精工股份文件控制程序.docx

精工股份文件控制程序 精工股份文件掌握程序 EMS程序文件 ISO14000手册 1 目的 为了使文件、资料的发放和治理能有效地掌握，能保证在环境治理体系运行中的各个场所，使用相应文件的有效版本，并且能够准时地从全部发放场所撤消作废的文件，建立文件掌握程序。 2 适用范围 本程序适用于公司环境治理体系文件的掌握。 3 职责 3.1总经理负责批准环境治理手册、程序文件、作业指导书与方针、目标指标等; 3.2环境治理者代表负责审核环境手册、程序文件、作业指导书和目标指标等; 3.3综合办公室负责公司环境治理体系文件的编制，负责环境治理体系文件的发放、更改、回收的治理和掌握; 3.4各科室负责本科室内部环境治理体系文件的治理。 4 程序 4.1文件的编制、批准和公布 4.1.1文件的分类 a、 环境治理手册 b、 环境治理程序 ISO14001：1996标准所要求的形成文件的程序; 公司为确保环境治理体系过程的有效筹划、运行和掌握所需的文件，详见程序文件名目 c 、第三层次文件 治理制度 外来文件或者资料 d、第四层次文件 记录：体系运行产生的各种记录。 4.1.2文件的编写与审批 4.1.2.1各类文件的编制与起草部门，对其所起草的文件都必需经过规定的责任人员审核和批准前方能公布。 文件类别 编 制 审 核 批 准 环境手册 综合办公室 环境治理者代表 总经理 程序文件 综合办公室 环境治理者代表 总经理 作业指导书 综合办公室/各相关部门 环境治理者代表 总经理 内审报告 综合办公室 环境治理者代表 总经理 治理评审报告 综合办公室 环境治理者代表 总经理 4.1.2.2环境体系文件应保持清楚，语句应通顺，易于理解和参照执行。 4.1.2.3文件应说明文件编制的目的、使用范围、相应职责详细的要求(和程序)、所需的记录等。 4.1.2.4文件中应注明相应参考文件的名称，以利于检索，综合办公室应编制并定期更新各类文件的受控清单，以便于执行部门检索。 4.2文件的编号方法 4.2.1 环境治理手册的编号 ZJDA-EMS-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理手册 4.2.2 程序文件 ZJDA-EP-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系程序文件 4.2.3 作业指导书 ZJDA-EWG-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系作业指导书 4.2.4 记录 ZJDA-ER-XX-X 版本号(A、B、依次类推) 挨次号(01、02、依次类推) 浙江盾安精工股份环境治理体系记录 4.2.5 版本标识 版本标识采纳数字递增方法，最初版表示为“A.0”，每修订1次，版本号递增0.1，当文件修改局部大于1/3时，文件应换版，版本号也向前递增。 4.3文件的配置和发放 4.3.1环境治理体系文件(手册、程序文件、作业指导书)由综合办公室统一发放。 4.3.2文件发放部门，应填写文件发放回收登记表并对受控文件注分发号，收文部门签收，收文部门应填写部门使用文件记录，以便确认。 4.4文件受控与非受控 4.4.1受控文本指对文本的每一次修订、换版，负责进展修订的部门，需通知文本的持有者，并同时对其特有的文本进展相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般用于公司内部治理。 4.4.2非受控文本指对文本一切修订、换版，负责进展修订的部门不需通知文本持有者，也不需进展相应的修改、换版和回收的文本。非受控文本一般用于学习和沟通。 4.4.3受控文本盖“受控”章，非受控文本盖“非受控”章。 4.4.4受控的环境治理体系相关文件有： (1)环境手册 (2)程序文件 (3)作业指导书(包括操作规程、监测规程等) 4.5体系文件的评审 4.5.1体系文件在运行过程中或在内审和外审发觉的不符合，由提出部门填写文件修改记录，交综合办公室对修改内容文件组织原编制审核批准人员进展会签后发放各部门进展其他受控文件相关内容的修改。 4.5.2每年的治理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进展评审。 4.6文件的更改和修订 4.6.1当EMS文件在运行过程中或在内审治理评审和审核认证过程中，发觉不符合时应准时予以改正。 4.6.2对文件有异议的部门，应填写信息沟通记录，交综合办公室，如需评审，由综合办公室组织相关部门进展审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。 4.7文件换版和作废 4.7.1当体系文件经屡次更改或进展大幅度修改时，体系文件应进展换版，版本号4.1.5条款进展变化。 4.7.2作废文件，盖“作废”章，如为积存学问予以保存，则应加盖“作废保存”章，作废的环境治理体系文件，各部门整理后，交档案室归档。 4.8文件的借阅、保管、保管期限及销毁 4.8.1的借阅 文件的借阅需填写文件借阅登记表，经治理者代表批准方可借阅。借阅者应在指定日期 归还文件，到期不归还者由办公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丧失或损坏。 4.8.2境手册、程序文件、作业指导书的原件(包括每次修订的原件)由综合办公室保管，各部门负责现行有效环境治理体系文件的保管工作。 4.8.3文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入文件和资料销毁清单，不定期组织销毁。受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交综合办公室处理，不受控的文件及资料各部门不定期自行处理。 5 记录 5.1环境治理体系文件名目表 5.2部门使适用受控文件清单 5.3EMS文件收发记录表 5.4文件变更申请记录表 5.5文件借阅登记表 5.6文件销毁记录表 5.7文件审批表 物业经理人：.pmceo.Com