access计算机二级教程报表.pptx

本章要点掌握设计报表的方法，掌握创建报表的操作方法，掌握报表的使用方法，了解报表的组成，了解将窗体转换为报表的操作方法，了解创建其它报表的操作方法。第1页/共25页第第9 9章章 报表报表 9.1 概述概述 9.1.1 报表的功能报表的功能 报表的是数据库中数据通过屏幕显示或打印输出的特报表的是数据库中数据通过屏幕显示或打印输出的特有形式。有形式。报表的作用是用于数据的输出。报表的作用是用于数据的输出。9.1.2 报表的视图报表的视图 Access的报表操作提供了的报表操作提供了3 3种视图：种视图：设计视图：用于创建和编辑报表的结构；设计视图：用于创建和编辑报表的结构；打印预览：用于查看报表的页面数据输出形态；打印预览：用于查看报表的页面数据输出形态；版面预览：用于查看报表的版面设置。版面预览：用于查看报表的版面设置。第2页/共25页第第9 9章章 报表报表9.1.3 报表的结构报表的结构报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚报表通常由报表页眉、页脚、页面页眉、页脚、组页眉、页脚及主体及主体7部分组成，这些部分称为报表的部分组成，这些部分称为报表的“节节”，每个，每个“节节”都都有其特定的功能。有其特定的功能。报表各节的分布如图所示：报表各节的分布如图所示：报表选择器报表选择器第3页/共25页9.1.4 报表的类型报表的类型报表主要分为报表主要分为4种类型：种类型：纵栏式报表纵栏式报表(窗体报表窗体报表)表格式报表表格式报表图表报表图表报表标签报表标签报表第4页/共25页9.2 创建报表创建报表9.2.1 使用自动报表创建报表使用自动报表创建报表 操作步骤如下：操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）选择）选择“报表报表”为操作对象，按为操作对象，按“新建新建”按钮，进入按钮，进入“新建报表新建报表”窗口。窗口。（3）选择创建报表所需的数据源，）选择创建报表所需的数据源，再选择再选择“自动创建报表：纵栏式自动创建报表：纵栏式”，系统将自动创建一个系统将自动创建一个纵栏式的报表。纵栏式的报表。若选择若选择“自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式”。系统将自动创建一个表格式的报表。系统将自动创建一个表格式的报表。（4）保存报表，结束报表的创建。）保存报表，结束报表的创建。第5页/共25页9.2.2 使用使用“报表向导报表向导”创建报表创建报表 操作步骤如下：操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）选择）选择“报表报表”为操作对象，按为操作对象，按“新建新建”按按钮，进入钮，进入“新建报表新建报表”窗口。窗口。（3）选择创建报表所需的数据源，再选择）选择创建报表所需的数据源，再选择“报报表向导表向导”，进入，进入“报表向导报表向导”窗口。窗口。（4）确定）确定“报表报表”所需的字段，再按所需的字段，再按“下一步下一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”下一窗口。下一窗口。（5）选择报表的分组级别，再按）选择报表的分组级别，再按“下一步下一步”按按钮，进入钮，进入“报表向导报表向导”下一窗口。下一窗口。第6页/共25页（6）选择报表中数据的排列顺序，再按）选择报表中数据的排列顺序，再按“下下一步一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”下一窗口。下一窗口。（7）选择创建报表的布局方式，再按）选择创建报表的布局方式，再按“下一下一步步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”下一窗口。下一窗口。（8）选择创建报表的样式，再按）选择创建报表的样式，再按“下一步下一步”按钮，进入按钮，进入“报表向导报表向导”下一窗口。下一窗口。（9）输入）输入“报表报表”标题，再按标题，再按“完成完成”按钮，按钮，保存并预览报表，结束报表的创建。保存并预览报表，结束报表的创建。第7页/共25页l9.2.3 使用使用“图表向导图表向导”创建图表报创建图表报表表 创建图表报表，其操作步骤如下：创建图表报表，其操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）在）在“数据库数据库”窗口，选择窗口，选择“报表报表”为操作对为操作对象，按象，按“新建新建”按钮。按钮。（3）在）在“新建报表新建报表”窗口，选择数据来源，再选窗口，选择数据来源，再选择择“图表向导图表向导”，再按，再按“确定确定”按钮。按钮。（4）在）在“图表向导图表向导”窗口，选择并定义图表所需窗口，选择并定义图表所需的数据字段、图表类型、图表的布局方式、图表的数据字段、图表类型、图表的布局方式、图表的标题等参数。的标题等参数。（5）保存并预览报表，结束图表报表的创建）保存并预览报表，结束图表报表的创建。第8页/共25页实例实例1：学生选课成绩查询：学生选课成绩查询第9页/共25页9.2.4 使用使用“标签向导标签向导”创建标签报创建标签报表表p创建标签报表，其操作步骤如下：创建标签报表，其操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）在）在“数据库数据库”窗口，选择窗口，选择“报表报表”为操作为操作对象，按对象，按“新建新建”按钮。按钮。（3）在）在“新建报表新建报表”窗口，选择数据来源，再窗口，选择数据来源，再选择选择“标签向导标签向导”，再按，再按“确定确定”按钮。按钮。（4）在）在“标签向导标签向导”窗口，选择并定义图表所窗口，选择并定义图表所需的数据字段、标签类型、标签的布局方式、需的数据字段、标签类型、标签的布局方式、标签的标题等参数。标签的标题等参数。第10页/共25页实例实例2：教师信息表标签：教师信息表标签第11页/共25页9.2.5 使用使用“设计视图设计视图”创建报表创建报表p操作步骤如下：操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）选择）选择“查询查询”为操作对象，按为操作对象，按“新建新建”按钮，进按钮，进入入“新建查询新建查询”窗口。窗口。（3）选择）选择“设计视图设计视图”，进入，进入“选择查询选择查询”窗口。窗口。（4）设计查询，保存查询（）设计查询，保存查询（学生基本情况表学生基本情况表），返回），返回“数据库数据库”窗口。窗口。（5）选择）选择“报表报表”为操作对象，按为操作对象，按“新建新建”按钮，进按钮，进入入“新建报表新建报表”窗口。窗口。（6）选择）选择“设计视图设计视图”，进入，进入“报表报表”窗口。窗口。（7）选择创建报表所需的数据来源（）选择创建报表所需的数据来源（学生基本情况表学生基本情况表），确定，确定“报表报表”所需的字段，再利用工具箱中的工具所需的字段，再利用工具箱中的工具按钮，向报表中添加所需的控件。按钮，向报表中添加所需的控件。（8）保存并预览报表，结束报表的创建。）保存并预览报表，结束报表的创建。第12页/共25页9.3 编辑报表编辑报表9.3.1 设计报表格式设计报表格式(1)(1)在在“设计视图设计视图”中打开报表；中打开报表；(2)(2)再选择要更改格式的对象，可以是整个报表，也可再选择要更改格式的对象，可以是整个报表，也可以是某个节或控件；以是某个节或控件；(3)(3)选择选择“格式格式”“”“自动套用格式自动套用格式”命令，或单击工命令，或单击工具栏上的具栏上的“自动套用格式自动套用格式”按钮，弹出按钮，弹出“自动套用格自动套用格式式”对话框；对话框；(4)(4)再报表自动套用格式中选择一种需套用到格式再报表自动套用格式中选择一种需套用到格式(单单击击“选项选项”，可以指定字体、颜色等，可以指定字体、颜色等)(5)(5)也单击也单击“自定义自定义”按钮，可以自定义一种套用格式。按钮，可以自定义一种套用格式。第13页/共25页9.3.2 修饰报表修饰报表 添加背景图案添加背景图案添加当前日期和时间添加当前日期和时间 文本框中控件来源属性为日期或时间的计算文本框中控件来源属性为日期或时间的计算表达式，即表达式，即:=Date()或或Time()添加页码添加页码 文本框中控件来源属性为页码的计算表达式文本框中控件来源属性为页码的计算表达式:如果打印总页码表达式如果打印总页码表达式：=“共共”&Pages&“页页”添加分页符添加分页符第14页/共25页9.3.3 创建多列报表创建多列报表创建多列报表的操作步骤如下：创建多列报表的操作步骤如下：(1)(1)在在“设计视图设计视图”中打开报表；中打开报表；(2)(2)选择选择“文件文件”“”“页面设置页面设置”命令，打开命令，打开“页面设置页面设置”对话框；对话框；(3)(3)在在“页面设置页面设置”对话框中，选择相应的对话框中，选择相应的“列列”中的中的“列数列数”。第15页/共25页9.4 报表的高级应用报表的高级应用p9.4.1 报表的排序和分组报表的排序和分组1.报表的排序报表的排序2.报表的分组报表的分组第16页/共25页 操作步骤如下：操作步骤如下：（1）打开数据库。）打开数据库。（2）选择）选择“报表报表”为操作对象，打开报表（为操作对象，打开报表（教师信息教师信息表表），进入），进入“报表报表”窗口。窗口。（3）选择）选择“视图视图”菜单，再选择菜单，再选择“排序与分组排序与分组”命令，命令，打开打开“排序与分组排序与分组”窗口。窗口。（4）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组）选择指定的字段为分组字段，在组属性里设置组页眉为页眉为“是是”，再指定记录排序字段。，再指定记录排序字段。（5）关闭）关闭“排序与分组排序与分组”窗口，返回到窗口，返回到“报表报表”窗口，窗口，可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉。可以看到在报表中增加了一个以分组字段为名的页眉。（6）打开）打开“文件文件”菜单，选择菜单，选择“另存为另存为”命令，保存命令，保存报表。报表。（7）预览报表，结束对报表进行的排序与分组的操作。）预览报表，结束对报表进行的排序与分组的操作。第17页/共25页9.4.2 使用计算控件使用计算控件1.报表添加计算控件报表添加计算控件 2.报表统计计算报表统计计算第18页/共25页1.报表添加计算控件：报表添加计算控件：n 计算控件的计算控件的“控件来源控件来源”属性是以属性是以“=”为为开头的计算表达式，利用计算表达式：比如开头的计算表达式，利用计算表达式：比如 =Year（Date（）（）-Year（出生日期出生日期）得到计算结果并输出显示。得到计算结果并输出显示。n 文本框是最常用的计算控件。文本框是最常用的计算控件。第19页/共25页2.报表统计计算：报表统计计算：n 在主体节内添加计算控件。在主体节内添加计算控件。n 在组页眉在组页眉/页脚区内或报表页眉页脚区内或报表页眉/页脚区内页脚区内添加计算字段。利用添加计算字段。利用Access提供的内置函数：提供的内置函数：比如：比如：Count函数完成计数；函数完成计数；Sum函数完成求和；函数完成求和；Avg函数完成求平均。函数完成求平均。第20页/共25页实例实例3：学生基本情况表：学生基本情况表分组和计算年龄分组和计算年龄第21页/共25页9.4.3 创建子报表创建子报表实现主报表和子报表同步，必须满足：实现主报表和子报表同步，必须满足：主报表和子报表的数据源必须先建立一对一主报表和子报表的数据源必须先建立一对一或一对多的关系；或一对多的关系；主报表的数据源是基于带有主关键字的表，主报表的数据源是基于带有主关键字的表，而子报表的数据源则是基于带有与主关键字而子报表的数据源则是基于带有与主关键字同名具有相同数据类型的字段的表。同名具有相同数据类型的字段的表。1.在已有报表中创建子报表在已有报表中创建子报表2.添加子报表添加子报表3.链接主报表和子报表链接主报表和子报表第22页/共25页实例实例4：学生选课成绩查询：学生选课成绩查询注意：链接主报表注意：链接主报表(学号学号)和子报表和子报表(学号学号)应建立表应建立表间关系间关系第23页/共25页9.5 报表的预览和打印报表的预览和打印 页面设置页面设置 预览报表预览报表 打印报表打印报表第24页/共25页