公司员工档案管理制度（5篇）.docx

公司员工档案管理制度（通用5篇）公司员工档案治理制度1 为加强档案治理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作效劳，依据中华人民共和国档案法及有关档案治理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。 一、档案立卷归档制度 为了使本局的立卷归档工作顺当进展，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作效劳，特制订本制度。 1、但凡在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。 2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，准时主动地交档案治理员立卷归档，集中治理，任何科室和个人不得据为已有。 3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。 4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。 5、局办公室档案治理员根据档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。 6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案治理人员。 7、电子文件实行集中统一治理，归档方式主要包括规律归档和物理归档，规律归档可实时进展，物理归档根据同类纸质文件的规定定期完成。 8、各科室依据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的状况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进展物理归档，把带有归档标识的电子文件进展分类集中拷贝，编制机读名目和归档电子文件登记表。 9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规章根本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发觉问题准时补救。 10、各科室一般应准时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容精确、利用安全、编目标准、帐目全都、手续清晰，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。 11、档案治理员负责电子文件归档前的监视、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、干净无损、记录的字节数、检索条目等著录工程与登记全都，确保上机测试无病毒和百分之百的精确率。 12、随着计算机技术和设备的更新、进展，对库存电子档案应进展同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。 二、档案库房治理制度 1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。 2、库房要结实，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并实行必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。 3、库房内要保持适应的温度和湿度。依据季节不同气候变化加强治理，做好每日的温、湿度记录。 4、库房内常常保持整齐、干净，每天下班前要仔细检查库房，关好门窗，留意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。 5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。 6、要定期进展库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要准时进展修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明缘由，保存依据。 7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，标准存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在1720，相对湿度选定在35%45%。 8、档案治理员调开工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。 三、档案查阅利用制度 1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写借阅登记表。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。 2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。 3、查阅档案，只限于在指定场所进展，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。 4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。 5、查阅档案和需复印（局部或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。 6、数字档案查询一般通过网上进展，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案治理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。 7、要爱惜档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发觉有上述状况者，按档案法规定进展必要处理。 8、建立档案档案借阅登记和档案利用效果登记簿，查阅档案资料者，要准时将利用效果反应给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写档案借阅登记和档案利用效果登记，对借阅和利用进展登记，以更好地为社会主义现代化建立效劳。 四、档案保密制度 1、档案治理员要增加保密观念，严格遵守国家档案法和保密法所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩办。 2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以一般邮件寄发。 3、已归档的机密、隐秘文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。 4、各科室临时保存的机密、隐秘文件、资料，应妥当保管，不要让外来人员任凭翻阅，用后马上归档。 5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。 6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带隐秘以上文件、资料外出，须经领导批准。 7、不归档的隐秘及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。 8、数字档案要求配备特地工作人员负责计算机系统的治理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并准时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、嬉戏等。 9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必需实行物理隔离。 10、对已存储的电子档案数据进展修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送修理时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。 11、严格留意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必需遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。 12、定期组织或结合安全保卫工作，进展保密教育和保密检查。 五、档案鉴定和销毁 为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进展重新审定，便利档案的治理和利用，特制定本制度： 1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、进展的观点，严厉而仔细地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随便性。 2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进展，邀请被鉴定的单位有关人员参与，依据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料准时地开展鉴定工作。 3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内连续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。 4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不行擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底去除。不属于保密范围的归档电子文件可进展规律删除。 5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应仔细清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁状况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。 6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。 六、档案治理员工作职责 1、喜爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建立效劳。 2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、准时归档。 3、坚持原则，保守机密，严格执行档案治理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警觉，防止失密泄密等事故发生。 4、要妥当保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应当定期更改。自觉做好档案数据的维护与治理，定期检查电子档案的保管状况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。 5、积极开展档案利用，准时、精确、快速地供应各种档案，为本单位各项工作和领导决策效劳。 6、做好档案统计工作和利用效果反应记录。 7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的八防工作，到达档案无丧失、无霉变、无过失。 公司员工档案治理制度2 一、目的 为了标准公司人事档案治理，加强档案治理的完整性、真实性、准时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本治理方法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的治理工作。 三、职责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口治理部门。 四、原则 分类标准、归档准时、排列有序、层次清晰、整理标准。 五、档案治理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反应表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效治理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的全部手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以hr治理信息系统为平台进展统一治理。员工人事档案治理人员须忠于职守，严格遵守公司员工保密治理制度。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等。 七、人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写档案借/查阅申请表并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员伴随下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准。借阅档案的人员，对档案应妥当保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印， 借出的档案必需在2天内归还。 6、全部调阅档案，均需登记备案。 八、人事档案归属 1、连续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案穿插，制电子名目，以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥当保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥当保管三年以后销毁。 公司员工档案治理制度3 档案治理就其根本性质和主要作用来说，是一项治理性的工作，效劳性的工作，政治性的工作。档案治理工作不生产物质财宝，档案主要也不由档案治理机构和档案工作人员产生和利用，它是特地负责治理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是治理性的工作。但是档案治理系统不是孤立的，而是各项社会治理系统中不行缺少的组成局部。通过供应档案信息为社会实践效劳，是档案治理工作区分于其他工作的特点之一。 档案保管制度 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、供应利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。 二、档案按档号排放，档案柜编挨次号，库房内悬挂相关档案资料治理规章和制度。 三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。 四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。 六、做好库房温湿度的监控与登记工作。 七、每学期开学初对库房档案进展全面检查、清点，发觉问题准时处理。 档案保密制度 一、高度熟悉档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。 二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。 四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥当保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。 五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。 六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。 档案利用制度 一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人托付者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及托付查阅申请书。 二、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅宝贵档案时，以复印件代替原件利用。 三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。 四、供应利用档案时，按学校有关规定收费。 五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。 六、查阅利用档案时不得随便涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权赐予劝说、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。 七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。 档案室人员岗位职责 一、积极宣传党和国家关于档案治理的法规、条例。 二、遵守各项档案业务规章制度。 三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管状况，改良档案爱护技术，严守国家机密。 四、积极开展询问效劳；热忱接待档案利用者，快速、精确供应所需档案和资料。 五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。 档案鉴定制度 一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，根据分工，个人初鉴、集体审查，详细工作由档案室组织。 二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和进展的观点鉴定其价值，精确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。 三、档案到达开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的打算。 四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的打算。 五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。 六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参与鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。 安全与消防制度 一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。 二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。 三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。 四、档案工作人员应熟识消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之牢靠有效。 五、发生火警、火灾要快速报告，并全力扑救。 公司员工档案治理制度4 一、文件治理 1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需留意事项，并收集相关素材，做好前期的预备工作。 2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、精确并依据文件的性质及运用场合的”不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。 3、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、准时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。 4、文件下发后要准时进展整理存档；对于回收的资料也要准时整理存档。 5、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的保密工作。 二、档案资料治理 1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 2、借阅文件应在借阅指定地点进展并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级治理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。 3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发觉丧失的要准时追查处理，并且准时实行补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监视下进展核对，必需做到物单相符。 4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随便扩大阅读范围，否则将进展严厉处理。 5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。 6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并实行必要的安全措施。 7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便准时清理。 8、在部门主管安排、监视下，定期对退档资料进展销毁，并且准时在文档名目上做出更改，确保现有文档资料与名目清单全都。 9、档案柜中的资料应保持洁净、干净、明白。 10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体的名目，对有价值的文档要准时备份并做好保密工作，若因丧失、文件备份不准时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的惩罚。 11、文档资料负责人对全部保存文档要按挨次分类存放，同时做出相对应的文档名目清单，假如有新资料入档，必需在文档名目中准时添加。 12、若文档负责人离职时，须按文档名目清单做好工作交接，根据文档名目清单与现存文档核对，假如消失物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。 13、新接收档案治理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，连续做好文档的保存、保密工作，并准时对文档进展更新、备案。 14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丧失的要追究相应责任。 公司员工档案治理制度5 一、为标准公司档案治理，增加公司档案的有用性和有效性，特制定本制度。 二、归档范围 公司的规划、年度规划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营状况、人事档案、会议记录、打算、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料。 三、公司的档案治理由总经理办公室档案室档案治理员负责。 四、档案治理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用便利。 五、资料的收集与整理 1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2、在档案资料归档期，由档案治理员分别向各主管部门收集应当归档的原始资料。各主管部门经理应积极协作与支持。 3、凡应当准时归档的资料，由档案治理员负责准时归档。 4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必需把原件放入档案室。 5、档案治理员依据公司的文书立卷归档治理制度实施档案归档整理。 六、资料的分类与归档 1、公司档案资料的分类依据文书立卷归档治理制度的有关规定执行。 2、公司档案资料的归档每年一次，属于平常立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案的借阅 1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案治理员办理借阅手续。 2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。 3、公司档案密级分为绝密、机密、隐秘三个级别，绝密级档案制止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；隐秘级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。隐秘级档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批，详细按托付书的内容执行。 4、档案借阅者必需做到： 爱惜档案，保持干净，严禁涂改。 留意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、当某些档案到了销毁期时，由档案治理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。 3、凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准前方可销毁。 4、经批准销毁的公司档案，档案治理员须仔细核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。 5、在销毁公司档案资料时，必需由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监视销毁。 【公司员工档案治理制度（通用5篇）】