集团公司档案管理各项制度.doc

档案库房管理制度为了确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，使之有效地为公司各项工作服务，科学地管理好档案，特制定库房管理制度。     一、对于档案库房的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则，着重做好“八防”工作和库房内温湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。     二、采取必要的措施，使库房内温度控制在1424，相对湿度控制在4560，库内安装温湿度表及空气调节设备，定期察看仪表并做好记录。     三、档案柜与墙壁保持一定距离，与有窗的墙面垂直，成排摆设，以便通风降湿。     四、采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。     五、档案库房要勤清扫，保持室内整洁卫生。加密封门窗，防止污染气体进入库房。六、库房内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带入库房。七、库房内配备适当的消防器材，并定期检查更换。八、库房内严禁吸烟及其它明火装置，严禁使用电炉，定期检查电器线路，确保安全用电。九、库房内安装白炽灯作人工照明光源，避免自然光源直射。十、库房有专人管理，借阅室与库房分开。十一、定期检查室藏全部档案，如实填写检查记录，发现问题，及时报告并采取相应措施。档案鉴定、销毁制度为了做好档案鉴定、销毁工作，更好地保护珍贵档案和重要档案，剔除失去价值的档案材料，特制定本制度。一、档案鉴定工作，就是甄别和鉴定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便把需要长久保存的档案，妥善地保存起来，准确地剔除无价值的档案材料。二、根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定，对档案进行定期鉴定，坚持实事求是的原则，从实际出发，正确判定档案价值。三、进行档案鉴定时，须由综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，采取直接鉴定的方法，逐卷逐件地审查文件，准确地进行分析，判定其价值，要以文件价值来确定其的保管期限。四、档案的销毁。档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已满失去保存价值而需要销毁的档案，都必须编制清册，报请有关领导批准后再销毁。五、销毁档案必须按指定地点销毁，派两个以上专人监销，并在销毁清册上签名盖章。档案保管工作制度档案是历史的真实记录，是党和国家的核心秘密和宝贵财富，为确保公司档案安全，特制定档案资料保管制度。一、档案室负责公司档案的管理工作，由各部门立卷，定期向档案室移交全部档案。二、对所保管的全部档案、资料，定期进行检查，发现问题及时报告，并做好档案安全情况记录，对已破损和模糊不清的文件，要及时修复和复制。三、档案柜、架要以库房为单位，统一编顺序号，档案资料科学排列，做到条理整齐。四、非档案室人员不得擅自进入档案库房，借（查）阅档案、资料，需经档案人员办好手续后，在阅档室等候查阅。五、档案库房内具有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等设施，确保档案、资料完好无损。六、档案工作人员对所保管的档案、资料要熟悉情况，掌握存放位置，做到查找利用迅速、准确。七、档案工作人员要严格执行岗位责任制，确保档案的安全档案利用制度一、档案工作人员应积极开展档案利用工作，积极开发档案信息资源，为公司各项工作服务。二、档案人员牢记服务宗旨，热情接待利用者。三、档案人员要创造条件开展多种形式的档案咨询服务。       四、编制多种查找、利用、检索工具和汇编资料，不断提高查全率、查准率。五、 档案人员要熟悉所保管档案的内容、数量和存放位置。    六、利用者要自觉遵守利用规定，并认真填写档案利用记录表。七、档案工作人员要正确处理好利用和保密的关系，充分发挥库存档案的作用，满足广大利用者的需要。档案保密制度档案室属公司的保密性部门，档案工作人员必须有高度的保密观念，严格保守党和国家、公司的秘密是档案工作者应有的职业道德，为了既能做好保密工作，又能做好档案的管理和使用工作，特制定如下保密制度。一、档案工作人员要有高度的责任心，严格执行关于档案的接收、管理、借阅、使用、统计、鉴定、销毁等制度，以法治档，认真履行审批、登记签字手续。二、对于机密、绝密档案指定专人保管。 三、非档案室工作人未经允许不得进入档案库房，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。四、档案工作人员不得私自摘抄和向外传播档案内容。五、工作中带有字迹的废纸、废件、重复件需经碎纸机处理、销毁，不得随意当垃圾倾倒。六、对于需要销毁的档案或材料必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两个人监销。七、档案工作人员必须注意档案库门、窗的关闭和上锁，档案库的钥匙未经领导批准，不得转借他人。八、档案室工作人员要经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。档案统计工作制度档案统计工作是档案业务工作中的一个重要环节，同时也是保证档案工作质量，提高档案业务水平的一项有效方法，为了及时了解和掌握档案工作的全过程，便于更好地开展档案工作，特制定本制度。一、建立健全统计台帐，按类别、按年度系统统计，建立档案移交登记簿、查（借）阅档案登记簿、利用效果登记簿、档案工作基本情况统计表等。二、按照上级主管部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。三、对各种登记、统计表册，要以高度负责的态度，认真进行填写，对档案的收进、移出、利用数量等情况，及时准确地进行统计。四、定期对统计数字进行综合分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，总结经验教训，不断提高工作水平。五、档案统计工作要严格执行中华人民共和国统计法,按照统计法的要求严肃认真的做好统计工作。底图保管、更改制度为使底图安全保管，便于利用，特制定底图保管、更改、补充制度。一、底图保管、更改、补充要严格贯彻档案工作基本原则，维护底图的完整和安全，便于保管和利用。二、底图按项目系统分类、排列，科学编号，条理有序，便于查找利用。三、采取有效的技术和方法，防止所存底图的损毁，最大限度地消除各种可能损毁底图不利因素的影响。四、不断改善存藏条件，提高底图修复技术，最大限度延长底图的使用寿命。五、底图的更改、补充既要保证底图的历史面貌，又要反映出更改、补充的现状和需要，采取划改、刮改或并用方法。六、不经批准，任何利用人不准更改底图。七、对需更改的图样，按照规定格式填写更改通知单，更改通知单应经档案负责人及有关部门按技术责任制的规定履行审签手续。八、底图修改后，必须补晒蓝图，保持底蓝图一致。档案复制制度  档案复制是档案利用服务的一种方式。为确保档案的安全、保密，又便于利用档案，特制定档案复制制度。一、档案室应积极开展档案复制服务工作，热情接待利用者。二、本公司人员复制档案资料，需经档案室负责人批准，方可进行复制。三、外单位人员复制档案资料，需持单位介绍信经档案分管领导批准，在档案人员监督下进行复制，并做好相关登记手续，不得将档案资料带出公司复制。四、有密级的档案材料利用复制时，由档案室负责人报请分管领导批准后，方可复制。五、有密级的复制件与原件具有同等的密级要求，严格控制复制份数。复制件妥善保存，用完及时交回档案室或经批准销毁。六、复制件加盖档案室章方可生效。文档工作流程图流 程 说 明文件形成各部门在文件运行前必须经档案室主任签署意见，并登记备案。收集文件材料各立卷单位齐全完整地收集所产生的文字、声像、图表等各种载体的文件材料，并分类存放，一个项目完成或一个年度结束后进行整理。划分保管期限根据档案保管期限表的要求，准确划分每件档案的保管期限。立卷、装订拆除金属物，修整破损文件材料，卷内文件进行编页，抄写卷内目录，填写卷内备考，按要求进行装订。移交填写移交目录（一式两份）向档案室移交。分类按照档案分类方案进行分类。排列按照文件材料重要程序，结合时间顺序排列编档号按照档案分类方案编写档号。编目编写分类目录、全引目录、卡片等检索工具。装盒将档案装盒、标注档号，填写盒内备考表。入库上架将档案按不同类别进行排列上架。档案室岗位责任制一、贯彻执行本单位档案工作标准和各项规章制度。二、负责贯彻实施中华人民共和国档案法。三、对档案工作实行集中统一管理，建立企业档案管理网络。四、学习、掌握党和国家关于档案工作的方针、政策、规定，结合企业实际，认真研究和贯彻执行，不断增强档案管理意识，提高管理水平。五、起草、制定公司档案管理的有关规定、制度、标准，并搞好实施督促、检查和考核。六、对下属单位档案工作进行业务指导和技术咨询。七、对企业档案工作进行检查，针对存在问题，提出整改意见。八、对企业档案管理设备、设施的更新、修理、添置和经费开支做出计划，并组织实施。九、运用现代化技术和方法管理档案，加快实现档案工作现代化进程。十、建立健全各种台帐，做好档案管理的原始记录。十一、做好档案收集工作，力求做到归档率、完整率、准确率达到100%。十二、确保档案安全，采取严格的保护措施。十三、搞好档案的开发利用工作，积极为公司科研、生产等各项活动和促进技术进行提供服务。 十四、建立兼职档案工作人员档案，对新上岗人员进行培训，在兼职人员离岗时要及时登记备案。专职档案管理人员岗位责任制一、 认真执行档案法规和档案管理各项制度。二、 不断学习专业知识，提高业务水平。三、 指导与监督各职能部门的档案预立卷工作。四、 指导各部门做好归档工作，要求分类科学，档案质量符合要求，归档材料完整、齐全、内容准确，排列有序，存放标志明显，保管期限划分准确，便于保管和利用。五、 负责收集、整理各类应归档的档案。六、 编制各类档案的检索工具，做到帐、物、卡相符，各种清单齐全准确。七、 熟悉档案内容，做到查找迅速无误。八、 严格档案查、借阅制度，提供优质服务。九、 收集、整理档案利用工作中的反馈信息，进行分析、研究、汇总，向领导提供建设性建议或信息。十、 按规定定期鉴定室存档案，提出销毁意见。十一、 定期检查档案，对案卷中纸张破损、变质、字迹褪色、扩散等文件材料应及时修复、复制。十二、 及时、准确做好档案的统计工作。十三、 严格遵守保密制度，严禁非工作人员随意进入档案库房。兼职档案管理人员岗位责任制一、 做好本部门文件材料的形成、积累和收集工作。二、 在本部门专业技术人员的协助下，做好文件材料的归档工作，并按规定时间和要求向档案部门移交。三、 保管好本部门应归档的材料，并编制移交目录。四、 及时反映所在部门领导和专业技术人员对档案工作的意见和要求，向档案部门提供本部门档案利用效果情况。五、 检查本部门档案管理标准的执行情况。档案管理人员备案制度为了确保公司各单位、各部门档案工作的延续性，确保企业档案的安全，根据档案管理有关规定，特制定档案管理人员备案制度如下。一、各部门的专兼职档案员要详细填写上社公司档案管理人员登记表报公司档案室备案。二、今后，各部门凡配备专兼职档案管理人员，必须进行岗前培训，合格后到公司档案室登记备案，方可上岗。三、专兼职档案管理人员如因工作需要调整时，必须经公司档案分管领导批准，公司档案室备案。四、专兼职档案管理人员调离本单位、本部门时，必须在公司档案管理领导组办公室人员的监督下办理档案和文件材料的清退、移交手续，并由档案部门签署意见后方可离岗。五、公司专兼职档案管理人员的工作情况要纳入公司整体工作考核范围，并按档案管理有关法律、法规、制度进行奖励和处罚。档案部门“四参加”制度 为了有效控制公司各类档案材料归档齐全完整、准确系统，特制定档案室“四参加”制度。一、档案室参加企业重大活动（包括生产活动）和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。二、档案室参加科研项目鉴定验收会，审查各阶段材料的形成、整理情况及科研成果申报获奖档案整理情况，提出审查意见和归档要求。三、档案室参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工、工程创优各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。四、档案室参加引进技术和重要设备到货开箱验收，督促文件材料及时整理归档。 档案工作“四同步”制度为了有切实可行的控制措施，保证公司归档文件材料的完整、准确、系统，使档案工作与科研、生产、经营管理等各项活动实行“四同步”管理，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际，特制定本制度。 一、下达计划任务的同时，要提出文件材料的归档要求。二、检查鉴定成果的同时，要检查文件材料形成情况，三、评审鉴定成果的同时，要验收鉴定档案材料的完整、准确、系统的情况。四、上报登记和评审奖励科技成果，以及科技人员提职考核的同时，档案部门要出具专题归档情况的证明材料。档案工作奖励、处罚制度 根据中华人同共和国档案法、山西省档案管理条例有关规定，制定公司档案目标管理奖励、处罚制度。一、奖励有下列事迹之一的，由公司给予表彰、奖励。1、对档案的收集、整理、编研和业务指导成绩显著的；2、对应归档文件材料收集齐全、组卷合理，按时向公司档案室移交归档的；3、对档案工作实行“三纳入”、“四参加”管理，成绩突出的；4、对档案的保护和管理成绩显著的；5、积极参加档案科学研究，做出重要贡献的；6、开发利用档案信息资源取得重大社会效益和企业经济效益的；7、检举、揭发违反档案法律、法规的行为表现突出的。 二、处罚有下列行为之一的，由公司依据档案法规，视情节轻重，给予批评教育、限期改正、行政处分；造成损失的，可根据档案的价值和数量，责令赔偿损失，并处以罚款；情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。1、未按规定办理档案登记的；2、未按规定向公司有关部门提供利用档案的；3、损毁、丢失属于国家、社会、企业所有档案的；4、擅自提供、抄录、公布、销毁属于企业原有的档案或者泄露档案秘密的；5、伪造档案的；6、擅自出卖或者转让档案，从中牟利的；7、将职务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒绝向档案部门归档移交的；8、档案工作人员或者其他人员玩忽职守，造成档案损失的；9、明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施，造成档案损失的；10、对工作不负责任，文件材料未按规定立卷归档或者不按期移交档案、对工作造成一定损失的。送交人事档案材料制度    一、各组织人事、纪检监察、培训、审计等部门，应建立送交人事档案材料归档的工作制度。 二、人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交人事档案管理部门归档。三、任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。 四、人事档案管理部门应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。五、人事档案管理人员对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系，进行催要。六、发现递交归档的材料不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。人事档案检查核对制度  一、人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。二、凡提供利用的人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库，如有短缺材料要及时追回。三、整理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。四、转出和接受人事档案时，应将材料与目录认真检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。五、凡收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。六、输入计算机的人事信息须与人事档案核对无误后方可使用。 人事档案保管保密制度    一、严禁按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法，做好人事档案的保管保密工作。二、人事档案管理部门，应设立专用档案库房，配置铁质档案柜，妥善保管人事档案。三、人事档案库房必须备有防火、防潮、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温等消防设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温湿度。四、人事档案库房和档案柜应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。五、非管理人员及无关人员一律不得进入档案库室。六、严禁用电话、电报索取或提供有关人事档案资料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。七、不得向无关人员谈论泄露有关人事档案的内容。八、严禁任何人携带人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。九、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。档案室消防制度一、室内保持整洁，废纸及时清理，不准存放易燃、易爆物品。二、不准把火种带入档案室，不准在档案室吸烟或点蚊香。三、档案室严禁使用电炉、电熨斗、电热器等设备。四、电灯泡不准吊靠在档案柜或档案盒上。五、档案室要按规定配备灭火器材。六、未经公安消防部门批准，档案室内严禁进行电焊等明火作业。七、档案室要保持适当的温度和湿度，必须按规定配备防火、防潮、防蛀、防鼠、防盗、防光、防高温等消防设施，并定期进行检查。八、档案管理人员下班前要认真检查档案室，防止留下火种，并切断电源、关窗、锁门。人事档案查（借）阅制度一、查（借）阅人员必须履行查（借）档案审批手续，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅人事档案，查（借）阅党员、干部档案人员必须是中共党员。二、人事档案管理部门应根据规定，确定是否提供和提供什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。三、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的人事档案。四、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。五、查阅人员要爱护人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。六、未经主管部门负责人同意不得复制人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经主管部门签署意见盖公章后，方可使用。七、人事档案一般不借出。因特殊需要，须按查（借）阅人事档案的审批手续办理，并填写借条。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。人事档案数据库管理制度一、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。二、充分发挥人事档案管理信息系统的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查（借）阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。三、以人事档案和人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整。四、新进档案和零散材料的信息录入在三日内完成；档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。五、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。六、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。七、未经批准不得提供、复制档案信息，无关人员不得擅自查看人事信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。八、利用档案信息对人力资源进行综合分析，为领导决策提供服务。人事档案材料收集制度一、按照人事档案收集归档规定，经常通过有关部门收集人事任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的的材料，充实档案内容。二、收集的人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。三、凡新参加工作或新调入的人员，都应填写南煤员工登记表，审核后，及时进人事档案。四、人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交人事档案管理部门归档。五、随时掌握形成人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。六、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。七、认真办理人事档案材料收集登记和交接手续。人事档案材料鉴别归档制度一、对收集的人事档案材料必须根据有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。二、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，审查无误，对象明确，手续完备。三、不属归档范围的材料，可分不同情况予以处理。凡属销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。四、人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。五、归入的人事档案材料均应按照人事档案整理工作细则进行整理立卷。人事档案转递制度一、转递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。二、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。三、人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。四、转递档案必须填写人事档案转递通知单，办理登记手续。五、接收单位收到档案后，应认真核对，并在人事档案转递通知单的回执上签名盖章，及时退回。逾期一个月未退回的应及时查询，以防丢失。六、人事档案应随着工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。南煤档案分类规则实施细则 第一条 根据煤炭工业企业档案分类规则，制定本实施细则。 第二条 本实施细则制定了档案的分类原则、分类方法、类目设置、编号原则和方法，同时参照山西省企业档案标准关于企业文件材料归档范围及保管期限规定，增加了保管期限及归档责任者。 第三条 本细则适用于公司各单位档案的分类整理、组织案卷和排架管理，具有可操作性。 第四条 档案分类原则是以煤炭企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。 第五条 本实施细则由公司贯彻执行煤炭工业企业档案分类规则实施细则及南煤档案保管期限表组成，为了便于档案分类整理工作，南煤档案保管期限表中列出了类目名称、类号、基本范围、保管期限和归档责任者，供分类整理档案时使用。 第六条 档案分类设置十四个一级类目，即党群类、行政类、经营类、生产技术类、地质测绘类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类、会计类、干部职工类、声像类、实物类和电子类。第七条 档案二级类目的设置方法如下：1、党群类、行政类、经营类、生产技术类的二级类目按公元纪年设置。2、地质测绘类的二级类目按专业设置。3、基本建设类的二级类目按工程项目性质设置。4、科学技术研究类的二级类目按课题设置。5、设备仪器类、产品类的二级类目按种类和专业用途设置。6、会计类的二级类目按文件形式（名称）设置。7、干部职工类的二级类目按职工状况设置，即按干部、工人、党员三级分别设置（均指个人档案），三级及三级以下类目的设置按中组部、人事部的有关规定执行。8、声像、实物、电子类目按载体形式设置。三级及三级以下类目，可视其内容采取与纸质档案相同的分类方法，也可根据内容单独分类。第八条 档案分类一级类目用阿拉伯数字标识，即：党群类为01，行政类为02，经营类为03，生产技术类为04，地质测绘类为05，基本建设类为06，科学技术研究类为07，设备仪器类为08，产品类为09，会计类为10，干部职工类为11，声像类为12、实物类为13、电子类为14。第九条 档案分类二级类目采用阿拉伯数字标识，并采用双位制，即从01开始，以后用02、1499等来表示，直至99结束，在二级类目中，有专门空号的，就是让加上所要增加的二级类目。第十条 档案的编号排列。1、党群类、行政类、经营类、生产技术类档案均在一级类目内分年度整理档案，按二级类目进行编号排列。一个大类，一个起止号。编号不考虑案卷的保管期限特征。编号排列方法示例：01·+· 101 案卷顺序号 二级类目（公元纪年） 一级类目2、地质测绘类、基本建设类、科学技术研究类、设备仪器类、产品类档案均采用按大类分属类的编号排列方法，即在每个一级类目内按末级类目（单个项目、专业、产品、课题、工程、设备仪器类）顺序编号排列。按大类分属类编号排列方法示例：05 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目3、会计类档案按大类分属类分年度方法编号排列，即在会计类内先分别按凭证、帐簿、报表等三个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。按大类分属类分年度编号排架方法示例：10 ·01· 2001 · 11 案卷顺序号 年度 二级类目 一级类目4、干部职工类按大类分属类编号排列，即在职工管理类下按二级类目顺序排列，每个二级类目内再根据国家有关规定进行编号排列，案卷顺序号不受字位数限制，以单位实有人数为准。编号排列方法示例：11 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目声像类、实物类、电子类档案的编号排列应先按载体形式区分，然后在各种载体形式内，按其所反映的专题顺序编号排列。编号排列方法示例：12 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目第十一条 档号的编写方法。在编号时，除英文字母与阿拉伯数字之间不用隔点外，各级类目、各级类目与年度、各级类目与案卷顺序号之间均用“· ”将二者隔开。第十二条 各类档案的案卷排列，均按该类分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别单位由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。第十三条 本实施细则从印发之日起执行。注：2004年以后形成的党群、行政、经营、生产技术类档案按照山西省<归档文件整理规则>实施细则整理。南庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004 ）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称01党群工作公元纪年代号年度01·200402行政管理公元纪年代号年度02·200403经营管理公元纪年代号年度03·200404生产技术01综合公元纪年代号年度04·01·200402事故04·0203开拓与开采04·0304洗选04·0405地质测绘01综合02矿井地质01综合05·02·01023号煤层05·02·02036号煤层05·02·030412号煤层05·02·040515号煤层05·02·0503测绘资料01综合05·03·01023号煤层05·03·02036号煤层05·03·030412号煤层05·03·040515号煤层05·03·0504储量01综合05·04·01023号煤层05·04·02036号煤层05·04·030412号煤层05·04·040515号煤层05·04·0505底图01综合05·05·01023号煤层05·05·02036号煤层05·05·030412号煤层05·05·040515号煤层05·05·05南庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004 ）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称06基本建设01综合06·0102生产建筑以单项工程设三级类目06·02·03办公、民用建筑06·03·04公路建筑06·04·05上、下水管线06·05·06热力管线06·06·07煤气管线06·07·08电力管线06·08·07科学技术研究以科研课题设二级类目08设备仪器01综合08·0102办公设备08·0203仪器仪表以设备机型设三级类目08·03·04支护设备08·04·05采掘设备08·05·06运输设备08·06·07洗选设备08·07·08供电设备08·08·09通风抽放08·09·10供水排风08·10·11防尘设备08·11·12动力设备08·12·注：在末级类后加“· ”表示有下级类目。庄煤炭有限责任公司档案分类大纲（2004 ）一级类目二级类目三级类目类号代号名称代号名称代号名称09产品01煤质分析09·0102煤质化验09·0210会计01行政会计01凭证10·01·01·02账薄10·01·0203财务报告10·01·0302工会会计01凭证10·02·01·02账薄10·02·0203财务报告10·02·0311干部职工01干部01干部02聘干03离退休干部04死亡干部02工人01工人02集体03农轮工04离退休05死亡06开除03党员01在职党员02退休党员03死亡党员12声像01照片、底片02录像带03录音带13实物01荣誉02印章03其它14电子01磁盘02光盘注：在末级类后加“· ”表示有下级类目。阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基 本 范 围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称01党群工作党务党委综合性工作，党员代表大会及党委其它有关会议，办公室其它事务工作等。上级机关颁发的指示、决议、纪要、报告、通知等。针对本单位的重要的一般的本企业执行上级党委工作的指示，决议、决定、通知、纪要、报告等重要的一般的党委文件重要的一般的党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、党委民主生活会记录党委工作计划、总结，重大政治活动记载党员代表大会文件、材料各种调查报告、情况反映重要的一般的来信来访处理的请示和批复保密工作的意见、报告、总结等党委工作简报党委工作大事记永久长期短期永久长期永久长期永久长期永久长期短期长期长期长期永久办公室组织组织建设、整党建党、党员和党员干部管理、党费管理等上级对组织工作和党员干部工作的指示、规定、通知组织部文件、历届党委委员登记本单位组织工作和党员干部工作计划、安排、总结（年度）向上级的各项请示、报告、汇报和上级的批示、批复，以及本单位组织、党员干部工作的制度重要的一般的党员干部任免、考察、奖惩、落实政策等方面的决议，决定、通知等。党员入党、转正、延期、退党、取消预备期等决议、决定、通知及新党员名单等党员名册统计年报表本单位整党建党工作方面的材料本单位党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、通知等永久永久长期永久长期永久永久永久长期永久组织部宣传理论教育，政治思想工作，宣传工作及精神文明建设等。宣传部文件各项重要活动的安排、工作总结重要活动的录音、录像带广播电视网络情况长期长期永久长期宣传部统战民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。上级关于统战工作的规定通知及本企业统战工作情况、总结等长期阳泉市南煤档案保管期限表一级类目二级类目基 本 范 围保管期限归档责任者备注类号名称类号名称01党群工作纪检党风治理，党纪检查，案件审查，信访工作等。上级关于纪检工作的指示、规定、通知纪检工作计划、总结（年度）纪检工作统计报表（年度）纪检委会议记录对党员干部、党员违纪