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企业行政管理（第三版）第一章办公室的工作环境学习目标一、知识（一）掌握办公室设计的标准（二）掌握工作环境健康及安全标准（三）熟知识别办公场所的隐惠问题和解决方法（四）熟悉紧急情况的处理方法二、技能（一）建立和维护有效的工作环境（二）汪意工作场所的卫生和安全职场经验在别人看来，我的工作太轻松了，似乎每天就是在办公室的电脑前面坐上几小时，有时甚至还可以打游戏！但其实在工作忙的时候，我的眼晴常常会布满血丝，眼圈黑得可以和熊猫比赛了。上 午9 点到单位，打开电脑，直到中午12点，下午依旧重复着上午的工作，即使眼晴酸得不行，也不能离开座位。久而久之，我的脖子也酸痛极了。首席健康执行官胡昕观察了我多日，对我语重心长地说:“难道你真想让这双眼晴就这么陪着你一起见证如此 有意义的一生吗？我立即请他坐下来，向他表示感谢，接着听他向我传授职场保护眼睛的经验：“在电脑前工作20至 30分钟，最好放松休息一下，可以做一些护眼运动。闭目放松：静心闲目片刻，两肘支撑在桌子边沿，以两掌轻捂双眼，全身肌肉尽量放松,3 0 秒钟后，睁眼闪旺多次。每日做3 至 5 次。按摩眼周穴位：正视前方，以眼球为中心，在眼睛上画十字，十宇正上方眉中央是攒竹穴，十宇下方眼下四陷处是西白穴，十宇左面眼内角处是睛明穴,十字右面眼外角处是瞳子醪，经常按揉这四个穴位，直至酸账，可以加速眼周的血液循环，放松眼部肌肉。通过对眼部周围穴位的按摩，使眼内气血通畅，改善神经营养，以达到消除睫状肌紧张或痉挛的目的。远眺：每日晨起，在空气新鲜处闭目，眼球从右到左，再从左到右各转5 次，然后突然睁眼，极目远眺。”他一口气说了这么多，我心里顿生感激和敬意。他又补充道：“贵在坚持。职场忠告工作也要保重身体。白领人士更应注意保健，否则过度劳累会使身体免疫力下降，造成身体伤害，久而久之积劳成疾，酿成大病。因此，预防疾病是第一宝典,适当休息，作息规律，养成好习惯，才能保持健康。“身体是工作的第一本钱”,身体有活力，工作才会更有效率。第一节办公室布局一、空间的使用1.费用的支出企业应该有充足的房间放置办公桌、椅子和存储设备等物品，包括计算机工作人员的工作区。空间是一种必须支付费用的资源，占用面积越大，费用就越高，特别是在一些城市的中心，地价非常昂贵。应经济合理地布局，以保证空间费用最小化。2.满足业务工作的需要办公室布局，需要仔细考虑不同工作部门和不同业务工作所需的空间和位置,例如，打印室就需要安排在独立的空间内，以满足信息保密的需要，并避免交叉千扰。3.间 隔 物办公室布局有三个目标：一是经济实用，二是美观大方，三是独具品味。在现代办公室中，有时要变动办公室的空间布局。因此，需要有更大的灵活性，容易竖起、移动和拆除的间隔物，给办公室布局提供了更多的选择。二、空间的分类方式现代办公室通常使用“开放式”和“封闭式”两种不同的方式来布局。1.开放式办公室所谓开放式办公室，是指在较大的空间里包含若干单个工作位置的组合。工作位置用隔板分开，以吸收噪音和区分不同的工作组。每一个工作位置通常包括下列办公设备和设施：办公桌、纸张和文具的存放空间、文件的存放空问、椅子、电话、计算机等。开放式办公室的优点：空问可灵活使用，工作位置能随需要变化而到处移动；提供每个办公室最多的工作位置;易于进行良好的交流;工作人员活动容易受上级监督。开放式办公室的缺点：保密困难;容易被许多事情分散注意力，例如，电话铃声、人在办公室中走动的干扰等;打电话、谈话和使用设备容易出现噪音;人们会感觉难以找到私人空间2.封闭式办公室封闭式办公室，即传统办公室，也称网格式办公室，是指分隔成若干个带有门窗的小办公室。每一个房间给一个人或两、三个人使用，带有办公桌和工作空间。封闭式办公室的优点：保证隐私和工作的机密性;更加明确办公室空间是自己的空间;注意力能保持集中。封闭式办公室的缺点：浪费空间，因为墙壁、走廊占用空间；工作人员可能因被分隔开而感到孤独;难以监督工作人员的活动。开放式办公室和封闭式办公室各有优缺点，互相补充。从现代化管理的角度来看，开放式办公室的优点更为突出，更有利于创造良好和谐的工作环境，更有利于提高工作人员的办公效率,更符合现代化管理的效益和效率理念，且节省费用，所以开放式办公室是现代企业办公室布局中最常用的。三、现代办公空间组成现代办公空间由以下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、员工办公区、财务室、机房、贮藏室、茶水间、机要室等。以下简要介绍接待区、会议室、总经理办公室、员工办公区。1.接待区接待区主要由接待台、企业标志、客人等待区等部分组成。接待区是企业的门面，其空间布局要反映一个企业的行业特征和企业文化。对于规模不是很大的办公室，有时也会在接待区内设置一个供员工更衣用的衣柜。在客人休息区内一般会放置沙发、茶几和供客人阅读用的报刊架，有的企业会利用报刊架将本企业的刊物、广告等一并展示给来访的客人,有的推行了 I S 0 1 4 0 0 0环境管理标准的企业还会向客户宣传企业的环境管理方。针等2 .会议室会议室主要用于接待客户、举行企业内部会议和进行员工培训。会议室中应包括：电视、能反映企业业绩的锦旗、奖杯、荣誉证书、与名人的合影照等；白板（屏幕）等书写用设备;有的还配有自动转印设备、电动投影设备等。3.总经理办公室总经理办公室由会客（休息）区和办公区两部分组成。会客区由小会议桌、沙发、茶几等组成，办公区由书柜、板台、板椅、客人椅组成。空间内要反映总经理的一些个人爱好和品位，同时要能反映一些企业文化特征。在布置总经理办公室的位置时，还要考虑当地的习俗。4 .员工办公区员工办公区，顾名思义是普通员工办公的场所。在现代企业员工办公区中，部门经理常常是和普通员工在一个场所中办公的。部门经理的办公位置应该有利于监督所有员工的工作状况，有利于第一时间看见出人口发生的变化，有利于观察和控制工作现场发生的紧急情况。普通员工的办公区应以业务联系紧密的人员组成的若干个办公单元来划分，单元与单元之间使用隔板或文件柜隔开。单元和单元、个人和个人的位置应符合有利于工作流程、节省时间、提高效率和健康安全、保密的要求。四、办公室布局及其功能要求（-）现代办公室布局应考虑的因素（1）个人空间与集体空间系统的便利化；（2）办公环境给人的心理满足；（3）提高工作效率；（4）办公自动化；（5）从功能出发考虑空间划分的合理性；（6）导人口整体形象的完美性；（七）提高个人工作的集中力等。（二）现代办公室布局应达到的要求1 .秩序感秩序感要求家具样式与色彩的统一，隔断高低尺寸与色彩材料的统一，平面布置的规整性,天花板的平整性,墙面不花哨的装饰，合理的室内色调及人流的导向等。2 .明快感办公环境明快是指办公环境的色调干净明亮，灯光布置合理，有充足的光线等，这也是办公室的功能要求所决定的。许多设计师将明亮度较高的绿色引人办公室,这样布局往往会给人一种良好的视觉效果。3.现代感开放式布局形成了现代办公室新空间的概念;办公室布局还将自然环境引人室内，绿化室内的环境,给办公环境带来一派生机;现代办公设备日益增多与完善,办公室布局中充分利用人机学的知识，按特定的功能与尺寸要求来进行空间布局,也是以人为本的一个基本要求（三）办公家具摆放1 .写字台写字台主要考虑安全、健康、舒适原则。（1）室内摆设写字台比较好的方案是:写字台之后是墙,左边是窗,透过窗是一幅美丽的自然风景，这就形成了一个景色优美、采光良好、通风适宜的工作环境。（2）写字台摆设的五不宜：不宜座青门;不宜座侧对门；不宜走道近窗;不宜座后有窗;不宜临窗而坐2 .文件柜文件柜的摆放要考虑使用方便。个人使用的文件柜最好放在本人座椅的背后,公用的文件柜应摆放在所有使用人都方便取用的地方五、办公环境及行为的新特点随着科学技术的发展,人们的工作方式也发生了变化，呈现出新的特点。1.开放性办公环境的开放性涵盖了两层含义：首先是指办公空间的开放。办公速度越来越快、效率越来越高,办公空间的封闭性已经被完全打破；另一层含义是指信息的开放，信息的载体已经从纸张飞跃到容量大、体积小的电子媒体形式,这种开放性决定了办公空间的紧凑性、一体性。2 .虚拟性信息时代的特点使办公用品从传统桌椅、纸笔向自动化、一体化、无纸化的办公系统转变,并迅速地向可随身携带的数字化个人办公设各发展。办公家具的许多传统功能将以数宇化的虚拟形式出现。3 .移动灵活性信息技术与数宇化时代对办公自动化的要求是将家具与电脑等先进设备紧密相连，促进办公系统的网络化，办公家具功能的一体化,办公设备的小型化,办公家具与住宅家具的融合化，使办公室办公和居家办公、固定办公和移动办公的界限变得模糊，使虚拟办公和远程办公成为现实。办公环境、办公设备和办公形式都具有了鲜明的移动灵活性的特点。4 .“S O H O”一族S O H O是“S m a l l O f f i c e&.H o m e O f f i c eM的简称，即小型办公室与家用办公室。而“S O H O一族”就 是 指“在家中办公的人:目前在家办公的人士多为作家、广告策划者、编辑、会计师、建筑师、设计师、顾问以及个体工商业者等，而且在这一新的族群中女性所占的比例较大。课后任务训练小组合作调查一个企业的办公室,要求：1.描述该办公室的基本布局理念。2.提出帮助企业改进该办公室布局的措施和建议第二节工作环境与安全保障任何一个单位无不追求效益和效率，而健康安全的工作环境是实现效益和效率的基本条件。因为办公区的环境、办公室的布局以及工作场所的安全、保密和卫生状况对工作人员的身心健康都有直接影响，进而会对单位的办公效益和效率产生影响。所以，企业行政管理特别重视创建和维护良好的工作环境。一、工作区的安全（一）建设办公环境的双方保障建立和维护安全、健康、卫生、低碳环保的办公环境，既是用人单位的责任，也是全体员工的义务。办公室中的每一个成员都应积极主动地参与创建和改进良好的工作环境1.用人单位应做到：保证其员工在工作中的健康、安全和福利;制定和不断完善有关员工健康和安全的规章制度;不断建设、维护和改善员工的工作环境;委任公认的有责任心和献身精神的人做安全和健康代表。2.员工应做到：严格遵守国家安全、健康、卫生法律法规和本单位的规章制度;积极主动地保持和维护工作环境的健康、安全、卫生;按要求注意自己（包括可能影响到的其他人）的健康和安全;在安全和健康问题上与用人单位合作。（-）建设办公环境的评估和检查企业应选择具有较强责任心和献身精神的员工担任兼职或专职的安全和健康代表。安全和健康代表应具有建立安全和健康的工作环境的理论知识，掌握国家有关安全、健康、卫生的法律法规和单位的相关规章制度，并具有发现安全、健康、卫生问题和提出改讲意见的能力。由安全和健康代表定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查;发现隐患，在职责范围内排除后险或减少危险;如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进,直到解决;将异常情况认真记录在隐患记录及处理表中，如 表 1 T 所示。表1-1 隐患记录及处理表_ _ _ _ _；-；-1序 号 时 间 地 点 发 现 隐 患 成 因 危 害 处理人-采取的措施企业行政管理机构和企业行政管理人员承担着建立、维护和改进办公环境的责任，应该有计划、有组织、有目标地建立办公环境发展规划，制定办公环境管理制度，开展办公环境检查。办公环境检查应视企业办公环境的实际情况和季节变化组织实施，如春季办公环境检查、秋季办公环境检查、年度办公环境检查等。应对办公环境检查结果进行评估，查找存在的问题和原因，提出改进的措施，制订改进的方案，推动和保障办公环境向着健康安全的方向发展。(三)建设办公环境的原则和基本要求1.建设办公环境,应遵守以下三项原则：(1)健康的原则：必须坚持维护企业员工身心健康的原则。(2)安全的原则：必须坚持保证企业员工人身和财产安全的原则。(3)保密的原则：必须坚持保守企业秘密的原则。2.建设办公环境，应满足以下十五项基本要求：(1)建筑要坚固。办公区建筑必须坚固安全。要求地面、墙面、天花板完好整洁；门窗开启灵活，并且能锁;室内有基本装修。(2)光线要充足。局部照明要达到要求，且灯光不闪烁;直射的街户应安装挡板或窗帘;注意光线不应引起计算机屏幕的反射。(3温度要适宜。根据天气设置调温设备，最好室温不低于18 C,不高于28Co(4)空气要流通。办公室布局要注意通风，保持工作场所空气流通;空气的质量要达到良好以上(5)要禁止吸烟。在办公室内严禁吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。(6)空问要适当。座位问要留有通道，力求员工工作的舒适性。(7)噪音要低。办公室噪音要低，可利用屏障、地毯、设备、隔音罩减少噪音。(8)办公家具要达标。办公家具要达到办公环境所需要的健康、安全标准，包括工作台面、椅子、各种存储设备等，不得有有害健康的物质、不得有可燃材料、不得有能伤害人体的棱角毛刺，并要备锁。(9)办公用品要安全。办公设备、办公用品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具、公用设备和物品；办公设备要安全，操作要符合要求，操作指南和注意事项要放到办公设备附近容易拿到和看到的地方。办公设备的电源线要有序摆放或加以覆盖，严防漏电、踩踏或绊倒行人。(1 0)要有防火设施。办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。(1 1)要有饮水。办公室要提供饮水并要符合健康、安全要求。(1 2)要有急救包。办公区或办公室要设置急救包，并定期更换。(1 3)要有制度。要建立相应的规章制度，包括健康安全规定、防火规定、人员出人规定、保密规定等。(1 4)要有符合组织目标的装饰、标识。(1 5)要有适当的绿色植物。二、工作中的安全保障措施单位员工或来访者越多，就越需要安全的企业环境。一切工作场所对工作人员和其他在场的人员都应该是安全的;设备和房屋应防止损坏，以保证安全;重要的信息应该保护好，以保证不被泄露。(一)设备的安全(1)给设备加安全标记，可在设备上刻蚀或喷涂编码来做标记。(2)给设备加锁，计算机和录像机可锁定在桌子上。(3)可携带的小设备应该在不用时锁起来。(4)应定期对设备进行检查，并对设备的位置和编号准确跟踪。(5)控制人员进人办公场所，房问在不用时应锁上，人员进人用刷卡系统控制。(6加强安全教育，减少偷窃行为。(7使用保安人员和闭路电视监视系统。(二)数据和信息的安全1 .数据和信息保护的重点内容(1)价格和市场信息。竞争对手能使用这些信息来获得利益，例如，投标时，事先得知其他企业的报价。(2)财务信息。财务状况会直接影响企业的股价、银行信货和商务合作。(3)裁员和招聘的信息。这些信息可能被新闻单位、员工或协会乱用。(4)新产品的市场信息、市场活动和价格政策。这些信息对竞争对手都有用处。2.如何保护数据和信息(1)使用密码来保护计算机数据，并要定期更改,注意不要公开给未被授权的人贝。(2)定期备份计算机信息，备份件保留在独立的地方,注意防火防潮和加锁。(3)定期检查病毒，防止由于病毒造成数据破坏和丢失。(4)禁止将U盘等移动设备带进或带出企业,这样能减少病毒的危险和防止数据落到不正当的人手上。(5)当使用计算机时，工作人员应该做到：正确地退出程序;定期保存数据;显示器应放在不易被来访者看到屏幕上的信息的地方;当离开办公桌时,关闭应用程序；正确地保存磁盘。(6)纸面数据应保存在带锁的、防火的柜子里，(7)当处理机密信息时，工作人员应该做到：当办公室无人时，总是锁上文件柜；把钥匙存放在机密的地方;当办公室无人时，不要把机密信息和文件留在办公桌上；当等待处理时，应把机密信息放在文件夹中;增加安全知识方面的培训I；使用保安人员和闭路电视监视系统，(三)人员的安全在某些情况下，可能出现工作人员和来访者受到攻击的危险，应该采取措施使后险程度最小化。(详见本章第三节)(四)个人财产的安全工作人员的提包、钱夹等个人财产,应该放置在带锁的存储空间。课后任务训练以小组为单位调查一个办公室,找出在健康和安全上存在的问题，讨论整改措施,参考表1 T,把存在的问题和整改措施列在一张表格上。第三节紧急情况的处理一、紧急应对紧急情况，是指发生的事情是不可预见的或突然的，可能是危险的，而且是需要立即采取措施的，包括：工作人员或来访者突发疾病或遭受意外事故；出现火灾或爆炸事故，需要疏散建筑物内人员；有暴力危险的来访者攻击或威胁工作人员；金钱或物品被盗等。企业有责任保证在办公地点发生的所有紧急情沆得到安全处理，并使其对工作人员、来访者及工作场所的危险最小化。因此，单位需要制定有关的紧急措施，以减少危险。(一)程序手册企业应针对可能遇到的危险情况编写 紧急情况安全处理程序手册，发给所有工作人员每人一份，写明如果发生这样的紧急情况应采取的程序。手册的内容必须保密。(-)措施(1发 放I D卡给工作人员。(2)发放来宾卡或通行证。(3)所有来访者必须从接待区被接走,且不允许其独自在建筑物内走动。(4 安装闭路电视监视器。(5)给工作人员发放个人报警器。(6)给关键人员(例如银行经理)安装应急按钮。(7)人员管理上，不安排人员单独工作。(8)金钱应小心存放在限制进人的区域。(9)不得不在建筑物内外单独行动的工作人员，可以发给移动电话。二、事故发现和报告(一)培训(1)应在新成员培训中，讲明工作中可能导致事故的情形和本单位报告事故的规定。(2)所有工作人员应知道急救箱在哪里和负责他们工作区的急救员的姓名。(3)在指派的急救员不在的情况下，如果有人得病或发生事故，单位应备有一名专门人员以备呼叫。（二）事故记录本（1）所有单位必须建立和保留事故记录本，用以记录任何事故现场的详情。记录所受伤害的细节是非常重要的，因为日后受伤人要求赔偿时,这些记录会成为证据之一。表1-2就是事故记录的例子。表1-2事故记录2017 年姓 名地 址 事故或疾病7 月 2 0 日戴米维阳光别蜜区3 号|滑倒在湿地板上,送医院8 月 3 日朱圭峰皇姑区售楼处5 号 被门把手划破手指,由急救员齐赫包扎.1 .2）除了在单位的事故记录本上记录事故的细节之外，还必须填写事故报告表,写出事故的全部细节。事故报告表如表1-3所示。表 1-3 事故报告表事故报告表必须包括下列有关信息：受伤人的姓名、家庭住址、出生日期、职 位（如果是工作人员）。事故发生日期和时间、受伤或事故的发生地点。伤害或事故的细节。在事故发生时采取的行动、提供的急救处理和进行处理的人员。受伤人员是否送往医院，如果送往医院,应记录医院的名称和地址。事故证人的姓名和职称。事故报告人的签名(3)事故记录本中应记录事故的所有细节，并在事故发生后尽快填写其和事故报告表，两者必须保存在安全有锁的柜子中或抽屉里，并且保留到事故发生后20年。三、防火措施和安全警告(一)防火措施1.办公环境的防火措施(1)由于办公室中含有易燃物质,有发生火灾的危险。办公大楼通常有许多层,火灾或爆炸警告的疏散程序应告知所有工作人员。相关内容也必须包括在新成员的培训计划中。(2)单位应定期检查火警铃是否正常工作,也应该有定期的防火演习，以使工作人员知道应遵守的正确程序。(3)应为建筑物的每一层指定负责疏散的工作人员。负责人员的数目，应根据该层的大小和人员的多少确定。这些被指定的工作人员对残疾员工要负特殊照顾责任，并通常应等在防火门的安全地方予以保护，直到消防人员到达。(4)在每一层楼梯旁边备有担架,帮助疏散不能行走的人员。(5)所有工作人员要保证离开他们的工作区域之前,关上所有的门和窗户(6)负责疏散的人员要检查门和窗户是否已经关上,这此人将最后离开楼层。(7)建筑物应装备有防火门,应保持关闭并处于良好状态。至关重要的是门的前后没有物料堆积，以防止紧急情况下无法打开。(8)火警铃应遍布每一个建筑物，以使工作人员在铃声响起时都能听到。(9)要求安装一些报警灯，以方便听力受损的工作人员或来访者。(10)建筑物应安装烟雾报警器，在探测到烟雾时就会发出声音。这些报警器应定期检查，以确保它们有效地工作。烟雾报警器用的电池应该定期更换。(11)建筑物中安装的喷水装置，在探测到火灾的情况下，它们会自动工作。这种设备应该精心维护并定期检查，以确保其正常工作。2.减少火灾危险可以采取的措施(1)不允许工作人员在室内吸烟。(2)工作人员在首次参加工作的培训中，应被告知正确的疏散程序。(3)应进行定期的防火演习，监督离开建筑物花费的时间。(4)应邀请消防官员提出本建筑物疏散的具体建议。(5)应经常检查所有电气设备，以确保其处于正常的工作状态。(6)所有磨损的电线应立即由有资格的人员处理。(7)所有使用的电器应由有资格的人员定期检查维护。(8)易燃品应存放在防火柜中。(9)办公室的家具应尽可能使用阻燃材料。(1 0)所有区域应保持清洁，不乱放度纸和纸板箱。(1 1)垃圾应每天从废纸篓中清除这些废纸笺应该是阻燃的，而不是易燃的。(1 2)工作人员应知道最近的灭火设备的位置。(1 3)工作人员应知道发生火灾时使用的灭火器的类型。3.灭火器材有各种类型的灭火器材可供使用：(1)装有沙子的防火箱。(2)消防毯，放在厨房可用来扑灭油火。(3)灭火器。灭火器的种类很多，按所充装的灭火剂可分为:水、二氧化碳、化学泡沫、卤代烷、干粉等，如 表 1-4所示。曳 一 土 灭火器的种类制成物料水二氧化碳化学泡沫卤代烷干粉扑灭火灾扑灭木和纸 引 起 的 扑 灭 易 燃 液 体 或 电 扑 灭 易 燃 液 体 引 起 扑 灭 易 燃 液 体 或 电火 弓1屉的火 的火，引起的火扑灭任何火种不 适 用1不适用于易燃液体!不适用于金属燃烧 不适用于电引起的或电引起的火 引起的火 火卤代烷有毒.而且破坏臭氧层(二)安全警告(1)安全警告应贴在所有建筑物的显著位置。单位应配备与卫生和安全有关的布告板，使所有工作人员和来访者都能看到。应该写明在火警的情况下应采取的防范措施，疏散时使用的最近的安全出口；也应该提醒人们不能使用电梯以及工作人员在疏散后离开房间前必须关闭所有的门和窗户。(2)单位内还应贴示其他安全须知。例如，在所有设备上面或旁边放置详细须知，说明如果设备不正常工作应采取的步骤,并列出应该联系的人员姓名及联系电话号码。(3)建筑物有指明安全门位置的标志并提醒人们使用后关上。也有标志显示当听到警报的情况下向何处去,这些标志通常用一个朝向最近的安全出口方向奔跑的人的图像来表示(4)在灭火器旁边，应有标志显示上次检查的时间和人员以及特定灭火器能扑灭的火的种类,也应指出灭火器使用不当会造成的危害(三)灭火器的使用方法企业行政管理人员应该掌握灭火器的使用方法，正确地使用灭火器,把火灾消灭在突发初期。控制火灾蔓延，是防火灭火的重要措施。为此，下面介绍灭火器的正确使用方法。1.千粉灭火器使用方法(1)取出灭火器，使用前要将瓶体颠倒几次，使筒内千粉松动。如 图1-1所示。(2)除掉灭火器铅封，如 图1-2所示。图1-1取出灭火器.使用的要将瓶体颠倒几次，使筒内干粉松动(3)拔掉灭火器保险销，如 图13所示。(4)一手握住压把，另一手握住喷管，如 图14所示。(5)人站在上风，在距离火焰两米远的地方，一只手用力压下压把，另一只手拿着喷管左右摇摆，对准火苗根部喷干粉覆盖燃烧区，直至把火全部扑灭,如 图15所示。2 .泡沫式灭火器使用方法使用泡沫式灭火器时应该注意，人要站在上风处,尽量靠近火源，因为它的喷射距离只有2 3 米,要从火势蔓延最危险的一边喷起,然后逐渐移动,注意不要留下火星。手要握住喷嘴木柄，以免被冻伤。因为二氧化碳在空气中的含量过多,对人体也是不利的，所以在空气不畅通的场合，喷射后应立即通风。3.二氧化碳灭火器使用方法二氧化碳灭火器有开关式和闸刀式两种。使用时，先拔去保险销，然后一手握住喷射喇叭上的木柄，一手按动鸭舌开关或旋转开关，最后提握器身。需要注意的是：闸刀式灭火器一且打开后，就再也不能关闭了。因此，在使用前要做好淮备。四、伤病员急救在办公场所突发意外,可能出现伤病员需要急救,这是企业行政管理人员必须注重的工作之一,要设置和配备急救员、配备急救设备和急救箱、普及急救知识。1.设置和配备急救员企业应根据办公区域范围和人员多少，合理配备急救人员，承担突发性伤病员的急救。急救员可由办公区城中配备的医务人员承担，也可以由其他工作人员兼职。急救员必须有较高的责任心，熟练掌握急救知识，并具有健康的身体素质。急救员应经常参加急救专业培训，熟悉和更新急救知识，负责和管理急救设备和急救药品。2.配备急救设备和急救箱企业办公环境中应配备必要的急救设备，如 氧 气 袋、呼吸机、担架、毛毯、被褥等。企业办公环境中必须配备足够的急救箱，并必须及时补充和更换急救箱中的药品和其他急救用品，切实保证急救药品和急救用品有效、不过期。急救箱除了配备各种急救药品外，还应配备下列急救用品：消毒棉花；消毒纱布；敷料包；医用胶布；绷带；温和消毒剂如沙威隆;胶布;安全扣针;剪刀;三角巾；即用即弃胶手套。3.普及急救知识企业办公场所出现意外伤病，可能包括：头部受伤、休克、骨折、鼻出血、触电、食物中毒、煤气和石油气中毒、室息、不省人事、癫病或痉李（抽筋）、心脏病、脑中风等。对于突发意外伤病，最重要的急救手段就是打120急救电话，请急救中心派专业人员来急救。但是,不论急救中心反应如何快速,对于一些猝死性的伤病急救也是来不及的。本单位的医生和急救员也可能不能立即到达现场。所以，向员工普及一定的急救知识和方法是十分必要的，例如心肺复苏急救方法、人工呼吸急救方法、急救包扎方法等。课后任务训练一、你在接待区工作，当一位来访者提出感觉身体不舒服，你将采取什么措施？如果你已经工作，请咨询你的上级，询问你的单位处理这种情况的程序。如果你是学生,请咨询所在学校的相关工作人员，询问处理生病的来访者的措施。将你收集到的信息记录下来，与其他同学交换并集体讨论。二、制定某层楼办公室的防火紧急措施，并在措施中标记灭火器、防火箱、灭火毯、防火门、火灾报警器和安全门。实践课堂一、任务模块你所在公司组织一次工作现场健康、安全、保密情况检查。二、目的和要求(-)目的：培训和检验学生维护和促进办公场所的健康、安全、保密的能力。(二)要 求：掌握与以下职业能力相关的知识和操作要领：1.熟知有关健康、安全、保密的法律法规、企业规章制度和办公环境健康安 全 的15项基本要求，并能遵照执行。2.保障办公室的布局待合健康、安全、保密的要求，达到企业规定的标准并体现团队形象。3.保障办公室的布局和办公家具、设备摆放的位置有利于企业办公的工作流程，以便于办公人员高效地工作。4.保障工作现场的工作条件符合法律法规要求，如果发现不符,能及时准确地提出整改方案。5.识别工作现场的安全隐惠，在职权范围内纠正、处置隐惠因素，能够设计 和 填 写 事故报告表，将危害及时、准确地向上级报告。6.管理督促各种办公设备的使用，使之符合使用程序和安全操作规范。7.在出现紧急情况时，在自己的职权范围内根据单位程序及时、冷静和有效地采取处理措施。8.清楚和准确地完成有关健康和安全的记录。三、模拟现场设计（一）所需场地企业行政工作办公室。至少要有一个开放式办公室和一个封闭式办公室。办公室内应有办公桌椅、文件柜、办公电话、计算机、打印机等办公用品。（二）必需的用品1.模拟办公室安全健康管理制度；2.模 拟 紧急情况安全处理程序手册；3.模拟事故记录；4.模拟事故报告；5.其他。（三）模拟现场的设置要求1.以所能接触到的真实办公室为实践操作训练现场；2.以现场实际情况组成若干个实践操作训练小组，按教师的指导对现场进行检查，并做做好记录；3.以小组为单位开会讨论，找出存在的健康、安全、保密等问题并提出改进的措施。（四）模拟办公环境检查步聚1.模拟一个比较完整的企业办公环境健康、安全、保密管理制度。这个制度应该包括办公环境布局、健康、安全、保密的各项标准。2.选择一个比较完备的办公环境。例如，把所在院校的真实办公室或实训室模拟成某企业的办公室。3.5-7 人组成一个模拟的办公环境检查组。这个检查组中，模拟成员为行政助理、他的上级、同事和本企业的专家。4.组织模拟的检查组对选定的办公环境进行检查。5.检查过程中，针对存在的健康、安全、保密问题做好记录。同时,对存在问题的原因和不明确问题，要询问相关人员。6.召开座谈会，交流针对所检查环境中存在的健康、安全、保密问题，逐项讨论解决这此问题的办法。7.起草维护健康和改进所在工作场所安全、保密措施的建议。8.针对自己制定的“维护健康和改进所在工作场所安全、保密措施的建议”，向上级同事和本企业的专家征求修改意见9.根据征求到的修政意见,对自己起草的“维护健康和改进所在工作场所安全、保密措施的建议”进行修改，最后定稿。四、完成任务后每个人需要提交的工作成果（一）提交一份维护健康和改进所在工作场所安全、保密措施的建议（要求建议措施多于5 条）。提示一:这项成果有三个要点：一是维护和改进健康、安全、保密三方面的建议；二是改进建议包括措施;三是建议措施不能少于5 条。提示二：维护健康的重点：办公空问、家具设施、通风、采光、温度、环境卫生、健康保障、生病救助。提示三：改进安全的重点：设备安全、数据安全、人身安全、财产安全;火灾、伤害、疾病恐怖袭击。提示四：改进保密的重点：数据保密、文件保密、计算机安全保密。提示五：改进健康、安全、保密措施的重点：建立法规、制度、标准;建立危机处理预案;建立监控、警示、指引系统;培训和演练;建立管理体系;技术保障和资源保障。（二）工作场所影响健康和安全的隐惠记录。提示一：这项成果是一份现场检查情况的记录。提示二:这个记录的标题应该是：被检查场所名称十办公环境十检查记录（或十隐患记录）。如：米尼公司办公楼办公环境检查记录或 米尼公司办公楼办公环境隐患记录提示三：这个记录的开头,应该包括下列信息：检查组成员的姓名、职务和在检查组内担负的责任;检查的时间：开始和结束时问;检查的地点和范围;检查的目的和要求;检查的依据;记录人。提示四：记录的内容，应该包括：办公现场存在的隐惠，分办公室分部位的详细记录,例如，一台计算机存在安全隐惠，就要记录这台计算机所在的办公室、所在位置、设备编号和使用人的姓名，及计算机隐惠的实际情况。检查过程中出现的各种情况，如检查人员的变化、发生的事故等。检查组领导和重要成员，在检查过程中的讲话、插话要点。提示五：记录的结尾应有记录人和检查组领导的签宇,记录人在记录最后一页的右下角签宇,领导在最后一页的左下角签字。签宇表示对记录的认可。第二章制订工作计划学习目标一、知识（一）了解制订工作计划的准备工作（二）掌握如何制订工作计划（三）了解执行工作计划（四）学会工作计划的监督和调整二、技能（-）能够制订一份完整的工作计划（二）能够正确执行工作计划（三）能够在实践中调整工作计划职场经验米尼公司综合行政办公室里,综合行政办公室主任费琳琳、车间产品部经理车见里、人力资源部经理杨时薪和职场新人行政助理白小白正在讨论给客人泡茶喝的程序。白小白把同样的杯子茶壶分成三组，她一边做，一边用秒表计算时间。花了足足9 0分钟，还做了表格给费琳琳解释：“办 法1用了 2 3分钟：洗净水壶 5 分钟;灌上凉水1 分钟，放在火上坐待水开1 0 分钟，水开了之后找茶叶1分钟，洗茶壶茶杯5 分钟，泡 茶 喝 1 分钟。办 法 2 也用了 23分钟：洗 净 水 壶 5分钟，再洗茶壶茶杯5 分钟，拿茶 叶 1 分钟，灌 水 1 分钟，坐待水开了 10分钟，泡 茶 喝 1 分钟。办法了用了 17分钟：洗 好 水 壶 5 分钟，灌上凉水1 分钟，接着放在火上烧水，在等待水开的10分钟里，洗茶壶、洗茶杯、拿茶叶，等水开了，泡 茶 喝 1 分钟。第三种办法节约6 分钟。”费琳琳：“的确如此，这是小事，但这是引子，可以引出企业行政管理等方面的有用方法。水壶不洗，不能烧开水,因而洗水壶是烧开水的前提。”车见里说：“这同样适用于我们车间，由于一两个零件没完成，耽误了一台复杂机器的出厂时间。或往往因为抓的不是关键,完成这一环节之后，还得等旁的环节才能装配。”费琳琳说：“在企业行政管理的错综复杂的工作过程中，往往就不是泡茶喝这么简单了。任务多了，几百几千,甚至有好几万个任务。”杨时薪说：“这看起来是“小题大做，但在工作环节太多的时候,这样做就非常必要了。这里讲的主要是时间计划方面的事，但在具体生产实践和工作计划中，还有其他方面的许多事。而我们利用这种方法来考虑问题，是不无神益的。当然，这种方法，需要通力合作，因而在社会主义制度下能更有效地发挥作用。”职场忠告如何提高工作效率？工作有两种形式：一是消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理）；二是积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误）。写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是我们走向积板式工作的起点。第一节、制订工作计划的准备计划是指为了实现决策所确定的目标和预先进行的行动安排。这项行动安排包括：在时间和空间两个维度上进一步分解任务和目标，选择目标的实现方式、进度规定及行动结果的检杳与控制等。一、确立工作目标工作目标,就是工作项目在一定的时限内要达到的数量、质量、标准和要求，它描绘了组织或个人木来工作的状况。工作目标可以分为长期工作目标和短期工作目标。制订计划的准备工作首先就是确立工作目标。（一）确立工作目标的意义确立工作目标是制订工作计划，指导、检查、评价计划执行情况的依据，是统一组织指挥、行政管理、技术支持和计划执行人员思想和行动的准则，是调动各方面积极性和实施奖惩的基础（二）确立工作目标的依据1.政策法规确立工作目标,必须符合党和国家的政策法规。任何违背政策法规的目标都是非法的和无效的。2.标准制定工作目标应该符合有关标准。一般情况下，工作目标执行什么标准，是由单位领导确定的。制订计划人员应向领导请示执行什么标准。如国际标准、国家标准、部颁标准、地方标准、本单位标准等。3.单位发展总目标单位的发展总目标是确立工作目标最重要的依据，同时单位的发展日标也是依据国家政策、法规、标准等确立的。4.资源资源是确立工作日标必须考虑的人力、物力、财力、技术等因素。确立的工作目标超过资源能够满足的程度，目标是无法实现的。5.坚持先进性和可行性相结合的原则具有先进性的目标能鼓舞人的斗志,激发计划执行单位争先恐后地努力奋斗,推动和促进执行单位的建设向着更高的目标发展。确立的工作目标必须具有可行性，经过努力可以达到的目标，既能激发人奋进又能保护人的积极性。如果工作目标定得过高,执行单位无论如何努力都不可能完成，就会使执行单位丧失积极性。（三）确立工作目标的方法确立工作目标的方法包括定量法 定性法和形象描述法。1.定量法即以数量确立工作目标的方法。能够用数量表示工作目标的都应采用定量法,这对手指导、检查、评价工作计划完成情况是最直观、有效的方法。2.定性法即以性质确立工作目标的方法。例如，把工作目标确立为国家级、省级或本单位的优秀、良好、及格等标准的考核要求。工作性质的确定，会伴随各项要素的具体要求,成为执行和考核的依据。3.形象描述法即以工作的形象描述作为确立工作目标的方法。一般是在定量、定性方法都有困难的情况下,采用形象描述法来确立工作目标。比如,某项工作在某一时期达到某一阶段等。二、明确工作内容明确工作内容，就是明确工作项目。工作内容包括工作名称及其内涵、所需资源、要求达到的标准及其他要求等。工作名称就是要明确计划完成的工作是什么。所需资源指在完成工作计划过程中需要的人力、物力、财力等要素。要求指通过完成该项计划要达到的目的、标淮，并要对完成计划的注意事项加以说明。三、选择实施方法选择实施方法，就是选择具体的实施方案,包括实现工作目标的实施过程、各个子项的安排顺序、各个环节的衔接方式、各种资源的解决和分配办法、时问限制、奖惩办法、责任部门、保障措施等。1.实现工作目标的实施过程一项完整的工作计划必须有一个详细的实施过程。它是指导计划完成必不可少的重要内容。2.各个子项的顺序计划在实施过程中要注意先后顺序，安排得当，先做什么，后做什么，都要明确，才能保证计划实施的有序进行。3.各个环节的衔接方式在