[精选]常用办公设备的使用.pptx

第十二章第十二章 常用办公设备的使用常用办公设备的使用第一节第一节 打印机的使用打印机的使用第二节第二节 机的使用机的使用第三节第三节 复印机的使用复印机的使用第四节第四节 扫描仪的使用扫描仪的使用第五节第五节 刻录机的使用刻录机的使用 第一节 工具选项板工具选项板主要用于快速创立常用的对象，如图案填充以及图块插入等操作。一、使用工具选项板一、使用工具选项板启开工具选项板命令有两种方法：菜单栏：选择“工具“工具选项板窗口命令。工具栏：单击“标准工具栏中的。按钮。命令行：在命令行输入TOOLPALETTES，并按回车键。打印机是计算机的主要输出设备之一，使用它，可以打印各种公文、表格、照片等。在打印机的使用过程中，还要注意打印机的维护及保养，以延长其使用寿命。一、连接打印机一、连接打印机计算机上的打印机接口有SCSI接口、EPP接口和USB接口3种，常用的是EPP接口和USB接口。如果是USB接口，只要将打印机的数据线与计算机的USB接口相连，然后接通电源就行。如果是EPP接口，可以按照以下操作步骤进行连接：第一节 打印机的使用1找出打印机的电源线和数据线。2把数据线的一端插入计算机的打印机端口并拧紧螺丝，把数据线的另一端插入计算机的数据线端口并拧紧螺丝。3将电源线插入打印机的电源接口，将电源线的另一端插入交流电插座中。此时，即可将打印机连接到计算机上。二、安装打印机驱动程序二、安装打印机驱动程序将打印机和计算机连接好之后，此时的打印机还不能使用，必须在计算机中安装打印机的驱动程序后，才能像使用其他外设一样使用打印机。安装打印机驱动程序的具体操作如下：1选择“开始“打印机和 命令，翻开“打印机窗口。在“打印机任务选项区中选择“添加打印机选项，弹出“添加打印机向导对话框，如图12.1.1所示。图12.1.1 “添加打印机向导对话框2用户可根据向导的提示，通过单击“下一步按钮来完成打印机驱动程序的安装。安装完成后，选择“开始“打印机和 命令，即可查看新安装的打印机，如图12.1.2所示。图12.1.2 新添加的打印机三、管理打印任务三、管理打印任务打印管理器是管理打印的Windows应用程序，用户可以使用它来查看和控制文档的打印。当用户在Windows应用程序中打印文档时，应用程序将打印机、字体和文档信息传送给打印机管理器，由打印机管理器控制文档的打印工作，直到打印结束或发生错误时为止，且它会将发生的错误提示给用户。1激活打印机窗口要打印任何文件，无论是图像、文字或表格，都要用一个软件来启动打印设置对话框。一般的软件都有打印命令，选择该命令，即可激活“打印机管理器窗口，如图12.1.3所示。图12.1.3 “打印机管理器窗口2暂停打印在打印文件时，如果遇到某些意外情况，如打印纸用完或打印纸没有放好等情况时，用户可以先暂停要打印的文件，当这些问题解决后再恢复打印即可。在打印机窗口中选中要暂停打印的文档，然后再选择“文档“暂停打印命令，即可将选中的打印文档暂停，如图12.1.4所示。图12.1.4 暂停打印文档如果要恢复被暂停的打印文档，选择“文档“继续命令即可。3去除打印如果将某个文档发送到打印机之后出现了错误或要将某项打印任务取消，可在打印队列中选择要取消打印的文档，选择“文档“取消命令即可。4更改打印顺序当以后台方式打印文件时，打印文件以作业的形式按提交时间依次排列在队列中，且通常按照打印的先后顺序排列。如果用户要将某个文档提前或推后，选中该任务后将其拖至打印队列的前方或前方即可改变其打印顺序。四、打印机的日常维护四、打印机的日常维护在使用打印机的过程中，要注意其维护及保养，才能在日常使用中减少问题出现的概率以及延长打印机的使用寿命。通常，要注意以下几点：1使用打印机时，应使用符合标准的打印介质。在放纸时，应将纸放平整，将左右卡纸片分别卡到纸的两边。2在打印过程中不要翻开打印机盖，以免造成卡纸。如果遇到卡纸，应轻轻将卡纸取出或将打印机送至专业维修部门检修。3如果打印的页面产生白线，可将硒鼓取出轻轻晃动，再放入打印机内，如果打印正常，说明炭粉不多；如果还有白线，则需要更换新的硒鼓。4当缺纸灯不停闪烁时，表示进纸区有问题，应先将电源关闭，从进纸架上将纸张取出，如果有纸张卡在打印机内，应小心将其慢慢拉出。5如果要移动打印机或与其他计算机重新连接时，应先关闭打印机电源，然后再移动或重连。6如果要更换喷墨打印机的墨盒，应先按下机箱上的Reset键3秒钟左右，让墨盒自动移动到墨盒架的换墨位置处，然后再取出旧墨盒，装上新墨盒。7使用喷墨打印机打印图像文件时，必须确保该图像尺寸不能太大，这样很容易在打印的过程中出现死机或乱码现象。机可以准确、快速、原样地传送和接收文字、图像等信息，已经成为企事业单位必不可少的通信工具。一、安装一、安装 机机 机作为一种方便的通信工具，其功能非常强大，但它同时又是一种很精密的仪器，因此在安装时要特别小心。具体的安装过程如下：第二节 机的使用1将 受话器软线插入受话器插座HANDEST插座。2用附带的 软线将 线路与 线插座连接好LINE插座。3将 机的电缆插入电源插座。4将其他外接 或应答机器的可用 软线连接在 机的外接电源插座EXT.TEL插座上即可。安装 机时要注意以下事项：1使用前要仔细阅读使用说明书，按照说明书的步骤正确安装机器。2要注意 线的连接，注意2芯线和4芯线的区别。3线路通信质量的简单判断。如果线路质量较差，则在 机工作时会引起文件内容丧失、通信线路中断等情况。用户可摘机后听拨号音是否有异常杂音进行判断。4常用的 纸有热敏纸和普通纸两种。热敏纸是在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面之分，因此，安装时要按照说明书或 机内的指示图将其安装正确。二、收发二、收发 将 机安装完成，并且在其中安装了 纸之后，就可以使用 机收发 。发送和接收 可分为手动、自动和定时等多种方式，下面简单介绍其中几种常用的方式。1手动传送手动传送就是先拨通对方的 号，当对方传来 提示音后才开始发送 ，其具体操作如下：1将 稿放置于 机的进纸口处。2拨打对方的 号码，当传来 提示音后即可自动进行传送。2自动传送自动传送就是拨通 号码后直接传送 ，其具体操作如下：1将 稿放置于 机的进纸口处。2拨打对方的 号码，当 拨通后可自动进行传送。3定时传送用户可以设置定时发送 ，定时的开始时间可设置在未来24小时以内。其具体操作如下：1将 稿放置于 机的进纸口处。2按 机上的“功能键3次，再按“设置键。3用数字键输入预定的开始时间。按“设置键，输入 号码。4按“设置键，直至响起一个连续的信号，则表示已经设置完成。4手动接收手动接收 就是指有 拨入，当用户按 机上的“开始键给对方一个 信号时，才能接收到对方传送的 的方式。5自动接收自动接收 就是当有 拨入时，无须用户接收 ，就直接将其转入 模式的方式。在该方式下，只要 接通，就可以接收到对方发送的 。三、三、机的日常维护机的日常维护 机在使用过程中，应该经常进行擦拭，保持 机的整洁干净，还应该养成良好的操作习惯，以延长 机的使用寿命。在平常的使用过程中，应注意以下事项：1不要频繁地开关 机，因为这样会加速 机内电子元件的老化，缩短 机的使用寿命。2使用标准的 纸。如果 机的光洁度不够，可能会造成热敏头和输纸棍磨损。3不宜在高温、强磁或强腐蚀气体环境中使用 机，因为这样会影响 机记录的印字质量，或对电子线路造成不良影响、干扰通话等。4不要 带有装订针、大头针之类的文件以及墨迹或胶水未干的稿件，因为类似的硬物质会引起 机发生故障；稿件上的墨迹或胶水易弄脏扫描玻璃，导致 的质量下降。5不宜在打雷下雨时使用 机，因为雷容易通过 线损坏 机。在打雷下雨时，应关掉 机的电源，将 线插头拔掉。复印机是一种成熟的办公设备，它主要用来复印大量的文件、报表、证件等，还可以用来复印工程图纸等。彩色复印机的开展，使复印机的应用扩展到了许多新的领域。一、连接复印机一、连接复印机复印机的连接较为简单，用户只需要将复印机的电源线插到电源插板上，接通复印机的电源，即可完成复印机的连接。第三节 复印机的使用二、复印机的使用方法二、复印机的使用方法将复印机连接好之后，就可以使用复印机复印文件，其具体操作如下：1开机预热。按下复印机的电源开关，这时机器面板上出现预热等待信号，说明定影器的预热升温。预热结束后，复印机上的指示灯由红变绿，表示机器预热完成，可以进行复印。2准备工作。将要复印的稿件放在复印机附近伸手可及的地方，如果稿件中有不清楚的地方，先将其修改清楚，再进行复印。将原稿放在稿台玻璃相应的标线之内，如B5，A4等。原稿放置方向应与所选复印纸的方向一致，然后将复印机盖板压在原稿上，且应将盖板尽量盖严，以免因为漏光而造成复印件出现黑边等情况，影响稿件的外观。3选择复印倍率。默认情况下，复印时是按100%进行复印的，如果用户要对原稿进行放大或缩小，可设置适宜的复印倍率，以进行放大或缩小。倍率的设置方式有两种，一种是以纸型尺寸表示，放大时为B5A4，缩小时为A3A4；另一种以百分比表示，放大时为1.4%，缩小时为0.6%。4选择复印纸尺寸。根据原稿的大小或需要放大、缩小的尺寸选择适宜的复印纸，一般通过按下纸盒选择键来完成，机器会自动选择好已装入的相应尺寸的复印机，并在操作面板上显示所选的纸型。当没有纸时，会在操作面板上显示缺纸，重新装入复印纸即可。5预置复印数量。根据复印份数的多少，设置适宜的数量。设置复印数量的方式有旋钮式和按触式两种，一般可将其设置为199，有些复印机可到达999页。按触式需要用户用手指触压按键上的数字进行设置；旋钮式需要扭动旋钮进行设置。6设置复印件浓度。当原稿中的文字或图片较淡时，可将浓度设置得较深；当原稿中的文字或图片较清晰时，可适当减淡浓度，以使复印件效果较好。三、复印机的使用技巧三、复印机的使用技巧使用复印机的过程中掌握一些使用技巧，既可以使复印工作变得简单有序，又可以提高复印件的质和工作效率。复印机的使用技巧主要包括以下几方面：1复印机预热时要花费较长的时间，如果用户要复印多份相同的资料，可将其工作模式设置为连续复印状态，并根据要复印的份数设置好要复印的页数。也可以将要复印的文件集中在一起复 印，这样既可以提高工作效率，又可以防止因频繁地开、关复印机而造成其内部元器件的老化。2使用自动送稿器可以提高工作效率，防止每次送稿都要掀起稿台盖板的麻烦。3将纸盒内的复印纸摆放整齐、平整，这样可以防止在复印的过程中出现卡纸情况。4如果原稿上有污迹，在复印前应使用白纸条将原稿中的污迹遮住，以使复印件较美观。如果要复印书籍，可以用白纸将目标复印区域以外的地方遮住，以消除复印的书籍中页与页之间的阴影。5复印的过程中会遇到各种色调深浅不一的稿件，此时，应以字迹为条件，适当减少曝光量。具体方法是加大显影浓度，将浓度杆拨向加深的一侧；如果要复印图片、照片等反差小、色调深的原稿，则应减少显影浓度，将浓度调节杆拨向变淡的一侧，如果还不行，可以将曝光窄缝板抽出，把光缝调宽一些，即可使图像变浅。6在连续复印文件的过程中，如果要复印某个加急文件，可先按下控制面板上的“暂停按钮暂停当前正在处理的任务，同时将复印数量自动恢复为1。此时，用户可重新设置复印数量，等该加急任务处理完毕后，再次按下“暂停按钮即可继续工作。7在进行双面复印之前，应使复印纸充分进入空气，防止出现双张现象。先套印奇数页码的一面，再根据所用机器的类型，将复印件装入纸盒，复印偶数页码的一面，有的则原封不动装入纸盒即可。如果是采用光导纤维矩阵透镜的机器，原稿正放，复印件也是正的；而用镜头的机器，原稿正放，复印件要反放，即上下颠倒，特别是在双面复印小张原稿时，最好在复印第一面时将原稿放在复印纸中间，复印第二面时也放在中间，否则将会出现误差。扫描仪是继鼠标和键盘之后的第三代计算机输入设备，使用它，可以将文字、图片、照片、胶片及各类图纸输入到计算机中。使用扫描仪时，也要注意对其进行保养和维护，以延长其使用寿命。第四节 扫描仪的使用一、连接扫描仪一、连接扫描仪目前，常用的扫描仪包括USB接口和SCSI接口的扫描仪，因为其硬件组成不同，因此，其连接方式也不同。如果要连接USB接口的扫描仪，将扫描仪的USB数据线连接到计算机的USB接口中，然后再将扫描仪的电源线接到电源插板中，接通电源，即可完成USB接口扫描仪的连接。连接成功后，扫描仪面板上的指标灯会变成绿色，表示已连接完成。SCSI接口的扫描仪比较复杂，用户可按照以下操作步骤进行连接：1切断计算机及其他连接设备的电源，翻开计算机的主机箱，找到主板上的一个空闲插槽，然后将机箱挡板除去。2将扫描仪附带的SCSI卡插入到该插槽中，并用螺丝将SCSI卡固定在机器中。3取出SCSI数据连接电缆，将接入SCSI卡的数据电缆一端小心地与SCSI卡上的接口相连并固定。4将连接电缆的另一端接入扫描仪的相应接口。二、安装扫描仪驱动程序二、安装扫描仪驱动程序与打印机相同，将扫描仪与计算机连接好之后，必须在计算机中安装扫描仪的驱动程序，才能正常使用它。Windows XP携带了大量的驱动程序，用户在控制面板中找到相应的驱动程序，并进行安装即可，具体操作如下：1选择“开始“控制面板命令，翻开控制面板窗口。在该窗口中双击图标，翻开扫描仪和照相机窗口。2在“图像处理任务选项区中选择“添加图像处理设置选项，弹出“扫描仪和照相机安装向导对话框，如图12.4.1所示。3用户可通过单击“下一步按钮，在向导的指引下，找到适宜的驱动程序进行安装。安装完成后，单击“完成按钮即可。图12.4.1 “扫描仪和照相机安装向导对话框三、扫描图片三、扫描图片将扫描仪的驱动程序安装到计算机中之后，重新启动计算机，即可以正常使用扫描仪扫描照片、图片等，其具体操作如下：1翻开扫描仪的电源，并将图片正面朝下放入扫描仪中，盖紧扫描仪的上盖。2翻开计算机，启动图像处理软件Photoshop CS2。3选择“文件“导入“WIA-Flatbedscanner-13命令，即可启动扫描仪扫描图像，如图12.4.2所示。图12.4.2 扫描图片四、扫描仪的日常维护四、扫描仪的日常维护为延长扫描仪的使用寿命，使用扫描仪时，要注意以下事项：1要保持扫描仪干净，要经常使用拧干水的湿抹布擦拭扫描仪。2不要将较重的物品堆放在扫描仪上，以免压坏扫描仪的上盖。3不要将金属、石头等较硬的物质置于扫描仪的镜片上，防止硬物质滑伤镜片而造成扫描仪损坏。4不要频繁地开关扫描仪，以防止造成扫描仪内元器件的老化。由于光盘具有存储容量大、易于携带、受外界影响较小、价格低廉、保存时间长等优势，因而被越来越多的计算机用户所喜爱。很多用户都使用光盘刻录工具，将一些重要的数据使用刻录机刻录在光盘中以进行保存。第五节 刻录机的使用一、常用刻录工具一、常用刻录工具目前市场上光盘刻录软件种类繁多，如Nero Burning，Easy CD Creator，WinONCD等，如表12.1所示即列出了这几种刻录软件的刻录功能、支持光盘类型及一些辅助功能的比照。表12.1 刻录软件的比照由表12.1可以看出，Nero Burning是这几款软件中功能最全面的一个，它不仅可以完成数据、音乐、视频、镜像DVD和CD光盘的刻录，还可以通过自带的组件进行音频处理和视频编辑。二、刻录前的准备二、刻录前的准备使用刻录工具刻录光盘之前，需要做一些准备工作，这样可以确保刻录机正常、快速地运行。其准备工作主要包括以下几个方面：1刻录前应尽量关闭其他程序。2尽量在高配置的机器中进行刻录。3如果刻录机在刻录过程中，必须要有连续不断的资料供给刻录机刻录到光盘上，如果缓冲区已空却还得不到资料，就会导致刻录失败。4在刻录前应进行病毒扫描。5选择数据传输率高且传输稳定的硬盘。6在需要刻录大量内容时先关闭省电功能和屏幕保护程序等。7需要大量刻录时尽量把刻录机放在通风或散热条件好的地方。三、使用三、使用Nero Burning刻录光盘刻录光盘当一切准备工作就绪后，就可以使用刻录机刻录光盘。下面以数据光盘为例讲解光盘的刻录，具体操作如下：1在刻录机中放入一张空白的光盘。2启动Nero Burning刻录软件，翻开其工作窗口，如图12.5.1所示。图12.5.1 Nero Burning的工作窗口3在“应用程序列表中选择“Nero Express选项，翻开“光盘内容窗口，如图12.5.2所示。图12.5.2 光盘内容窗口4单击“添加按钮，在翻开的添加文件及文件夹窗口中选择要刻录的文件。单击“添加按钮，即可将其添加至刻录列表中。5单击“下一步按钮，翻开最终刻录设置窗口。对刻录机进行设置，设置完成后，单击“刻录按钮，即可开始刻录。刻录完成后，会弹出一个提示框提示用户已经刻录完成，Nero Express程序自动将刻录的光盘弹出。6如果需要刻录另一张光盘，单击“下一步按钮即可返回到向导开始时的窗口，在刻录列表中选择新的刻录任务进行刻录即可。一、填空题一、填空题1计算机上的打印机接口包括 、和USB接口3种。2接收和发送 可分 、和自动接收5种方式。3打印机按打印原理进行分类可以分为 、和激光打印机。4如果用户同时安装了两台打印机，可将其中一台设置为 。习题十二二、选择题二、选择题1可以使用 来打印文档及照片。A打印机 B 机C复印机 D扫描仪2可以使用 来扫描照片。A打印机 B 机C复印机 D扫描仪3在“Windows组件向导对话框，选择“组件列表框中的 复选框，可安装 效劳。A附件 B 效劳CMedia Player D工具4如果要一次打印多份同一文件，应选择“打印机属性对话框中的 选项进行设置。A纸张方向 B纸张来源C纸张类型 D份数三、上机操作题三、上机操作题1使用打印机打印文档。2使用 机收发 。3使用复印机复印文件。4使用扫描仪扫描照片。5使用刻录机刻录光盘。9、静夜四无邻，荒居旧业贫。4月-234月-23Tuesday,April 18,202310、雨中黄叶树，灯下白头人。04:07:2704:07:2704:074/18/2023 4:07:27 AM11、以我独沈久，愧君相见频。4月-2304:07:2704:07Apr-2318-Apr-2312、故人江海别，几度隔山川。04:07:2704:07:2704:07Tuesday,April 18,202313、乍见翻疑梦，相悲各问年。4月-234月-2304:07:2704:07:27April 18,202314、他乡生白发，旧国见青山。18 四月 20234:07:27 上午04:07:274月-2315、比不了得就不比，得不到的就不要。四月 234:07 上午4月-2304:07April 18,202316、行动出成果，工作出财富。2023/4/18 4:07:2704:07:2718 April 202317、做前，能够环视四周；做时，你只能或者最好沿着以脚为起点的射线向前。4:07:27 上午4:07 上午04:07:274月-239、没有失败，只有暂时停止成功！。4月-234月-23Tuesday,April 18,202310、很多事情努力了未必有结果，但是不努力却什么改变也没有。04:07:2704:07:2704:074/18/2023 4:07:27 AM11、成功就是日复一日那一点点小小努力的积累。4月-2304:07:2704:07Apr-2318-Apr-2312、世间成事，不求其绝对圆满，留一份缺乏，可得无限完美。04:07:2704:07:2704:07Tuesday,April 18,202313、不知香积寺，数里入云峰。4月-234月-2304:07:2704:07:27April 18,202314、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。18 四月 20234:07:27 上午04:07:274月-2315、楚塞三湘接，荆门九派通。四月 234:07 上午4月-2304:07April 18,202316、少年十五二十时，步行夺得胡马骑。2023/4/18 4:07:2704:07:2718 April 202317、空山新雨后，天气晚来秋。4:07:27 上午4:07 上午04:07:274月-239、杨柳散和风，青山澹吾虑。4月-234月-23Tuesday,April 18,202310、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。04:07:2704:07:2704:074/18/2023 4:07:27 AM11、越是没有本领的就越加自命非凡。4月-2304:07:2704:07Apr-2318-Apr-2312、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。04:07:2704:07:2704:07Tuesday,April 18,202313、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。4月-234月-2304:07:2704:07:27April 18,202314、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。18 四月 20234:07:27 上午04:07:274月-2315、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。四月 234:07 上午4月-2304:07April 18,202316、业余生活要有意义，不要越轨。2023/4/18 4:07:2704:07:2718 April 202317、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。4:07:27 上午4:07 上午04:07:274月-23MOMODA POWERPOINTLorem ipsum dolor sit amet,consectetur adipiscing elit.Fusce id urna blandit,eleifend nulla ac,fringilla purus.Nulla iaculis tempor felis ut cursus.感感 谢谢 您您 的的 下下 载载 观观 看看专家告诉