机械有限公司QES程序文件.doc

/CX-xxxxXXXXXXXXXXXXXXXX机械有限公司体系文件程 序 文 件 修订状态：A/0 受控状态：xxxx-7-01发布 xxxx-7-01实施XXXXXXXXXXXXXXXX机械有限公司 发布/CX-xxxx 程序文件 修订状态A/0目录/CX01-xxxx文件控制程序/CX02-xxxx记录控制程序/CX03-xxxx风险和机遇分析、评价和应对措施的确定程序/CX04-xxxx环境因素识别、评价/危险源辨识、风险评价和风险控制的策划程序/CX05-xxxx法律和其它要求控制程序/CX06-xxxx协商与沟通控制程序/CX07-xxxx管理评审控制程序/CX08-xxxx人力资源管理程序/CX09-xxxx基础设施管理程序/CX10-xxxx合格供方控制程序/CX11-xxxx环境运行控制程序/CX12-xxxx职业健康安全运行控制程序/CX13-xxxx应急准备和响应控制程序/CX14-xxxx内部审核控制程序/CX15-xxxx绩效监测和测量控制程序/CX16-xxxx合规性评价控制程序/CX17-xxxx事件、不符合控制程序/CX18-xxxx不合格品控制程序/CX19-xxxx纠正措施和预防措施控制程序50/CX01-xxxx 程序文件 修订状态A/0文件控制程序1 目的对于文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改和处置等进行有效控制，防止质量、环境和职业健康安全管理体系运行的所有场所使用无效版本的文件，确保与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件处于受控状态和管理体系的有效运行。2 范围2.1本程序规定了质量、环境和职业健康安全管理体系文件控制的原则和方法。2.2本程序适用于本公司与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制，其中包括公司自行制定的、外来的和顾客提供的文件。3 职责3.1总经理负责批准发布质量、环境和职业健康安全手册。3.2管理者代表负责批准发布程序文件。3.3办公室负责文件管理的策划与监督检查，并负责公司质量、环境和职业健康安全管理体系手册及程序文件的管理。3.4各部门负责与本部门有关的文件的编制、审批、发放、使用、保管及内部作业文件的编制和外来文件的管理控制。4 程序4.1文件分类4.1.1本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系文件主要包括：a) 质量、环境和职业健康安全管理手册；b）形成文件的程序；c）本公司内部支持性管理文件（包括规章制度、管理办法等）和作业性文件（作业指导书、表格等）；d）质量、环境和职业健康安全记录；e）外来文件（国家、行业、地方的法律、法规、规范、标准、各类指标和参考资料及顾客提供的技术文件）；f）其他与质量、环境和职业健康安全有关的文件。4.2文件的编制、审批和发布4.2.1质量、环境和职业健康安全手册由办公室组织编写，经管理者代表审核、总经理批准后发布。4.2.2质量、环境和职业健康安全管理体系程序文件由办公室组织有关职能部门编制，经管理者代表审核、批准发布。4.2.3其它文件由各责任部门组织编制、审核、批准、发布。4.2.5各外来文件的获取、识别由各部门按法规和其要求管理程序执行。4.3文件的编号4.3.1内部文件的编号本公司内部文件的编号规则为：编号的前四位字母即“”是本公司的名称代码；第五和六位字母是文件类别代码（“SC”表示质量、环境和职业健康安全管理手册；“CX”表示程序文件；“ZY”表示作业文件；“JL”表示记录）；第七位和第八位数字表示文件在该类文件的顺序号，最后为编写的年号。4.3.2外来文件的编号外来文件可使用原文件的编号。4.4文件的发放登记和受控状况(含外来文件)4.4.1文件的发放由发放部门填写文件收、发记录表。4.4.2发至公司内部与质量、环境和职业健康安全有关的文件均为受控文件，提供给认证机构和供方的质量、环境和职业健康安全管理文件也为受控文件，分发时填写分发顺序号，质量、环境和职业健康安全手册和程序文件还须在文件的封面或首页加盖“受控”印章。4.4.3提供给外部（不含认证机构）的文件为“非受控”文件，由管理者代表审批后编号发放，并加盖“非受控”印章。4.4.4文件使用部门应将所有使用的文件登记在受控文件目录上，并报一份给办公室备案，办公室根据各部门使用文件清单，编制全公司受控文件目录。4.5文件的保存和归档4.4.1与质量、环境和职业健康安全管理体系相关的文件必须存放在干燥、通风、安全的地方。4.5.2文件使用人员应妥善保管文件，防止文件受潮、损坏、变质或丢失。办公室应对文件保存情况进行检查。4.5.3持有文件的人员离岗，应由原文件发放部门及时收回其领用的受控文件，当公司内部机构调整或变更时，需协调处理文件的交接工作。4.5.4当文件严重破损时，使用人员可到文件发放部门进行更换，文件分发号不变；如文件丢失也可补发，但需重新编号，原分发号作废。4.5.5各文件审批的原稿由办公室保存，归档文件的保存期限一般为三年。4.6文件的借阅、复制4.6.1查阅、借阅文件时，必须在“文件借阅、复制记录 ”上签字，借阅的文件要按期归还。4.6.2文件复制时，必须登记文件借阅、复制记录 ，经批准后复制。文件复印件由办公室根据用途加盖“受控”“非受控”印章，并做好发放登记。4.7文件的评审每年内审前由办公室组织文件使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。4.8文件的更改、作废4.8.1文件更改时，由原编制部门提出文件更改申请表，由原审批部门和人员负责再次审核、批准，并通知相关部门。4.8.2相关部门在接到文件更改申请表后,采用换版、换页或涂改的方式对持有文件进行更改。采用涂改、换页的，应填写更改栏。a）涂改：部分更改采用在原文件相应条款处进行“涂改”的方法，即在原文件需更改处划两道横线，并在原文件的适当位置写上更改后的内容。b）换页：文件更改面积过大，为了保持文件的严肃性和便于阅读，采用“换页”的形式。c)文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2条款的有关规定执行。新版文件生效时，原版文件同时作废。作废的文件由文件管理部门负责收回，并加盖“作废”章。4.8.3为积累知识作为资料需保存作废文件时，应经受权人员批准，并加盖“失效留用”印章，仅限做资料保存。4.8.4作废的文件需要销毁的，文件管理部门提出文件销毁申请表经管理者代表批准统一销毁。4.9办公室负责不定期对各部门文件控制情况进行监督检查，发现不符合情况按事故、事件、不符合控制程序执行。5相关文件5.1记录控制程序5.2事故、事件、不符合控制程序6相关记录6.1文件审批表6.2发文登记表6.3收文登记表6.4来文承办卡6.5受控文件目录6.6文件收、发记录表6.7文件更改申请表6.8文件销毁登记表6.9文件借阅、复制记录/CX02-xxxx 程序文件 修订状态A/0记录控制程序1 目的对记录的标识、储存、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制和管理，为体系运行符合要求提供证据。2 范围2.1本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了具体规定。2.2本程序适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系等有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。3 职责3.1办公室负责记录的策划及监督检查。3.2各部门负责按程序要求实施具体控制。4 程序4.1记录的领用及填写4.1.1各处室所用记录均到办公室领取表格样式，自行复印，各车间则由班长或车间主任发放当班记录，填写后上次到车间。4.1.2各单位负责按记录设置的项目逐项填写，不得缺项，某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。4.1.3填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写，填写时字迹要清晰、整齐。为准确识别，填写人员签名时必须签全名。4.1.4记录的内容要完整、齐全。提供的数据、资料要准确，语言要简练。收集和保存的记录用原始件（包括记录表格本身规定的复写件）或复印件（相关方提供的记录部分除外）。4.1.5各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补，伪造。4.1.6记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人进行涂改，以确保其原始真实性、可追溯性和客观证据的作用。如确属笔误需更正时，可采用在需更改处划两横线，在适当的位置填上正确的文字或数据，并加盖个人印章。4.2记录的标识4.2.1记录原则上采用表格形式（特殊情况除外）。表格形式的记录采用编号的方法予以标识，编号内容包括公司代号、记录类别号、序号等，具体执行文件控制程序相关内容。4.2.2其他形式的质量、环境和职业健康安全记录，如质量、环境和职业健康安全活动中形成的声像记录、磁带、照片、软盘等，可在其包装袋上标识该记录的名称、内容、制作时间、制作人等相关信息。4.2.3填写顺序号的要求a) 如果记录的表格只有单页，直接在左上方填写序号；b）如果一种记录的表格需要填写多页（如入库单、出库单），则将多页表格装订成一份，在封面或首页上标出共有多少页，在每一页上标出：共××页、第××页；c) 记录的序号，一般由记录的填制人员负责填写。4.3记录的收集和归档4.3.1各部门按管理体系文件的规定，由各相关人员负责填写记录，并在审核后按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。4.3.2各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。并填写记录清单。4.3.3各部门必须妥善保管记录，做到防火、防盗、防潮、防虫。4.4记录的查阅和借阅4.4.1记录的查阅和借阅必须经记录归口管理部门同意后，方可查阅和借阅。4.4.2原则上只限在保管处查阅记录，外借时须填写文件借阅、复制记录，经批准后方可借阅。4.4.3顾客查阅记录时，经管理者代表批准后，可为顾客或其代表提供必要方便。4.4.4第三方质量、环境和职业健康安全管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。4.4.5出于法律证实，处理质量和职业健康安全纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经公司领导批准后，借阅人需办理借阅手续。4.5记录的处理记录的保存期可按记录清单的规定执行，记录如超过保存期时，各单位填写文件销毁申请表，经管理者代表批准后，执行销毁。4.6运行检查 办公室负责对各单位记录的填写，保管，处置等进行监督检查，发现不符合情况按事故、事件、不符合控制程序执行。5 相关文件5.1文件控制程序6 相关记录6.1记录清单风险和机遇分析、评价和应对措施的确定程序1 目的确定与公司目标和战略方向相关并影响质量、环境和职业健康安全管理体系预期结果的各种风险和 机遇，对其进行控制。2 范围适用于本公司经营环境内外部因素（风险和机遇）的识别、评价和应对措施的策划。3 职责3.1 管理者代表负责组织本公司影响质量、环境和职业健康安全目标、战略方向、实现预期结果的内外部 因素的识别和监视；3.2 技术部负责质量风险的识别、分析及应对措施的确定；3.3 检修部负责环境和职业健康安全风险的识别、分析及应对措施的确定；3.4 各部门负责配合风险的识别、评价及应对措施的实施。4 工作程序4.1 风险和机遇识别4.1.1 风险和机遇识别分析的时机：风险识别及分析的时机包括：管理体系策划前、企业宗旨发生变更、战略发生变化、内外部环境变 化、相关方的需求和期望发生变化。4.1.2 风险和机遇识别人员参与风险管理的人员应经过风险管理的基础培训，合格后可参与。4.1.3 风险和机遇识别内容需要考虑的风险有以下方面，且不限于： a)外部环境带来的风险和机遇，包括对服务适用的法律法规、相关方需求和期望的变更，外部市场竞争，国内经济形势，产业发展，服务周边环境状识，资源可获得性等； b)内部环境造成的风险和机遇,包服务文化、价值观、经营绩效、人员能力、组织构架、资源条件、服务提供过程、售后、设计开发阶段、过程失效、环境因素识别评价结果等； c)相关方带来的风险和机遇，包括：股东、顾客、员工、政府、社会、外部供应商等。 风险和机遇的识别需形成风险和机遇识别评价表。4.4 风险和机遇分析/评价风险和机遇的分析评价主要采用直接判断法或根据风险发生的可能性及后果严重性进行评价，凡 是违反以下规定的，直接列为重大风险。质量管理体系a)可能导致重大质量事故，公司经济损失在 10 万元以上或直接导致公司破产的； b)可能导致政府监管机构罚款、关停的； c)可能导致服务中断，影响最终服务的按期交付； d)可能导致顾客或相关方重大投诉的；环境管理体系a)可能导致重大环境事故，引起地市级舆论媒体高度关注的； b)可能导致政府监管机构罚款、限期整改的； c)可能导致服务中断，影响最终服务的按期交付； d)可能导致相关方重大投诉的； 根据风险发生的可能性及后果严重性进行评价时，评价标准如下： 后果的严重性严重程度描述严重 等级法律法规、产品及其他要求环境影响财产损失（万元）停工/停产企业形象非常严重违反法律法规、国际/国家 标准、客户标 准限期整改或 直接关停财产损失10不可恢复重大国际、国 内影响5严重省内标准、行 业标准地区标 准省内标准、行 业标准 地区标准10财产损 失5需要较长时间调整后才可恢 复省内、行业、 地区性影响3一般企业标准、规章内部不符合财产损失5可短时恢复企业及周边范围1发生频次发生频度定义等级非常可能发生概率10%3一般1%发生概率10%2几乎不可能发生概率1%1最终评价可能性严重性5313重大重大一般2重大一般一般1一般一般一般风险和机遇评价结果需形成重大风险和机遇清单，经管理者代表批准后在内部传达。4.5 风险和机遇处置措施的确定针对公司所确定的重要环境因素、重大风险、合规义务、风险和机遇，管理者代表应组织策划其 应对措施。在确定控制措施或考虑变更现有控制措施时，应考虑其可选技术方案、财务、运行和经营要求。 针对服务符合性有潜在影响的风险可采取规避风险，为寻求机遇承担风险，消除风险源，改变风险的可能性和后果，分担风险，或通过明智决策延缓风险。/CX02-xxxx 程序文件 修订状态A/0针对机遇可能导致采用新实践，推出新产品，开辟新市场，赢得新客户，建立合作伙伴关系，利用新技术以及能够解决公司或其顾客需求的其他有利可能性。 针对环境和职业健康安全，按如下顺序考虑降低环境影响和职业健康安全风险：消除；替代；工程控制措施；标志、警告和（或）管理控制措施；个体防护装备/末端治理。 其中消除，替代，工程控制措施，标志、警告均涉及到目标、指标管理方案内容，管理控制措施，个体防护，末端治理则一般为运行控制内容。 针对风险和机遇的控制措施，公司应：a)在其质量、环境和职业健康安全管理体系过程中或其他业务过程中融入并实施这些措施； b)通过绩效监视和测量，评价这些措施的有效性。 重大风险和机遇、重要环境因素、职业健康安全重大风险的应对措施需记录在重大风险和机遇清单、重要环境因素和重大风险清单上。5 相关文件5.1GB24353-2009 风险管理原则与实施指南6 相关记录6.1 风险和机遇识别评价表；6.2 重大风险和机遇清单；/CX04-xxxx 程序文件 修订状态A/0环境因素识别/危险源辨识、评价策划程序1.目的：对工厂环境因素和危险源进行识别/辨识，评价重要环境因素/不可接受风险，以策划其控制措施。2.范围：适用于公司认证范围内能够控制以及可以期望对其施加影响的环境因素的识别/危险源辨识与评价，以及重要环境因素/不可接受风险的确定与更新，从而对重要环境因素/不可接受风险进行管理和控制。3.职责：31办公室负责公司环境因素识别/危险源辨识、环境因素/风险评价以及重要环境因素/不可接受控制策划的组织工作。 32各单位负责本单位的环境因素识别/危险源辨识、环境因素/风险评价以及重要环境因素/不可接受控制的策划工作。33办公室对各单位识别出的环境因素/危险源、重要环境因素/不可接受风险清单及控制措施进行确认和汇总，并编制公司重要环境因素清单和不可接受风险清单。34管理者代表对重要环境因素/不可接受风险进行确认并审批，并分发至各单位。4.工作程序4.1每次进行环境因素识别、危险源辨识前办公室制定环境因素识别/危险源辨识工作计划，经管理者代表批准后实施,工作计划包括辨识要求，范围，评价方法等。4.2环境因素识别/危险源辨识范围4.2.1公司活动、产品或服务中能够或可望对其施加影响的环境因素/危险源。4.2.2公司常规和非常规活动中所有进入工作场所的人员的活动、工作场所的设施中的环境因素/危险源。4.3环境因素识别/危险源辨识及评价方法4.3.1环境因素的识别4.3.1.1环境因素的识别采用分部门调查的方式进行，采用现场观察、工艺过程分析、物料衡算、交谈、资料查阅及检查表等方法。4.3.1.2在进行环境因素识别时要充分考虑正常、异常和紧急三种状态以及过去、现在和将来三种时态，并从影响环境的以下几种类型加以考虑：向大气中排放的污染物向水体排放的污染物固体废物污染噪声对周围环境的影响对土壤的影响能源、资源使用对环境的影响其他地方性环境问题4.3.1.3各部门将识别出的环境因素填入环境因素识别及评价表，并上报办公室。4.3.2环境因素的评价4.3.2.1环境因素的定性评价方法是非判断法：a已违反或接近违反法律及强制标准要求的环境因素；b并不违法，但当地政府高度关注或强制监测的环境因素；c政府或法律明令禁止使用、限制使用的物质；d政府或法律有明文规定但无定量指标的环境因素；e异常或紧急状态下预计产生严重环境影响的环境因素；f相关方高度关注或有明确要求的环境因素；4.3.2.2环境因素的定量评价方法等标污染负荷法：总评价公式重要环境因素标准M····M1000MM15M·（）M30M·（、）M12发生频次因子：a等级发生频次得分15连续发生至每日一次5每日少于一次至每周一次（或异常状况）4每周少于一次至每月一次（或紧急状况）3每月少于一次至每年一次2一年以上时间一次1影响范围因子：b等级影响范围得分b15全球性严重破坏5国家范围严重破坏4区域性严重破坏3区域性周边破坏2组织周边性破坏1影响的持续或可恢复性因子：c等级影响的持续或可恢复性得分c15一年以上恢复或不可恢复5半年至一年内可恢复4一周至半年内可恢复3一天至一周内可恢复2一天内可恢复1公众及媒介对影响的关注程度因子：d等级公众及媒介对影响的关注程度得分d15社会极度关注5地区性极度关注4地区性关注3地区性一般关注2不为关注1等标污染负荷因子：e浓度（或总量或速率）等级等标污染负荷得分e159058090450803205022014.3.2.3办公室组织相关人员对环境因素进行评价，确定重要环境因素。4.3.2.4办公室负责编制重要环境因素清单，经管理者代表审批后分发到各有关部门。4.3.3危险源的辩识4.3.3.1 各单位分管领导负责，由安全、设备、工艺、消防、员工代表等人员组成辩识组。4.3.3.2 在辩识危险源时可按以下单元进行业务活动分类。a. 厂房内（外）地理位置；b. 生产过程或所提供服务的阶段；c. 计划的和被动性的工作；d. 确定的任务；e. 不经常发生的任务。4.3.3.3 危险源辩识应全面、系统、多角度、不漏项，重点放在能量主体、危险物质及其控制和影响因素上，应考虑以下范围:a. 所有工序和岗位的常规（如正常的生产活动）和非常规活动（如临时抢修等）；b. 所有进入工作场所的人员（包括相关方和访问者）的活动；c. 作业场所的所有设备、设施、建筑物，无论其是由本公司还是外部所提供；4.3.3.4 危险源辩识的方法 按照系统工程的观点，从物的不安全状态（设备、设施和场所的自身缺陷等）和人的不安全行为（主动行为、过失行为等）以及环境条件三方面入手，考虑覆盖三种时态（过去、现在、将来）和三种状态（正常、异常、紧急），七种类型（机械能、化学能、电能、热能、放射能、生物能、人机工程生理、心理），不仅要考虑单位本身的人员、设施和活动，同时要考虑相关方活动带来的危险源。具体辩识可采用现场观察、工艺过程分析、询问交谈、资料查阅、检查表等方法。4.3.4风险评价4.3.4.1 各单位辩识组负责对本单位危险源进行风险评价，找出本单位的职业健康安全风险。4.3.4.2 风险评价的方法采用作业条件危险性评价法。4.3.4.3作业条件危险性评价法是通过估计三种因素（L发生事故的可能性大小；E暴露于危险环境的频繁程度；C发生事故产生的后果）的不同等级分别确定不同的分值，再以一个分值的乘积D来评价危险性的大小。4.3.4.4作业条件危险性评价方法表 事故发生的可能性（L）分数值事故发生的可能性10完全可以预料6相当可能3可能，但不经常1可能性小，完全意外0.5很不可能，可以设想0.2极不可能0.1实际不可能 暴露于危险环境的频繁程度（E）分数值频繁程度10连续暴露6每天工作时间内暴露3每周一次，或偶然暴露2每月一次暴露1每年几次暴露0.5非常罕见地暴露 发生事故产生的后果（C）分数值后果100大灾难，许多人死亡40灾难，数人死亡15非常严重，一人死亡7严重，重伤3重大致残1引人注目，不利于基本的健康安全要求 危险等级划分（D）D值危险程度等 级>320极其危险，不能继续作业五160320高度危险，需立即整改四70160显著危险，需要整改三2070一般危险，需要注意二<20稍有危险，可以接受一 D=LECD值越大，说明该系统危险性越大，需要增加安全措施，或减小发生事故的可能性，或减少人体暴露于危险环境中的频繁程度，或减轻事故损失，直至调整到允许范围。4.5.2.3 风险评价要联系生产实际,参照以往的经验和控制效果进行,既要分析可能发生事故的后果,更要实事求是地分析事故发生的可能性,还要考虑与需要采取措施的能力相适应,风险级别是综合分析评价的结果。对于下述情况可直接定为较高级别的风险:a. 不符合职业健康安全法律、法规和标准的;b. 相关方有合理抱怨或要求的;c. 曾经发生过事故,现今未采取有效防范控制措施的。d. 直接观察到可能导致危险的错误,且无适当控制措施的。对于直接定为较高级别的风险可在危险源登记及评价表备注栏注明。4.4环境因素/危险源的更新441为保持信息的有效性，每年定期对环境因素/危险源进行重新识别和评价。442出现以下情况要及时更新：a).法规变更，有新的要求提出；b).新工艺、新技术、新材料的采用；c).生产活动发生较大性质改变；d).新的工作面开工前；e).相关方有合理抱怨； f).识别/辨识有遗漏。4.5对重要环境因素/不可接受风险的管理4.5.公司评价出重要环境因素和危险源后，办公室需策划各环境因素和危险源的控制方式，主要包括以下几种：a)通过制订目标、指标，管理方案进行控制；b)通过运行控制或应急准备和响应进行控制；c)通过培训，引起相关人员重视。5相关文件5.1法律法规获取与识别程序6 记录6.1危险源登记及评价表6.2环境因素识别及评价表6.3重要环境因素清单6.4不可接受风险清单/CX05-xxxx 程序文件 修订状态A/0法律和其它要求识别控制程序1 目的本程序旨在规范法律法规的获取与识别的管理,确保适用的法律法规要求得到遵守和执行。2 适用范围本程序适用于质量、环境和职业健康安全管理体系的法律法规和其它要求的获取与识别的管理。3职责3.1公司办公室负责法规识别的策划、获取、汇总、传达及监督检查工作。4工作程序4.1法律法规的分类4.1.1与行业相关的质量方面法律法规和其它要求。4.1.2与行业相关的环境和职业健康安全方面法律法规和其它要求，包括：a) 国家、行业环境和职业健康安全的法律法规、标准、规定；b) 省、市、地方政府环境和职业健康安全的法律法规、标准、规定；c) 执法部门的公告、通知等其它要求；d) 应遵守的国际公约。4.2法律法规的获取途径公司所用法规和其他要求可通过以下方式获取：a) 国务院、山西省和运城市人民政府公报，以及上级单位发给企业的法律法规文件；b) 通过传媒介质，如：报刊、杂志、网络等；c) 购买；d) 其它可行的途径。4.3法律法规的识别、评价与管理4.3.1各单位应及时对获取的法律法规进行识别、评价，并对适应性、符合性做出结论,报主管领导进行适用性审批后，适用的法律法规由办公室登记适用法律法规清单。4.3.2法律法规使用单位要明确人员，对本单位法律法规的接收、使用、更替、管理要及时做好记录或台帐登记等工作。4.4传达4.4.1办公室负责将相关的适用法律法规中的重要内容以书面形式有针对性地传达到各相关单位和人员。4.4.2各单位负责组织本单位员工学习相关法律、法规、标准，并执行人力资源管理程序有关要求。4.5更新办公室负责于每年12月份通过国家环保局网站、安监局网站及相关的搜索引擎网站查询标准，法规的有效性，及时更新、传达新法律法规。5 相关文件5.1人力资源管理程序6记录6.1适用法律法规清单/CX06-xxxx 程序文件 修订状态A/0信息交流与协商控制程序1 目的为了保证管理信息在公司内外及时畅通地传递、交流，促进公司各层次与职能间就质量、环境和职业健康安全问题进行交流和协商特制定本程序。2 适用范围适用于公司内各部门之间以及公司与外部相关方之间的信息交流和公司管理层与员工的协商。3 职责3.1公司各部门负责建立沟通过程和沟通方式并组织和协调沟通。3.2各部门具体贯彻实施沟通。3.3各部门负责与本部门有关的质量、环境和职业健康安全会议的记录。3.4办公室负责将与外部相关方就环境影响问题进行沟通、解决。4 工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息的分类a) 质检部门、认证机构、环保部门、安监等监测或检查的结果及反馈的信息；b) 政策法规标准类信息，如质量、安全法律、法规、条例等；c) 相关方(顾客、供方、上级机关、媒体等)反馈的信息及其投诉等；d) 其它外部信息。 4.1.2内部信息包括： a) 正常信息，如质量方针、环境方针、职业健康安全方针、质量、环境和职业健康安全目标、管理方案及完成情况、测量和监控信息、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录信息等；b) （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c) 紧急信息，如出现重大质量、环境和职业健康安全事故、事件、不符合等情况下的信息与记录；d) 其它内部信息（如员工的建议等）等。4.2信息的收集、处理与沟通工具信息可采用书面资料、记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、互联网、报表等沟通的工具或方式予以传递；4.2.1外部信息的收集与处理4.2.1.1公司各信息接收部门负责质检部门、认证机构、环保部门、办公室门等监测、检查结果及反馈信息的收集，传递到相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照事故、事件、不符合控制程序和纠正和预防措施控制程序的要求进行处理。4.2.1.2办公室负责按法律和其它要求控制程序收集、传达政策法规标准类的资料信息。4.2.1.3当发生相关方的申诉和投诉时，按事故、事件、不符合控制程序执行，当办公室接到相关方有关重要环境因素的投诉时，应将有关接收、处置、传达的内容形成记录并按记录控制程序进行控制。4.2.2内部信息的收集与处理4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息。4.2.2.2公司办公室负责质量、环境和职业健康安全方针、目标及其完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息。4.2.2.3（潜在）不合格信息的处理详见纠正和预防措施控制程序。4.2.2.4紧急信息由发现部门迅速传递给相关部门组织处理，可采用电话，传真等方式紧急沟通。4.2.2.5总经理不定期召开质量、环境和职业健康安全会议进行各种信息沟通，相关部门负责做会议记录。4.2.2.6其它内部信息，提供者可以用信息联络处理单来传递。4.3协商4.3.1协商的内容a) 公司职业健康安全方针的制订和评审;b) 公司职业健康安全目标、计划、运行控制程序的制订和评审;c) 事件、事故调查处理;d) 选举或推荐员工代表;e) 对职业健康安全管理的意见和建议;f) 参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；g) 参与职业健康安全事务。4.3.2协商的方式4.3.2.1公司办公室组织员工参与公司方针、目标、计划、运行控制程序的制订和评审工作，并将员工的合理意见和建议落实到有关的文件中去。4.3.2.2当发生轻伤以上事故时，员工代表参与事故的调查处理，在事故调查处理结论书上签字。4.3.2.3当制订作业环境改善方案时，由使用部门组织本单位员工讨论方案的可行性和对方案的意见并上报办公室，供方案制订、修订时参考。4.3.2.4员工代表的推荐和选举由管理者代表组织进行，任期为三年。4.3.2.5公司设置职业健康安全管理意见箱，由员工代表定期开启，将内容整理登记。重要内容报告管理者代表。员工代表每年应与公司管理层进行一次座谈，使管理层充分了解员工在职业健康安全方面的要求。4.3.2.6员工代表应通过各种形式将协商结果传达给员工。4.4员工代表应确保将员工参与和协商的安排形成文件，并通报相关方。4.5公司办公室负责交流和协商的监督、检查。5 相关文件5.1纠正和预防措施控制程序5.2事故、事件、不符合控制程序5.3法律和其它要求控制程序6 相关记录6.1电话记录/CX07-xxxx 程序文件 修订状态A/0管理评审控制程序1 目的按计划的时间间隔评审质量、环境和职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2 范围适用于对公司质量、环境和职业健康安全管理体系的评审。3 职责3.1总经理负责主持管理评审活动。3.2管理者代表负责向总经理报告质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。3.3管理者代表负责管理评审计划的制定，收集并提供管理评审所需的资料，负责对评审后纠正、预防措施进行跟踪和验证。3.4相关部门负责准备、提供与本部门工作有关的管理评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关的纠正、预防措施。4 程序4.1管理评审计划4.1.1每年进行一次管理评审,但两次间隔时间不超过12个月，可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。4.1.2管理者代表于每次管理评审前一个月编制管理评审计划，报总经理批准。计划内容包括：a) 评审时间；b) 评审目的；c) 参加评审人员；d) 评审依据；e) 评审内容。4.1.3当出现下列情况之一时,可增加管理评审频次：a) 本公司组织结构、工作面、工艺、资源配置发生重大变化时；b) 发生重大事故或相关方有严重投诉或投诉连续发生时；c) 市场需求发生重大变化时；d) 即将进行第二、第三方审核或法律、法规规定的审核时；e) 质量、环境和职业健康安全审核中发现严重不合格时。4.2管理评审输入管理评审输入应包括与以下方面有关的当前的业绩和改进的机会：a) 审核结果，包括内外部审核结果；b) 相关方的反馈，包括顾客满意程度的测量结果及与相关方沟通的结果等；c) 过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品、绩效监视和测量的结果；d) 纠正、预防措施的改进状况，包括对内部审核、事故、事件、不符合采取的纠正和预防措施的实施及其有效性