意注意:在上面的又件夹下面还保存着几个其他数据库又件，都是在上面的又件夹下面还保存着几个其他数据库又件，都是Access自带的示例数据库。自带的示例数据库。这时屏幕上出现了一个介绍这时屏幕上出现了一个介绍“罗斯文罗斯文”数据库的提示对话框，如数据库的提示对话框，如图图6-1所示，单击其中的所示，单击其中的“确定确定”按钮。这时屏幕上出现了两个对话框，按钮。这时屏幕上出现了两个对话框，Northwind:数据库数据库”对话框对话框(如如图图6-2所示所示)和和“主切换面板主切换面板”对话框对话框(如如图图6-3所示所示)。其中其中“主切换面板主切换面板”对话框处于激活状态，这个面板也是一个数据库的对话框处于激活状态，这个面板也是一个数据库的直接用户所面对的面板。要注意，打开的直接用户所面对的面板。要注意，打开的“罗斯文罗斯文”数据库是数据库是Access 2003文件格式。文件格式。Northwind:数据库数据库”就是一个数据库窗口，这里面就是一个数据库窗口，这里面包括数据库的所有内容。包括数据库的所有内容。上一页 下一页返回6.1 报表的概述报表的概述(2)打开打开“罗斯文罗斯文”数据库，在数据库，在“对象对象”列表中单击列表中单击“报表报表”对象，双击对象，双击“各各类产品类产品”报表，可以打开它的报表，可以打开它的“打印预览打印预览”视图如视图如 图图6-4所示。所示。单击工具栏上的单击工具栏上的“视图视图”按钮，可以切换到设计视图，如按钮，可以切换到设计视图，如 图图6-5所示。所示。由由 图图6-5 中可以看到，报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主中可以看到，报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。报表页眉。只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次。报表页眉。只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次。报表页眉用来记录关于此报表的一些主题性信息。报表页眉用来记录关于此报表的一些主题性信息。页面页眉。只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信页面页眉。只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信息。息。上一页 下一页返回6.1 报表的概述报表的概述主体。包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一主体。包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细信息。条记录的详细信息。页面页脚。出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信页面页脚。出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信息。息。报表页脚。只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等信息。报表页脚。只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等信息。6.1.2报表与窗体报表与窗体报表中的大部分内容是从表查询或报表中的大部分内容是从表查询或sql语句中获得的，它们都是报表语句中获得的，它们都是报表的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处之处，两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处在于在于:报表不能用来输入数据，而在窗体中可以输入数据报表不能用来输入数据，而在窗体中可以输入数据;报表只有报表只有“设设计计”和和“打印预览打印预览”两种视图。两种视图。上一页返回6.2 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表使用报表向导可以简单、快速地创建报表，但创建的报表格式比较单使用报表向导可以简单、快速地创建报表，但创建的报表格式比较单一，有一定的局限性。为了创建具有独特风格、美观实用的报表，要一，有一定的局限性。为了创建具有独特风格、美观实用的报表，要使用设计视图来设计报表。使用设计视图来设计报表。1.报表中控件的种类报表中控件的种类利用设计视图创建报表主要是向报表中添加控件。报表控件通常可分利用设计视图创建报表主要是向报表中添加控件。报表控件通常可分为以下为以下3种。种。(1)非结合控件非结合控件:与数据表中的数据无关的控件。与数据表中的数据无关的控件。(2)结合控件结合控件:表或查询中的数据字段。表或查询中的数据字段。(3)计算控件计算控件:报表中用于进行计算的控件，例如总计、小计等。报表中用于进行计算的控件，例如总计、小计等。2.用设计视图创建报表的方法用设计视图创建报表的方法在在Access中用设计视图创建报表的具体操作步骤如下。中用设计视图创建报表的具体操作步骤如下。下一页返回6.2 使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表(1)打开数据库窗口。选择打开数据库窗口。选择“报表报表”一一“在设计视图中创建报表在设计视图中创建报表”命令，调命令，调出报表的设计视图，如出报表的设计视图，如 图图6-6所示。在设计视图窗口中右击这个窗口，所示。在设计视图窗口中右击这个窗口，调出快捷菜单。在弹出的快捷菜单中选择调出快捷菜单。在弹出的快捷菜单中选择“报表页眉报表页眉/页脚页脚”菜单命令，菜单命令，在报表中添加报表的页眉和页脚两部分内容，如在报表中添加报表的页眉和页脚两部分内容，如 图图6-7所示。所示。(2)下面可以根据需要为报表添加一些控件，在下面可以根据需要为报表添加一些控件，在“报表页眉报表页眉”和和“页面页页面页眉眉”中利用工具箱中的中利用工具箱中的“标签标签”按钮建立标签，并在标签中输入文字，按钮建立标签，并在标签中输入文字，如如“学生信息学生信息”。在。在“主体主体”中用鼠标从字段列表框中拖入需打印显示的中用鼠标从字段列表框中拖入需打印显示的字段。结果如字段。结果如 图图6-8所示。所示。注意注意:此处应添加数据源，添加方法与第此处应添加数据源，添加方法与第5章在窗体中添加数据源的方章在窗体中添加数据源的方法相同，不再赘述。法相同，不再赘述。(3)单击工具栏上的单击工具栏上的“打印预览打印预览”按钮按钮 ，便可以得到如，便可以得到如 图图6-9所示的所示的报表了。报表了。返回6.3 使用向导创建报表使用向导创建报表报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access 2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。(1)打开数据库窗口中，单击打开数据库窗口中，单击“报表报表”对象，在对象，在“报表报表”对象窗口中，双击对象窗口中，双击“使用向导创建报表使用向导创建报表”选项，调出选项，调出“报表向导报表向导”对话框之一，如对话框之一，如图图6-10所示。所示。(2)单击单击“表表/查询查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表，从中选择创建窗体所需使用的表和窗体。选择创建窗体所需使用的表和窗体。(3)在在“可用字段可用字段”列表框中选择字段，单击列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到右半部按钮，将其添加到右半部分的分的“选定的字段选定的字段”列表中。列表中。下一页返回6.3 使用向导创建报表使用向导创建报表(4)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“报表向导报表向导”对话框之二，如对话框之二，如 图图6-11 所示，所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。加清晰。(5)在在 图图6-11中，可以单击中，可以单击“分组选项分组选项”按钮，调出按钮，调出“分组间隔分组间隔”对话框，对话框，如如 图图6-12所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定确定”按按钮，返回到图钮，返回到图6一一11所示的报表向导。所示的报表向导。(6)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“报表向导报表向导”对话框之三，如对话框之三，如 图图6-13所示。所示。在在“报表向导报表向导”对话框中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作对话框中，选择排序次序，可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。为排序和汇总的依据，排序可以选择升序或降序。(7)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“报表向导报表向导”对话框之四，如对话框之四，如 图图6-14所示所示在这个对话框中，可以确定布局和方向。在这个对话框中，可以确定布局和方向。上一页 下一页返回6.3 使用向导创建报表使用向导创建报表(8)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“报表向导报表向导”对话框之五，如对话框之五，如 图图6-15所示。所示。在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择在这个对话框中确定报表所用样式，本例中选择“随意随意”样式。样式。(9)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“报表向导报表向导”对话框之六，在这个对话框中对话框之六，在这个对话框中为报表命名。为报表命名。(10)单击单击“完成完成”按钮就可以成功创建报表，所创建的报表如按钮就可以成功创建报表，所创建的报表如 图图6-16所所示。示。上一页返回6.4 自动创建报表自动创建报表如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一如果对格式要求不高，只需要看到报表中的数据，则可以快速创建一个简单的报表。使用个简单的报表。使用Access自动创建报表的步骤如下。自动创建报表的步骤如下。(1)打开数据库窗口，选择打开数据库窗口，选择“报表报表”对象。对象。(2)在数据库窗口中，单击工具栏上的在数据库窗口中，单击工具栏上的“新建新建”按钮，调出按钮，调出“新建报表新建报表”对对话框，如话框，如 图图6-17所示。所示。(3)选择选择“自动创建报表自动创建报表:纵栏式纵栏式”选项，在下面的下拉列表框中选择数选项，在下面的下拉列表框中选择数据的来源表。单击据的来源表。单击“确定确定”按钮，即可完成报表的创建工作，预览效果按钮，即可完成报表的创建工作，预览效果如如 图图6-18所示。所示。返回6.5 使用标签向导创建报表使用标签向导创建报表标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使用多列的方法。具体操作步骤如下。因此制作标签一般都是使用多列的方法。具体操作步骤如下。(1)在数据库窗口中选择报表，单击工具栏上的在数据库窗口中选择报表，单击工具栏上的“新建新建”按钮，调出按钮，调出“新新建报表建报表”对话框，选择对话框，选择“标签向导标签向导”选项，在下面的数据来源下拉列表选项，在下面的数据来源下拉列表框中选择框中选择“学生学生”表，如表，如 图图6-19所示。所示。(2)单击单击“确定确定”按钮，调出按钮，调出“标签向导标签向导”对话框之一，如对话框之一，如 图图6-20所示，所示，从中选择标签的型号、尺寸和生产厂商。从中选择标签的型号、尺寸和生产厂商。图图6-20中选择了中选择了“A一一ONE”厂商和厂商和“28171型号的标签。型号的标签。(3)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“标签向导标签向导”对话框之二，如对话框之二，如 图图6-21所示。所示。在该对话框中，可对文本外观的字体、字号、粗细及颜色进行设置。在该对话框中，可对文本外观的字体、字号、粗细及颜色进行设置。下一页返回6.5 使用标签向导创建报表使用标签向导创建报表(4)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“标签向导标签向导”对话框之三，如对话框之三，如 图图6-22所示。所示。在此对话框中确定标签的显示内容。在此对话框中确定标签的显示内容。(5)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“标签向导标签向导”对话框之四，如对话框之四，如 图图6-23所示。所示。在此对话框中可以选择一个或多个字段对标签进行排序。在此对话框中可以选择一个或多个字段对标签进行排序。(6)单击单击“下一步下一步”按钮，调出按钮，调出“标签向导标签向导”对话框之五，如对话框之五，如 图图6-24所示。所示。在此对话框中输入报表的名称，同时选中在此对话框中输入报表的名称，同时选中“查看标签的打印预览查看标签的打印预览”单选单选按钮。按钮。(7)单击单击“完成完成”按钮，结果如按钮，结果如 图图6-25所示。所示。上一页 返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计前面分别介绍了如何利用向导和设计视图来创建一个简单的报表，我前面分别介绍了如何利用向导和设计视图来创建一个简单的报表，我们还可以创建功能更加强大的报表，例如向报表中添加多种控件、使们还可以创建功能更加强大的报表，例如向报表中添加多种控件、使用报表进行数据的计算、排序和汇总。用报表进行数据的计算、排序和汇总。6.6.1在报表中添加控件在报表中添加控件报表的全部信息都包含在控件中。同窗体一样，报表的控件包括报表的全部信息都包含在控件中。同窗体一样，报表的控件包括标签、文本框、列表框、组合框、复选框、选项按钮、选项组、标签、文本框、列表框、组合框、复选框、选项按钮、选项组、图像、绑定与未绑定对象框、子窗体图像、绑定与未绑定对象框、子窗体/子报表等控件，这些控件可以通子报表等控件，这些控件可以通过报表过报表“设计视图设计视图”中的中的“工具箱工具箱”进行调用。进行调用。报表控件同窗体一样也分为绑定型和非绑定型。绑定控件与基表或查报表控件同窗体一样也分为绑定型和非绑定型。绑定控件与基表或查询中的字段相关联。非绑定控件没有数据来源，可以显示信息、询中的字段相关联。非绑定控件没有数据来源，可以显示信息、线条、矩形框及图像等。线条、矩形框及图像等。下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计1.添加标签添加标签报表中标签用来显示一些内容固定的说明性文字，分为独立标签和附报表中标签用来显示一些内容固定的说明性文字，分为独立标签和附加标签两种。其中附加标签是附加在某一控件上的标签，是创建该控加标签两种。其中附加标签是附加在某一控件上的标签，是创建该控件的同时添加的。例如，在报表上添加文本框的同时也创建了附加标件的同时添加的。例如，在报表上添加文本框的同时也创建了附加标签。下面介绍如何在报表中添加一个签。下面介绍如何在报表中添加一个“学生自然情况报表学生自然情况报表”字样的独立字样的独立标签。此标签只需显示在报表的第一页，其他页不显示，所以应把此标签。此标签只需显示在报表的第一页，其他页不显示，所以应把此标签添加到报夫页眉中标签添加到报夫页眉中(若需要每一页都异示此标琴若需要每一页都异示此标琴.应添加到页面页应添加到页面页眉中眉中)操作步骤如下。操作步骤如下。(1)在报表的在报表的“设计视图设计视图”中打开相应的报表。中打开相应的报表。(2)选择选择“视图视图”菜单中的菜单中的“报表页眉报表页眉/页脚页脚”命令，使之处于选定状态，命令，使之处于选定状态，为报表添加上为报表添加上“报表页眉报表页眉/页脚页脚”。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(3)单击工具箱中的单击工具箱中的“标签标签”按钮。若屏幕上无工具箱，可在按钮。若屏幕上无工具箱，可在“视图视图”菜单菜单中选择中选择“工具箱工具箱”命令或单击工具栏上的工具箱按钮。命令或单击工具栏上的工具箱按钮。(4)在报表页眉的合适位置上单击，出现标签，输入相应的文本。添加在报表页眉的合适位置上单击，出现标签，输入相应的文本。添加独立标签后的空白报表如独立标签后的空白报表如 图图6-26所示。所示。2.添加文本框添加文本框文本框分为非结合文本框和结合文本框两种。非结合文本框也称未绑文本框分为非结合文本框和结合文本框两种。非结合文本框也称未绑定文本框，一般用于显示固定不变的信息定文本框，一般用于显示固定不变的信息;结合文本框主要用于显示某结合文本框主要用于显示某个表、查询中包含的数据。在报表中添加非结合文本框的方法如下。个表、查询中包含的数据。在报表中添加非结合文本框的方法如下。(1)在报表的在报表的“设计视图设计视图”下打开相应的报表。下打开相应的报表。(2)单击工具箱中的单击工具箱中的“文本框文本框”按钮。按钮。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(3)在需要放置文本框的位置单击，系统在此位置创建一个默认大小的在需要放置文本框的位置单击，系统在此位置创建一个默认大小的非结合文本框。如非结合文本框。如 图图6-27所示，所示，“文本文本1;”为附加标签，为附加标签，“未绑定未绑定”为为非结合文本框，其中所显示的文字可以修改。非结合文本框，其中所显示的文字可以修改。在报表中添加结合文本框的方法如下。在报表中添加结合文本框的方法如下。(1)在在“设计视图设计视图”下打开报表。下打开报表。(2)在确定已为报表设置记录来源的情况下，单击工具栏中的字段列表在确定已为报表设置记录来源的情况下，单击工具栏中的字段列表按钮，打开按钮，打开“学生学生”表的字段列表。表的字段列表。(3)在字段列表中选择要添加到报表中的字段。在此选择在字段列表中选择要添加到报表中的字段。在此选择“学号学号”、“姓姓名名”和和“出生日期出生日期”等字段，将它们一起拖到报表的等字段，将它们一起拖到报表的“主体主体”节中。节中。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计需要说明的是需要说明的是:在选择字段时按住在选择字段时按住Shift键可以选择连续的多个字段键可以选择连续的多个字段;按按住住Ctrl键可以选择不连续的多个字段。创建文本框时，自动为每一个键可以选择不连续的多个字段。创建文本框时，自动为每一个文本框创建一个默认的附加标签。若不满意其中的文字，可以直接在文本框创建一个默认的附加标签。若不满意其中的文字，可以直接在附加标签中修改。附加标签中修改。除了标签与文本框以外，在报表中也可以应用列表框、组合框、图像除了标签与文本框以外，在报表中也可以应用列表框、组合框、图像等其他控件。需要说明的是等其他控件。需要说明的是:一般报表的形式是一般报表的形式是“表格式表格式”，即在每一页，即在每一页的顶端显示各字段名称，中间横向显示一条条的记录。设计时应把各的顶端显示各字段名称，中间横向显示一条条的记录。设计时应把各字段名称所在的附加标签放在页面页眉中，而把放置字段具体的值的字段名称所在的附加标签放在页面页眉中，而把放置字段具体的值的控件放在报表的主体中，当然用户也可以根据具体的需要设计不同的控件放在报表的主体中，当然用户也可以根据具体的需要设计不同的显示方式。显示方式。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.6.2在报表中修改控件在报表中修改控件1.删除控件删除控件删除控件操作非常简单，只要在报表的删除控件操作非常简单，只要在报表的“设计视图设计视图”窗口单击要删除的窗口单击要删除的控件，使之处于选定状态，再按控件，使之处于选定状态，再按Delete键即可。使用键即可。使用Shift键可以选择键可以选择多个控件，此时按多个控件，此时按Delete键将删除多个控件。键将删除多个控件。2.修改控件中的文本信息修改控件中的文本信息单击要修改的控件，再单击之，使之处于编辑状态，可以修改其中的单击要修改的控件，再单击之，使之处于编辑状态，可以修改其中的文本信息。修改结束后按回车键或单击该控件以外的其他位置，即完文本信息。修改结束后按回车键或单击该控件以外的其他位置，即完成该控件的修改操作。成该控件的修改操作。设置控件中文本格式、移动控件、调整控件大小及对齐控件的方法与设置控件中文本格式、移动控件、调整控件大小及对齐控件的方法与在窗体中相同。在窗体中相同。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计3.修改控件属性修改控件属性修改控件的属性，可以选择控件后右击，在弹出的快捷菜单中选择修改控件的属性，可以选择控件后右击，在弹出的快捷菜单中选择“属性属性”命令，弹出控件属性对话框。直接双击控件也可以打开相应的命令，弹出控件属性对话框。直接双击控件也可以打开相应的属性对话框。在该对话框中可以对控件的各种属性进行修改。以下列属性对话框。在该对话框中可以对控件的各种属性进行修改。以下列出了几种控件属性的功能。出了几种控件属性的功能。(1)“控件来源控件来源”。用于设置作为控件源的字段或表达式。用于设置作为控件源的字段或表达式。(2)“可见性可见性”。可以控制控件在报表中是否可见。可以控制控件在报表中是否可见。(3)“小数位数小数位数”。控制在报表中小数点后所要显示的位数。控制在报表中小数点后所要显示的位数。(4)“垂直显示垂直显示”。确定是否垂直显示文本。确定是否垂直显示文本。此外，通过此外，通过“格式格式”选项卡中的各种颜色及样式属性可以修改控件的外选项卡中的各种颜色及样式属性可以修改控件的外观。观。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.6.3在报表中对记录进行介组与排序在报表中对记录进行介组与排序在实际应用中，往往需要将报表中的记录按某些字段或表达式进行排在实际应用中，往往需要将报表中的记录按某些字段或表达式进行排序，以使用户查找记录数据比较方便。下面通过例题说明如何对报表序，以使用户查找记录数据比较方便。下面通过例题说明如何对报表中的记录按字段或表达式进行排序。中的记录按字段或表达式进行排序。【例】对前面生成的【例】对前面生成的“学生信息学生信息”报表首先按报表首先按“姓名姓名”进行分组并按降序进行分组并按降序排序，并相同时按排序，并相同时按“出生日期出生日期”进行升序排序。进行升序排序。具体操作步骤如下。具体操作步骤如下。(1)在数据库窗口中单击在数据库窗口中单击“对象对象”下的下的“报表报表”，选择，选择“学生信息学生信息”报表，然报表，然后单击数据库窗口工具栏上的后单击数据库窗口工具栏上的“设计设计，按钮盆设计，按钮盆设计，在设计视图中，在设计视图中打开该报表。打开该报表。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(2)单击工具栏上的单击工具栏上的“排序与分组排序与分组”按钮作，显示按钮作，显示“排序与分组排序与分组”对话框，如对话框，如 图图6-28所示。所示。(3)在在“字段字段/表达式表达式”列的第列的第1行的空白处单击，再单击右侧的下三角按行的空白处单击，再单击右侧的下三角按钮。在显示的字段列表中选择钮。在显示的字段列表中选择“姓名姓名”字段后，在字段后，在“排序次序排序次序”列的第列的第1行将显示行将显示“升序升序”。单击。单击“排序次序排序次序”列的第列的第1行中的任何位置，再单击行中的任何位置，再单击右侧的下三角按钮，从列表中选择右侧的下三角按钮，从列表中选择“降序降序”。如果想要设置对记录进行。如果想要设置对记录进行分组分组(例如本例例如本例)，则要将，则要将“组属性组属性”中的中的“组页眉组页眉”或或“组页脚组页脚”设置为设置为“是是”，否则在报表的各分组之间没有分隔空间。在对某个分组字段的，否则在报表的各分组之间没有分隔空间。在对某个分组字段的“组组页眉页眉”或或“组页脚组页脚”值设置为值设置为“是是”后，后，“排序与分组排序与分组”对话框中该字段名对话框中该字段名的左侧的行选定器的左侧的行选定器(即小方框即小方框)将出现分组标识符号回。本例将将出现分组标识符号回。本例将“姓名姓名”字段的字段的“组页脚组页脚”设置为设置为“是是”。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(4)按照上面的方法，在按照上面的方法，在“字段字段/表达式表达式”列的第列的第2行的空白处单击，再单行的空白处单击，再单击右侧的下三角按钮。在显示的字段列表中选择击右侧的下三角按钮。在显示的字段列表中选择“出生日期出生日期”字段后，字段后，在在“排序次序排序次序”列的第列的第2行将显示行将显示“升序升序”。(5)单击对话框右上角的单击对话框右上角的“关闭关闭”按钮，关闭按钮，关闭“排序与分组排序与分组”对话框。单击对话框。单击“打印预览打印预览”按钮，屏幕显示所创建的报表如按钮，屏幕显示所创建的报表如 图图6-29所示，该报表将记所示，该报表将记录按录按“类别类别”的值进行分组，其间用空白隔开，的值进行分组，其间用空白隔开，“姓名姓名”降序相同时按降序相同时按“出生日期出生日期”进行升序排序。进行升序排序。注意注意:在对记录进行排序时，在对记录进行排序时，“排序与分组排序与分组”对话框的第对话框的第1行字段或表达行字段或表达式具有最高的排序优先级，第式具有最高的排序优先级，第2行具有次高的排序优先级，行具有次高的排序优先级，依此类推。在报表中最多可以按依此类推。在报表中最多可以按10个字段或表达式进行排序。另外，个字段或表达式进行排序。另外，对字符型字段进行排序时，英文字符按对字符型字段进行排序时，英文字符按ASCII码进行比较，而汉字字码进行比较，而汉字字符按汉字的机内码进行比较。可以对报表只排序不分组。符按汉字的机内码进行比较。可以对报表只排序不分组。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计下面对下面对 图图6-28“排序与分组排序与分组”对话框中的各项作一简单介绍。对话框中的各项作一简单介绍。(1)组页眉用于在记录分组的开头放置信息，如分组名称或分组总计组页眉用于在记录分组的开头放置信息，如分组名称或分组总计数。当设置该属性为数。当设置该属性为“是是”时，创建组页眉，而设置时，创建组页眉，而设置“否否”时，则删除组时，则删除组页眉。页眉。(2)组页脚用于在记录分组的结尾放置信息，例如分组名称或分组总计组页脚用于在记录分组的结尾放置信息，例如分组名称或分组总计数。当将数。当将“组页脚组页脚”属性设置为属性设置为“是是”时，创建组页脚，而设置为时，创建组页脚，而设置为“否否”时，时，则删除组页脚。则删除组页脚。(3)分组形式指定对数据的分组方式。可用的选项取决于分组字段的数分组形式指定对数据的分组方式。可用的选项取决于分组字段的数据类型，如果是按照表达式分组，将显示对所有数据类型的所有选项。据类型，如果是按照表达式分组，将显示对所有数据类型的所有选项。(4)组间距为分组字段或表达式的值指定有效的组间距。组间距为分组字段或表达式的值指定有效的组间距。(5)保持同页指定是否在一页中打印组的所有内容。保持同页指定是否在一页中打印组的所有内容。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计在在“排序与分组排序与分组”对话框中，对于字符型的分组字段，其对话框中，对于字符型的分组字段，其“分组形式分组形式”值值还可以选取为还可以选取为“前缀字符前缀字符”，此时将按字段值的前，此时将按字段值的前n个字符值进行分组。个字符值进行分组。其中其中n由由“组间距组间距”值来确定。如果将值来确定。如果将 图图6-28 中的中的“分组形式分组形式”置为置为“前前缀字符缀字符”，将，将“组间距组间距”置为置为1，则记录将按字段，则记录将按字段“类别类别”的第的第1个字符值个字符值进行分组。进行分组。在在“排序与分组排序与分组”对话框中，对于日期型的分组字段，其对话框中，对于日期型的分组字段，其“分组形式分组形式”值值还可以选取为还可以选取为“年年”、“季季”、“月月”、“周周”、旧旧”、“时时”和和“分分”。此时如。此时如果果“组间距组间距”值为值为n，则记录将按每，则记录将按每n个个“分组形式分组形式”值的区间进行分组。值的区间进行分组。在在“排序与分组排序与分组”对话框中，对于自动编号对话框中，对于自动编号(AutoNumber)字段、货币字段、货币(Currency)字段或数字字段或数字(Number)字段，其字段，其“分组形式分组形式”值可以选取为值可以选取为“每一个值每一个值”和和“间隔间隔”。如果选取。如果选取“间隔间隔”，记录将按，记录将按“组间距组间距”确定的区确定的区间进行分组。间进行分组。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.6.4使报表中的每组都另起一行或另起一列使报表中的每组都另起一行或另起一列在一个进行分组的多列报表中，各个组往往连续显示。为了使报表显在一个进行分组的多列报表中，各个组往往连续显示。为了使报表显示数据更清楚，有时需要使每个组另起一行或另起一列。示数据更清楚，有时需要使每个组另起一行或另起一列。具体操作步骤如下。具体操作步骤如下。(1)创建一个报表，并以一个字段或表达式对记录进行分组，然后将报创建一个报表，并以一个字段或表达式对记录进行分组，然后将报表设置为多列格式。表设置为多列格式。(2)在报表的设计视图中，双击组页眉或组页脚的节选定器来显示其属在报表的设计视图中，双击组页眉或组页脚的节选定器来显示其属性表，如性表，如 图图6-30所示。单击所示。单击“新行或新列新行或新列”属性框右边的下三角按钮，属性框右边的下三角按钮，从列表中可以选择如下值。从列表中可以选择如下值。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计 无无(默认值默认值)。行或列的分隔点取决于。行或列的分隔点取决于“页面设置页面设置”对话框中的页面设对话框中的页面设置和页面上的可用空间。置和页面上的可用空间。节前。节前。Access将在新的一行或列中打印当前节将在新的一行或列中打印当前节(正在设置属性的节，正在设置属性的节，例如组页眉例如组页眉)，而在同一行或列中打印下一节，例如，而在同一行或列中打印下一节，例如“主体主体”节。节。节后。节后。Access将在当前行或列中打印当前节，例如组页眉，而在将在当前行或列中打印当前节，例如组页眉，而在下一行或列中打印下一节，例如下一行或列中打印下一节，例如“主体主体”节。节。节前和节后。节前和节后。Access将在新的一行或列中打印当前节，例如组页将在新的一行或列中打印当前节，例如组页眉，而在下一行或列中打印下一节，例如眉，而在下一行或列中打印下一节，例如“主体主体”节。节。(3)关闭关闭“节节”属性对话框，切换到报表的属性对话框，切换到报表的“打印预览打印预览”视图查看设置的效视图查看设置的效果。果。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.6.5创建计算控件创建计算控件报表中的所有信息都包含在控件中，数值计算的信息也不例外。要在报表中的所有信息都包含在控件中，数值计算的信息也不例外。要在报表中进行数值计算，首先要创建用于计算的控件。下面通过例题来报表中进行数值计算，首先要创建用于计算的控件。下面通过例题来说明创建计算控件的方法。说明创建计算控件的方法。【例】在【例】在“设备管理设备管理”数据库中，创建数据库中，创建“设备费用设备费用”查询，其中包括查询，其中包括“编编号号”、“名称名称”、“价格价格”和费用和费用”四个字段，然后以该查询为数据源创建四个字段，然后以该查询为数据源创建一个报表，在该报表中计算每个设备的总花费，即一个报表，在该报表中计算每个设备的总花费，即:价格价格+维修费用。维修费用。具体操作步骤如下。具体操作步骤如下。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(1)在在“设备管理设备管理”数据库窗口中，单击数据库窗口中，单击“对象对象”下的下的“报表报表”，利用，利用“报表报表向导向导”以以“设备费用设备费用”查询为数据源创建查询为数据源创建“设备费用设备费用”报表，报表的每条报表，报表的每条记录包含记录包含“编号编号”、“名称名称”、“价格价格”和和“费用费用”四个字段。四个字段。(2)在报表设计视图中打开该报表，确保控件工具箱显示在屏幕上。在报表设计视图中打开该报表，确保控件工具箱显示在屏幕上。(3)单击工具箱上的单击工具箱上的“文本框文本框”按钮按钮 ，在报表，在报表“主体主体”节的空白处单击，节的空白处单击，一个带有标签的文本框将出现在单击的位置，如一个带有标签的文本框将出现在单击的位置，如 图图6-31所示。所示。(4)将文本框附带的标签更改为将文本框附带的标签更改为“设备总花费设备总花费”，在文本框中输入表达式，在文本框中输入表达式:=价格价格+费用费用。或者右击文本框，从快捷菜单中选择。或者右击文本框，从快捷菜单中选择“属性属性”命令打命令打开文本框的属性表，接着在开文本框的属性表，接着在“数据数据”选项卡或选项卡或“全部全部”选项卡的选项卡的“控件来控件来源源”属性框中输入表达式，或单击属性框中输入表达式，或单击“生成器生成器”按钮到打开表达式生成器，按钮到打开表达式生成器，利用该表达式生成器生成前面的表达式。利用该表达式生成器生成前面的表达式。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计(5)保存对报表的设计更改，切换到打印预览视图中查看设计的计算控保存对报表的设计更改，切换到打印预览视图中查看设计的计算控件的效果。件的效果。注意注意:在计算控件中输入的每个表达式前都要加上等号在计算控件中输入的每个表达式前都要加上等号(=)运算符。文运算符。文本框是常用来显示计算数值的控件类型，如本例所使用的文本框，其本框是常用来显示计算数值的控件类型，如本例所使用的文本框，其实也可以使用任何有实也可以使用任何有“控件来源控件来源”属性的控件。属性的控件。如果要对报表中每一条记录的数据进行计算并显示计算值，应将计算如果要对报表中每一条记录的数据进行计算并显示计算值，应将计算控件添加到控件添加到“主体主体”节中，就像本例所做的那样。节中，就像本例所做的那样。上一页 下一页返回6.6 报表的高级设计报表的高级设计6.6.6在报表中计算总计值或平均值在报表中计算总计值或平均值如果不是对报表中每一条记录的数据进行计算并显示计算值，而是要如果不是对报表中每一条记录的数据进行计算并显示计算值，而是要计算所有记录或一组记录的总计值或平均值，就不能将计算控件添加计算所有记录或一组记录的总计值或平均值，就不能将计算控件添加到到“主体主体”节中，而应将计算控件添加到报表页眉或报表页脚中，或者节中，而应将计算控件添加到报表页眉或报表页脚中，或者添加到组页眉或组页脚中。添加到组页眉或组页脚中。【例】在【例】在“设备管理设备管理”数据库中，以前面生成的数据库中，以前面生成的“设备费用设备费用”报表为基报表为