公文基础知识讲座.ppt

公文基础知识讲座公文基础知识讲座(2005(2005年年6 6月月)安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室一、公文的概述一、公文的概述 （一）什么叫公文（一）什么叫公文 公文的定义：公文就是公务文书。它是指机关、团体企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。公文又称文书材料，或称文件。安徽省电信公司办公室 （二）公文的类别（二）公文的类别 公文就其使用的范围而言，可以分为两大类，即专用公文和通用公文。1、专用公文：是由具有专门职能机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。安徽省电信公司办公室 如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定的领域和范围内使用。安徽省电信公司办公室 2、通用公文：、通用公文：通行于各机关、团体、企事业单位中，如命令、指示、决定、通知、请示、报告等。它们使用的范围较为普遍。我们通常所说的公文，实际上是指通用公文。安徽省电信公司办公室 （三）公文的特点：（三）公文的特点：公文明显不同于报刊、图书、资料等书面文字材料。具体说来，公文主要有如下特点:有鲜明的政治性；有鲜明的政治性；有法定的作者；有法定的作者；有法定的权威性有法定的权威性;有特定的格式；有特定的格式；有现实的效用有现实的效用。安徽省电信公司办公室 （四）（四）公文的主要作用：公文的主要作用：公文是传达、贯彻党和国家方针、政策以及上级机关有关规定，联系和处理各级机关公文的一种工具。具体说来，公文有以下几个方面的作用。领领领领导导导导和和和和指指指指导导导导作作作作用用用用；规规规规范范范范和和和和制制制制约约约约作作作作用用用用；宣宣宣宣传传传传和和和和教教教教育育育育作作作作用用用用；沟沟沟沟通通通通和和和和信信信信息息息息作作作作用用用用 ；依据和凭证作用依据和凭证作用依据和凭证作用依据和凭证作用。安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室二、公文的格式二、公文的格式 公文都是有格式的，这是公文具有权威性和约束力在形式上的具体表现。它要求结构完整，标志准确、保持一致。安徽省电信公司办公室 省公司公文的格式，主要包括：版头、秘密等级、紧急程度、文件编号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位与时间等部分组成。公文的版式安徽省电信公司办公室 （一）公文的版头（一）公文的版头 正式文件（除公函外）的版头，由发文单位名称加“文件”二字构成；发文单位应当写全称或指定的规范化简称。联合行文的，主办单位应当排列在前。公文的版式安徽省电信公司办公室 （二）公文的秘密等级（二）公文的秘密等级 1、国国家家秘秘密密：分“绝密”、“机密”和“秘密”三种；保密期限除有规定外，分别不超过30年、20年和10年。绝密、机密公文应当标明份数序号，序号标印在公文首页的左上角。省公司一般不产生绝密件。例：秘密3年。公文的版式安徽省电信公司办公室 2 2、企业商业秘密：、企业商业秘密：企业商业秘密分“商密AAA”、“商密AA”和“商密A”三种；保密期限比照国家秘密期限。例：商密A 1年。公文的版式 安徽省电信公司办公室 （三）公文的紧急程度：（三）公文的紧急程度：公文的紧急程度分“特急”、“急件”两种；特急件的的确认，应以省公司领导签字为准。公文的版式安徽省电信公司办公室 （四）发文字号（四）发文字号 发文字号也就是公文的编号，包括单位（部门）代字、年份和序号。联合行文的只标明主办单位发文字号。1、省公司文件发文字号：例：安徽电信有限市经2005200号，以此类推。公文的版式 安徽省电信公司办公室 2、联合发文字号：例：省公司与省电信工会联合发文，安徽电信有限办200510号，以此类推。3、省公司部室发文字号：部室发文目前主要有两种，即部室简函和部室传真，发文字号为：电信有限人资（传），以此类推。公文的版式 安徽省电信公司办公室 （五）签发人（五）签发人 上报的公文应当在首页注明签发的省公司领导姓名。联合上报或经会签上报的公文，应同时注明相关部门签发或会签的领导姓名。签发人姓名与发文字号平行打印在公文红色间隔线上，字号居左，签发人居右。公文的版式 安徽省电信公司办公室 （六）公文的标题：（六）公文的标题：固定格式：关于+事由+公文文种 1、公文标题一般由发文单位名称（通常因版头上已有发文单位名称，可省略）、公文主要内容（事由）、文种三个要素组成。与字号之间空两行。例：关于召开各市分公司总经理座谈会的通知公文的版式 安徽省电信公司办公室 2、标题的文字力求准确、简要，除法规、规章名称的标题加书名号外，公文标题中间一般不用标点符号。批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。例：转发集团公司关于的通知公文的版式 安徽省电信公司办公室 3、标题应居中排列；人名、地名、词组不得分隔成两行；两行以上标题，一般按先长再短排列。公文的版式 安徽省电信公司办公室 （七）主送单位（七）主送单位 是指发文单位要求贯彻或研究、答复这份公文的受文单位。上级单位对下级单位发出的指示、通知、通报等，需要所属各单位都了解和执行的公文，叫普发公文。公文的版式 安徽省电信公司办公室 如：省公司对各市分公司、省直单位下发的公文。下级单位向上级单位报告、请示的公文，一般只写一个主送单位，不要多头主送，以免责任不清，延误问题的及时处理，如果需要两个以上的主送单位，一般应按系统先外后内，先大后小的顺序排列。与标题之间空一行。安徽省电信公司办公室 （八）公文的正文（八）公文的正文 是指公文的主体部分，是叙述公文的具体内容，为公文最重要的部分。公文的版式 安徽省电信公司办公室 （九）公文的附件（九）公文的附件 附件是指附属于正文的文件材料，也是公文的重要组成部分。公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。转发文件时，被转发的文件即是正件，不能称附件，正文之后无需标注附件字样。安徽省电信公司办公室 附件不可只写“附件如文”或“附件件”。附件原则上与正件一起打印、装订，应在附件左上角标注“附件”字样及附件序号数。安徽省电信公司办公室 （十）公文的印章（十）公文的印章 公文除会议纪要、签报外，均应当加盖印章，印章上不压正文，下压成文日期。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位都应加盖印章。安徽省电信公司办公室 （十一）成文时间（十一）成文时间 成文时间以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。公文的版式安徽省电信公司办公室 （十二）公文的附注（十二）公文的附注 公文的附注为选择项目，主要用于标注公文正文中不便标注的事项，如解释名词术语，说明公文加发单位等。安徽省电信公司办公室 （十三）公文的主题词（十三）公文的主题词 公文应当根据内容标注主题词，每个词组之间空1个汉字位置，词组中间不标符号，主题词最多不超过5个。安徽省电信公司办公室 （十四）抄送单位（十四）抄送单位 指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称。公文的版式安徽省电信公司办公室 （十五）印发单位与时间（十五）印发单位与时间 省公司公文的印发单位一律标印“安徽省电信有限公司办公室”，印发时间为打印完成时间。公文的版式安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个 问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室三、公文的行文规则三、公文的行文规则 行文规则也叫行文关系，指的是发文单位与收文单位之间的关系。按照文件的去向，可分为上行文、平行文、下行文：安徽省电信公司办公室 指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。指平行单位或不相隶属的单位之间的发文，如通知、函。指上级单位对所属下级单位的发文，如命令、决定、通知、通报、批复等。安徽省电信公司办公室 根据职权范围和隶属关系，省公司行文根据职权范围和隶属关系，省公司行文应遵循下列规则：应遵循下列规则：1、“请请示示”应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送领导个人。安徽省电信公司办公室 2、省公司与外部同级单位或部门可以联合行文；省公司部门不得与省公司外部的单位和部门联合行文。3、省公司向下属所有市电信分公司行文时，写成“各市电信分公司”；向部分市电信分公司行文时，依照长途电话区号排列顺序，写成“、市电信分公司”。安徽省电信公司办公室 4 4、省公司普发性公文的主送单位表述为“各市电信分公司，省公司直属单位”。5 5、向下级单位的重要行文，可以抄送省委、省政府相关部门，集团公司及其相关部门。6 6、省公司内部各部门不相互行文，不联合行文。安徽省电信公司办公室 7 7、凡有关工作涉及省公司内部两个或多个部门时，主办部门应主动征求会办部门的会签意见。省公司部门之间未能对有关问题协商一致时，一律不得各自行文。8 8、省公司直属单位不得以省公司名义行文；在特殊情况下，需要以省公司名义行文时，可采用代拟稿的方式，由省公司归口部门办理。安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室四、公文的划分与种四、公文的划分与种类类 （一）（一）公文的划分公文的划分 省省公公司司的的公公文文分分为为正正式式文文件件和和专专用用文文件两件两类类。1 1、正正式式文文件件：是指内容比较重要、格式完整、版头有发文机关名称的公文。省公司正式文件主要有3种：安徽省电信公司办公室 （1）安徽省电信有限公司文件 （2）安徽省电信有限公司函 （3）安徽省电信有限公司传真电报 （党组文件、直属机关党委文件、纪检组文件、省电信工会文件等另有规定）安徽省电信公司办公室 省公司正式文件的公文种省公司正式文件的公文种类类有有7 7种：种：1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员。2通知适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。3通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者通报情况。安徽省电信公司办公室 4报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况；提出意见或建议；答复上级机关的询问。5请示适用于向上级机关请求指示、批准。6批复适用于答复下级单位请示事项。7函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请示批准等。安徽省电信公司办公室 2 2、专用文件：、专用文件：是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。省公司的专用文件主要有6种：安徽省电信公司办公室 1任免通知适用于对省公司直接管理的领导者的任免、离休、退休。2调度令适用于省公司在紧急、重要的情况下，对限期完成的事项进行指令性调度。调度令下达至省公司下属单位，各单位必须无条件执行。3会议纪要适用于记载、传达会议精神和议定的事项。安徽省电信公司办公室4部室简函适用于本部门职责范围内的常规性事项，以部门名义办理的某些省公司职责范围的事项。5部室传真电报适用于省公司部门就本部门职责范围内的常规性事项，对省公司下属单位布置有关急办工作、告知有关紧急事项。6签报适用于省公司内部各部门向省公司领导汇报工作、反映情况和请求指示、批准。安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室 五、五、OAOA系统中公文的应用系统中公文的应用 （一）（一）OAOA系统的基本情况系统的基本情况 1、OA系统是2003年在省公司机关建成并投入使用;2、2004年完成向各市分公司、省公司直属单位和各县分公司的延伸。安徽省电信公司办公室 3、目前，省公司公文主要通过OA系统在网上流转、办理、交换、归档、直接发送。4、OA系统的主要功能：个人办公、公文处理、合同管理、绩效考核、电子邮件、领导信箱、电信信息、公共信息、个人助理、工程立项等，还实现了安全电子邮件USB棒身份认证系统的集成。安徽省电信公司办公室 （二）（二）OAOA系系统统公文公文处处理理应应把握好把握好四四个个问问题题 1、熟练掌握公文管理的工作流程。（1）公司收文工作流程 系统收文办理一般包括来文登记、批示、阅示、阅办、分办、承办、归档。安徽省电信公司办公室安徽省电信公司办公室 （2 2）公司发文工作流程）公司发文工作流程 公司发文一般包括拟稿、初核、会签、复核、审核、签发、编号、排版、校对、修订、盖章、归档等。安徽省电信公司办公室安徽省电信公司办公室 (2)部门发文工作流程部门发文工作流程 安徽省电信公司办公室 2 2、正确使用系统中的公司发文和部、正确使用系统中的公司发文和部室发文室发文 (1)(1)公司发文：主要有公司发文：主要有5 5种种：1安徽省电信有限公司文件2安徽省电信有限公司传真电报3安徽省电信有限公司函4安徽省电信有限公司会议纪要5联合发文安徽省电信公司办公室 (2)(2)部室部室发发文文：主要有：主要有2 2种种：1部室传真电报2部室简函安徽省电信公司办公室 3 3、正确运用系统中公文处理的正确运用系统中公文处理的分分发发、承承办办、分分办办等功能的作用。等功能的作用。（1）分发：分发：主要实现公文的传阅作用。（2）承办：承办：通常分为 承办部室：承办部室：主要是公文的执行部门；部门负责人需完成选择“分办”或“承办人”的操作。安徽省电信公司办公室 承办人：承办人：是指公文的具体执行人。注：具体执行人在完成了对公文的承办后，需要及时执行提交“归档”，为下一环节档案整理工作提供资源。（3）分办：）分办：主要针对部室领导的分工情况，实现公文按分工和职责进行分办处理的作用。安徽省电信公司办公室 4 4、充分发挥系统中重要通知、工作、充分发挥系统中重要通知、工作承办签、个人代理等功能的作用承办签、个人代理等功能的作用 （1）重要通知：）重要通知：实现了跨单位的信息发布功能，达到减少公文发文，起到了快速反映的作用。（是上级对下级的非正式公文关系）安徽省电信公司办公室 （2）工作承办签：）工作承办签：实现了垂直跨单位的经费、设备、项目等逐级审批功能。是非正式公文的快速审批流程。（是下级向上级的关系）（3）个人代理：）个人代理：主要实现个人职能和工作的委托代办功能。安徽省电信公司办公室 一、公文的概述 二、公文的格式 三、公文的行文规则 四、公文的划分与种类 五、OA系统中公文的应用 六、公文写作中应注意的几 个问题内容提要内容提要安徽省电信公司办公室 六、公文写作应注意的几个问题六、公文写作应注意的几个问题 （一）要符合党和国家的方针、政策、法律和上级机关的有关规定。（二）要符合客观实际，符合工作规律。安徽省电信公司办公室 (三）词章必须准确、严密、鲜明、三）词章必须准确、严密、鲜明、生动。生动。所谓词章，包括公文的结构、逻辑、文法和修辞等。具体地说，要注意以下几点：安徽省电信公司办公室 （1 1）条理要清楚。）条理要清楚。（2 2）文字要精练，篇幅要简短。）文字要精练，篇幅要简短。（3 3）遣词用句要准确）遣词用句要准确。（4 4）论理要合乎逻辑。）论理要合乎逻辑。（5 5）造句要合乎文法通俗易懂注意修辞。）造句要合乎文法通俗易懂注意修辞。（6 6）要正确使用标点符号。）要正确使用标点符号。安徽省电信公司办公室 （四）要符合保密制度的要求。（四）要符合保密制度的要求。尤其是在市场竞争十分激烈的情况下，保密工作越来越重要，稍有不慎，就可能给企业造成无法挽回的损失。我们在草拟公文中，一定要按照省公司保密委的有关要求，严格执行保密制度和保密规定，确保党和国家秘密的安全，确保企业秘密的安全。安徽省电信公司办公室 谢谢谢谢!安徽省电信公司办公室